Como calcular a dedução do PAT no IRPJ e reduzir impostos

Se a sua empresa é tributada pelo Lucro Real e oferece benefícios alimentares vinculados ao Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), então você precisa saber como calcular a dedução do PAT no IRPJ.

Vale destacar que o PAT é uma iniciativa governamental que oferece incentivos fiscais para empresas que proporcionam alimentação adequada aos seus funcionários, visando melhorar a qualidade de vida dos trabalhadores.

Em troca, a empresa passa a ter direito a isenção de diversos impostos, incluindo a dedução de tributos pagos no Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).

Ou seja: a dedução do PAT é um incentivo fiscal, que permite às empresas diminuírem o valor do imposto a ser pago ao governo.

No entanto, o cálculo da dedução do PAT no IRPJ exige atenção às regras fiscais e contábeis para garantir que apenas despesas permitidas sejam consideradas. 

Neste conteúdo, você vai entender quais despesas podem ser deduzidas, como calcular e quais documentos devem ser mantidos para evitar problemas durante fiscalizações.

Boa leitura!

Como calcular a dedução do PAT no IRPJ: quais despesas são dedutíveis?

Para a empresa poder aproveitar o benefício fiscal do PAT, é preciso saber quais despesas podem ser consideradas na base de cálculo da dedução. 

Apenas os custos diretos relacionados ao fornecimento da alimentação aos trabalhadores podem ser incluídos.

A seguir, listamos as principais despesas dedutíveis:

• Ingredientes e gêneros alimentícios utilizados na refeição: inclui a compra de alimentos naturais, parcialmente transformados e produtos industrializados que compõem as refeições.
• Custos com energia e gás: valores destinados ao preparo das refeições e à distribuição dos alimentos.
• Mão de obra diretamente envolvida: salários e encargos dos funcionários que atuam exclusivamente no preparo e na distribuição da alimentação.
• Higienização das instalações e utensílios: gastos com limpeza dos ambientes e dos equipamentos utilizados no serviço de alimentação.
• Materiais descartáveis: itens como talheres, pratos e copos descartáveis utilizados no fornecimento da alimentação.

Ao seguir essas diretrizes, as empresas garantem que os valores utilizados para a dedução estejam corretos, evitando problemas com a Receita Federal e outras fiscalizações.

O que não pode ser deduzido?

A Receita Federal estabelece critérios claros para evitar que gastos indiretos ou não vinculados ao fornecimento de refeições sejam incluídos na dedução.

Entre as despesas que não podem ser consideradas na base de cálculo da dedução do PAT, destacam-se:

1. Funcionários que não atuam no serviço de alimentação:  como administrativos, financeiros ou de outras áreas, mesmo que prestem suporte. A legislação exige que os profissionais, cujos custos são considerados na dedução, atuem em exclusivo no preparo e na distribuição das refeições.
   
   
2. Aquisição de bens do ativo fixo: compra de equipamentos e utensílios de cozinha, como geladeiras, fogões, etc, não pode ser deduzida, mesmo que esses itens sejam utilizados no fornecimento das refeições. Além disso, uniformes e equipamentos de proteção individual também não entram no cálculo da dedução.
   
   
3. Manutenção de equipamentos e instalações: reparos, consertos e manutenção de equipamentos e ambientes utilizados no armazenamento, preparo ou distribuição dos alimentos não são considerados despesas dedutíveis.

Como funciona o cálculo da dedução do PAT?

Apenas empresas tributadas pelo Lucro Real são elegíveis para dedução. O limite é de até 4% do IRPJ devido, se respeitarem as condições estabelecidas pelo programa.

Para a dedução ser devida, a organização deve atender aos seguintes requisitos:

1. Regime de tributação

A dedução do PAT é exclusiva para organizações optantes pelo Lucro Real. Os negócios que adotam os regimes de Lucro Presumido ou Simples Nacional não podem usufruir desse benefício.

2. Limite de valor do benefício concedido ao trabalhador

O valor máximo do benefício alimentar considerado para a dedução não pode ultrapassar 1 salário mínimo por trabalhador. 

Caso o valor concedido seja superior a esse limite, apenas a parcela correspondente ao teto poderá ser utilizada no cálculo.

3. Trabalhadores elegíveis

Valores pagos a funcionários com rendimentos superiores a 5 salários mínimos não são considerados para a dedução.

Com base nesses critérios, a empresa pode calcular a dedução do PAT no IRPJ considerando os gastos com alimentação que respeitem as regras do programa.

Dica de leitura: Conheça a calculadora do PAT

Na prática: como contabilizar a dedução do PAT no IRPJ?

Para ilustrar como o cálculo funciona na prática, veja o exemplo de uma empresa que tem um IRPJ devido de R$ 100.000 no período de apuração. 

Como as despesas com alimentação não ultrapassam o limite de 4%, a empresa pode deduzir o valor total de R$ 3.000 , reduzindo o IRPJ a pagar para R$ 97.000 .

Se os gastos com alimentação fossem superiores ao limite permitido, apenas os 4% do IRPJ devido poderiam ser considerados na dedução.

Lembre-se: o cálculo pode variar conforme as particularidades do negócio e alterações na legislação vigente. 

Por isso, é recomendável que um profissional contábil seja consultado para garantir a correta aplicação da dedução e evitar problemas fiscais.

Documentação que pode ser exigida para a dedução do PAT no IRPJ

Para usufruir da dedução fiscal do PAT no IRPJ, é indispensável manter uma documentação organizada e completa. 

Isso porque, em caso de fiscalização pela Receita Federal ou pelo Ministério Público do Trabalho (MPT), a comprovação dos gastos será necessária. 

Seja para garantir que a empresa está aderente às regras do programa ou para atestar que a dedução foi aplicada de forma correta.

A seguir, listamos os principais documentos que podem ser exigidos para validar a dedução do PAT.

Documentos gerais

• Contrato Social: documento que comprova a estrutura da empresa e suas atividades.
• Termo de adesão ao PAT: registro da organização no programa, comprovando que ela está apta a usufruir dos benefícios fiscais.
• Contrato com a empresa de alimentação: caso o serviço seja terceirizado  , é necessário apresentar o contrato firmado com o fornecedor.
• Relatório mensal das refeições servidas: detalhamento dos benefícios concedidos, demonstrando o número de refeições fornecidas e os valores.

Documentos fiscais e contábeis

• Notas fiscais: comprovação das compras de alimentos, pagamento a fornecedores e demais despesas dedutíveis.
• Cupons fiscais: quando aplicáveis, para comprovar os valores pagos na aquisição de alimentos ou refeições.
• Contas de água e energia: essenciais para justificar gastos operacionais relacionados ao preparo e distribuição dos alimentos.
• Planilhas de custos: detalhamento das despesas vinculadas ao fornecimento das refeições, garantindo clareza na contabilização da dedução.
• Escrituração contábil: registros detalhados das despesas com o PAT, garantindo conformidade com as normas contábeis e tributárias.

Documentos trabalhistas

• Folha de pagamento: comprovação dos salários dos funcionários beneficiados, garantindo que o benefício foi concedido nos limites estabelecidos.
• Contratos de trabalho: para confirmar a elegibilidade dos colaboradores para o programa.
• Holerites: demonstrativos dos valores pagos em benefícios alimentares, quando aplicáveis.

Manter toda essa documentação é essencial para garantir transparência na conciliação fiscal e evitar problemas em eventuais auditorias ou fiscalizações.

5 erros comuns ao calcular a dedução do PAT no IRPJ

Mesmo com as regras estabelecidas para a dedução do PAT no IRPJ, alguns erros comuns  podem levar à perda do benefício fiscal ou a problemas com a Receita Federal. Conheça alguns deles a seguir. 

1. Não considerar o limite de dedução

A dedução do PAT no IRPJ tem um teto de 4% sobre o imposto devido. 

Porém, algumas empresas acabam considerando valores superiores a esse limite, o que pode gerar autuações fiscais. 

2. Falta de documentação comprobatória

A falta desses registros pode resultar na perda do benefício fiscal e até no desenquadramento do programa, em uma eventual fiscalização.

Por isso, mantenha sempre toda a documentação necessária para validar a dedução. 

3. Confusão entre despesas dedutíveis e não dedutíveis

Outro erro comum é incluir na dedução gastos que não são permitidos, como a aquisição de equipamentos de cozinha e manutenção de instalações. Isso pode levar à revisão da dedução e à aplicação de penalidades pela Receita Federal.

4. Desconsiderar alterações na legislação

As regras do PAT podem sofrer alterações ao longo do tempo, e a empresa precisa estar atenta a possíveis mudanças na legislação que impactem o cálculo da dedução.

O não acompanhamento dessas atualizações pode levar ao descumprimento das exigências fiscais e à perda do benefício.

5. Confundir PAT, vale-alimentação (VA) e vale-refeição (VR)

Muitas empresas acreditam que a simples concessão de VA ou VR aos funcionários já garante de forma automática a dedução no IRPJ. 

No entanto, para que os benefícios de alimentação sejam dedutíveis, o negócio precisa estar cadastrado no PAT e seguir as regras específicas do programa.

Ao evitar esses erros, a organização garante que a dedução correta do PAT no IRPJ, reduzindo sua carga tributária com segurança jurídica e sem riscos fiscais.

Dicas para otimizar a dedução do PAT no IRPJ

Para aumentar os benefícios fiscais do PAT no IRPJ e aproveitar ao máximo a dedução permitida, é fundamental adotar boas práticas na gestão desse incentivo. 

Mantenha a documentação organizada

A correta comprovação da gestão de despesas com alimentação é indispensável para garantir a dedução no IRPJ. 

Manter notas fiscais, contratos, folhas de pagamento e relatórios de refeições evita problemas em fiscalizações e assegura a transparência dos valores deduzidos.

Consulte um contador especializado

A legislação tributária está em constante mudança, e um erro na aplicação da dedução pode gerar glosas fiscais ou até autuações. 

Contratar um contador especializado em incentivos fiscais garante um cálculo preciso, prevenindo os riscos e aproveitando os benefícios da adesão ao PAT.

Leia também: Tudo sobre Gestão Financeira Empresarial: Objetivos e estratégias para sua empresa crescer

Oferte benefícios de alimentação conforme o PAT

Para a dedução ser válida, a organização precisa garantir que os benefícios de alimentação estejam nas regras do PAT. 

Isso inclui oferecer refeições adequadas ou cartões de alimentação regulamentados, respeitando os limites de valores e beneficiando os colaboradores elegíveis.

A dedução do PAT no IRPJ é um importante benefício fiscal que pode reduzir, e muito, a carga tributária, desde que esteja dentro das normas. 

Para garantir essa vantagem sem riscos, é essencial seguir as diretrizes do programa e contar com um sistema de gestão de benefícios completo, como a Flash.

Nossa plataforma é cadastrada no PAT desde 2019, antes mesmo da edição do novo decreto do programa. 

Então, já estávamos autorizados pelo Ministério do Trabalho e Emprego como emissora PAT desde sua fundação.

Além disso, a Flash oferece soluções completas e flexíveis para a gestão de benefícios alimentares. 

Ofereça subsídios de vale-alimentação e vale-refeição regulamentados nas normas do PAT.

Com a nossa plataforma, sua empresa administra benefícios com segurança e proporciona mais qualidade de vida aos talentos.