Como fazer planilha de controle financeiro empresarial: em 6 passos
Essencial para a gestão de despesas, a planilha de controle financeiro empresarial é indispensável. Confira 6 passos de como estruturar uma.
A planilha de controle financeiro empresarial é uma ferramenta indispensável para uma gestão organizacional estratégica e sustentável.
Para tanto, cerca de 61% das PMEs usam planilhas para fazer a contabilidade, conforme aponta a Capterra.
Apesar de ser inerente a transformação digital e o uso de sistemas automatizados, a maioria das organizações ainda conta com planilhas manuais para gerenciar suas receitas e despesas do dia a dia.
Apenas uma de cada quatro usa um software de gestão financeira e 15% ainda utiliza papel e caneta, segundo a mesma pesquisa
Devido a esse cenário, é natural que os gestores financeiros dessas organizações lidem com inúmeras planilhas. Essas gerenciam desde o controle de gastos e despesas mensais, até as de viagens corporativas e planejamento financeiro.
No entanto, apesar de grandes empresas terem processos sofisticados, muitas das pequenas e médias ainda contabilizam com o próprio punho.
O procedimento está sujeito a inúmeros erros e, para facilitar a rotina, vamos ensinar como construir uma planilha e muito mais. Para te ajudar na construção de uma planilha financeira eficaz, separamos 6 dicas práticas para te guiar nesse processo. Confira!
6 passos para estruturar uma planilha de controle financeiro empresarial
A criação de uma planilha de controle financeiro empresarial é um passo crucial para qualquer gestor que deseje ter uma visão clara e objetiva das finanças da empresa.
Este documento permite monitorar entradas e saídas, auxiliando no planejamento estratégico e na tomada de decisões informadas.
Seguindo estes passos, você construirá uma ferramenta poderosa para a gestão financeira de sua empresa:
1. Defina a periodicidade
A definição do período é o primeiro passo para estruturar sua planilha de controle financeiro. Este período pode variar de acordo com as necessidades das quais as empresas precisam, podendo ser mensal, trimestral, semestral ou anual.
A escolha dependerá do ciclo de negócios da empresa e da frequência com que as análises financeiras são realizadas. É essencial manter a consistência na atualização da planilha para que ela reflita com precisão o estado financeiro da empresa em qualquer período determinado.
2. Registre as despesas
Todas as despesas da empresa, sejam elas operacionais, administrativas ou comerciais (incluindo as despesas fixas e variáveis), devem ser meticulosamente registradas na planilha. Isso inclui desde os custos com folha de pagamento até os pagamentos de impostos e outras despesas variáveis.
A organização dessas informações em uma planilha permite uma visualização clara de onde os recursos estão sendo alocados e ajuda a identificar áreas onde possíveis cortes ou ajustes podem ser feitos para otimizar os gastos.
3. Mapeie os custos
O mapeamento dos custos, tanto fixos quanto variáveis, é fundamental para compreender a estrutura de custos da empresa. Especialmente em como ela impacta na formação do preço de venda dos produtos ou serviços oferecidos.
Essa análise ajuda a empresa a se preparar para períodos de alta demanda, garantindo que a produção ou a oferta de serviços possa ser escalada de forma eficiente sem comprometer a rentabilidade.
No entanto, mapear estes gastos é algo trabalhoso e exige bastante atenção. Os gestores precisam checar pilhas de papel à procura destas informações. A situação é duplamente ruim, já que toma muito tempo.
Para otimizar sua rotina, saber o que procurar e ter praticidade, baixe nossa Planilha e Calculadora de Custos Fixos e Variáveis. Assim, você tem todas as informações necessárias em um único lugar.
4. Categorize as saídas
A categorização das despesas e custos facilita o monitoramento e a análise financeira, permitindo que o gestor identifique rapidamente áreas que exigem atenção.
Por exemplo, um aumento inesperado nos custos com viagens corporativas pode indicar a necessidade de revisar a política de viagens da empresa ou buscar alternativas mais econômicas.
5. Faça os cálculos e comparativos
Após o registro e categorização de todas as despesas e custos, é hora de calcular os totais e fazer comparações periódicas.
Na planilha, um simples comando ‘=SOMA(Bx:By)’ irá somar todos os valores que você inserir posteriormente, ou que já inseriu, conforme podemos ver na imagem abaixo.
Essa etapa é crucial para avaliar a performance financeira da empresa ao longo do tempo e identificar tendências, sejam elas positivas ou negativas. A análise dessas informações permite ajustes proativos nas estratégias financeiras para melhorar a saúde financeira da empresa.
6. Defina metas
Finalmente, com base nas informações coletadas e analisadas na planilha, o gestor deve definir metas financeiras realistas e alinhadas com os objetivos de longo prazo da empresa.
Essas metas servirão como diretrizes para as ações futuras, ajudando a empresa a manter o foco na otimização dos recursos e na busca por crescimento sustentável.
A implementação de uma planilha de controle financeiro empresarial eficaz é um passo essencial para garantir a boa gestão do setor financeiro da empresa. Com um planejamento cuidadoso e uma análise contínua, essa ferramenta se torna indispensável para o sucesso financeiro e estratégico do negócio.
Leia também: o que diz a CLT sobre ajuda de custo e saiba, também, o que são verbas indenizatórias
Qual a importância de uma planilha de gastos?
Empregar uma planilha de gastos no controle financeiro de uma empresa é crucial para a saúde empresarial. Esse instrumento organiza a vida financeira da organização, proporcionando uma clara visualização das informações de maneira intuitiva.
Além de consolidar dados importantes em um só lugar, a planilha facilita decisões assertivas por parte dos gestores. Sem esse nível de controle, as empresas podem acabar dependendo de suposições em vez de fatos, o que coloca em risco a precisão das decisões financeiras.
A planilha serve como um elo entre métodos antiquados e a era digital, marcando o início da jornada de transformação digital para muitos negócios.
Veja também: tipos e a importância dos comprovantes de pagamento
Tipos de planilhas essenciais para a empresa
Para uma gestão financeira eficaz, além da planilha de gastos mensais, existem várias outras planilhas essenciais para a administração empresarial.
Cada uma dessas ferramentas desempenha um papel crucial na organização, permitindo uma análise detalhada da saúde financeira e da operacionalidade da empresa. Aqui estão cinco tipos fundamentais de planilhas de controle financeiro que toda empresa deve considerar:
- Planilha de gastos diários: foca na operação diária, oferecendo uma visão detalhada dos gastos cotidianos. Ela é mais operacional e permite o monitoramento dos gastos em um nível micro.
- Planilha de clientes e fornecedores: essencial para o controle de contatos de clientes e fornecedores, facilita o processo de cobranças e pagamentos, além de manter organizadas as informações de contatos importantes.
- Planilha de fluxo de caixa: um instrumento vital que compila todas as entradas e saídas financeiras, ajudando a identificar o crescimento ou declínio da empresa ao longo do tempo.
- Planilha de contas: fundamental para uma visão clara da situação financeira, nela são registradas todas as contas a pagar e a receber, facilitando o entendimento dos compromissos financeiros da empresa.
- Planilha de controle de estoque: controla a logística de estoque, incluindo números de pedidos, status de entrega, quantidade de itens disponíveis, entre outros dados críticos para o gerenciamento de inventário.
- Planilha de DRE (emonstração de Resultados do Exercício): essa planilha é crucial para determinar a lucratividade da empresa, apresentando informações como receita bruta, margem de contribuição, e outros indicadores financeiros importantes.
Cada uma dessas planilhas contribui para um controle mais apurado e uma gestão mais eficiente, sendo ferramentas indispensáveis para qualquer empresa que deseja manter sua saúde financeira e operacional em cheque.
Comparativamente mais confiáveis que anotações manuais, as planilhas reduzem significativamente a probabilidade de erros de cálculo.
Contudo, ainda que superiores ao uso de papel e caneta, elas não são imunes a deslizes, destacando a importância de se avançar para sistemas automatizados para um controle ainda mais rigoroso e eficiente.
Transforme a sua gestão financeira com a tecnologia!
Embora as planilhas sejam uma ferramenta útil para o controle financeiro, a coleta manual de informações e o risco de perda de documentos importantes podem tornar o processo desafiador e ineficiente.
Além disso, a gestão de múltiplas planilhas em diferentes sistemas pode consumir um tempo valioso, dificultando a produtividade dos gestores e a prestação de contas.
A Flash oferece uma gama de funcionalidades adaptadas para atender às necessidades de empresas de todos os tamanhos. Nossos planos são projetados para automatizar o lançamento de despesas, garantir a conformidade e evitar discrepâncias de informações, simplificando o processo de gestão financeira.
Utilizar a nossa solução de gestão de despesas corporativas, elimina a necessidade de registrar dados em múltiplos sistemas.
Com isso, minimizando os erros e consolidando todas as informações relevantes em uma única plataforma. Isso assegura uma visão completa e um controle eficaz sobre os gastos, otimizando a gestão de abastecimento e despesas da sua empresa.
Para descobrir como a Flash pode transformar a gestão financeira do seu negócio, entre em contato e venha fazer parte do futuro.