O que é e como fazer a gestão de viagens corporativas na empresa

As viagens a trabalho são fundamentais para empresas no Brasil e em todo o mundo. A gestão de viagens corporativas, no entanto, ainda é um assunto um tanto quanto complexo. 

Quando falamos da possibilidade de expandir os negócios além das fronteiras municipais, estaduais e até nacionais, é preciso contemplar a necessidade de enviar colaboradores para lugares diferentes. Mais do que isso, em um mundo globalizado, ainda há grandes corporações que contam com sedes em diferentes localidades.

Esse fator contribui para o desenvolvimento de uma rede que envolve o deslocamento de milhões de pessoas e mais de um trilhão de dólares, todos os anos, para compromissos de negócios. Não à toa, o setor de viagens corporativas cresceu de forma desenfreada ao longo das últimas décadas.

Com a Covid-19 restringindo os deslocamentos, esse crescimento foi freado. Agora, no pós-pandemia – e com a retomada das viagens de negócios –, a expectativa é de que o segmento retome os números milionários.

Entretanto, junto com as viagens, surgem assuntos fundamentais para que os deslocamentos possam ser realizados. Planejamento e gestão são apenas alguns deles, acompanhados por temas como direitos do funcionário viajante, reembolso de despesas, diárias de viagem, política de viagens, relatórios, entre diversos outros.

Para desmistificar tudo o que envolve as viagens corporativas, vamos mergulhar juntos nesse guia completo e entender tudo sobre como administrar as viagens a trabalho da sua empresa. Boa leitura!

O que é uma viagem corporativa?

Por definição, são as viagens feitas com objetivo de trabalho. Seja para visitar um cliente, negociar com um prospecto, participar de um evento ou realizar um serviço, todos esses deslocamentos são considerados como viagens corporativas.

Elas acontecem quando um colaborador sai do local de trabalho comum, mas continua atuando em nome da organização. Dessa forma, seja fora da cidade, do estado ou do país, se o funcionário não estiver na empresa, se caracteriza como viagem.

Afinal, o que é a gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas nada mais é do que um conjunto de práticas e políticas adotadas por uma empresa para gerir deslocamentos a trabalho. Seu objetivo é organizar, controlar e otimizar as viagens realizadas pelos colaboradores a negócios.

Muitos profissionais podem pensar que gerir viagens se trata apenas de comprar passagens aéreas, reservar hotéis e monitorar despesas de viagem, mas vai muito além. Esse processo inclui elaboração de diretrizes claras, negociação com fornecedores e a garantia de conformidade com as políticas internas da empresa.

Por conta deste cenário, o gerenciamento de viagens de negócios tem um papel muito importante no planejamento estratégico de uma empresa. Sua realização permite uma alocação mais eficiente dos recursos financeiros, contribuindo para a redução de custos e a maximização dos investimentos.

Para que serve o gerenciamento de viagens em uma empresa?

Na prática, assegura que todos os deslocamentos estejam em conformidade com as políticas internas da empresa e a lei. Com isso, promove a segurança dos colaboradores ao monitorar e gerenciar os detalhes de cada viagem.

O gerenciamento correto é fundamental, também, para a redução de erros e fraudes relacionados aos custos que ocorrem durante os deslocamentos. Com um controle rigoroso e a utilização de ferramentas apropriadas, a empresa pode monitorar e auditar os gastos, garantindo transparência ao longo de todo o processo.

Além disso, é nítida a importância do Duty of Care. O conceito destaca o bem-estar do colaborador que viaja e deve ser uma das prioridades de empresas que contam com viagens corporativas.

Para que isso ocorra, na prática, é preciso levar em consideração cinco fatores importantes para sua implementação.

1. Desenvolvimento de políticas internas: isto é, criar diretrizes claras sobre os procedimentos e limites de gastos.
2. Escolha de uma plataforma de gestão de viagens: utilizar softwares específicos – como a plataforma de viagens corporativas da Flash – que facilitem as reservas, aprovações e o acompanhamento dos deslocamentos.
3. Treinamento dos colaboradores: é fundamental orientá-los sobre a política de viagens e a utilização das ferramentas de gestão disponíveis.
4. Legislação trabalhista: gestores e colaboradores precisam estar cientes dos direitos de quem viaja a trabalho para assegurar que nenhuma das partes seja lesada.
5. Monitoramento de dados: a empresa deve fazer o acompanhamento constante de relatórios de despesas de viagem (RDV) e deslocamentos para identificar oportunidades de melhoria e garantir a conformidade com as políticas estabelecidas.

Esses fatores fazem parte dos desafios solucionados por empresas que usam a ferramenta de gestão de despesas e viagens da Flash.

Com um sistema completo, facilitamos o gerenciamento de viagens corporativas, garantindo o cumprimento das políticas de viagens e entregando uma experiência simplificada a gestores e colaboradores viajantes.

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Como funciona a gestão de viagens corporativas na prática?

A gestão de viagens corporativas envolve uma série de etapas essenciais para garantir que os deslocamentos sejam bem planejados, organizados e controlados. No dia a dia, ela funciona da seguinte maneira.

• Planejamento
• Reservas
• Gestão de despesas e reembolsos
• Suporte ao viajante
• Relatórios e análise

Planejamento das viagens corporativas

É o momento de identificar a necessidade da viagem e os objetivos a serem alcançados. Isso inclui definir o destino, as datas, a duração e o orçamento estimado para as diárias de viagem, por exemplo.

O planejamento de viagens corporativas deve ser realizado com antecedência para aproveitar as melhores tarifas e disponibilidades. Também é fundamental considerar: 

• as diretrizes das políticas internas: critérios para reservas de voos, hotéis, transporte terrestre e outras despesas relacionadas. A política de viagens corporativas deve incluir limites de gastos, preferências de fornecedores e procedimentos para reservas e reembolsos.
• procedimentos para solicitação e aprovação de viagens: os colaboradores devem seguir um processo estruturado para solicitar os deslocamentos. A validação deve considerar a necessidade da viagem, a conformidade com a política interna estabelecida e o orçamento disponível.

Se sua empresa ainda não conta com uma política de viagem estabelecida, baixe nosso modelo gratuito e implemente para elevar seu nível de gestão.

Reserva e compra de passagens e hospedagens 

Um elemento chave no gerenciamento de viagens corporativas, o processo de reserva e compra das passagens aéreas e hospedagens corporativas pode ser otimizado de duas maneiras. 

1. Parcerias com agências de viagens corporativas e fornecedores (companhias aéreas e redes hoteleiras): permitem à empresa negociar tarifas mais vantajosas, obter suporte especializado e ter acesso a serviços personalizados. As agências de viagens podem gerenciar todo o processo de reserva, até no aluguel de carros.
   
   
2. Utilização de plataformas de reserva: são ferramentas poderosas para simplificar e automatizar o processo. É o caso da solução de viagens corporativas da Flash, que permite às empresas o cadastro de sua política de viagens na plataforma, assegurando que todas as reservas estejam em conformidade com as diretrizes estabelecidas.

Gestão de despesas e reembolsos 

As despesas relacionadas às viagens corporativas devem ser registradas, categorizadas e aprovadas de maneira transparente e rápida. Para isso é necessário:

• Registrar e categorizar as despesas: com notas fiscais ou recibos para garantir que todos os gastos estejam de acordo com as diretrizes estabelecidas e evitando fraudes em reembolsos.
• Procedimentos para solicitação e aprovação de reembolsos: em que os colaboradores submetem suas despesas por meio de um sistema padronizado. Por exemplo, através do preenchimento de formulários específicos e anexando os comprovantes necessários.

Já a aprovação dos gastos deve seguir uma hierarquia definida, onde os gestores revisam e aprovam as solicitações com base em políticas internas preestabelecidas. A transparência nesse processo é crucial para evitar fraudes e assegurar que apenas despesas legítimas sejam reembolsadas.

Uma política de reembolso também ajuda a empresa a estabelecer as diretrizes específicas para o ressarcimento aos funcionários viajantes. Baixe nosso modelo e confira como implementá-lo na sua gestão.

Relatórios e análises 

Gerir despesas de viagens de forma eficaz é crucial para o controle financeiro de qualquer organização. Nesse sentido, duas práticas são fundamentais: 

1. Monitoramento e análise de gastos: para acompanhar em tempo real os custos da viagem corporativa. A análise desses dados ajuda a identificar padrões de gastos, prever orçamentos futuros e detectar possíveis desvios.
   
   
2. Indicadores de desempenho (KPIs): para uma análise eficaz, o uso de KPIs é imprescindível. Alguns dos mais comuns são: 
   
   
   1. Custo por viagem: compara o custo total de uma viagem a negócios para São Paulo, por exemplo, com deslocamentos para outros destinos. Tudo para identificar viagens mais ou menos onerosas; 
   2. Custo médio por categoria: avalia gastos médios em diferentes categorias, como transporte, hospedagem e alimentação; 
   3. Cumprimento do orçamento: verifica se as viagens estão dentro dos limites orçamentários estabelecidos; 
   4. Economias realizadas: identifica contenções de gastos feitas em relação ao orçamento planejado.

Se você precisa de ajuda para aprimorar a previsão financeira das viagens corporativas da sua empresa, temos a solução ideal. Baixe agora a nossa Calculadora de ROI de Viagens Corporativas e calcule as despesas. É só clicar na imagem abaixo.

Benefícios da gestão de viagens bem-feita na empresa 

Uma gestão de viagens bem estruturada traz inúmeras vantagens para a empresa. Dentre os principais benefícios, destacam-se:

Redução de custos 

Ao avaliar dados das viagens anteriores, fica mais fácil identificar oportunidades de economia. Isto é, detectar quais despesas estão acima do esperado e precisam ser reduzidas. 

Criando um cenário hipotético onde os gastos com hospedagem estão altos: pode ser necessário revisar as políticas ou procurar opções mais econômicas. 

É possível fazer uma análise sobre o desempenho e os custos relacionados aos diferentes fornecedores de serviços de viagem. Avaliar as companhias aéreas e hotéis, por exemplo, permite identificar quais oferecem melhor custo-benefício.

Há espaço, ainda, para a negociação de tarifas corporativas com fornecedores. Nesse caso, vale usar como argumento para obter melhores condições o volume de negócios da empresa. Estabelecer parcerias de longo prazo, além da negociação de pacotes que combinam múltiplos serviços, como transporte e hospedagem, também pode ser uma alternativa.

Melhoria da eficiência operacional  

O gerenciamento adequado das viagens corporativas melhora a eficiência operacional das empresas, sobretudo por conta da automação dos processos. 

A automatização é responsável por reduzir o tempo dedicado à realização de tarefas manuais. Dentre elas reservas, reembolsos e relatórios de despesas. Além de reduzir erros e desvios, e a burocracia para aprovar reembolsos. 

Outro benefício é a integração com sistemas de gestão de despesas. Com todas as despesas dos deslocamentos registrados e gerenciados em um único sistema, a análise e o controle dos gastos são facilitados. O resultado é uma administração holística das finanças corporativas. 

Segurança e conformidade 

Uma boa gestão de viagens corporativas assegura que as políticas de viagem sejam seguidas. Incluindo as diretrizes de limites de gastos, fornecedores preferenciais e categorias de despesas permitidas. 

Em especial quando a gestão é feita com ferramentas que monitoram as despesas e atividades em tempo real, identificando rapidamente qualquer desvio das regras estabelecidas.

A segurança dos colaboradores durante os deslocamentos realizados a trabalho também é outro ponto beneficiado pela gestão eficaz. 

Iniciando com a implantação de protocolos definem a escolha de acomodações seguras e a declaração de viagem a trabalho. Como também a preparação para emergências, incluindo seguro viagem corporativo (também conhecido como travel care) e contatos de emergência.  

Satisfação e produtividade dos colaboradores 

Quando as empresas facilitam o processo de viagem do seu time por meio de uma gestão de sucesso, elas passam a oferecer um ambiente propício para que os funcionários desempenhem suas funções com eficiência e motivação. 

O mesmo ocorre em relação ao conforto e bem-estar dos colaboradores durante as viagens. 

Enquanto a empresa faz um bom gerenciamento dos deslocamentos de seus funcionários, fica mais os satisfazer por meio de medidas simples. 

Como a escolha de fornecedores confiáveis  (hotéis, companhias aéreas e empresas de transporte) que tenham um histórico de confiabilidade e ofereçam serviços de qualidade:

• Acomodações confortáveis;
• Boas condições de trabalho, para que os profissionais se sintam bem e motivados para desempenhar suas funções;
• Que atendam às necessidades individuais do trabalhador em deslocamento, entre outros.

Melhoria de dados para tomada de decisão 

A melhoria de dados proporcionada por um gerenciamento bem-feito permite uma tomada de decisão mais embasada e estratégica. 

Isso se deve aos relatórios analíticos que compilam e organizam os dados das viagens para conferir uma visão detalhada e consolidada de todas as despesas dos deslocamentos. Bem como a análise de todos os dados gerados para a identificação de padrões de gastos e tendências.

A adoção de soluções para viagens a trabalho automatizadas, como a Flash, trazem uma série de benefícios significativos também nesse sentido. Sobretudo pela emissão automática de relatórios analíticos, que é capaz de permitir que a empresa monitore os gastos em tempo real e tome decisões mais assertivas e ágeis. Isso torna a análise ainda mais estratégica para definir os próximos passos da empresa.

Erros comuns na gestão de viagens corporativas e como evitá-los 

Ser gestor de viagens corporativas é uma grande missão! São muitos os desafios dessa posição e as armadilhas nesse processo, dos quais falaremos melhor agora.

• Falta de políticas de viagem claras: deixa os colaboradores confusos sobre as regras e procedimentos, levando a inconsistências e gastos desnecessários. Por isso não tem jeito: é preciso desenvolver e comunicar políticas claras e detalhadas, cobrindo todos os aspectos da viagem, desde reservas até reembolsos.

• Ausência de controle sobre as despesas: pode resultar em gastos excessivos. Portanto, implementar sistemas de monitoramento de despesas em tempo real é fundamental.

• Não utilização de ferramentas de gestão de viagens: pode tornar o processo mais demorado e propenso a erros. Logo, é importante utilizar plataformas de gestão de viagens que automatizam processos, centralizem dados e facilitem a reserva e o controle de despesas.
  

• Falta de comunicação e treinamento para os colaboradores: faz com que profissionais não entendam e sigam as políticas de viagem corretamente. A dica é oferecer treinamentos regulares sobre as políticas de viagem e utilizar canais de comunicação eficazes para esclarecer dúvidas e fornecer suporte.

Invista na tecnologia para otimizar a gestão de viagens corporativas  

A era das planilhas manuais na gestão de viagens corporativas acabou! A plataforma de gestão de despesas e viagens da Flash oferece uma solução completa para gerenciar os deslocamentos a trabalho. Além disso, centraliza funções que simplificam todo o processo.

Nossa tecnologia assegura que todas as despesas estejam consoante as políticas da organização. Suas funcionalidades aplicam limites de gastos, categorização de despesas e outras regulamentações internas.

Os relatórios são claros e precisos, tornando o processo de prestação de contas mais transparente e menos suscetível a fraudes ou má gestão de fundos. 

Tudo para proporcionar uma análise detalhada dos gastos. Ajudando as empresas a identificar áreas onde podem economizar e otimizar o uso de recursos financeiros, promovendo uma gestão eficiente.

A Flash permite que os usuários submetam e aprovem despesas de qualquer lugar por meio de seus dispositivos móveis. Isso é útil para equipes que viajam com frequência e precisam de soluções rápidas e acessíveis para a gestão de suas despesas.

O cartão corporativo da Flash pode ser configurado com regras específicas de uso, como tipos de locais permitidos e limites de gastos, garantindo compliance e reduzindo erros e fraudes.

Venha ser Flash e transforme a eficiência operacional do seu financeiro!