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Prestação de contas: saiba o que é e confira dicas de como fazer

A prestação de contas é uma das principais obrigações financeiras. Saiba como fazer corretamente, com legalidade e confiabilidade das informações.

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A prestação de contas emerge como uma das principais atividades da gestão financeira de qualquer empresa, instituição ou associação pública. Esse documento registra todas as transações ocorridas dentro de um período definido, servindo como um espelho fiel dos ganhos e despesas da organização. 

 

Essa prática não apenas permite aos gestores e sócios uma visão clara e objetiva da saúde financeira da empresa, como também promove um nível superior de transparência.

Tal transparência não só fomenta a confiança interna e externa na organização mas também pavimenta o caminho para o sucesso, ao facilitar a identificação e correção ágil de possíveis discrepâncias financeiras.

Nesse conteúdo, exploraremos todos os aspectos que um profissional do setor financeiro precisa compreender sobre a prestação de contas. Iremos demonstrar desde a sua definição, passando por quem tem a responsabilidade de realizá-la, até a maneira como ela deve ser executada e os benefícios que a tecnologia moderna pode oferecer neste processo.

O que é prestação de contas e como afeta o balanço financeiro

A prestação de contas é, em essência, um relatório abrangente que detalha cada transação financeira da empresa, englobando tanto as receitas quanto as despesas. Este documento é o alicerce sobre o qual se constrói a transparência operacional, um valor inestimável para instituições que colocam a clareza de suas operações em primeiro plano.

Dentro deste relatório, é crucial apresentar uma descrição minuciosa de todas as despesas, as fontes de receita, a relação total de ativos e passivos, além dos valores do patrimônio líquido e bruto. 

A prestação de contas deve levar em conta não apenas os custos fixos e variáveis, mas também elementos como o fluxo de caixa e despesas com viagens corporativas, entre outros fatores que contribuem para a elaboração de um panorama financeiro preciso.

Este balanço pode ser feito mensalmente ou anualmente, como detalha a lei 10.406/02 do artigo 1.020 do Código Civil. Não é difícil entender do que se trata este balanço, mas quem deve fazê-lo pode ser uma dúvida.

Todas as empresas são obrigadas a prestar contas?

A obrigatoriedade da prestação de contas não é uma regra aplicável universalmente a todas as organizações.

No entanto, sua importância transcende o espectro das empresas privadas, abrangendo uma variedade de entidades que, por natureza ou regulamentação, são compelidas a adotar essa prática rigorosa.

Entidades que devem fazer a prestação de contas

  • Instituições públicas e entidades governamentais: Por lidarem com recursos provenientes do erário público.

  • Associações e sindicatos: Estas organizações, que representam coletivos específicos, devem prestar contas tanto para seus membros quanto para os órgãos reguladores.

  • Condomínios e cooperativas: Grupos que administram recursos comuns, como condomínios residenciais e cooperativas de trabalho ou de consumo.

  • Empresas com estrutura societária complexa: Negócios que operam com uma rede de sócios ou investidores..

Exceções à regra

Enquanto a prestação de contas figura como um requisito para muitas organizações, algumas entidades operam sob um regime de isenção, dependendo de sua natureza jurídica e do volume de negócios. Entre elas, destacam-se:

  1. Microempreendedor Individual (MEI);

  2. Empreendedor Individual (EI) e Eireli.

Realizando a prestação de contas

O ritual da prestação de contas é um marco definido no calendário de cada exercício social de uma organização. Este momento chave é quando os relatórios financeiros são compilados, analisados e, posteriormente, apresentados para validação em um ambiente formal, como uma assembleia de sócios ou membros.

A preparação é fundamental

Antes que os números possam ser discutidos ou aprovados, é crucial uma preparação meticulosa. Esta fase envolve a coleta, a análise e o registro de cada transação financeira ocorrida durante o período em questão. 

Dada a complexidade e a importância deste processo, é aconselhável contar com o apoio de um especialista em contabilidade, que poderá garantir a precisão e a conformidade dos dados apresentados.

  • Gestores e CFOs,
  • Especialistas contábeis.

Porém, a prestação de contas precisa ser realizada antes da assembleia, construindo o relatório que será discutido na reunião. Segundo o artigo 1.078 do Código Civil:

“A assembléia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de:

I - tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;

II - designar administradores, quando for o caso;

III - tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.”

A antecipação a este evento requer não apenas a preparação dos relatórios financeiros mas também uma atenção meticulosa às obrigações e exigências legais, minimizando o risco de problemas jurídicos.

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Componentes indispensáveis da prestação de contas

Um relatório de prestação de contas completo deve encapsular todos os aspectos financeiros da organização, incluindo:

  • Ativos e passivos: A representação precisa do patrimônio da empresa.
  • Patrimônio bruto e líquido: A saúde financeira refletida nos valores totais.
  • Despesas e receitas: O registro detalhado de todos os gastos e entradas monetárias.

Contextos específicos onde a prestação pode ser exigida:

Embora a prática padrão dite que a prestação de contas ocorra durante as assembleias gerais anuais das organizações, existem circunstâncias específicas que exigem esse procedimento fora desse período estabelecido. 

Tais situações, delineadas pela legislação, sublinham a necessidade de flexibilidade e transparência nas operações financeiras, garantindo direitos e esclarecimentos aos envolvidos.

  • Administração de consórcios: Participantes de consórcios têm o direito de solicitar uma prestação de contas detalhada à administração do grupo. Isso assegura a transparência na gestão dos recursos coletivos e fortalece a confiança entre as partes.

  • Processos de separação judicial: em casos de divisão de bens um dos cônjuges pode requerer que o responsável pela guarda dos bens comuns até a partilha definitiva, apresente uma prestação de contas completa. Esta ação visa garantir uma divisão justa e equitativa dos ativos.

  • Gestão de contas de cartão de crédito: Titulares de contas têm o direito de demandar das administradoras de cartões de crédito uma prestação de contas detalhada sobre encargos e transações efetuadas. Esse procedimento é fundamental para a verificação de cobranças indevidas e a gestão financeira pessoal.

Estas exceções destacam a importância da prestação de contas como uma ferramenta de governança e fiscalização. Dessa forma assegurando a integridade e a transparência nas relações financeiras entre diferentes partes.

Como a tecnologia facilita a prestação de contas

Na era digital, a gestão financeira enfrenta desafios e oportunidades únicas. Longe vão os dias em que profissionais se viam atolados em montanhas de papel e planilhas complicadas.

A tecnologia moderna oferece soluções inovadoras que não apenas simplificam mas também potencializam a eficiência e a segurança da prestação de contas. A Flash se destaca como uma solução integral para a gestão de despesas corporativas.

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