9 dicas para fazer uma gestão de custos de forma estratégica

A eficácia na gestão de custos é vital para assegurar a saúde financeira e a execução adequada do planejamento financeiro de um negócio.

Sem uma gestão eficiente, aspectos críticos como a margem de lucro, margem bruta, o volume de vendas e a sustentabilidade financeira a longo prazo da empresa podem ser seriamente afetados.

O processo de gestão de custos envolve a organização e o controle dos custos associados a matérias primas, mão de obra e tecnologia, transformando esses recursos em produtos ou serviços de maneira o mais eficiente possível.

Um exemplo prático é o custeio baseado em atividades (ABC), que prioriza a alocação eficaz dos recursos para maximizar os resultados.

A importância da gestão de custos reside na sua influência direta sobre o preço final de produtos ou serviços. Uma gestão de custos eficiente permite não apenas a otimização dos recursos, mas também a redução de custos, contribuindo para a competitividade e lucratividade do negócio.

Neste artigo, exploraremos os conceitos fundamentais relacionados à gestão de custos e forneceremos orientações sobre como implementá-la eficazmente, adotando a perspectiva do custeio baseado em atividades. Acompanhe a leitura.

O que é gestão de custos?

A gestão de custos representa um conjunto coeso de ações específicas destinadas a atender às necessidades empresariais. Isso abrange desde a busca por fornecedores até o investimento em tecnologias avançadas para a automatização e otimização de processos.

Neste contexto, o tempo emerge como um recurso inestimável, cuja otimização gera um valor significativo. O desperdício de tempo em procedimentos burocráticos é uma oportunidade perdida que poderia ser mais bem aproveitada em atividades com potencial de retorno financeiro elevado.

Além disso, uma eficaz gestão de custos é capaz de elevar ao máximo a margem de lucro de uma empresa. A rentabilidade de um negócio não é determinada unicamente pela sua receita, mas também pelas suas despesas.

É importante reconhecer que o rendimento é o resultado da relação entre custos e vendas.

Portanto, para quem visa ao aumento de lucratividade e rentabilidade, é crucial a redução de custos. Lucro e custos seguem uma relação inversamente proporcional, isto é, o lucro alcança seu ápice apenas quando os custos são mantidos no mínimo possível.

Avaliar os indicadores-chave de performance (KPIs financeiros) é essencial para identificar áreas de gasto excessivo. Esses indicadores fornecem insights claros sobre onde a gestão de custos pode ser aprimorada, promovendo uma vantagem competitiva sustentável e melhorando a saúde financeira da empresa.

Para facilitar este processo, baixe nosso e-book com 25 Indicadores Financeiros e aprenda a potencializar o planejamento financeiro da sua empresa.

7 tipos de custos em uma empresa

Para realizar uma gestão de custos eficiente, é essencial compreender os diversos tipos de custos associados às atividades de uma organização. Estes custos podem ser classificados de acordo com o setor (operacional, vendas, administrativo, etc.) e sua natureza específica. Além dos conhecidos custos fixos e custos variáveis, existem outros cinco tipos vitais para a saúde financeira da empresa e a maximização da margem de lucro.

1. Custo fixo: representa as despesas constantes da empresa, que não variam independentemente do nível de produção ou vendas. É um elemento central na gestão financeira e no controle dos custos.
   
   
2. Custo variável: os custos variáveis mudam proporcionalmente à quantidade de produção ou vendas, desempenhando um papel crucial na análise de custos e despesas para a redução de custos.
   
   
3. Custo direto: refere-se aos gastos que podem ser diretamente atribuídos à fabricação de um produto ou à prestação de um serviço, essencial para o cálculo preciso da margem de lucro e custos da empresa.
   
   
4. Custo indireto: contrasta com os custos diretos, pois não estão diretamente ligados a uma atividade produtiva específica, impactando a gestão de custos e a estratégia de preços de produtos ou serviços.
   
   
5. Custo total: a soma de todos os custos associados à produção de bens ou serviços, fundamental para a análise de saúde financeira e vantagem competitiva.
   
   
6. Custo marginal: indica a variação no custo total resultante de um aumento unitário na produção, importante para decisões estratégicas sobre produção e precificação.
   
   
7. Custo de oportunidade: o valor perdido ao escolher uma alternativa em detrimento de outra, chave para a tomada de decisão estratégica e o aproveitamento de oportunidades de mercado.

Veja como é fácil calcular custos fixos e variáveis com a nossa planilha automatizada. Baixe agora mesmo e organize o setor financeiro antes de alavancar a gestão de custos.

Como funciona a gestão de custos?

A gestão de custos, com foco estratégico, envolve uma compreensão profunda das diversas categorias de custos. Isso inclui despesas administrativas e despesas operacionais. Abaixo, detalhamos como a gestão de custos é realizada eficazmente.

• Identificação e compreensão dos custos: este passo crucial envolve o mapeamento dos custos fixos e variáveis, além das despesas relacionadas à operação da empresa, que abrangem mão de obra, matérias-primas, e energia elétrica.
  
  Essa etapa é essencial para o sistema de gestão de custos, permitindo uma visão clara dos custos diretos e indiretos que impactam a margem de lucro.
  
  
• Precificação de produtos ou serviços: com uma clara visão dos custos envolvidos na produção ou prestação de serviços, a empresa pode definir preços que equilibram a competitividade no mercado com a sustentação de uma margem de lucro saudável.
  
  Uma precificação adequada é crucial para a gestão financeira, evitando precificar demasiadamente baixo, que erode o lucro, ou alto demais, reduzindo as vendas.
  
  
• Estratégias de redução de custos: a maximização dos lucros, muitas vezes, passa pela eficiente redução de custos, um dos pilares da gestão de custos. Esta etapa deve ser realizada com cautela para não comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
  
  Estratégias como negociação com fornecedores, substituição por opções mais econômicas, e a implementação de práticas que otimizem as operações diárias são fundamentais. O objetivo é aumentar a eficiência e o valor gerado pelos colaboradores, sem sacrificar a qualidade que sustenta a saúde financeira e a vantagem competitiva da empresa.

Como fazer uma gestão estratégica de custos?

Os gestores financeiros estão bem cientes da importância de monitorar indicadores chave para avaliar a eficácia de suas estratégias de gestão de custos. Além de acompanhar esses indicadores, é fundamental compreender as diversas abordagens disponíveis para uma eficaz gestão de custos, incluindo conceitos variados.

Um dos métodos mais efetivos é a Gestão Baseada em Custeio por Atividade (Custeio ABC), uma abordagem multidisciplinar que concentra-se nas atividades como meio de maximizar o lucro e o valor percebido pelos consumidores. O Custeio ABC é construído sobre princípios fundamentais para a saúde financeira e a vantagem competitiva da empresa, tais como:

• Identificação da causa dos custos: compreender que os custos são gerados por atividades específicas dentro da empresa, estabelecendo a base para uma gestão de custos proativa.
  
  
• Priorização da gestão de atividades: focar no gerenciamento efetivo das atividades que consomem recursos, em vez de apenas controlar os custos e recursos de forma isolada.
  
  
• Orientação ao cliente nas atividades: desenhar e implementar todas as atividades com o objetivo de maximizar o valor entregue aos consumidores, fortalecendo a vantagem competitiva.
  
  
• Otimização de processos para eficiência: revisar e aprimorar as atividades operacionais para assegurar rapidez, custo-benefício e alta qualidade, alinhando-se às expectativas de mercado.
  
  
• Eliminação de atividades sem valor agregado: identificar e remover processos que não contribuem para o valor percebido pelo cliente ou que representam redundâncias, visando a eficiência operacional e redução de custos.
  
  
• Cultura de melhoria contínua: fomentar um ambiente organizacional que incentiva a inovação contínua e o aperfeiçoamento constante de processos e atividades.
  
  
• Execução precisa das atividades: assegurar que cada tarefa seja realizada corretamente na primeira tentativa, minimizando retrabalhos e desperdícios.
  
  
• Foco na otimização de processos corretos: direcionar esforços para melhorar os processos que efetivamente impactam o desempenho geral da empresa, garantindo que as atividades sejam realizadas de forma eficaz e eficiente.

Para a eficácia desta gestão, é crucial o mapeamento e a compreensão profunda de quando e como os indicadores financeiros devem ser calculados. Embora esta análise possa ser demorada e trabalhosa, consumindo horas preciosas, sua otimização é fundamental para liberar tempo para outras áreas críticas da gestão.

Assim, a avaliação dos indicadores para a identificação de riscos e a promoção de melhores resultados financeiros deve ser eficiente. A otimização desta avaliação permite um foco maior no essencial da gestão de custos, contribuindo significativamente para a saúde financeira da empresa.

Baixe também nosso infográfico e saiba como melhorar os processos financeiros em 9 passos simples.

9 passos para fazer uma gestão estratégica de custos

Para otimizar e detalhar os nove passos essenciais para realizar uma gestão estratégica de custos com base no sistema de Gestão Baseada em Atividades (ABM) e no Custeio ABC, aqui está uma versão aprimorada que destaca a importância de cada etapa:

1. Análise compreensiva;
2. Planejamento detalhado;
3. Desenvolvimento de recursos;
4. Mapeamento de processos;
5. Aplicação do custeio;
6. Análise de qualidade;
7. Análise de informações;
8. Definição de medidas;
9. Análise de resultados.

1. Análise compreensiva

Avalie tanto o ambiente interno quanto o externo da empresa. Internamente, examine os objetivos, estratégias, expectativas dos consumidores e processos propensos a desperdícios. Externamente, monitore os concorrentes e identifique ameaças potenciais. Esta análise fornece a base para uma gestão de custos informada e direcionada.

2. Planejamento detalhado

Desenvolva um plano estratégico que alinhe as metas financeiras à realidade interna da empresa e às exigências do mercado. Defina objetivos específicos para a gestão e redução de custos, priorizando áreas para melhoria de eficiência e redução de despesas.

3. Desenvolvimento de recursos

Crie ou refine ferramentas, processos e políticas necessárias para a execução efetiva da gestão de custos. Isso inclui a implementação de sistemas de gestão financeira e o treinamento de equipe para utilizar novas tecnologias e procedimentos.

4. Mapeamento de processos

Realize um mapeamento detalhado dos processos organizacionais para identificar atividades que agregam valor e as que resultam em desperdício. Essa visão ajuda a direcionar esforços de otimização e eliminação de ineficiências.

5. Aplicação do custeio

Implemente práticas de custeio, como o Custeio Baseado em Atividades (ABC), para uma alocação de custos mais precisa. Esta abordagem ajuda a entender melhor os custos associados a diferentes atividades e produtos.

6. Análise de qualidade

Avalie a qualidade dos produtos ou serviços em relação aos custos envolvidos. Identifique oportunidades para melhorar a qualidade sem elevar custos desnecessariamente, aumentando assim a satisfação do cliente e a margem de lucro.

7. Análise de informações

Colete e analise dados relevantes para compreender as tendências de custos, eficiência operacional e performance financeira. Use estas informações para fundamentar decisões estratégicas de gestão de custos.

8. Definição de medidas

Estabeleça medidas concretas de desempenho para monitorar a eficácia das iniciativas de gestão de custos. Defina KPIs claros que reflitam os objetivos financeiros e operacionais da empresa.

9. Análise de resultados

Regularmente, revise as medidas implementadas para avaliar seu impacto na gestão de custos e na performance geral da empresa. Ajuste as estratégias conforme necessário para garantir a otimização contínua dos custos e a sustentabilidade financeira.

3 formas de otimizar e evitar erros na gestão de custos

Aprimorar a gestão de custos requer uma combinação de vigilância contra erros comuns e a adoção de ferramentas eficazes para apoiar o processo. Aqui estão três métodos comprovados para aprimorar sua estratégia de gestão de custos:

1. Análise de riscos detalhada: realizar uma análise minuciosa dos riscos financeiros é crucial para qualquer estratégia de gestão financeira robusta. Avaliar o impacto potencial de investimentos ou decisões permite a identificação de oportunidades, geração de valor e ampliação da competitividade, protegendo a saúde financeira da organização.
   
   
2. Redução de custos com responsabilidade: cortar custos aleatoriamente pode ser tentador, mas é uma estratégia arriscada que pode comprometer a qualidade dos produtos ou serviços e até mesmo a segurança dos colaboradores. A redução de custos deve ser realizada com base em uma análise criteriosa, garantindo que as economias sejam feitas sem prejudicar elementos essenciais do negócio.
   
   
3. Adoção de tecnologia avançada: utilizar tecnologia é fundamental para a eficiência na gestão de custos. Ferramentas modernas, como sistemas integrados de contabilidade e ERP, automatizam processos, reduzem erros e consolidam dados, facilitando análises e decisões. Por exemplo, a Flash automatiza os lançamentos de despesas, diminuindo a margem de erro e otimizando a gestão financeira.

Cada uma dessas estratégias destaca a importância de uma abordagem informada e tecnologicamente apoiada para a gestão de custos.

Ao implementá-las, as empresas podem não apenas evitar armadilhas comuns, mas também posicionar-se para uma saúde financeira robusta e um crescimento sustentável. Está preparado para adotar estas mudanças estratégicas? Conheça a Flash!