Como fazer planilha de controle financeiro empresarial: em 6 passos

A planilha de controle financeiro empresarial é uma ferramenta indispensável para uma gestão organizacional estratégica e sustentável.

Para tanto, cerca de 61% das PMEs usam planilhas para fazer a contabilidade, conforme aponta a Capterra.

Apesar de ser inerente a transformação digital e o uso de sistemas automatizados, a maioria das organizações ainda conta com planilhas manuais para gerenciar suas receitas e despesas do dia a dia.

Apenas uma de cada quatro usa um software de gestão financeira e 15% ainda utiliza papel e caneta, segundo a mesma pesquisa

Devido a esse cenário, é natural que os gestores financeiros dessas organizações lidem com inúmeras planilhas. Essas gerenciam desde o controle de gastos e despesas mensais, até as de viagens corporativas e planejamento financeiro.

No entanto, apesar de grandes empresas terem processos sofisticados, muitas das pequenas e médias ainda contabilizam com o próprio punho. 

O procedimento está sujeito a inúmeros erros e, para facilitar a rotina, vamos ensinar como construir uma planilha e muito mais. Para te ajudar na construção de uma planilha financeira eficaz, separamos 6 dicas práticas para te guiar nesse processo. Confira!

6 passos para estruturar uma planilha de controle financeiro empresarial

A criação de uma planilha de controle financeiro empresarial é um passo crucial para qualquer gestor que deseje ter uma visão clara e objetiva das finanças da empresa. 

Este documento permite monitorar entradas e saídas, auxiliando no planejamento estratégico e na tomada de decisões informadas. 

Seguindo estes passos, você construirá uma ferramenta poderosa para a gestão financeira de sua empresa:

1. Defina a periodicidade

A definição do período é o primeiro passo para estruturar sua planilha de controle financeiro. Este período pode variar de acordo com as necessidades das quais as empresas precisam, podendo ser mensal, trimestral, semestral ou anual. 

A escolha dependerá do ciclo de negócios da empresa e da frequência com que as análises financeiras são realizadas. É essencial manter a consistência na atualização da planilha para que ela reflita com precisão o estado financeiro da empresa em qualquer período determinado.

2. Registre as despesas

Todas as despesas da empresa, sejam elas operacionais, administrativas ou comerciais (incluindo as despesas fixas e variáveis), devem ser meticulosamente registradas na planilha. Isso inclui desde os custos com folha de pagamento até os pagamentos de impostos e outras despesas variáveis. 

A organização dessas informações em uma planilha permite uma visualização clara de onde os recursos estão sendo alocados e ajuda a identificar áreas onde possíveis cortes ou ajustes podem ser feitos para otimizar os gastos.

3. Mapeie os custos

O mapeamento dos custos, tanto fixos quanto variáveis, é fundamental para compreender a estrutura de custos da empresa. Especialmente em como ela impacta na formação do preço de venda dos produtos ou serviços oferecidos. 

Essa análise ajuda a empresa a se preparar para períodos de alta demanda, garantindo que a produção ou a oferta de serviços possa ser escalada de forma eficiente sem comprometer a rentabilidade.

No entanto, mapear estes gastos é algo trabalhoso e exige bastante atenção. Os gestores precisam checar pilhas de papel à procura destas informações. A situação é duplamente ruim, já que toma muito tempo.

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4. Categorize as saídas

A categorização das despesas e custos facilita o monitoramento e a análise financeira, permitindo que o gestor identifique rapidamente áreas que exigem atenção.

Por exemplo, um aumento inesperado nos custos com viagens corporativas pode indicar a necessidade de revisar a política de viagens da empresa ou buscar alternativas mais econômicas.

5. Faça os cálculos e comparativos

Após o registro e categorização de todas as despesas e custos, é hora de calcular os totais e fazer comparações periódicas. 

Na planilha, um simples comando ‘=SOMA(Bx:By)’ irá somar todos os valores que você inserir posteriormente, ou que já inseriu, conforme podemos ver na imagem abaixo.

Essa etapa é crucial para avaliar a performance financeira da empresa ao longo do tempo e identificar tendências, sejam elas positivas ou negativas. A análise dessas informações permite ajustes proativos nas estratégias financeiras para melhorar a saúde financeira da empresa.

6. Defina metas

Finalmente, com base nas informações coletadas e analisadas na planilha, o gestor deve definir metas financeiras realistas e alinhadas com os objetivos de longo prazo da empresa. 

Essas metas servirão como diretrizes para as ações futuras, ajudando a empresa a manter o foco na otimização dos recursos e na busca por crescimento sustentável.

A implementação de uma planilha de controle financeiro empresarial eficaz é um passo essencial para garantir a boa gestão do setor financeiro da empresa. Com um planejamento cuidadoso e uma análise contínua, essa ferramenta se torna indispensável para o sucesso financeiro e estratégico do negócio.

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Qual a importância de uma planilha de gastos?

Empregar uma planilha de gastos no controle financeiro de uma empresa é crucial para a saúde empresarial. Esse instrumento organiza a vida financeira da organização, proporcionando uma clara visualização das informações de maneira intuitiva. 

Além de consolidar dados importantes em um só lugar, a planilha facilita decisões assertivas por parte dos gestores. Sem esse nível de controle, as empresas podem acabar dependendo de suposições em vez de fatos, o que coloca em risco a precisão das decisões financeiras. 

A planilha serve como um elo entre métodos antiquados e a era digital, marcando o início da jornada de transformação digital para muitos negócios.

Veja também: tipos e a importância dos comprovantes de pagamento

Tipos de planilhas essenciais para a empresa

Para uma gestão financeira eficaz, além da planilha de gastos mensais, existem várias outras planilhas essenciais para a administração empresarial. 

Cada uma dessas ferramentas desempenha um papel crucial na organização, permitindo uma análise detalhada da saúde financeira e da operacionalidade da empresa. Aqui estão cinco tipos fundamentais de planilhas de controle financeiro que toda empresa deve considerar:

• Planilha de gastos diários: foca na operação diária, oferecendo uma visão detalhada dos gastos cotidianos. Ela é mais operacional e permite o monitoramento dos gastos em um nível micro.
• Planilha de clientes e fornecedores: essencial para o controle de contatos de clientes e fornecedores, facilita o processo de cobranças e pagamentos, além de manter organizadas as informações de contatos importantes.
• Planilha de fluxo de caixa: um instrumento vital que compila todas as entradas e saídas financeiras, ajudando a identificar o crescimento ou declínio da empresa ao longo do tempo.
• Planilha de contas: fundamental para uma visão clara da situação financeira, nela são registradas todas as contas a pagar e a receber, facilitando o entendimento dos compromissos financeiros da empresa.
• Planilha de controle de estoque: controla a logística de estoque, incluindo números de pedidos, status de entrega, quantidade de itens disponíveis, entre outros dados críticos para o gerenciamento de inventário.
• Planilha de DRE (emonstração de Resultados do Exercício): essa planilha é crucial para determinar a lucratividade da empresa, apresentando informações como receita bruta, margem de contribuição, e outros indicadores financeiros importantes.

Cada uma dessas planilhas contribui para um controle mais apurado e uma gestão mais eficiente, sendo ferramentas indispensáveis para qualquer empresa que deseja manter sua saúde financeira e operacional em cheque.

Comparativamente mais confiáveis que anotações manuais, as planilhas reduzem significativamente a probabilidade de erros de cálculo. 

Contudo, ainda que superiores ao uso de papel e caneta, elas não são imunes a deslizes, destacando a importância de se avançar para sistemas automatizados para um controle ainda mais rigoroso e eficiente.

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Embora as planilhas sejam uma ferramenta útil para o controle financeiro, a coleta manual de informações e o risco de perda de documentos importantes podem tornar o processo desafiador e ineficiente. 

Além disso, a gestão de múltiplas planilhas em diferentes sistemas pode consumir um tempo valioso, dificultando a produtividade dos gestores e a prestação de contas.

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