Descubra o que é e quais são as despesas fixas e variáveis na empresa
Você conhece a diferença entre despesas fixas e variáveis? Descubra mais e saiba como classificá-las corretamente.
Esses gastos, distintos dos custos diretos relacionados à produção, englobam todas as outras saídas financeiras necessárias para o funcionamento da empresa. Contemplam desde as operacionais até as administrativas.
Além disso, uma das perguntas mais comuns é: "o que difere entre uma despesa fixa e uma variável?"
A principal diferença reside na regularidade dos gastos. Entender a natureza dessas despesas e como elas impactam o fluxo de caixa é essencial para qualquer gestor financeiro.
Para ajudar a compreender melhor sobre o tema e como realizar corretamente a classificação dessas despesas, continue a leitura. Iremos abordar exemplos e uma explicação completa para não deixar dúvidas.
Diferenciando na prática as despesas fixas e variáveis
Na esfera corporativa, compreender e controlar as despesas fixas e variáveis é fundamental para a saúde financeira e operacional do negócio.
Esses dois tipos de despesas, cruciais para o funcionamento da empresa, são classificadas com base na sua constância e ligação com o processo produtivo e de vendas.
Despesas fixas: estáveis e recorrentes
Despesas fixas são aquelas que não flutuam com o volume de produção ou vendas da empresa. Caracterizam-se pela regularidade, geralmente em uma base mensal ou anual, e são essenciais para a manutenção das operações.
Essas despesas são independentes das oscilações no desempenho empresarial. Alguns exemplos de despesas fixas:
- Salários e remunerações fixas dos funcionários
- Planos de saúde e seguros
- Custos fixos como aluguel do espaço comercial
- Contas de consumo fixas (água, energia elétrica, internet)
- Assinaturas e licenças de softwares
- Obrigações financeiras (impostos, empréstimos, financiamentos)
Despesas variáveis: flexíveis e inconstantes
Por outro lado, a despesa variável são aquelas que se ajustam de acordo com o nível de atividade da empresa.
Seu montante é diretamente afetado pelo volume de produção ou de vendas, exigindo monitoramento contínuo para assegurar alinhamento com o orçamento. Incluem:
- Reembolso de despesas operacionais
- Custos com viagens corporativas
- Gastos variáveis com cartão corporativo
- Bônus e comissões baseadas em desempenho
- Manutenção e reparos eventuais
- Suprimentos de escritório
- Logística e entrega
- Impostos direcionados sobre vendas
Ter a consciência de como categorizar e acompanhar essas despesas é essencial para a manutenção de um plano financeiro saudável e estratégico.
Plano de contas: qual seu impacto na gestão de despesas?
O plano de contas desempenha um papel fundamental no controle financeiro, especialmente no que diz respeito às despesas fixas e variáveis.
É uma estrutura organizada que classifica e registra todas as transações da companhia em categorias. Além disso, funciona como facilitador para a análise e o acompanhamento das atividades financeiras, permitindo uma visão clara das receitas, despesas, ativos e passivos da organização.
A importância de categorizar despesas fixas e variáveis no plano de contas inclui:
- Visibilidade financeira: essa análise detalhada demonstra onde os recursos estão alocados, ajudando os gestores a identificar tendências financeiras;
- Acompanhamento: comparar as despesas ajuda a identificar padrões para tomar decisões informadas e ajustar os gastos conforme necessário;
- Previsões orçamentárias: saber quais despesas são fixas e variáveis permite que a empresa preveja as despesas futuras e ajuste suas projeções financeiras;
- Análise de rentabilidade: fundamental para determinar métricas como a margem de contribuição, que ajuda a determinar quais despesas do negócio estão contribuindo mais para os lucros e onde podem ser feitas melhorias;
- Negociação de contratos: negociar contratos de locação, acordos de fornecedores, entre outros compromissos financeiros são alguns exemplos de como economizar a longo prazo;
- Auditoria e conformidade: a categorização adequada das despesas é fundamental para manter os registros financeiros precisos e em conformidade legal.
Momento da prática: como categorizar as despesas fixas e variáveis na empresa
A gestão eficiente das despesas empresariais começa pela clara identificação e categorização dos gastos fixos e variáveis. Abaixo separamos algumas dicas para simplificar esse processo:
1. Revisão dos documentos financeiros
- Objetivo: obter uma visão completa dos gastos empresariais.
- Como fazer: análise extratos bancários, faturas, e registros contábeis para identificar todos os gastos.
2. Agrupamento por natureza e função
- Objetivo: diferenciar entre despesas fixas e variáveis.
- Como fazer: classifique os gastos em categorias como operacionais, de viagens, de marketing e tecnologia.
3. Diálogo com equipes departamentais
- Objetivo: aprofundar o entendimento sobre a natureza dos gastos em diferentes áreas da empresa.
- Como fazer: converse com líderes de departamento para coletar insights sobre os gastos mais significativos e sua recorrência.
4. Realização de Pesquisas e Benchmarking
- Objetivo: alinhar as práticas de categorização com padrões do setor.
- Como fazer: investigue como outras empresas similares gerenciam e classificam suas despesas.
5. Análise de Sustentabilidade Financeira
- Objetivo: compreender o impacto da produção nas despesas variáveis e na lucratividade.
- Como fazer: avalie como variações na produção afetam as despesas e identifique pontos de equilíbrio financeiro.
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Despesas fixas x despesas variáveis: como equilibrar?
Na gestão financeira, tanto as despesas fixas quanto as variáveis são vitais para a sustentabilidade do negócio.
Cada tipo de despesa oferece vantagens distintas e atende a diferentes necessidades operacionais e estratégicas.
Importância das despesas fixas:
- Sustentação operacional: as despesas fixas asseguram que a infraestrutura essencial do negócio esteja sempre disponível, mantendo o funcionamento contínuo.
- Estabilidade financeira: oferecem uma base de custos previsível, facilitando o planejamento e as projeções financeiras.
- Cumprimento de obrigações: garantem a cobertura de compromissos fiscais e legais, protegendo a empresa contra riscos regulatórios.
- Planejamento a longo prazo: contribuem para a continuidade do negócio, permitindo estratégias de crescimento sustentável.
Importância das despesas variáveis:
- Adaptabilidade: permitem ajustes rápidos nos gastos, alinhando-se com o volume de vendas ou produção.
- Oportunidades de otimização: apresentam maior flexibilidade para a maximização da eficiência e da rentabilidade.
- Gestão de custos efetiva: são mais facilmente controláveis, oferecendo potencial para a redução direta de gastos.
Equilibrar o valor das despesas fixas e variáveis é a chave para um controle financeiro eficaz.
O excesso de gastos fixos, por exemplo, pode deixar a empresa vulnerável a períodos de baixa demanda, pois esses custos continuam a pressionar a lucratividade.
Por outro lado, uma ênfase nas despesas variáveis pode dificultar a previsibilidade e a estabilidade financeira, já que esses gastos podem ser irregulares. Encontrar o equilíbrio é essencial, por diversos motivos:
- Resiliência financeira: a combinação balanceada entre despesas fixas e variáveis fortalece a posição financeira da empresa, preparando-a para enfrentar flutuações do mercado.
- Otimização da lucratividade: estrutura de custos potencializa os lucros, ao mesmo tempo em que mantém a capacidade de resposta a mudanças no ambiente de negócios.
- Planejamento estratégico: o equilíbrio correto entre as despesas permite à empresa projetar cenários futuros com maior precisão, fundamentando decisões estratégicas informadas.
6 Passos para o controle eficiente de despesas fixas e variáveis
A gestão das despesas empresariais requer atenção e planejamento. Siga estes passos para otimizar o controle das suas despesas fixas e variáveis:
1. Mapeamento das despesas
Organize todas as despesas fixas e variáveis em uma planilha detalhada ou utilize um sistema de gestão financeira. Isso oferece uma visão clara do fluxo de caixa e facilita a identificação de padrões de gastos.
2. Cálculo e análise
Calcule o total das despesas fixas e estabeleça a média mensal das despesas variáveis com base em dados históricos. Essa etapa ajuda a compreender a estrutura de custos da empresa.
3. Projeção e planejamento
Projete os gastos futuros, considerando os valores máximos e mínimos possíveis. Desenvolva estratégias para lidar com variações significativas, especialmente para as despesas variáveis.
4. Análise estratégica
Determine quais despesas são essenciais para as operações e crescimento da empresa e quais podem ser eliminadas ou reduzidas. Foco na eficiência e na maximização da rentabilidade.
5. Implementação de políticas de compliance
Estabeleça políticas de compliance e outros documentos internos. Estes devem ser claros para o gerenciamento de despesas, enfatizando a importância do cumprimento das regras e procedimentos estabelecidos.
6. Plano de redução de custos
Elabore um plano abrangente para a redução de custos, identificando oportunidades de economia sem comprometer a qualidade ou o desempenho da empresa.
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