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Contas a pagar e receber: diferenças, desafios e melhores práticas para organizar seu negócio

Entenda a diferença entre contas a pagar e receber e aprenda a gerenciar seu fluxo de caixa com eficiência. Confira melhores práticas e como superar desafios.

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Manter o controle de contas a pagar e a receber é um dos maiores desafios na gestão financeira, especialmente para PMEs que buscam evitar surpresas financeiras.

Muitos gestores se vêem sobrecarregados com as rotinas financeiras diárias, sem saber por onde começar ou como estruturar esses processos de forma eficiente.

Pensando nisso, preparamos um artigo completo para te ajudar a organizar as contas da sua empresa, melhorar a comunicação com fornecedores e clientes, e implementar práticas que garantam um fluxo de caixa saudável.

Com as dicas e estratégias que vamos compartilhar, é possível tornar o financeiro do seu negócio mais eficiente, previsível e alinhado com seus objetivos de longo prazo.

Boa leitura! 

O que são contas a pagar e receber? Entenda as diferenças

Enquanto as contas a pagar representam as obrigações financeiras da empresa, as contas a receber são os valores que ela tem direito a receber de terceiros, como clientes.

A relação entre essas duas áreas é direta e impacta significativamente o fluxo de caixa, a tomada de decisões e a sustentabilidade do negócio.

Contas a pagar

Representam os compromissos financeiros da organização com fornecedores, funcionários, governo e outros stakeholders.

Elas envolvem toda despesa que precisa ser quitada dentro de um prazo específico para evitar juros, multas ou prejuízo ao relacionamento com terceiros.

Exemplos de contas a pagar incluem:

  • Salários e encargos: remuneração, benefícios e contribuições previdenciárias.
  • Aluguel: pagamentos por imóveis como escritórios ou galpões.
  • Contas de serviços: água, energia elétrica, internet, entre outros.
  • Fornecedores: compras de matérias-primas ou produtos para revenda.
  • Impostos: ISS, ICMS, PIS, COFINS, entre outros tributos.
  • Empréstimos e financiamentos: parcelas de financiamentos bancários.
  • Manutenção e reparos: custos de manutenção de equipamentos e veículos.
  • Seguros: cobertura contra incêndio, roubo, ou responsabilidade civil.
  • Marketing e publicidade: gastos com campanhas publicitárias.
  • Viagens e hospedagem: despesas com deslocamentos corporativos.
  • Consultorias: honorários por serviços especializados.
  • Treinamentos: investimentos em capacitação dos colaboradores.
  • Assinaturas de softwares: custos de licenças e serviços digitais.

Contas a receber

Correspondem aos valores que a empresa tem a receber de seus clientes ou outros parceiros comerciais.

Um controle eficiente dessa área é crucial para evitar problemas como a inadimplência.

Exemplos de contas a receber incluem:

  • Vendas a prazo: pagamentos parcelados por produtos ou serviços.
  • Adiantamentos de clientes: valores recebidos antecipadamente.
  • Comissões a receber: percentuais ainda não pagos por vendas realizadas.
  • Restituição de impostos: valores reembolsados pelo governo.
  • Aluguéis a receber: valores devidos por locatários.
  • Depósitos: garantias contratuais recebidas.

Confira, abaixo, a tabela de diferenças quanto ao que faz o setor de contas a pagar e receber:

Característica

Contas a pagar

Contas a receber

Definição

Obrigações financeiras da empresa com terceiros

Valores que a empresa tem direito a receber de terceiros

Relacionamento

Com fornecedores

Com clientes

Fluxo de caixa

Saída de caixa

Entrada de caixa

Posição no balanço

Passivo (dívidas da empresa)

Ativo (créditos da empresa)

Objetivo da gestão

Evitar juros e multas, manter bons relacionamentos

Reduzir inadimplência, acelerar recebimentos

Etapas do processo

Recebimento de notas, aprovação, pagamento

Emissão de faturas, cobrança, recebimento

Impacto na empresa

Atrasos podem gerar multas e prejudicar credibilidade

Inadimplência pode comprometer o fluxo de caixa

Indicadores

Prazo médio de pagamento, valor total

Prazo médio de recebimento, taxa de inadimplência

Riscos

Juros, multas, perda de credibilidade

Inadimplência, perda de clientes

Vantagens de uma boa administração de contas a pagar e receber

Gerenciar contas a pagar e receber visa fortalecer a saúde financeira da empresa, otimizar processos e garantir o equilíbrio necessário para enfrentar desafios econômicos, além de abrir caminho para oportunidades de crescimento.

Outras vantagens são:

  • Otimização do fluxo de caixa: permite prever entradas e saídas, garantindo recursos para despesas e investimentos.
  • Decisões mais assertivas: dados financeiros claros ajudam a planejar melhor o capital de giro e investimentos.
  • Melhora na relação comercial: pagamentos pontuais fortalecem a confiança com fornecedores e clientes.
  • Redução de custos: evita multas, juros e despesas adicionais, além de identificar gargalos financeiros.
  • Conformidade legal: assegura o cumprimento de prazos e obrigações fiscais, reduzindo riscos de penalidades.
  • Maior transparência e controle: ferramentas de gestão oferecem visão completa do fluxo financeiro, evitando erros.

12 boas práticas de gestão financeira para organizar as contas a pagar e receber

As contas a pagar e a receber representam pilares do planejamento financeiro, garantindo que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas e o fluxo de caixa permaneça saudável.

A seguir, veja as melhores práticas para otimizar esse controle.

1. Crie um planejamento financeiro detalhado

O planejamento financeiro é a base para uma gestão de contas eficiente. Ele deve incluir todas as despesas e receitas previstas, projetando as obrigações financeiras a curto, médio e longo prazo. 

Utilizar ferramentas como uma planilha de controle financeiro empresarial ou um sistema automatizado permite registrar e acompanhar os valores com maior precisão. 

E mais: ajuda a identificar gargalos no fluxo de caixa e a se preparar para períodos de maior ou menor movimentação financeira.

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2. Defina rotinas para o departamento financeiro

O setor financeiro deve adotar rotinas claras e estruturadas para gerenciar as contas a pagar e a receber, como a atualização constante dos registros, a conciliação bancária e a revisão de saldos.

É fundamental que todos os processos sigam um padrão para evitar erros e atrasos. Além disso, as rotinas de contas a pagar e a receber devem ser acompanhadas por relatórios periódicos, que auxiliam na análise de resultados e no planejamento estratégico.

3. Adote um sistema de gestão financeira

Sistemas de gestão financeira são ferramentas indispensáveis para empresas que desejam otimizar o controle de contas a pagar e receber. Isso porque permitem automatizar tarefas como emissão de boletos, controle de vencimentos e envio de alertas para pagamentos e recebimentos. 

Um bom sistema de gestão também integra informações do processo de compras, planejamento financeiro e indicadores financeiros, promovendo uma visão ampla e detalhada da situação financeira do negócio.

4. Estabeleça KPIs financeiros claros

Os KPIs financeiros são métricas que ajudam a medir a eficácia da gestão de contas a pagar e receber. Por isso, é fundamental que eles estejam alinhados ao planejamento organizacional, auxiliando na tomada de decisões e no controle de contas.

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5. Negocie prazos com fornecedores e clientes

Negociar prazos de pagamento com fornecedores e prazos de recebimento com clientes é uma estratégia essencial para equilibrar o fluxo de caixa.

Quando a empresa pode ajustar os prazos de acordo com suas necessidades, é possível prever melhor os recursos e evitar períodos de descompasso entre receitas e despesas.

A boa gestão de contas também fortalece a relação com fornecedores e clientes, mostrando que a organização está comprometida com suas obrigações financeiras.

6. Realize a conciliação bancária regularmente

A conciliação bancária é uma prática essencial para a boa manutenção das contas a pagar e receber, garantindo que os registros financeiros correspondam às movimentações bancárias reais.

Essa atividade deve fazer parte da rotina do departamento financeiro e consiste em verificar se os valores recebidos e pagos estão corretos e devidamente registrados.

A conciliação também permite identificar inconsistências, como cobranças indevidas ou recebimentos em atraso, contribuindo para uma gestão financeira empresarial mais precisa.

7. Classifique despesas e receitas por categorias

Organizar as despesas e receitas em categorias facilita a análise de custos e a identificação de oportunidades de otimização financeira.

Por exemplo, despesas fixas e variáveis devem ser separadas para que a empresa possa priorizar ajustes em períodos de crise.

Essa prática também permite criar indicadores financeiros mais relevantes e acompanhar a evolução dos gastos em áreas específicas, como marketing, RH e operações.

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8. Implemente processos no setor de compras

O setor de compras tem impacto direto no controle de contas e na gestão financeira. Processos bem definidos, como a negociação com fornecedores e o controle de compras, garantem que a empresa adquira insumos com melhores condições e dentro do orçamento. 

Além disso, a integração da gestão de compras com o financeiro evita problemas como pagamentos duplicados ou fora do prazo.

9. Evite o acúmulo de pagamentos em um único período

Concentrar vencimentos pode sobrecarregar o fluxo de caixa, dificultando o cumprimento de todas as obrigações financeiras. 

Para evitar isso, é fundamental negociar prazos com fornecedores e distribuir os pagamentos ao longo do mês. Essa prática garante uma gestão financeira mais equilibrada e reduz o risco de inadimplência.

10. Priorize o pagamento de dívidas e compromissos essenciais

Em situações de restrição financeira, priorizar pagamentos estratégicos é o que mantém as operações da empresa. Folha de pagamento, impostos e fornecedores prioritários devem estar no topo da lista. Essa abordagem também ajuda a preservar a credibilidade do negócio no mercado e a evitar penalidades legais.

11. Crie reservas financeiras para imprevistos

Uma reserva financeira é um recurso essencial para lidar com imprevistos, como atrasos em recebimentos ou despesas inesperadas. É fundamental incluir essa prática no planejamento financeiro da empresa, separando um percentual das receitas para formar um fundo de emergência. Essa medida garante maior estabilidade e evita crises financeiras.

12. Eduque sua equipe sobre gestão financeira

A gestão de contas a pagar e a receber não depende apenas de ferramentas ou processos, mas também do preparo da equipe envolvida. Investir em treinamentos para colaboradores, como o auxiliar de compras e o gerente de compras, garante que todos compreendam a importância das rotinas financeiras e adotem práticas alinhadas às metas da organização.

Uma equipe bem treinada é capaz de identificar problemas com antecedência e propor soluções mais eficazes.

3 desafios comuns na gestão de contas e como superá-los

A gestão de contas, seja no controle de contas a pagar ou a receber, apresenta desafios frequentes que podem impactar negativamente o fluxo de caixa e as finanças da empresa. 

Conheça, a seguir, os três principais desafios e como superá-los com estratégias eficazes.

1. Atraso no pagamento de fornecedores

A inadimplência ocorre quando os clientes não cumprem os prazos de pagamento acordados, prejudicando o fluxo de caixa.

Esse problema pode gerar um efeito cascata, dificultando o cumprimento das obrigações financeiras da empresa com fornecedores e colaboradores.

Como superar:

  • Realize uma análise de crédito antes de fechar negócios, garantindo que os clientes tenham capacidade financeira para honrar seus compromissos.
  • Ofereça opções de pagamento facilitadas, como parcelamentos e descontos para quitação antecipada.
  • Utilize sistemas de compras para acompanhar os vencimentos e emitir notificações automáticas antes de atrasos.
  • Em casos de inadimplência, implemente uma política clara de cobrança, com etapas que vão de lembretes educados até negociações de prazos mais flexíveis.

2. Descontos por pagamento antecipado

A falta de controle sobre as contas a pagar e a receber representa um dos maiores obstáculos na gestão financeira.

Quando os registros estão incompletos, desatualizados ou espalhados em diferentes sistemas, é difícil visualizar a situação financeira da empresa e tomar decisões estratégicas.

Como superar:

  • Centralize as informações financeiras em uma única plataforma, como um sistema de gestão integrado, para facilitar o acesso e a atualização dos dados.
  • Estabeleça rotinas diárias de registro, garantindo que todas as entradas e saídas sejam contabilizadas.
  • Adote uma planilha de controle financeiro ou software de gestão para organizar as obrigações financeiras e categorizar despesas e receitas.
  • Treine a equipe financeira para manter os registros padronizados e atualizados, assegurando a confiabilidade das informações.

3. Negociação de prazos

A ausência de planejamento financeiro, bem como a boa gestão das contas a pagar e receber, pode levar a surpresas indesejadas, como a incapacidade de pagar fornecedores ou a descoberta de atrasos nos recebimentos.

Além disso, sem um plano claro, é difícil prever períodos de sazonalidade ou tomar decisões de investimento.

Como superar:

  • Desenvolva um planejamento financeiro detalhado, considerando todas as obrigações financeiras do negócio, os prazos de recebimento e as projeções de receitas e despesas.
  • Revise o plano regularmente para ajustá-lo a mudanças no mercado ou nos objetivos da empresa.
  • Utilize indicadores de compras, como fluxo de caixa e prazo médio de pagamento, para monitorar a execução do planejamento.
  • Crie reservas financeiras para lidar com imprevistos, reduzindo a exposição a riscos inesperados.

Ao superar esses desafios, é possível prever riscos, otimizar o controle de contas e garantir uma gestão financeira mais eficiente e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.

6 dicas para negociar melhores condições de pagamento com fornecedores

Negociar boas condições de pagamento pode ajudar a manter o fluxo de caixa saudável e otimizar a gestão financeira da empresa.

Confira como acelerar o recebimento das contas a receber:

  1. Estabeleça um relacionamento de confiança: cultive uma relação sólida e de confiança com seus fornecedores, demonstrando seriedade no cumprimento de prazos e buscando parcerias de longo prazo.

  2. Conheça as necessidades de ambos: entenda tanto suas necessidades financeiras quanto as do fornecedor, o que pode ajudar a estruturar propostas vantajosas para ambos.

  3. Pesquise o mercado: compare preços e condições no mercado, fortaleça sua negociação e ofereça alternativas caso as condições não sejam favoráveis.

  4. Negocie prazos de pagamento maiores: prolongue os prazos de pagamento sem comprometer a relação comercial, justificando com base em volume de compras ou regularidade nos pedidos.

  5. Ofereça contrapartidas: proponha vantagens ao fornecedor, como pagamento antecipado ou volumes maiores, em troca de melhores condições de pagamento.

  6. Formalize os acordos por escrito: sempre formalize as negociações em contrato, garantindo clareza nas condições acordadas.

Agora você já sabe: contas a pagar é o registro de todas as obrigações financeiras da empresa, enquanto as contas a receber representam os valores a serem recebidos.

Aplique as nossas dicas e estratégias para melhorar sua gestão financeira, otimizar seu fluxo de caixa e fortalecer suas parcerias comerciais.

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