Controle financeiro empresarial: dicas de como fazer dar certo + planilha gratuita

Manter um controle financeiro empresarial eficiente é essencial para garantir a saúde do negócio e sustentar seu crescimento de forma sustentável.

Quando ele falha, a visibilidade do fluxo de caixa fica comprometida, tornando as decisões estratégicas mais difíceis. Além disso, aumenta o risco de erros operacionais, como pagamentos duplicados, gastos não autorizados e perda de prazos importantes.

Neste conteúdo, você vai entender o que é o controle financeiro empresarial, conhecer seus principais tipos e descobrir as ferramentas que podem ajudar a organizar processos, simplificar a rotina e elevar o nível da sua gestão financeira.

Ao final, descubra como a Flash consegue ajudar a sua empresa a reduzir em até 30% os custos com gastos indevidos através da plataforma de gestão de despesas e reembolso, integrado a um cartão corporativo internacional.

O que é controle financeiro empresarial?

O controle financeiro empresarial é o conjunto de práticas que permite acompanhar, registrar e analisar todas as movimentações financeiras de uma empresa — tanto entradas quanto saídas.

Esse processo é central para o equilíbrio entre receitas e despesas, identificar oportunidades de economia, antecipar necessidades de capital e embasar decisões estratégicas com dados confiáveis.

Apesar disso, muitos empreendedores (em especial os pequenos e médios) ainda enfrentam desafios na hora de organizar suas finanças, lidando com processos manuais, anotações descentralizadas e falhas na gestão de pagamentos e despesas corporativas.

Mas o controle financeiro vai além de anotar valores. Ele envolve:

• Estruturação dos fluxos financeiros;
• A organização do sistema de contas a pagar e a receber;
• Monitoramento de indicadores;
• E a construção de relatórios gerenciais que apoiem a empresa em seu crescimento.

4 tipos de controle financeiro

Para garantir uma visão completa da gestão financeira empresarial, é fundamental conhecer os principais tipos de controle utilizados no dia a dia organizacional.

Cada um deles atende a uma parte específica da operação e deve estar integrado a um software de acompanhamento eficiente.

Veja, abaixo, os quatro tipos mais importantes:

Controle de contas a pagar

O controle de contas a pagar reúne todos os compromissos financeiros assumidos, como pagamento de fornecedores, salários, impostos, aluguel, serviços contratados e demais obrigações recorrentes.

Mantê-lo atualizado evita atrasos, juros e multas, além de permitir o correto planejamento do fluxo de caixa.

O ideal é ter um processo de contas a pagar que permita classificar os compromissos por categoria, data de vencimento e centro de custo, oferecendo uma visão clara das saídas futuras.

Controle de contas a receber

O controle de contas a receber diz respeito à organização de todos os valores que a empresa tem a receber, como vendas a prazo, mensalidades, assinaturas ou parcelas de contratos.

Gerenciar as contas a pagar e receber ajuda a prever receitas e evitar a inadimplência. Um bom programa de controle financeiro empresarial permite:

• Envio automático de lembretes de cobrança;
• A conciliação com extratos bancários;
• E o acompanhamento de indicadores de inadimplência, essenciais para a saúde financeira.

Controle de caixa (ou fluxo de caixa)

O controle de caixa é o processo de registrar todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, diariamente.

Esse tipo de gestão permite acompanhar a movimentação real dos recursos e projetar a disponibilidade futura.

Com uma visão clara do fluxo de caixa, o gestor pode tomar decisões com mais segurança, antecipar cenários de desequilíbrio financeiro e identificar onde estão os maiores gastos.

Usar uma planilha de fluxo de caixa é o primeiro passo para organizar essas informações, mas soluções mais completas, como dashboards e relatórios automatizados, oferecem mais controle e agilidade para a análise dos dados.

Baixe gratuitamente a Planilha de Fluxo de Caixa da Flash e tenha mais clareza sobre a movimentação financeira da sua empresa.

Controle de estoque

Embora nem sempre seja associado diretamente à gestão financeira, o controle de estoque impacta diretamente no capital de giro e na rentabilidade da empresa.

Afinal, um estoque mal gerido pode representar dinheiro parado, perdas por vencimento ou ruptura de vendas.

Integrar a gestão de estoque ao planejamento financeiro permite entender melhor a relação entre compras, vendas e custos operacionais, além de ajudar a manter o equilíbrio entre oferta e demanda.

Como fazer o controle financeiro na sua empresa?

Organizar as finanças da empresa exige processos claros e ferramentas que garantam confiabilidade, agilidade e visibilidade das movimentações.

Seja uma pequena ou média empresa, é possível iniciar o controle financeiro com recursos acessíveis — o mais importante é manter a disciplina no registro e a análise constante dos dados.

A seguir, veja as principais formas de realizar o controle financeiro empresarial, com base no nível de maturidade da sua operação:

Aplicativo de controle financeiro empresarial

Um app controle financeiro empresarial​ oferece funcionalidades práticas para pequenos negócios, ou empreendedores que continuam estruturando sua operação.

São ferramentas simples que permitem registrar entradas e saídas, acompanhar saldos, gerar relatórios básicos e até programar alertas para contas a pagar.

Algumas podem oferecer integração automática de registro com algumas instituições financeiras habilitadas.

Apesar de úteis em cenários iniciais, esses apps costumam ter limitações em relação à personalização, integração com bancos e conciliação automatizada.

Planilha de controle financeiro empresarial

As planilhas de controle financeiro empresarial, seja no excel ou google sheets, ainda são a escolha mais comum entre pequenas empresas para essa gestão. ​

Apesar da flexibilidade, exigem atenção redobrada na atualização manual dos dados, o que pode gerar erros de leitura e interpretação, ou inconsistências com o tempo.

Por isso, é importante estruturar a planilha com base em boas práticas de categorização e cálculos automáticos.

Abaixo, separamos os passos indispensáveis de como fazer uma planilha de controle financeiro empresarial​:

1. Mapeamento dos custos e registro das despesas

Todas as despesas da empresa, sejam elas operacionais, administrativas ou comerciais (incluindo as despesas fixas e variáveis), devem ser meticulosamente registradas na planilha.

Isso inclui desde os custos com folha de pagamento até os vencimentos de impostos e outras despesas variáveis. 

O mapeamento dos custos, tanto fixos quanto variáveis, é fundamental para compreender a estrutura de custos da empresa.

Em especial, esse mapa ajuda a entender como ele impacta na formação do preço de venda dos produtos ou serviços oferecidos. 

A análise ajuda a empresa a se preparar para períodos de alta demanda, garantindo que a produção ou a oferta de serviços possa ser escalada de forma eficiente sem comprometer a rentabilidade.

Organizar essas informações em uma planilha, permite uma visualização clara de onde os recursos estão sendo alocados e ajuda a identificar áreas onde possíveis cortes ou ajustes podem ser feitos para otimizar os gastos.

2. Categorização das saídas e entradas

Organize todas as movimentações em categorias como vendas, serviços, folha de pagamento, aluguel, marketing, entre outras. Isso facilita a visualização e a análise de resultados.

Por exemplo, um aumento inesperado nos custos com viagens corporativas, pode indicar a necessidade de revisar a política de viagens da empresa ou buscar alternativas mais econômicas.

3. Formulação dos cálculos e comparativos

Utilize fórmulas automáticas para calcular totais, saldos e comparativos entre períodos. Com isso, você poderá identificar variações, sazonalidades e oportunidades de ajuste financeiro.

E para facilitar essa estruturação, temos um modelo de planilha de controle financeiro empresarial​.

Baixe gratuitamente a Planilha de Contas a Pagar e Receber da Flash e comece a estruturar seu controle financeiro com mais organização e clareza.

Software de controle financeiro empresarial

À medida que a empresa cresce, investir em um sistema de controle financeiro empresarial se torna indispensável.

Essas ferramentas centralizam os dados, automatizam tarefas repetitivas, têm integração com bancos e plataformas contábeis e oferecem dashboards com indicadores financeiros em tempo real.

O uso de um software também facilita o cumprimento de obrigações fiscais, o acompanhamento do plano financeiro e a geração de relatórios que apoiam decisões.

Para equipes financeiras ou administrativas com múltiplas demandas, essa é uma evolução natural e necessária.

Cartão corporativo e soluções de conciliação de despesas

O uso de cartões corporativos integrados a sistemas de conciliação é uma das soluções mais eficazes para controlar despesas descentralizadas, como viagens, compras operacionais ou gastos de equipes externas.

Essas ferramentas permitem que as áreas tenham autonomia para realizar pagamentos dentro de regras pré-estabelecidas.

Associado ao cartão corporativo inteligente, se reduz a dependência de reembolsos, centraliza os lançamentos e automatiza a conciliação, eliminando erros manuais e otimizando a rotina financeira.

E a Flash tem a melhor solução: o cartão Visa isento de taxas, vinculado a uma plataforma de gestão de despesas completa.

Com a Flash, seu departamento de finanças, consegue:

• Criar políticas de gastos personalizadas por centro de custo ou time;
• Acompanhar transações em tempo real com dashboards intuitivos;
• Controlar limites e aprovações de forma centralizada;
• Eliminar a burocracia do reembolso tradicional.

Conheça a solução da Flash para controle de despesas e simplifique a gestão financeira da sua empresa.

Boas práticas para um bom controle e planejamento financeiro

Para manter a saúde financeira da empresa, não basta somente registrar entradas e saídas. É preciso ir além e adotar práticas consistentes de controle, estruturação e análise contínua dos dados.

Abaixo, destacamos quatro boas ações essenciais para profissionalizar a gestão financeira do negócio:

Controle de receitas e despesas

A base de qualquer planejamento financeiro sólido é o controle rigoroso das receitas e despesas. Isso inclui:

• Registrar todas as movimentações, independentemente do valor;
• Categorizar corretamente cada entrada e saída;
• Validar os lançamentos com frequência para evitar inconsistências.

Esse controle permite acompanhar o comportamento financeiro da empresa ao longo do tempo, identificar variações sazonais e antecipar desequilíbrios no orçamento.

Estruturação de fluxo de caixa

O fluxo de caixa permite visualizar a disponibilidade financeira real em curto, médio e longo prazo. Com base nesse dado, a empresa pode tomar decisões mais assertivas, como postergar pagamentos, antecipar recebíveis ou ajustar o cronograma de investimentos.

Uma boa prática é trabalhar com projeções mensais, baseadas no histórico de movimentações e no planejamento futuro.

A adoção de um dashboard financeiro integrado ajuda a manter essa visão atualizada.

Acompanhamento de indicadores financeiros e definição de metas

Indicadores como margem de lucro, giro de caixa, índice de inadimplência e rentabilidade por produto ou serviço ajudam a medir o desempenho financeiro da empresa.

O acompanhamento constante desses dados permite identificar gargalos e ajustar estratégias com agilidade.

Além disso, definir metas mensais e trimestrais para áreas como vendas, despesas e lucratividade direciona os esforços das equipes e apoia a construção de um plano financeiro sustentável.

Análise de resultados e tomada de decisão

O processo de análise é o que transforma dados em ação. Avaliar relatórios de desempenho, comparar períodos, identificar desvios e testar cenários são etapas fundamentais para tomar decisões baseadas em evidências e não em suposições.

Negócios que contam com ferramentas integradas, como sistemas de controle de despesas e soluções de gestão financeira em tempo real, têm mais agilidade e confiabilidade para direcionar suas decisões estratégicas.

Desafios para pequenas e médias empresas

Apesar de representarem a maioria das empresas no país, muitas pequenas e médias empresas (PMEs) ainda enfrentam dificuldades para estruturar seu controle financeiro.

Abaixo, listamos os principais desafios enfrentados no dia a dia das PMEs:

Misturar contas e finanças pessoais com as da empresa

Esse é um dos erros mais comuns e prejudiciais. Quando os sócios ou gestores utilizam a conta bancária da empresa para despesas das pessoas físicas, ou vice-versa, a visibilidade sobre os resultados reais do negócio se perde.

Isso dificulta o planejamento e impede a separação clara entre capital pessoal e capital empresarial.

Não registrar pequenas despesas com nota fiscal

Pequenos gastos sem registro — como deslocamentos, refeições ou compras operacionais — podem representar um valor significativo ao final do mês.

Ignorar essas despesas compromete a conciliação, dificulta a análise de custos e reduz o controle sobre o orçamento.

Não fazer conciliação bancária

A conciliação bancária é o processo de comparar os lançamentos financeiros, com os extratos bancários, garantindo que tudo esteja corretamente registrado.

Quando não realizada com frequência, pode gerar distorções nos saldos e ocultar erros ou fraudes.

Falta de planejamento e previsão

Operar sem um planejamento financeiro estruturado, com metas e objetivos, impede que a empresa antecipe dificuldades ou aproveite oportunidades.

Sem previsões de receitas, despesas e investimentos, decisões importantes passam a ser tomadas de forma reativa, aumentando o risco financeiro.

Ignorar indicadores e relatórios

Muitos gestores não monitoram indicadores básicos de desempenho, como rentabilidade, inadimplência ou fluxo de caixa operacional.

Sem essas métricas, é difícil identificar tendências, corrigir desvios e sustentar o crescimento de forma saudável.

Como a Flash pode ajudar na gestão financeira da sua empresa

Embora as planilhas sejam uma ferramenta útil para o controle financeiro, a coleta manual de informações e o risco de perda de documentos importantes, tornam o processo desafiador e ineficiente. 

Além disso, a gestão de múltiplas planilhas em diferentes sistemas pode consumir um tempo valioso, dificultando a produtividade dos gestores e a prestação de contas.

A Flash oferece uma solução completa para empresas que buscam mais eficiência, controle e autonomia na gestão de suas despesas corporativas.

Com um software inteligente e integrado, é possível centralizar os gastos, organizar fluxos e obter visibilidade total sobre o uso de recursos — tudo em tempo real e com conciliação automática.

O cartão corporativo da Flash foi desenvolvido para atender às necessidades do dia a dia das empresas modernas, com funcionalidades que facilitam o controle:

• Cartão corporativo internacional, bandeirado, aceito em milhões de estabelecimentos e sem taxas ocultas;
• Conciliação automática de despesas, com categorização por centro de custo, equipe ou projeto;
• Autonomia para os times, com regras personalizáveis e aprovações configuráveis;
• Gestão centralizada em tempo real, por meio de um dashboard completo com indicadores, limites e relatórios;
• Integração com sistemas de ERP e plataformas contábeis, reduzindo retrabalho e otimizando rotinas administrativas;
• Redução da necessidade de reembolsos e aumento da previsibilidade financeira.

Com a Flash, o setor financeiro ganha mais controle e agilidade, enquanto as equipes têm liberdade para desempenhar suas atividades com responsabilidade e alinhamento às políticas da empresa.

Para descobrir como a Flash pode transformar a gestão financeira do seu negócio, entre em contato e venha fazer parte do futuro.