6 passos simples para montar uma planilha de gestão financeira

A planilha de gestão financeira é fundamental para o sucesso e a longevidade de qualquer empresa, atuando como uma ferramenta essencial na manutenção da saúde operacional do negócio. Organização e disciplina são vitais para esse processo.

Uma pesquisa da Microsoft realizada em novembro de 2022, com 312 líderes de PMEs brasileiras mostrou que 98% dos que estão em processo de transformação digital reconhecem os benefícios dessas tecnologias. Isso inclui economia de tempo em tarefas antes manuais, como o uso de diversos tipos de planilhas, e uma análise mais eficiente, contribuindo para o crescimento sustentável das empresas.

Este artigo tem como objetivo simplificar o processo de criação de uma planilha de gestão financeira, facilitando o controle financeiro empresarial, englobando tanto as receitas e despesas quanto o planejamento financeiro de forma geral.

Importância de uma planilha de gestão financeira

Importante reconhecer que uma planilha de gestão financeira é um recurso imprescindível para ter uma visão abrangente das finanças da empresa, assegurando que todas as entradas e saídas sejam devidamente registradas.

A digitalização dos processos financeiros se apresenta como a estratégia mais eficiente para aprimorar a gestão financeira. Neste cenário, uma planilha de gastos se destaca como o melhor custo-benefício para integrar tecnologia ao departamento financeiro da empresa.

Como criar uma planilha de gestão financeira?

Elaborar uma planilha de gestão financeira personalizada pode parecer complexa à primeira vista, mas seguir os próximos passos pode facilitar esse processo, veja como:

1. Simplifique a estrutura da planilha de gestão financeira

Não é necessário ser um expert em Excel ou em outros modelos de planilha para gerenciar efetivamente suas finanças. A simplicidade deve ser a base da estrutura da sua planilha de controle financeiro, garantindo que todos, desde o controle financeiro pessoal até o controle financeiro empresarial, possam utilizá-la sem dificuldades.

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A planilha de gestão deve ser projetada para ser intuitiva, permitindo que os colaboradores a preencham e acompanhem as movimentações financeiras com facilidade. O objetivo é tornar o documento pronto para uso, incorporando fórmulas e funcionalidades que automatizem o processo ao máximo.

Assim, ao organizar suas finanças, a planilha financeira se torna um instrumento acessível a todos, favorecendo um plano financeiro eficaz e uma visão clara das entradas e saídas, mês a mês, sem a necessidade de intervenção constante para sua atualização.

2. Categorize detalhadamente as receitas e despesas

Para alcançar um controle financeiro eficaz, é imprescindível definir padrões claros para cada tipo de transação financeira dentro da sua planilha de gestão financeira. A simples divisão entre receitas e despesas pode ser insuficiente se você deseja um controle mais minucioso sobre as finanças pessoais, controle financeiro familiar ou empresarial.

Aprofunde-se, estabelecendo diversas categorias para cada entrada e saída, o que permitirá uma melhor organização de suas finanças e um planejamento financeiro mais detalhado. Veja alguns exemplos comuns:

• Despesas

• • Tributárias;
  • Trabalhistas;
  • Operacionais;
  • Administrativas.
    
    

• Receitas

• Serviços;
• Vendas de mercadorias;
• Operacionais;
• Eventuais.

Estas categorias são apenas pontos de partida e devem ser personalizadas de acordo com a realidade e as necessidades específicas do seu negócio. Mesmo que utilize modelos de planilha prontos, a personalização é chave para adequar a ferramenta ao seu contexto específico.

Dica extra: Considere criar uma aba dedicada exclusivamente às categorias dentro da sua planilha. Isso não apenas facilita a consulta e o entendimento dessas categorias, mas também simplifica o treinamento de novos colaboradores, garantindo que todos possam seguir o mesmo padrão ao registrar receitas e despesas, mantendo assim um controle sobre as finanças, mês a mês, de forma organizada e eficiente.

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3. Crie um padrão para detalhar os itens na planilha

Estabelecer um padrão claro para as colunas na sua planilha de gestão financeira é crucial para assegurar um controle financeiro minucioso e eficaz de todas as movimentações. Elementos como data, histórico, categoria, tipo e saldo são fundamentais para um registro completo.

Ao detalhar cada item com estas informações, você não só facilita o preenchimento e o acompanhamento das entradas e saídas na sua planilha financeira, mas também promove um entendimento mais profundo sobre a vida financeira da empresa. Este procedimento é vital para manter o controle sobre a situação financeira atual, permitindo um planejamento financeiro mais assertivo.

Implementar essa estrutura padrão é uma estratégia valiosa para agilizar o processo de gestão financeira. Com todos os campos relevantes previamente definidos, o registro das transações financeiras torna-se mais rápido e preciso, alinhando o processo de documentação com as necessidades de monitoramento e análise.

A consistência nesse padrão de detalhamento na sua planilha de gastos, entradas e saídas, não só otimiza o tempo dedicado à gestão financeira, mas também reforça a precisão e a confiabilidade dos dados registrados, essenciais para tomar decisões financeiras.

4. Organize mensalmente os gastos em abas

Para uma gestão eficiente das finanças, seja no controle financeiro empresarial, familiar ou pessoal, a separação de informações por períodos mensais é uma prática altamente recomendável. Esse método de organização se alinha perfeitamente à rotina de balanços financeiros, geralmente conduzidos mês a mês.

Leia também: Entenda a diferença entre gastos essenciais, necessários e supérfluos.

Uma vez estabelecida a estrutura base da sua planilha de controle financeiro, reproduza essa estrutura em novas abas, dedicando uma para cada mês do ano. Tal organização não apenas simplifica o registro das diversas transações financeiras, mas também otimiza significativamente o processo de análise subsequente.

A divisão mensal das informações, apesar da presença de uma coluna específica para datas, facilita a revisão e a elaboração de relatórios financeiros. Isso minimiza a ocorrência de erros humanos e diminui o risco de imprecisões na análise financeira.

5. Inclua uma seção de metas financeiras

Adicionar uma seção dedicada a metas financeiras à sua planilha de gestão financeira pode trazer benefícios significativos. Nessa aba, planejamentos importantes como investimentos, contratações e outros gastos podem ser meticulosamente registrados e monitorados.

Ao estabelecer metas claras, você ganha a capacidade de acompanhar o progresso em direção à realização desses objetivos financeiros, avaliando quão viável é cumprir com os custos planejados sem afetar negativamente outras áreas de despesas. Esta visão proativa permite um controle mais efetivo sobre as finanças, facilitando ajustes estratégicos conforme necessário.

É importante reconhecer que os objetivos de uma empresa ou indivíduo evoluem ao longo do tempo. A definição de metas financeiras proporciona uma direção clara para as ações futuras, permitindo também uma reflexão sobre os sucessos e falhas até o momento atual. Esta análise é crucial para o aprimoramento contínuo da gestão financeira.

Portanto, é essencial revisar periodicamente as metas estabelecidas, adaptando-as ao contexto atual e aos novos desafios que a empresa enfrenta. Esta revisão garante que as metas permaneçam relevantes e alinhadas com os objetivos de longo prazo, contribuindo para uma gestão financeira mais dinâmica e responsiva às mudanças do mercado.

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6. Incorpore instruções na planilha de gestão financeira

Para garantir a eficácia e a padronização da sua planilha de gestão financeira, especialmente quando ela é acessada por vários colaboradores, a inclusão de instruções claras de uso é indispensável. A ausência de orientações pode levar a um registro inconsistente das transações, comprometendo a finalidade da planilha.

Opte por instruções concisas e diretas, que sirvam como lembretes rápidos de detalhes importantes ou de ações que frequentemente são esquecidas, minimizando erros comuns no preenchimento.

Essa abordagem não apenas facilita o uso da planilha para novos funcionários, mas também contribui para manter a consistência e a precisão das informações registradas, essenciais para um controle financeiro efetivo.

Como automatizar o processo de análise financeira

Para empresas que utilizam planilhas no processo de reembolso de despesas, explorar ferramentas especializadas pode representar um avanço significativo.

A Flash oferece plataforma de gestão de reembolsos, com a função de simplificar a vida de gestores financeiros e colaboradores ao integrar-se de forma eficiente ao ERP existente, reforçando políticas de reembolso, prevenindo fraudes e mau uso dos recursos da empresa.

Adotar tal ferramenta pode ser um passo estratégico para otimizar processos e ganhar tempo, alinhando-se às melhores práticas de controle financeiro e gestão de recursos.