Guia completo sobre relatório de despesas: como criar em 3 passos

Os relatórios de despesas se estabelecem como pilares essenciais no controle financeiro de qualquer empresa. Eles são os compilados detalhados que registram cada centavo gasto, garantindo não apenas a transparência na gestão de recursos, mas também pode trazer um controle acurado sobre cada movimentação financeira dos colaboradores e das atividades corporativas em geral.

Neste artigo, vamos mergulhar nos múltiplos benefícios que a elaboração de relatórios de despesas proporciona. Você vai descobrir como essa ferramenta pode ser um diferencial na agilidade e simplicidade com que gerencia os custos e despesas do seu negócio.

O que é relatório de despesas

Mas, afinal, o que exatamente é um relatório de despesas e por que ele se faz tão essencial na gestão financeira das empresas? Em sua essência, um bom relatório de despesas é um documento que reúne todas as despesas efetuadas em um determinado período — usualmente compilado de forma mensal. 

Ele serve como uma bússola para as decisões estratégicas da empresa, apontando não somente para onde os recursos estão fluindo, como também permite uma melhor tomada de decisão, para redução de custos e otimizar investimentos.

Qual sua finalidade?

A elaboração cuidadosa de um relatório de despesas vai muito além do simples registro de saídas financeiras. Ela possibilita uma análise profunda sobre o comportamento de gastos da empresa. Dessa forma, identificando oportunidades para reduzir custos desnecessários, pode ajudar a evidenciar potenciais pontos de vazamento financeiro que poderiam passar despercebidos. 

O relatório de despesas é uma ferramenta indispensável tanto para o planejamento orçamentário quanto para preparações fiscais e auditorias, oferecendo uma visão clara dos indicadores financeiros que regem a saúde da empresa.

Além disso, os relatórios não se limitam a ser apenas registros frios de números. Eles são verdadeiros aliados na gestão estratégica, permitindo que as empresas façam ajustes operacionais baseados em dados concretos para melhorar sua eficiência e lucratividade. 

Seja reduzindo despesas supérfluas, evitando fraudes em despesas reembolsáveis, ou simplesmente alinhando o planejamento financeiro à realidade dos gastos, os relatórios de despesas são peças-chave para uma gestão financeira saudável e proativa.

Relatórios de despesas empresariais x relatórios de despesas de viagem

Em qualquer estrutura empresarial, compreender a funcionalidade e a necessidade de diferentes tipos de relatórios de despesas é crucial. Embora ambos compartilham do objetivo comum de registrar e analisar gastos, há nuances importantes que os distinguem.

Especialmente quando se trata de relatórios de despesas de viagem em comparação aos relatórios de despesas fixas e variáveis da empresa.

Os relatórios de despesas corporativas são abrangentes, cobrindo uma vasta gama de gastos operacionais. Esses documentos contêm desde custos fixos como aluguéis de escritório, até despesas variáveis como suprimentos de escritório. Eles são a base para uma análise financeira detalhada, servindo como uma ferramenta para ajustes orçamentários estratégicos e otimização de custos.

Por outro lado, os relatórios de despesas de viagem são mais específicos, focados exclusivamente nas despesas incorridas durante as viagens corporativas. Isso inclui tudo, desde passagens aéreas, hospedagem, transporte local, até refeições. 

A particularidade desses relatórios reside na necessidade de detalhamento minucioso de cada despesa, como a quilometragem percorrida em viagens terrestres e os adiantamentos concedidos para despesas de viagem. Esses documentos facilitam a justificativa e o reembolso preciso das despesas, seguindo rigorosamente as políticas de viagem da empresa.

Em dúvida sobre como fazer um relatório de despesas de viagens corporativas? Basta clicar na imagem abaixo e baixar gratuitamente um modelo pronto para facilitar a gestão dessas despesas.

A diferença fundamental, portanto, não está apenas na natureza das despesas registradas, mas também na maneira como essas informações são coletadas, analisadas e utilizadas para tomar decisões de gestão. 

Enquanto os relatórios gerais de despesas oferecem uma visão holística das finanças da empresa, os relatórios de despesas de viagem fornecem insights detalhados sobre os custos específicos de viagem, permitindo uma gestão mais eficiente dessas despesas.

Como elaborar um relatório de despesas?

A construção de um relatório de despesas eficaz é uma arte que combina precisão, clareza e organização. Seguir um modelo padronizado não apenas facilita o entendimento e a análise dos gastos, mas também assegura conformidade com as políticas internas de reembolso. Aqui está um guia passo a passo para criar relatórios de despesas que atendam a esses critérios:

• Garanta a inclusão de informações indispensáveis;

• Acompanhe os processos realizados pelos gestores e colaboradores.

• Siga o modelo de relatório de despesas

1. Informações indispensáveis:

Para que um relatório de despesas sirva ao seu propósito pleno, ele deve conter todas as informações necessárias para validar e analisar cada gasto. Isso inclui:

• Nome completo do colaborador: a identificação clara de quem fez a despesa.
• Datas das despesas: quando cada despesa foi realizada, oferecendo um contexto temporal.
• Prazo para reembolso: estabelece quando a despesa deve ser reembolsada, conforme política da empresa.
• Descrição detalhada das despesas: uma explanação de cada gasto, proporcionando clareza e justificativa.
• Valor da despesa: o montante gasto, crucial para o acompanhamento do orçamento.
• Comprovantes: recibos, notas fiscais, faturas, fundamentais para a verificação.
• Categoria da despesa: como alimentação, transporte, ajudando na análise de custos.
• Informações do estabelecimento e da empresa: para validação e fins contábeis.
• Justificativa da despesa: quando aplicável, esclarece o motivo do gasto.

2. Processos claros para gestores e colaboradores

A eficácia de um relatório de despesas também depende da interação entre colaboradores e gestores. Ambas as partes têm responsabilidades que precisam ser cumpridas:

1. Colaboradores devem aderir às políticas de reembolso, manter e apresentar comprovantes, e entregar relatórios detalhados dentro do prazo estabelecido.
2. Gestores são responsáveis por verificar a conformidade das despesas com as políticas da empresa, aprovar gastos legítimos e encaminhar os relatórios apropriados para o processamento do reembolso.

3. Modelo padrão de relatório de despesas e política de reembolso

Adotar um modelo padronizado de relatório de despesas traz uma série de vantagens, como uniformidade e facilitação do processo de análise. Um modelo bem construído deve incluir:

Modelo de relatório de despesas

Nome do Colaborador: [Nome do Colaborador]

Data: [Data de Preparação do Relatório]

Despesas:

[Data]: [Descrição da Despesa] - [Valor]

[Data]: [Descrição da Despesa] - [Valor]

...

Total: [Total das Despesas]

[Assinatura do Colaborador]

[Assinatura do Gestor]

Modelo de política de reembolso

• Objetivo e escopo da política;
• Despesas reembolsáveis e não reembolsáveis;
• Limites e autorizações prévias;
• Procedimentos para solicitação e aprovação de despesas;
• Processo de reembolso;
• Políticas específicas para categorias de despesas;
• Políticas de penalidades por não conformidade;
• Informações sobre o acompanhamento e auditoria das despesas.

Lembrando que esses são apenas exemplos de relatórios de despesas para você se inspirar e criar o ideal para o fluxo da sua empresa. É importante frisar que esses demonstrativos precisam estar em conformidade com as leis e regulamentações vigentes.

Como a tecnologia facilita a criação de relatórios de despesa

À medida que navegamos pelas complexidades da gestão financeira corporativa, a importância de manter relatórios de despesas detalhados e precisos não pode ser subestimada. Estes documentos são cruciais não apenas para garantir a transparência e a conformidade nas operações diárias, mas também para otimizar a eficiência e o controle orçamentário. 

No entanto, a elaboração de relatórios de despesas pode se tornar um desafio, exigindo tempo e esforço significativos para garantir sua precisão e conformidade com as políticas internas.

É nesse cenário que a inovação tecnológica surge como um aliado poderoso. Ferramentas e plataformas especializadas, como o sistema de gestão de despesas da Flash, podem transformar o modo como as empresas gerenciam suas finanças, simplificando processos anteriormente complexos e propensos a erros. 

A Flash proporciona uma plataforma integrada que não apenas facilita a criação e o gerenciamento de relatórios de despesas em tempo real, mas também otimiza todo o processo de reembolso. 

Em um mundo onde a agilidade e a eficiência operacional são mais críticas do que nunca, escolher a Flash significa dar um passo à frente na otimização da gestão de despesas da sua empresa. 

Com a Flash, você não apenas simplifica a administração financeira, mas também adota uma visão estratégica, aproveitando dados para tomar decisões mais informadas e proativas. Explore como nossa plataforma de gestão de despesas e cartão corporativo Flash, pode transformar seus processos de relatórios de despesas, levando a uma gestão financeira mais inteligente, transparente e eficaz.