O que é rateio de despesas, de custos, suas diferenças e como fazer

O rateio de despesas e custos é uma prática frequente em grandes organizações com várias filiais, permitindo a distribuição equitativa dos gastos. Apesar de frequentemente confundidos, é fundamental entender que custos e despesas representam conceitos distintos.

As despesas estão associadas à manutenção geral da empresa, cobrindo tudo: desde serviços administrativos até gastos com marketing. Por outro lado, os custos estão intrinsecamente ligados à produção de bens ou serviços, como matéria-prima e mão de obra direta.

Na prática, embora seja possível realizar o rateio de custos sem necessariamente envolver as despesas, e vice-versa, frequentemente ambos são gerenciados conjuntamente. Essa abordagem não apenas otimiza recursos, mas também promove uma gestão financeira mais coesa.

Por meio do rateio, unidades de negócio diversas - como centros de lucro ou spin-offs - podem compartilhar infraestrutura essencial, como equipamentos ou serviços de TI, sem a necessidade de investimentos duplicados. 

Essa estratégia não apenas reduz custos operacionais, mas também democratiza o acesso a recursos críticos dentro da organização. Para entender melhor sobre como diferenciar e fazer o rateio corretamente, continue acompanhando.

Rateio de despesas: conceito e exemplo

O rateio de despesas ocorre quando diferentes partes de um mesmo grupo econômico distribuem entre si custos e gastos comuns e é necessário calcular a participação de cada uma. 

Em geral, uma unidade central - como a matriz ou uma filial estratégica – gerencia todas as despesas. Isso permite que outras partes se beneficiem sem a necessidade de arcar individualmente com todos os custos.

Essa prática é particularmente útil para diluir altos custos operacionais e permitir o acesso equitativo a recursos compartilhados. 

Por exemplo, uma empresa pode possuir uma capacidade ou serviço especializado que é útil para várias unidades, mas não suficientemente demandado por uma única unidade para justificar o custo completo.

Exemplo de rateio de despesas

Considere o caso de uma multinacional que possui um departamento de suporte de TI altamente especializado, mas subutilizado. Através do rateio de despesas, todas as filiais podem se beneficiar desse suporte sem a necessidade de cada uma manter seu próprio time completo de TI.

Neste modelo, o custo da folha de pagamento e outros encargos associados ao departamento de TI são compartilhados entre as filiais, aumentando a eficiência operacional e mantendo a produtividade alta. 

Além disso, outros tipos de despesas, como as administrativas e as não operacionais, também podem ser incluídas no rateio.

Essa abordagem não apenas otimiza o uso de recursos especializados mas também promove uma maior colaboração e sinergia entre as unidades da empresa. 

A filial ou matriz que oferece o serviço não arca com despesas adicionais, já que os custos são divididos equitativamente entre os beneficiários.

E o rateio de custos, o que é?

Enquanto o rateio de despesas foca em gastos gerais de operação e manutenção, o rateio de custos é direcionado especificamente para os custos associados à produção. Isso inclui tudo, desde energia elétrica e matéria-prima até maquinário e outros custos diretos e indiretos, sejam eles fixos ou variáveis.

O objetivo do rateio de custos é garantir que todos os gastos relacionados à produção de bens ou serviços sejam distribuídos de maneira equitativa entre diferentes departamentos, projetos ou locais de uma empresa. Isso requer um planejamento cuidadoso para determinar como os custos serão alocados proporcionalmente, garantindo uma divisão justa e eficiente.

Exemplo prático 

Considere uma empresa industrial com várias plantas, onde uma máquina especializada é utilizada para um processo produtivo específico. Se essa máquina estiver localizada em apenas uma planta, mas as outras unidades também necessitarem dela para a produção, pode-se aplicar o rateio de custos para otimizar seu uso.

Por exemplo, se a demanda local pela máquina é baixa, deixando-a frequentemente ociosa, o rateio de custos permite que outras plantas utilizem a máquina. Compartilhando os custos de operação e manutenção entre si. 

Assim, todas as unidades da empresa podem beneficiar-se da tecnologia disponível na matriz, dividindo equitativamente os gastos de produção.

Esse método não apenas maximiza a utilização do equipamento, mas também eleva a produtividade geral da empresa ao reduzir períodos de inatividade e custos desnecessários.

Tipos de rateio de despesas e custos

Os diferentes tipos podem surgir conforme a necessidade organizacional de cada empresa. No entanto, os métodos de custeio giram em torno, principalmente, dos custos, podendo ser adaptados para as despesas, conforme a realidade.

Então, eles são feitos das seguintes formas:

• Rateio por faturamento: visando entender o percentual que um produto contribui para o faturamento, é calculada a participação dele em relação ao todo;
• Por custos diretos: cálculo feito considerando todos os custos de produção;
• Por custos indiretos: cálculo feito considerando os custos indiretos, no qual são aplicadas parcelas proporcionais;
• Por atividade: é feito ponderando os custos específicos de uma atividade ou máquina, por exemplo.

Ainda assim, há três métodos principais para entender a divisão com mais profundidade e assertividade. Aqui, são usados algumas ferramentas já conhecidas da gestão de custos, como:

• custeio variável;
• custeio por absorção;
• custeio ABC.

Custeio variável

Trata-se de um modelo que considera somente os gastos variáveis reportados em um período como base. Dessa forma, é o meio correspondente ao rateio por custos diretos, já que são aqueles diretamente afetados com o aumento ou diminuição da produção.

Além disso, ele permite a análise de como a lucratividade e rentabilidade é afetada pelo volume de vendas. Este método também pode ser usado para influenciar o planejamento e tomada de decisões estratégicas, já que ele analisa a variabilidade dos custos e despesas.

Como somente os custos variáveis, diretos ou indiretos, e as despesas variáveis, diretas ou indiretas, são base de cálculo, a margem de contribuição, por exemplo, ganha destaque. Dessa forma, o rateio entre empresas ganha maior planejamento.

Vantagens do custeio variável

Quando este indicador for unitário, o aumento do lucro líquido pelo aumento da produção e venda de uma unidade. Assim, se encontra o valor que cada produto ou serviço produzido contribui para cobrir os custos fixos e gerar lucro.

Com isso, é possível observar como o volume de vendas influencia os resultados obtidos. Além disso, o custeio variável permite tomar decisões como:

• aceitar ou não um pedido de serviço, especialmente se houver capacidade ociosa;
• comprar ou produzir um componente de um produto final;
• acrescentar ou diminuir linhas de produtos e canais de distribuição;
• comprar ou produzir um produto específico;
• empregar os recursos de forma mais lucrativa;
• fixar e definir preços com mais precisão;
• fabricar ou não um novo produto;
• repor equipamentos.

Custeio por absorção

O custeio por absorção usa todos os custos fixos e variáveis, diretos e indiretos, para fazer o cálculo ao invés dos variáveis. Sendo assim, quando o rateio for feito, é possível entender qual parcela desses gastos deve ser custeada pelas organizações parceiras.

Neste método, o volume de produção tem maior influência sobre o resultado do que as próprias vendas. Ou seja, sob esta perspectiva, não há redução no lucro caso haja queda de vendas, e vice-versa.

Além disso, caso os custos e despesas tenham alto impacto na confecção do produto ou oferta do serviço, a divisão pode garantir preços melhores, principalmente em altos volumes de produtividade.

Vantagens do custeio por absorção?

• diluição dos custos fixos em função do volume de produção;
• maior ou menor carga de custos fixos levada aos produtos;
• definição dos valores a serem pagos facilitada;
• clareza na precificação;
• fácil implementação.

Sem entender os custos fixos e variáveis, uma organização pode não estar preparada para atender períodos de sazonalidade em que a produção é alta. Além disso, diversos KPIs financeiros podem comprometer-se com isso.

No entanto, mapear estes gastos é algo trabalhoso e exige bastante atenção. Os gestores precisam checar pilhas de papel ou inúmeras planilhas à procura destas informações. A situação é duplamente ruim, já que toma muito tempo.

Para otimizar sua rotina, saber o que procurar e ter praticidade, baixe nossa Planilha e Calculadora de Custos Fixos e Variáveis. Assim, você tem todas as informações necessárias em um único lugar.

Custeio ABC

O custeio baseado em atividade é uma das principais ferramentas da gestão de custos, também sendo útil para rateio de despesas. Caso a empresa deseje fazer o de custos, ela é igualmente eficiente, assim como os métodos anteriores.

Este modelo também permite precificar clientes e processos, gerando informações valiosas para uma tomada de decisão precisa.

Dessa forma, a divisão das despesas pode abranger outras questões ao usá-lo, como as horas trabalhadas de colaboradores envolvidos em uma tarefa específica.

Cálculo de rateio de despesas e custos na prática?

Calcular o rateio de despesas envolve uma análise cuidadosa dos custos associados a cada unidade de produto ou serviço fornecido por uma empresa. Este processo é vital para garantir uma distribuição justa dos custos compartilhados. 

Veja como fazer:

• Identifique os gastos totais: some todos os gastos que serão distribuídos entre diferentes produtos, serviços ou departamentos.
• Determine os gastos unitários: calcule quanto custa produzir uma unidade individual de cada produto ou serviço. Isso pode incluir custos de materiais, mão de obra e outros gastos diretos.
• Aplicar a fórmula de rateio: A fórmula para calcular o rateio é:

Rateio ou participação = Gastos unitários do produto / Gastos totais

Como contabilizar o rateio de despesas?

A contabilização do rateio de despesas varia conforme a política da empresa e a natureza das despesas. 

Veja um exemplo prático de como contabilizar o rateio entre uma holding e suas controladas:

No pagamento da despesa pela Holding

• Débito: Despesas (parte da holding) no resultado.
• Débito: Valores a serem reembolsados (ativo circulante).
• Crédito: Banco ou contas a pagar (ativo circulante ou passivo circulante).

Por parte da controlada

• Débito: Despesas com o valor rateado pela holding.
• Crédito: Obrigações com a controladora (passivo circulante).

Pagamento do rateio pelas empresas controladas

• Débito: Obrigações com a controladora (passivo circulante).
• Crédito: Caixa ou banco.

Reembolso de despesas entre as empresas

• Débito: Banco ou Caixa.
• Crédito: Controladas (Ativo Circulante).

4 dicas para dividir gastos entre organizações

Para realizar um rateio de despesas de maneira correta e eficiente, é essencial considerar a legislação vigente, definir um método de cálculo claro e formalizar tudo por meio de um contrato. Aqui estão quatro dicas fundamentais para guiar esse processo:

Conhecer a lei

Entender as regulamentações legais é crucial. A Receita Federal oferece diretrizes claras para divisão de despesas entre empresas do mesmo grupo econômico, destacadas nas Soluções de Consulta nº 5010/18 e a nº 8011/19. Estar ciente dessas regras ajuda a manter a conformidade fiscal.

Determinar a forma de cálculo

Escolher a metodologia de cálculo apropriada é vital. Isso pode envolver a distribuição das despesas em proporções como 50/50, 60/40, ou outra configuração que reflita justamente os custos incorridos por cada parte.

Fazer um contrato

Formalizar o acordo por meio de um contrato é essencial para validar o rateio. Este documento deve detalhar as responsabilidades, proporções e condições acordadas, garantindo que todos os aspectos legais, contábeis e financeiros estejam cobertos.

Dica extra: conte com a tecnologia

Utilizar soluções tecnológicas pode simplificar enormemente a gestão de despesas compartilhadas. A Flash Gestão de Despesas oferece uma plataforma que integra lançamentos automáticos, organização de documentos e análises detalhadas, facilitando a transparência e a precisão do processo de rateio. 

As funcionalidades incluem a digitalização de recibos e notas fiscais, além da integração completa com sistemas ERP.

Essas estratégias não só otimizam o processo de rateio de despesas, mas também ajudam a prevenir erros que podem levar a complicações legais ou fiscais. Descubra como implementar um sistema robusto como o da Flash Gestão de Despesas pode transformar a gestão financeira da sua empresa.