Como fazer planilha de controle financeiro empresarial: em 6 passos

A planilha de controle financeiro empresarial é uma ferramenta indispensável para uma gestão organizacional estratégica e sustentável.

Para tanto, cerca de 61% das PMEs usam planilhas para fazer a contabilidade, conforme aponta a Capterra.

Apesar de ser inerente a transformação digital e o uso de sistemas automatizados, a maioria das organizações ainda conta com planilhas manuais para gerenciar suas receitas e despesas do dia a dia.

Apenas uma de cada quatro usa um software de gestão financeira e 15% ainda utiliza papel e caneta, segundo a mesma pesquisa

Devido a esse cenário, é natural que os gestores financeiros dessas organizações lidem com inúmeras planilhas. Essas gerenciam desde o controle de gastos e despesas mensais, até as de viagens corporativas e planejamento financeiro.

No entanto, apesar de grandes empresas terem processos sofisticados, muitas das pequenas e médias ainda contabilizam com o próprio punho. 

O procedimento está sujeito a inúmeros erros e, para facilitar a rotina, vamos ensinar como construir uma planilha e muito mais. Para te ajudar na construção de uma planilha financeira eficaz, separamos 6 dicas práticas para te guiar nesse processo. Confira!

6 passos para estruturar uma planilha de controle financeiro empresarial

A criação de uma planilha de controle financeiro empresarial é um passo crucial para qualquer gestor que deseje ter uma visão clara e objetiva das finanças da empresa. 

Este documento permite monitorar entradas e saídas, auxiliando no planejamento estratégico e na tomada de decisões informadas. 

Seguindo estes passos, você construirá uma ferramenta poderosa para a gestão financeira de sua empresa:

1. Defina a periodicidade

A definição do período é o primeiro passo para estruturar sua planilha de controle financeiro. Este período pode variar de acordo com as necessidades das quais as empresas precisam, podendo ser mensal, trimestral, semestral ou anual. 

A escolha dependerá do ciclo de negócios da empresa e da frequência com que as análises financeiras são realizadas. É essencial manter a consistência na atualização da planilha para que ela reflita com precisão o estado financeiro da empresa em qualquer período determinado.

2. Registre as despesas

Todas as despesas da empresa, sejam elas operacionais, administrativas ou comerciais, devem ser meticulosamente registradas na planilha. Isso inclui desde os custos com folha de pagamento até os pagamentos de impostos e outras despesas variáveis. 

A organização dessas informações em uma planilha permite uma visualização clara de onde os recursos estão sendo alocados e ajuda a identificar áreas onde possíveis cortes ou ajustes podem ser feitos para otimizar os gastos.

3. Mapeie os custos

O mapeamento dos custos, tanto fixos quanto variáveis, é fundamental para compreender a estrutura de custos da empresa. Especialmente em como ela impacta na formação do preço de venda dos produtos ou serviços oferecidos. 

Essa análise ajuda a empresa a se preparar para períodos de alta demanda, garantindo que a produção ou a oferta de serviços possa ser escalada de forma eficiente sem comprometer a rentabilidade.

No entanto, mapear estes gastos é algo trabalhoso e exige bastante atenção. Os gestores precisam checar pilhas de papel à procura destas informações. A situação é duplamente ruim, já que toma muito tempo.

Para otimizar sua rotina, saber o que procurar e ter praticidade, baixe nossa Planilha e Calculadora de Custos Fixos e Variáveis. Assim, você tem todas as informações necessárias em um único lugar.

4. Categorize as saídas

A categorização das despesas e custos facilita o monitoramento e a análise financeira, permitindo que o gestor identifique rapidamente áreas que exigem atenção.

Por exemplo, um aumento inesperado nos custos com viagens corporativas pode indicar a necessidade de revisar a política de viagens da empresa ou buscar alternativas mais econômicas.

5. Faça os cálculos e comparativos

Após o registro e categorização de todas as despesas e custos, é hora de calcular os totais e fazer comparações periódicas. 

Na planilha, um simples comando ‘=SOMA(Bx:By)’ irá somar todos os valores que você inserir posteriormente, ou que já inseriu, conforme podemos ver na imagem abaixo.

Essa etapa é crucial para avaliar a performance financeira da empresa ao longo do tempo e identificar tendências, sejam elas positivas ou negativas. A análise dessas informações permite ajustes proativos nas estratégias financeiras para melhorar a saúde financeira da empresa.

6. Defina metas

Finalmente, com base nas informações coletadas e analisadas na planilha, o gestor deve definir metas financeiras realistas e alinhadas com os objetivos de longo prazo da empresa. 

Essas metas servirão como diretrizes para as ações futuras, ajudando a empresa a manter o foco na otimização dos recursos e na busca por crescimento sustentável.

A implementação de uma planilha de controle financeiro empresarial eficaz é um passo essencial para garantir a boa gestão das finanças da empresa. Com um planejamento cuidadoso e uma análise contínua, essa ferramenta se torna indispensável para o sucesso financeiro e estratégico do negócio.

Qual a importância de uma planilha de gastos?

Empregar uma planilha de gastos no controle financeiro de uma empresa é crucial para a saúde empresarial. Esse instrumento organiza a vida financeira da organização, proporcionando uma clara visualização das informações de maneira intuitiva. 

Além de consolidar dados importantes em um só lugar, a planilha facilita decisões assertivas por parte dos gestores. Sem esse nível de controle, as empresas podem acabar dependendo de suposições em vez de fatos, o que coloca em risco a precisão das decisões financeiras. 

A planilha serve como um elo entre métodos antiquados e a era digital, marcando o início da jornada de transformação digital para muitos negócios.

Tipos de planilhas essenciais para a empresa

Para uma gestão financeira eficaz, além da planilha de gastos mensais, existem várias outras planilhas essenciais para a administração empresarial. 

Cada uma dessas ferramentas desempenha um papel crucial na organização, permitindo uma análise detalhada da saúde financeira e da operacionalidade da empresa. Aqui estão cinco tipos fundamentais de planilhas de controle financeiro que toda empresa deve considerar:

• Planilha de gastos diários: foca na operação diária, oferecendo uma visão detalhada dos gastos cotidianos. Ela é mais operacional e permite o monitoramento dos gastos em um nível micro.
• Planilha de clientes e fornecedores: essencial para o controle de contatos de clientes e fornecedores, facilita o processo de cobranças e pagamentos, além de manter organizadas as informações de contatos importantes.
• Planilha de fluxo de caixa: um instrumento vital que compila todas as entradas e saídas financeiras, ajudando a identificar o crescimento ou declínio da empresa ao longo do tempo.
• Planilha de contas: fundamental para uma visão clara da situação financeira, nela são registradas todas as contas a pagar e a receber, facilitando o entendimento dos compromissos financeiros da empresa.
• Planilha de controle de estoque: controla a logística de estoque, incluindo números de pedidos, status de entrega, quantidade de itens disponíveis, entre outros dados críticos para o gerenciamento de inventário.
• Planilha de DRE (emonstração de Resultados do Exercício): essa planilha é crucial para determinar a lucratividade da empresa, apresentando informações como receita bruta, margem de contribuição, e outros indicadores financeiros importantes.

Cada uma dessas planilhas contribui para um controle mais apurado e uma gestão mais eficiente, sendo ferramentas indispensáveis para qualquer empresa que deseja manter sua saúde financeira e operacional em cheque.

Comparativamente mais confiáveis que anotações manuais, as planilhas reduzem significativamente a probabilidade de erros de cálculo. 

Contudo, ainda que superiores ao uso de papel e caneta, elas não são imunes a deslizes, destacando a importância de se avançar para sistemas automatizados para um controle ainda mais rigoroso e eficiente.

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Embora as planilhas sejam uma ferramenta útil para o controle financeiro, a coleta manual de informações e o risco de perda de documentos importantes podem tornar o processo desafiador e ineficiente. 

Além disso, a gestão de múltiplas planilhas em diferentes sistemas pode consumir um tempo valioso, dificultando a produtividade dos gestores.

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Com isso, minimizando os erros e consolidando todas as informações relevantes em uma única plataforma. Isso assegura uma visão completa e um controle eficaz sobre os gastos, otimizando a gestão de abastecimento e despesas da sua empresa.

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