O que é rateio de despesas e de custos? Entenda as diferenças e como fazer

O rateio de despesas e custos é uma forma de dividir as despesas referentes a um processo organizacional. Entenda mais sobre esta decisão estratégica

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O rateio de despesas e custos é bastante comum, principalmente em grandes empresas com filiais que precisam compartilhar e diluir seus gastos. No entanto, muito se engana quem pensa que são ambos o mesmo. Mesmo que por uma diferença teórica, custos e despesas não são a mesma coisa.

As despesas são aquelas relativas à manutenção do negócio, enquanto os custos estão diretamente relacionados à produção de um bem ou serviço. Dessa forma, é possível firmar um rateio de custos sem firmar um de despesas, e vice-versa.

Mesmo assim, o mais comum é que ambos venham juntos. O rateio de despesas é uma estratégia empresarial que compartilha os gastos. Além disso, trata-se de uma forma de democratizar o acesso a uma estrutura para os participantes de um grupo.

Com isso, as diferentes BUs, centros de lucro, spin-offs ou outras partes de uma empresa conseguem usufruir de um setor, por exemplo. É possível também que eles usem um equipamento ou servidor sem precisar comprar todos os equipamentos e contratar todo o pessoal necessário.

O que é rateio de despesas e como ele funciona?

Quando diferentes partes de um mesmo grupo econômico rateia estas saídas, uma delas centraliza tudo e beneficia as outras. Ou seja, a matriz, ou outra filial estratégica, pode ficar responsável pelas obrigações, enquanto as outras dividem tudo.

Com isso, altos valores podem ser diluídos. Além disso, é possível usar o método quando uma das partes possui algo do interesse de todas. Assim, ela pode ratear despesas como uma forma justa de oferecer acesso a esta vantagem

Exemplo de rateio de despesas

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Uma multinacional com uma área de suporte de TI altamente especializada, mas com pouca demanda, por exemplo, pode usar este método. Com isso, todas as filiais dela podem usufruir daquele setor sem precisar contratar colaboradores.

Assim, o setor inteiro é aproveitado e mantido em alta produtividade, enquanto as outras partes rateiam as despesas relativas à folha de pagamento.

Além disso, os encargos trabalhistas e outras despesas operacionais, não operacionais e administrativas podem entrar na conta. No entanto, como uma delas cede uma estrutura para as outras, a empresa ‘fornecedora’ não precisa efetuar nenhum pagamento.

E o rateio de custos, o que é?

Ele é semelhante ao de despesas, mas para custear outras questões. Caso a energia elétrica, matéria-prima, maquinário ou outros custos diretos e indiretos, fixos ou variáveis referentes à produção entrem na conta, trata-se de uma divisão de custos e não despesas.

No entanto, seja como for, é preciso definir a participação de cada agente e, para isso, é fundamental planejar. Definir o que, em que quantidade, como e quando será produzido é essencial para uma divisão proporcional, justa e eficiente.

Exemplo de rateio de custos

Em fábricas, por exemplo, uma máquina específica para um processo, produto ou serviço pode estar disponível em somente uma planta. No entanto, devido à baixa demanda local, o maquinário fica ocioso, situação facilmente resolvida por meio deste método.

Como uma forma de aproveitar o máximo do equipamento e aumentar sua produtividade, esta indústria pode fazer a divisão de custos. Dessa forma, todas as outras plantas fabris beneficiam seus produtos na matriz ao preço de dividir os gastos de produção.

Quais são os tipos de rateio de despesas?

Os diferentes tipos podem surgir conforme a necessidade organizacional de cada empresa. No entanto, os métodos de custeio giram em torno, principalmente, dos custos, podendo ser adaptados para as despesas, conforme a realidade.

Então, eles são feitos das seguintes formas:

  1. por faturamento: visando entender o percentual que um produto contribui para o faturamento, é calculada a participação dele em relação ao todo;
  2. por custos diretos: cálculo feito considerando todos os custos de produção;
  3. por custos indiretos: cálculo feito considerando os custos indiretos, no qual são aplicadas parcelas proporcionais;
  4. por atividade: é feito ponderando os custos específicos de uma atividade ou máquina, por exemplo.

Ainda assim, há três métodos principais para entender a divisão com mais profundidade e assertividade. Aqui, são usados algumas ferramentas já conhecidas da gestão de custos, como:

  • custeio variável;
  • custeio por absorção;
  • custeio ABC.

Custeio variável

Trata-se de um modelo que considera somente os gastos variáveis reportados em um período como base. Dessa forma, é o meio correspondente ao rateio por custos diretos, já que são aqueles diretamente afetados com o aumento ou diminuição da produção.

Além disso, ele permite a análise de como a lucratividade e rentabilidade é afetada pelo volume de vendas. Este método também pode ser usado para influenciar o planejamento e tomada de decisões estratégicas, já que ele analisa a variabilidade dos custos e despesas.

Como somente os custos variáveis, diretos ou indiretos, e as despesas variáveis, diretas ou indiretas, são base de cálculo, a margem de contribuição, por exemplo, ganha destaque. Dessa forma, o rateio entre empresas ganha maior planejamento.

Quais as vantagens do custeio variável?

Quando este indicador for unitário, o aumento do lucro líquido pelo aumento da produção e venda de uma unidade. Assim, se encontra o valor que cada produto ou serviço produzido contribui para cobrir os custos fixos e gerar lucro.

Com isso, é possível observar como o volume de vendas influencia os resultados obtidos. Além disso, o custeio variável permite tomar decisões como:

  • aceitar ou não um pedido de serviço, especialmente se houver capacidade ociosa;
  • comprar ou produzir um componente de um produto final;
  • acrescentar ou diminuir linhas de produtos e canais de distribuição;
  • comprar ou produzir um produto específico;
  • empregar os recursos de forma mais lucrativa;
  • fixar e definir preços com mais precisão;
  • fabricar ou não um novo produto;
  • repor equipamentos.

Custeio por absorção

O custeio por absorção usa todos os custos fixos e variáveis, diretos e indiretos, para fazer o cálculo ao invés dos variáveis. Sendo assim, quando o rateio for feito, é possível entender qual parcela desses gastos deve ser custeada pelas organizações parceiras.

Neste método, o volume de produção tem maior influência sobre o resultado do que as próprias vendas. Ou seja, sob esta perspectiva, não há redução no lucro caso haja queda de vendas, e vice-versa.

Além disso, caso os custos e despesas tenham alto impacto na confecção do produto ou oferta do serviço, a divisão pode garantir preços melhores, principalmente em altos volumes de produtividade.

Quais as vantagens do custeio por absorção?

  • diluição dos custos fixos em função do volume de produção;
  • maior ou menor carga de custos fixos levada aos produtos;
  • definição dos valores a serem pagos facilitada;
  • clareza na precificação;
  • fácil implementação.

Sem entender os custos fixos e variáveis, uma organização pode não estar preparada para atender períodos de sazonalidade em que a produção é alta. Além disso, diversos KPIs financeiros podem se comprometer com isso.

No entanto, mapear estes gastos é algo trabalhoso e exige bastante atenção. Os gestores precisam checar pilhas de papel ou inúmeras planilhas à procura destas informações. A situação é duplamente ruim, já que toma muito tempo.

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Custeio ABC

O custeio baseado em atividade é uma das principais ferramentas da gestão de custos, também sendo útil para rateio de despesas. Caso a empresa deseje fazer o de custos, ela é igualmente eficiente, assim como os métodos anteriores.

Este modelo também permite precificar clientes e processos, gerando informações valiosas para uma tomada de decisão precisa.

Dessa forma, a divisão das despesas pode abranger outras questões ao usá-lo, como as horas trabalhadas de colaboradores envolvidos em uma tarefa específica.

4 dicas de como fazer a divisão de gastos entre as organizações

Para fazer o rateio de forma correta é preciso: conhecer a lei, determinar a forma de cálculo e fazer um contrato.

1. Conhecer a lei

O primeiro passo é entender a legislação sobre o assunto. A Receita Federal permite que esta divisão seja feita entre empresas de um mesmo grupo econômico. Dessa forma, as leis que regem o assunto são as Soluções de Consulta nº 5010/18 e a nº 8011/19.

2. Determinar a forma de cálculo

Aqui, os gestores financeiros devem optar por uma das opções que foram citadas anteriormente. Com isso, é possível chegar a porcentagens de 50/50, 60/40, 70/30 ou outras.

Seja como for, é necessário fazer o cálculo correto, conforme a legislação, para garantir a conformidade com a lei e valores justos. Caso contrário, a organização pode encontrar problemas com os órgãos fiscais.

3. Fazer um contrato

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Independente da forma da divisão de gastos, um contrato deve ser firmado. Dessa forma, o documento regulariza as obrigações e garante sua legalidade. Assim, todas as partes também se protegem contra possíveis problemas e irregularidades.

No momento de redigir o contrato, é fundamental que todas as cláusulas incluídas correspondam às especificidades econômicas, contábeis, financeiras e legais. Além disso, é importante lembrar que é preciso guardar todos os comprovantes de despesas.

Como é uma exigência legal para fins do Fisco, todos os pagamentos, reembolsos e transferências, caso não estejam disponíveis, multas podem ser incorridas.

4. Dica extra: conte com a tecnologia

Os diferentes tipos de despesas geram informações espalhadas em inúmeras planilhas e, para uma boa gestão, é necessária bastante organização. Sem acessibilidade e fácil visualização dos dados, os cálculos são comprometidos.

Além disso, tudo que seria necessário para chegar a divisão de valores demora para ser encontrado, comprometendo a tomada de decisões e tempo de resposta.

Assim, gastos podem ser cortados sem estratégia, podendo levar ao comprometimento dos produtos ou serviços. No entanto, o processo é facilitado com a tecnologia.

A Flash Expense oferece funcionalidades em 3 planos diferentes que automatizam o lançamento de despesas e evitam o desencontro de informações. Com isso, não há necessidade de fazer o mesmo registo em diversos sistemas, evitando as chances de erros.

Além disso, é possível reunir todas as informações pertinentes em uma única plataforma com a integração contábil e ERP e digitalizar notas fiscais e recibos, garantindo total visibilidade e controle dos gastos e praticidade.

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Como se faz o cálculo de rateio de despesas?

A forma de calcular dependerá da realidade e situação apresentada. Mesmo assim, o primeiro passo para fazê-lo, seja de despesas ou custos, é entender qual a porcentagem destes gastos influencia no valor do produto ou serviço.

Com isso, é preciso entender quais são os gastos totais que serão rateados e entender quais são as despesas, ou custos, unitários de cada produto ou serviço. Dessa forma, a fórmula seria:

Rateio ou participação = gastos unitários do produto / gastos totais

Aqui, é importante ressaltar que:

gastos totais = somatória dos gastos de produto/serviço X, Y e Z

gastos unitários = aquilo que é gasto para produzir um produto ou serviço específico

Como contabilizar o rateio de despesas?

A forma de contabilização depende da forma que este rateio é feito. Caso a organização arque com os gastos, e o use como um reembolso de despesas, a contabilidade pode ficar da seguinte forma:

No pagamento da despesa

Débito - Despesas "parte da holding" - resultado

Débito - Valores a serem reembolsados - ativo circulante

Crédito - banco ou contas a pagar - ativo circulante ou passivo circulante

Por parte da Controlada

Débito - Despesas tal finalidade "valor rateado holding"

Crédito - Obrigações com a controladora - passivo circulante

Pagamento do rateio pelas empresas controladas

Débito - Obrigações com a controladora - passivo circulante

Crédito - caixa ou banco

Reembolso de despesas entre as empresas

Débito - Banco ou Caixa

Crédito - Controladas (Ativo Circulante)

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