Qual o papel do departamento financeiro? Entenda tudo sobre o setor

Setor ou departamento financeiro, não importa o nome dado pela empresa. Trata-se do centro vital de qualquer organização, independente do porte ou mercado de atuação. Sua responsabilidade vai muito além da simples administração dos recursos; ele é o núcleo estratégico que garante a estabilidade financeira, a gestão eficaz de receitas e despesas e o planejamento necessário para alcançar os objetivos de longo prazo.

Neste guia completo sobre o tema, vamos abordar desde as funções essenciais e as rotinas do departamento até os principais indicadores e processos de análise financeira. Aqui, você encontrará informações valiosas e dicas práticas para estruturar um departamento financeiro eficiente e alinhado às metas do seu negócio.

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O que setor financeiro faz na empresa?

O departamento financeiro é o responsável por gerenciar e controlar as finanças de uma companhia. Entre suas atribuições, estão o planejamento, monitoramento e análise das atividades financeiras.

Seu objetivo principal é garantir a saúde financeira da organização. Ou seja, fornecer as bases para uma gestão de recursos mais eficaz. Isso envolve atividades que vão desde o gerenciamento do fluxo de caixa até o planejamento de investimentos e a formulação de estratégias para crescimento sustentável.

Leia também: O que é centro de custos e como definir na sua empresa?

Em resumo, podemos afirmar que o departamento financeiro é o encarregado por manter a empresa estável e competitiva, auxiliando nas tomadas de decisão e na mitigação de riscos.

A importância de um setor financeiro estratégico

Mais do que apenas as tarefas de organizar contas a pagar e a receber, a área desempenha um papel fundamental na estabilidade e no crescimento de uma empresa. Por isso, se torna responsável por assegurar que os recursos sejam utilizados de maneira eficiente, reduzindo desperdícios e maximizando a lucratividade.

Um departamento financeiro estratégico deve criar o planejamento financeiro e garantir que cada área cumpra com suas respectivas responsabilidades. Os profissionais do setor definem orçamentos e monitoram para que tudo saia como o planejado. Nesse momento, saber quais métricas monitorar também é indispensável.

Uma gestão financeira eficaz permite que a empresa preveja problemas de fluxo de caixa, identifique oportunidades de investimento e desenvolva estratégias de expansão baseadas em dados sólidos.

Ao monitorar o desempenho, o departamento financeiro oferece uma visão ampla da saúde organizacional e auxilia na manutenção de um crescimento sustentável. Assim, entrega insights valiosos para os tomadores de decisão dentro da companhia.

Organograma, cargos e funções dentro do departamento financeiro

Cada empresa tem uma realidade própria, que varia de acordo com a complexidade do mercado de atuação e porte. Logo, não há um padrão pré-definido para a formação da área, mas geralmente segue um organograma que facilita a divisão de responsabilidades e o fluxo de informações.

Em empresas menores, as funções podem ser mais condensadas, com um único profissional acumulando várias responsabilidades. Já em corporações de grande porte, é comum que o setor financeiro conte com equipes especializadas para cada função, o que permite uma gestão mais detalhada e eficiente.

Dentro de um departamento financeiro maior, cargos como auxiliar, analista, supervisor, coordenador e gerente desempenham papéis distintos e progressivos de acordo com a hierarquia, responsabilidades e a complexidade das tarefas. Cada nível contribui para uma estrutura eficiente que garante a organização, o controle e a estratégia das finanças da empresa.

Abaixo, destacamos as principais funções de um setor financeiro, cada uma desempenhando funções importantes para a organização:

• Chief Financial Officer (CFO) ou diretor financeiro;
• Tesouraria;
• Contabilidade;
• Gestão fiscal;
• Controller; e
• Compras.

Chief Financial Officer (CFO) ou diretor financeiro

Também conhecido como diretor financeiro, o CFO é o líder do departamento e é responsável por definir e supervisionar a estratégia financeira da empresa. Ele coordena todas as atividades do setor, incluindo planejamento estratégico, orçamentos, análise de investimentos e gestão de riscos.

O CFO trabalha diretamente com a alta direção, auxiliando na tomada de decisões cruciais e garantindo que a estratégia financeira esteja alinhada aos objetivos de longo prazo da empresa.

Tesouraria

A tesouraria é responsável pelo gerenciamento do fluxo de caixa da empresa, monitorando a conta bancária e todas as transações financeiras, entradas e saídas. Geralmente, os profissionais utilizam ferramentas que vão desde planilhas simples até softwares de controle de despesas para garantir mais precisão no controle e otimização dos fluxos financeiros.

Contabilidade

A contabilidade é fundamental para administrar o patrimônio da empresa. A função foca no registro de lucros e prejuízos, além da gestão de ativos e passivos. Contadores trabalham intensamente com indicadores financeiros (KPIs), realizam análises contínuas para identificar áreas de melhoria e garantir a precisão dos registros.

Os ERPs e outros sistemas de gestão financeira são os grandes aliados tecnológicos da área contábil, uma vez que compilam as informações e garantem segurança nos registros.

Gestão fiscal

A gestão fiscal assegura que a empresa esteja em conformidade com as obrigações tributárias. Estrategicamente, são os responsáveis por buscar maneiras de reduzir a carga de impostos e os encargos fiscais legalmente.

Os profissionais dessa área devem manter um planejamento tributário atualizado, além de se atentar às mudanças na legislação para calcular impostos e explorar oportunidades de otimização fiscal.

Controller

O controller atua na coordenação de processos internos. É quem garante a exatidão dos relatórios financeiros e o cumprimento das normas contábeis e fiscais. Esse profissional também é responsável pelo controle de custos e pela elaboração de relatórios que fornecem uma visão precisa sobre o desempenho financeiro da empresa.

Esse profissional trabalha em conjunto com o CFO, entregando dados essenciais para a formulação de estratégias e na manutenção da governança corporativa e do compliance.

Compras

Em muitas empresas, a área de compras está dentro do departamento financeiro. Isso ocorre pois suas atividades têm impacto direto no fluxo de caixa e no planejamento orçamentário. Quando essa integração existe, o setor financeiro pode monitorar e controlar melhor os gastos, garantindo que as aquisições estejam alinhadas ao orçamento e às metas financeiras da empresa.

Nessa configuração, a área de compras é responsável por negociar com fornecedores, controlar contratos e garantir a melhor relação custo-benefício, tudo em sinergia com a gestão financeira.

10 tarefas e atividades essenciais na rotina do financeiro

A rotina do setor financeiro envolve uma série de atividades que são indispensáveis para garantir o funcionamento saudável das finanças corporativas. Cada tarefa é cuidadosamente planejada para monitorar e controlar as entradas e saídas de dinheiro, gerenciar o orçamento, assegurar o cumprimento de obrigações fiscais e, principalmente, contribuir para a execução da estratégia financeira da organização.

A seguir, apresentamos as 10 atividades principais que compõem o dia a dia do setor financeiro:

1. planejamento financeiro;
2. controle interno;
3. gestão de fluxo de caixa;
4. apuração de movimentações;
5. auditorias internas;
6. pagamento de fornecedores;
7. alocação de verba;
8. reembolso de despesas;
9. gestão de compras; e
10. acompanhamento de indicadores.

1. Planejamento financeiro

O planejamento financeiro é uma ferramenta vital na gestão empresarial. Ele permite que gestores e diretores tenham uma visão clara de quanto e onde investir, otimizando a alocação de recursos.

Sem um planejamento financeiro robusto, as empresas correm o risco de acumular dívidas insustentáveis ou de gastar além do necessário, expondo-se a riscos financeiros significativos.

2. Controle interno

O controle interno é crucial para assegurar a legitimidade das transações financeiras, incluindo contas a pagar e contas a receber. Este processo não apenas facilita o cumprimento do planejamento financeiro e das políticas internas, mas também promove uma gestão transparente e responsável dos recursos.

3. Gestão de fluxo de caixa

Acompanhar de perto o fluxo de caixa é essencial para o setor financeiro. Esta atividade permite aos gestores monitorar todas as entradas e saídas de recursos, preparando a empresa para qualquer imprevisto e possibilitando uma análise financeira mais precisa e fundamentada.

4. Apuração de movimentações

Esta função envolve a verificação rigorosa das transações efetuadas, incluindo pagamentos realizados e recebidos através de cartões corporativos. Tal monitoramento é vital para identificar possíveis irregularidades ou violações das normas empresariais, assegurando a conformidade e a integridade nas operações financeiras.

5. Auditorias internas

A realização de auditorias financeiras é uma prática essencial dentro do departamento financeiro, parte integrante da rotina de gestão de riscos. Essas análises garantem que todas as operações financeiras, incluindo reembolsos de despesas de colaboradores em viagens ou trabalhos externos, sejam executadas conforme as políticas da empresa. 

A auditoria de reembolsos, por exemplo, é um artifício específico para prevenir e identificar despesas superfaturadas ou gastos não autorizados. Dessa forma, protege a empresa contra perdas financeiras que podem se acumular com o tempo.

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6. Pagamento de fornecedores

Gerenciar eficazmente o pagamento de fornecedores é indispensável para manter um bom relacionamento comercial e assegurar a continuidade do suprimento de matérias-primas. 

O processo é um componente chave do planejamento financeiro e ajuda a evitar atrasos que poderiam resultar em custos adicionais por juros ou multas. Isso garante que a produção e oferta de serviços não sejam interrompidas.

7. Alocação de verba

A alocação de recursos financeiros, seja para adiantamentos, investimentos em novas ferramentas, contratação de serviços ou colaboradores, exige uma análise criteriosa dos indicadores financeiros e do planejamento orçamentário.

Essa tarefa assegura que todas as decisões de investimento sejam baseadas em dados concretos, aumentando a segurança e eficácia das operações financeiras.

8. Reembolso de despesas

O reembolso de despesas faz parte da rotina de diversas organizações, mas nem sempre é executado corretamente. Isso coloca em risco não apenas a conformidade da companhia, mas também pode resultar em gastos desnecessários. 

Segundo o Artigo 2 da CLT, os custos associados às atividades empresariais não devem ser repassados aos funcionários. Logo, implementar uma política de reembolso clara e eficaz é muito importante, mas a criação dessa política pode ser complexa e demorada. 

O processo de desenvolvimento inclui a definição de diretrizes, regras e exceções, demandando um investimento significativo de tempo e recursos. Sem um processo formalizado, muitas empresas encontram dificuldades para estruturar ou iniciar suas políticas de reembolso.

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9. Gestão de compras

A gestão de compras é vital para o controle financeiro e a redução de custos dentro de uma empresa. Ao estabelecer cronogramas específicos para aquisições e alinhar-se com o departamento de compras, o setor financeiro pode garantir melhores preços e descontos em compras volumosas. 

Essa colaboração também envolve treinamento de equipe em técnicas de negociação e o estabelecimento de limites de gastos que alinham com as metas financeiras da empresa, promovendo uma gestão mais eficiente dos recursos.

10. Acompanhamento de indicadores

Monitorar indicadores financeiros é essencial para uma gestão eficaz no curto, médio e longo prazo. A análise de indicadores deve focar em alguns pilares, como:

• margem de contribuição;
• lucratividade;
• rentabilidade;
• ativo circulante; e
• margens bruta e líquida.

Esses índices permitem que o setor financeiro avalie a competitividade da empresa, ajuste a precificação de produtos e serviços, e determine a capacidade de investimento para crescimento sustentável. 

O mapeamento e a análise cuidadosa desses indicadores são passos cruciais para garantir a saúde financeira da empresa e suportar decisões estratégicas informadas.

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Tecnologia e o futuro do departamento financeiro com a Flash

O setor financeiro é crítico para a gestão eficaz das finanças e despesas de uma empresa. Entretanto, a eficiência no planejamento e controle dessas atividades muitas vezes depende da disponibilidade e precisão das informações.

A realização de auditorias sem acesso a dados corretos e atualizados pode não apenas ser ineficaz, mas também arriscar a integridade financeira da organização. Tradicionalmente, muitas companhias ainda dependem de planilhas dispersas, o que pode comprometer a agilidade e precisão no tratamento das informações.

Neste cenário, a solução da Flash para gestão de despesas possibilita a automatização de processos, fornece relatórios gerenciais automáticos e facilita a integração com sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERPs).

Essas funcionalidades ajudam a evitar duplicidades de dados e diminuem as chances de erros, fortalecendo o compliance financeiro e liberando tempo para que os gestores possam focar em iniciativas estratégicas para o crescimento do negócio.

• Centralização de dados: com todas as informações financeiras centralizadas em um único sistema, o acesso e a análise de dados se tornam mais rápidos e eficientes, permitindo decisões mais informadas e ágeis.
• Redução de erros: a automação reduz significativamente a incidência de erros manuais, assegurando maior precisão nos registros financeiros.
• Compliance aprimorado: manter a conformidade com normas e regulamentos, se torna mais simples com sistemas que são projetados para acompanhar as mudanças na legislação e nas práticas de mercado.

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