13 funcionalidades para um sistema de controle de despesas que são indispensáveis

Para entender o que é um sistema de controle de despesas, vamos primeiro reforçar o que é um controle de despesas. Trata-se de um conjunto de práticas utilizadas para monitorar, registrar, analisar e gerenciar despesas corporativas. Por sua vez, um sistema de controle de despesas é a automatização desse processo de gerenciamento.

Inclui o registro, a categorização e o acompanhamento das despesas corporativas a fim de analisar e produzir relatórios. Os relatórios de despesas orientam a empresa na tomada de decisões financeiras estratégicas, a economizar dinheiro e até a evitar fraudes dentro do fluxo de caixa.

Acompanhe a leitura e descubra como é um sistema de gestão financeira automatizado. Veja as 13 funcionalidades que um sistema de controle de despesas oferece.

Como um sistema de controle de despesas se aplica à área financeira?

Utilizar um software de controle financeiro é fundamental para garantir uma gestão de despesas eficiente. Uma plataforma automatizada é capaz de rastrear e monitorar despesas corporativas em poucos cliques. Isso agiliza a auditoria do controle diário ou mensal de despesas administrativas realizada pelo departamento financeiro.

Ao digitalizar esses processos, as empresas conseguem controlar despesas online e manter um equilíbrio saudável entre o controle de receitas e despesas. Isso permite aos gestores financeiros avaliarem a lucratividade da empresa e tomarem medidas para melhores resultados financeiros.

A área financeira também se beneficia com o controle de reembolso de despesas. Uma vez que um software de controle de despesas centraliza e apresenta todas as despesas com uma visualização simplificada.

Um aplicativo para controle de despesas reforça essa organização e proporciona aos colaboradores autonomia e responsabilidade sobre as suas despesas. Isso reflete em uma gestão ágil e otimizada.

13 funcionalidades essenciais em um sistema de controle de despesas

As funcionalidades a seguir desempenham um papel crítico na eficácia do controle de gastos e despesas de uma empresa. Utilize essas ferramentas para o controle de despesas na empresa e impulsione a gestão financeira.

1. Gestão automatizada de processos financeiros

A automação de tarefas como o registro de contas a pagar, a classificação de despesas, a aprovação de reembolsos e a geração de relatórios, ajuda a economizar tempo e reduzir erros humanos.

2. Cartão corporativo integrado ao app

Integrar os cartões corporativos ao sistema de controle de contas e despesas facilita os registros de despesas. Além disso, todas as transações realizadas com o cartão são diretamente registradas no app store.

3. Aprovações simples e rápidas

Uma funcionalidade importante é a capacidade de aprovar despesas de forma ágil e eficiente. Isso é essencial para manter fluxos de trabalho fluidos e garantir que os funcionários sejam reembolsados ​​no prazo. Além de facilitar o dia a dia dos gestores de orçamento, despesas, finanças e controle de vendas e despesas da empresa.

4. Relatório com inteligência analítica

A geração de relatórios automáticos permite uma análise mais profunda do controle de vendas e despesas. Isso ajuda a identificar tendências, padrões de gastos e oportunidades de redução de custos para otimizar a saúde financeira da empresa.

5. Integração com sistemas ERP

A integração com sistemas ERP financeiro é valiosa para garantir que os dados estejam alinhados e atualizados em todos os departamentos da empresa. Isso simplifica a contabilidade e a auditoria de relatórios.

6. Despesas em viagens corporativas

Utilizar um aplicativo para o controle de despesas de viagens corporativas é crucial para as empresas que gerenciam funcionários em viagens a trabalho. Isso inclui facilitar o rastreamento de passagens aéreas, hospedagem, refeições e outros custos relacionados à viagem.

7. Integração com cartões de crédito e bancos

A integração com contas bancárias e cartão de crédito permite que os dados financeiros dos colaboradores sejam importados automaticamente para o sistema. Ideal para eliminar a necessidade de planilhas de controle de despesas e erros de cadastro manual.

8. Emissão de notas fiscais e comprovantes

A capacidade de anexar e registrar notas fiscais e comprovantes de pagamento é importante para a conformidade fiscal. Também garante que todas as despesas sejam devidamente documentadas.

Ao utilizar um software de reembolso as notas e comprovantes podem ser facilmente digitalizados e armazenados para que o ressarcimento seja eficiente.

9. Acesso móvel e online

Um sistema de controle de despesas deve permitir que os funcionários registrem despesas em qualquer lugar e a qualquer momento.

Esse fácil acesso auxilia também em relação ao suporte, gerenciamento e monitoramento dos time de RH e financeiro. Uma vez que todos tenham acesso, a empresa e o colaborador podem se comunicar e resolver problemas rapidamente.

10. Segurança de dados

A segurança dos dados financeiros é crucial. O sistema de controle de despesas deve incluir medidas robustas de segurança para proteger informações confidenciais. Importante também para o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

11. Personalização

A capacidade de personalizar o sistema de acordo com as necessidades específicas da empresa é importante para acomodar políticas internas e fluxos de trabalho únicos.

12. Alertas e notificações

Alertas e notificações automáticos podem ser configurados para lembrar os funcionários de registrar despesas ou para informar sobre aprovações pendentes. Esses alertas são úteis tanto para a empresa quanto para os funcionários. Servem para informar também os responsáveis, as datas e as etapas das despesas gerenciadas.

13. Funcionalidades avançadas exclusivas Flash Expense

O melhor aplicativo para controle de despesas com todas as funcionalidades necessárias é sem dúvidas a Flash Expense. Recentemente modernizamos nosso sistema de OCR e agora a digitalização de recibos e comprovantes é muito mais rápida e precisa.

Como o sistema de controle de despesas da Flash Expense facilita o departamento financeiro?

Facilitar a rotina do departamento financeiro é atrativo para toda a empresa que quer ter uma vida financeira melhor. Uma vez que, com esse departamento otimizado, diversas áreas são impactadas pela sua eficiência.

Um software de controle financeiro automatiza muitos processos manuais, garantindo que nenhum gasto seja ignorado. Isso é essencial para as análises financeiras e para a alocação de recursos adequada para cada área.

Os fluxos de aprovação são simplificados e os processos de aprovação de despesas são acelerados. Ao integrar os sistemas de despesas, contabilidade e ERPs, é possível garantir uma maior consistência e precisão dos dados financeiros.

O controle de despesas automatizado também garante conformidade fiscal, eficiência operacional e maior transparência para os envolvidos. Desde funcionários que registram despesas até os responsáveis pela aprovação e o departamento financeiro.

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