O que é orçamento matricial e como gerenciar corretamente? Confira!

O orçamento matricial, também conhecido como gerenciamento matricial de despesas, é uma estratégia inovadora para o controle orçamentário e a redução de custos. Esse método tem sido adotado tanto por organizações do setor público quanto do privado, evidenciando sua versatilidade e eficácia desde sua introdução.

Historicamente, a Ambev foi pioneira na aplicação do orçamento matricial em 1999, alcançando uma economia significativa de R$ 152 milhões, um marco que subsequente levou à estruturação formal do modelo pela Fundação de Desenvolvimento Gerencial (FDG).

Essa abordagem é fundamentada na metodologia PDCA (Plan, Do, Check, Action), desde o planejamento orçamentário até a implementação, monitoramento e ajustes necessários para garantir a eficácia financeira.

Portanto, o orçamento matricial se destaca como uma ferramenta poderosa de planejamento orçamentário, proporcionando um mecanismo robusto para empresas que buscam otimizar seus recursos e melhorar a competitividade.

O modelo não só facilita uma visão clara dos centros de custos, mas também promove um controle cruzado eficiente, essencial para a tomada de decisões estratégicas e sustentáveis financeiramente.

O que é orçamento matricial de despesas e como fazer?

O orçamento matricial de despesas é uma abordagem inovadora que as empresas adotam para integrar a gestão de processos com o planejamento financeiro estabelecido. Essa metodologia permite uma gestão de recursos financeiros que proporciona clareza processual em um plano financeiro bem definido, onde o orçamento matricial é feito de maneira a maximizar a eficiência e a eficácia operacional.

Na implementação do orçamento matricial, a colaboração é chave, permitindo que múltiplos gestores contribuam para o enriquecimento e a execução do plano financeiro. Este sistema é projetado para abordar diversos desafios organizacionais, adaptando o Ciclo PDCA para assegurar a adaptabilidade e a responsividade do orçamento. Os estágios incluem:

• Plan (Planejar): Definir claramente todos os objetivos, KPIs e métricas para monitoramento, estabelecendo planos de ação estratégicos.
  
  
• Do (Fazer): Iniciar a implementação das estratégias definidas, coletando dados sobre as atividades realizadas para análise subsequente.
  
  
• Check (Checar): Avaliar o desempenho por meio da análise das informações coletadas, assegurando que o orçamento matricial está sendo seguido eficazmente.
  
  
• Action (Agir): Tomar decisões baseadas nas análises realizadas, ajustando o orçamento conforme necessário para otimizar os resultados financeiros.

O sucesso do orçamento matricial depende da participação ativa e da colaboração contínua de todas as divisões da empresa.

Por exemplo, um gestor de marketing precisa estar envolvido para determinar ajustes necessários no orçamento de marketing. A eficácia do gerenciamento matricial de despesas depende da adesão por essas dinâmicas.

Como o orçamento matricial é um ciclo, ele requer uma execução contínua e sistemática. Interromper este ciclo ou falhar em planejar continuamente pode resultar em uma perda de direção estratégica, deixando os gestores sem uma base sólida para a tomada de decisões.

Portanto, o envolvimento e a profundidade da coleta de dados enriquecem o processo, melhorando o desempenho organizacional ao longo do tempo.

Conceitos e fundamentos do orçamento matricial

O orçamento matricial distingue-se por sua estrutura única, inspirada nas matrizes matemáticas, no qual as linhas são chamadas de entidades e as colunas de pacotes.

Essa configuração especializada facilita um controle cruzado eficiente de todos os elementos financeiros, como custos, despesas e receitas.

Neste modelo de planejamento orçamentário, as "entidades" referem-se às subdivisões internas da organização – por exemplo, centros de custos, departamentos ou unidades – responsáveis por gerar custos, receitas ou despesas. 

Os "pacotes", por sua vez, representam conjuntos de contas correlatas. Por exemplo, todas as despesas de cartão corporativo são compiladas juntas, categorizadas de acordo com o propósito do gasto.

Assim, despesas com viagens corporativas são classificadas em um pacote, enquanto custos para visitação de filiais são alocados em outro, refletindo suas distintas naturezas operacionais.

Implementar um orçamento matricial é desafiador, pois requer uma categorização meticulosa dos custos fixos e variáveis da empresa, bem como de outras despesas.

Este agrupamento, apesar de parecer simples, pode consumir horas valiosas, desviando a atenção de atividades mais estratégicas.

A otimização do tempo é crucial para o desempenho empresarial. Priorizar tarefas que agregam valor real à empresa é essencial, minimizando o tempo dedicado a operações mecânicas e repetitivas.

Incentivamos o uso de ferramentas como nossa planilha calculadora de custos fixos e variáveis para efetivar a gestão do orçamento matricial e aumentar a produtividade organizacional.

5 etapas essenciais para implementar a gestão matricial

Embora a implementação de um orçamento matricial envolva complexidade devido ao seu detalhamento, é totalmente viável com uma abordagem estruturada. Aqui está um guia simplificado para facilitar esse processo.

1. Estruture a base orçamentária

Inicie com o planejamento orçamentário, estabelecendo a estrutura da matriz. Isso inclui a definição de pacotes e entidades, além da nomeação dos gestores responsáveis, com base nas informações sistêmicas da empresa.

2. Estabeleça indicadores chave

Selecionar os KPIs e categorizar as entidades é crucial. Esse passo envolve analisar a congruência das despesas e coletar dados essenciais para estabelecer metas claras, promovendo também o desenvolvimento contínuo dos gestores.

3. Antecipe as metas

Defina proativamente as metas e identifique oportunidades para a otimização de custos. É vital enumerar ações potenciais e consultar todos os stakeholders para assegurar alinhamento e engajamento.

4. Consolidação e ajustes

Após a definição inicial de metas e estratégias por cada gestor, é necessário um processo colaborativo de revisão e negociação para refinamento das metas, assegurando que sejam alcançáveis e realistas.

5. Monitoramento contínuo

Implementar o plano é só o começo, o acompanhamento rigoroso é fundamental. Avalie os resultados usando os indicadores definidos, focando na análise de desempenho, como EBITDA, lucratividade, e margem de lucro, para informar decisões futuras.

Contudo, identificar e compreender os KPIs cruciais exige tempo, um recurso valioso para os gestores. Portanto, otimizar a análise de indicadores é essencial para liberar tempo para outras atividades estratégicas. Aproveite nossos recursos, como o  Guia de Indicadores Financeiros, para maximizar a eficiência.

Características e benefícios do orçamento matricial

A adoção do orçamento matricial por empresas exige sua integração consistente nas operações diárias dos gestores financeiros. Este modelo é valorizado por justificar minuciosamente as despesas, interligando de maneira efetiva as entidades e os pacotes.

Neste sistema, os responsáveis pelos pacotes e os centros de custos realizam uma avaliação recíproca, garantindo assim uma maior precisão, eficácia na redução de custos, e alinhamento das metas com a realidade empresarial. As principais características do orçamento matricial incluem:

• Controle cruzado: Uma dupla verificação de todas as despesas orçadas, assegurando supervisão e responsabilidade compartilhada.
  
  
• Desdobramento dos gastos: Uma análise detalhada dos gastos até o nível de atividades individuais, essencial para estabelecer objetivos claros.
  
  
• Acompanhamento sistemático: Uma metodologia rigorosa para monitorar os resultados, comparando-os com as metas estabelecidas e ajustando conforme necessário.

As vantagens significativas deste modelo são:

• Compreensão aprofundada dos gastos: O orçamento matricial permite uma visão detalhada de todas as despesas da empresa, facilitando uma administração de recursos mais precisa e eficiente. Ao dissecar os gastos até o menor detalhe, os gestores podem identificar oportunidades de economia, priorizar investimentos e evitar despesas desnecessárias, otimizando assim o uso do capital.
  
  
• Distribuição equitativa das responsabilidades de controle orçamentário: Este modelo promove um sistema de accountability, onde várias partes assumem responsabilidade conjunta pelo controle financeiro. Isso não só aumenta a precisão dos dados orçamentários, mas também encoraja uma cultura de transparência e responsabilidade compartilhada.
  
  
• Avaliação precisa do desempenho por área: O orçamento matricial habilita a comparação direta do desempenho financeiro entre diferentes áreas ou departamentos da empresa, facilitando a identificação de setores que superam ou sub performam. Essa análise comparativa é fundamental para alocar recursos de maneira estratégica e implementar melhorias focadas.
  
  
• Estabelecimento de metas realistas e estimulantes: Baseando-se em dados históricos e atuais, o modelo permite definir objetivos financeiros que são ao mesmo tempo desafiadores e alcançáveis. Isso motiva as equipes a melhorarem continuamente seu desempenho, alinhando suas ações às metas estratégicas da empresa.
  
  
• Formação de um valioso histórico de dados: O acúmulo de dados financeiros ao longo do tempo gera um repositório de informações que pode ser analisado para detectar tendências, prever futuras necessidades de gastos e informar decisões estratégicas, contribuindo para uma gestão financeira mais informada e proativa.
  
  
• Incentivo a um ciclo contínuo de revisão e aprimoramento: A natureza iterativa do orçamento matricial encoraja uma constante avaliação e refinamento dos processos financeiros, promovendo uma cultura de melhoria contínua e adaptabilidade às mudanças do mercado ou da própria empresa.
  
  
• Diretrizes claras para a redução de custos: Com objetivos bem definidos para a diminuição de despesas, o modelo oferece um caminho claro para a eficiência financeira, ajudando a empresa a manter sua competitividade e sustentabilidade a longo prazo.

Contudo, o orçamento matricial também apresenta desafios:

• Complexidade na definição de métricas: Determinar as métricas certas para avaliar o desempenho e a eficiência pode ser desafiador, exigindo um entendimento profundo dos objetivos estratégicos da empresa e como eles se traduzem em indicadores financeiros tangíveis.
  
  
• Adaptação à cultura organizacional: Implementar um sistema tão estruturado e detalhado como o orçamento matricial pode exigir mudanças significativas na cultura organizacional, demandando esforços de todos os níveis da empresa para garantir a aceitação e a adesão efetiva ao modelo.

Aperfeiçoando a gestão de despesas com a Flash

A Flash se destaca no mercado por impulsionar a eficiência, aprimorar o controle e assegurar a conformidade nas operações financeiras, oferecendo soluções diversificadas que transformam a gestão financeira.

As funcionalidades da Flash são desenhadas em três versões distintas, cada uma pensada para atender diferentes necessidades empresariais, assegurando uma otimização contínua da rotina financeira. Uma das características centrais é a sua capacidade de integração contábil e com sistemas ERP, que automatiza os registros financeiros, eliminando as discrepâncias e duplicidades, minimizando assim os riscos de erros.

Esta automatização não só reforça o cumprimento das normativas de compliance financeiro, mas também libera os gestores de encargos administrativos redundantes. O resultado? Um foco ampliado em atividades estratégicas que geram receita e aprimoram os resultados financeiros da empresa.

Curioso para descobrir como a Flash pode revolucionar a gestão de despesas na sua organização? Entre em contato para conversar com um de nossos especialistas e veja em primeira mão os benefícios que podemos oferecer.