Como funciona um sistema de controle de despesas e 10 funcionalidades indispensáveis

Um sistema de controle de despesas é a ferramenta que faltava para sua empresa ter uma visão clara e estratégica de todos os gastos. Se você se sente perdido em meio a planilhas, notas fiscais e recibos, ou se a conciliação bancária e o fechamento do fluxo de caixa são um pesadelo, este artigo é para você.

Afinal, a falta de controle, o excesso de processos manuais e a dificuldade em acompanhar o dinheiro em tempo real podem levar a perdas financeiras, retrabalho e até fraudes. 

Porém, com um sistema de despesas em prática, você pode transformar a gestão financeira do seu negócio.

Ao automatizar processos, centralizar informações e ganhar tempo para se concentrar no que realmente importa – o crescimento da organização – você estará dando um grande passo em direção à eficiência. 

Descubra, a seguir, como um sistema de gestão de despesas pode simplificar sua rotina, reduzir custos e trazer mais acompanhamento à administração do seu capital.

O que é um sistema de controle de despesas?

Podemos dizer que um sistema controle de despesas vai além de um simples acompanhamento das contas a pagar. Ele permite identificar oportunidades de redução de custos, prevenir fraudes e garantir que o orçamento seja seguido à risca. 

Com inteligência artificial e funcionalidades avançadas, uma gestão de despesas oferece uma visão 360° das finanças de um negócio.

Como funciona um sistema de controle financeiro de despesas?

Um sistema controle de despesas eficiente oferece diversas funcionalidades para simplificar a gestão financeira das empresas. Confira os detalhes a seguir: 

• Registro de despesas: funcionários e gestores podem registrar as despesas de forma rápida e fácil, seja manualmente ou por meio de cartões corporativos.
  
  
• Categorização: é possível fazer a separação das despesas por tipo (alimentação, transporte, hospedagem, etc.) e centro de custo (departamento, projeto, cliente), facilitando a gestão de custos.
  
  
• Fluxo de aprovação: as despesas só são autorizadas pelas pessoas certas antes do pagamento, evitando custos desnecessários.
  
  
• Análise e relatórios: relatórios de despesas são gerados para identificar tendências, gargalos e oportunidades de economia, executando ações mais estratégicas.
  
  
• Integração: com outras ferramentas, como softwares de contabilidade, inteligência artificial e sistemas ERP, para otimizar o fluxo de caixa e automatizar os processos.

Por que sua empresa precisa de um fluxo de caixa controlado?

Implementar um monitoramento de despesas traz inúmeros benefícios para as organizações, conforme listamos abaixo:

• Visão clara dos gastos: possibilidade de identificar para onde o dinheiro está indo e tomar decisões mais informadas.
  
  
• Redução de custos: identificação de custos desnecessários, negociação de  melhores condições com fornecedores e otimização do uso dos recursos da organização.
  
  
• Melhora na tomada de decisões: com informações precisas e atualizadas, os gestores podem tomar decisões mais assertivas, alinhadas com suas as metas.
  
  
• Maior controle financeiro: de modo a evitar gastos excessivos, fraudes e garantindo o cumprimento do orçamento.
  
  
• Eficiência e produtividade: automatização das etapas, centralização das  informações e liberação da equipe financeira para atividades mais estratégicas.

Como um sistema controle de despesas se aplica à área financeira?

Um software de gestão financeira empresarial eficiente rastreia e monitora as despesas de um negócio em poucos cliques, agilizando a auditoria e o controle diário ou mensal das finanças.

Isso porque, ao digitalizar processos, a empresa controla o dinheiro de forma online e mantém o equilíbrio entre receitas e despesas. Isso permite avaliar a lucratividade e tomar medidas para melhorar os resultados financeiros.

O controle de reembolsos também é otimizado, pois o software centraliza e apresenta todas as despesas de forma simplificada. Além disso, o aplicativo para controle das despesas reforça essa organização, dando ainda mais autonomia e responsabilidade aos colaboradores.

E se você deseja explorar ainda mais soluções para otimizar seu planejamento financeiro, não deixe de conferir as 5 ferramentas essenciais que reunimos para você. Basta baixar nosso e-book gratuito e acelerar a transformação financeira do seu negócio!

10 funcionalidades essenciais em um sistema de controle de despesas

Para otimizar a gestão financeira e garantir uma prestação de contas mais precisa dos gastos corporativos, é essencial que o software tenha funcionalidades que realmente atendam às necessidades específicas do seu negócio. Confira, a seguir, as mais importantes para transformar a sua gestão de despesas.

1. Gestão automatizada de processos financeiros

A automação de tarefas como o registro de contas a pagar, a classificação de despesas, a aprovação de reembolsos e a geração de relatórios ajuda a economizar tempo e reduzir erros humanos.

2. Cartão corporativo integrado ao app

Integrar os cartões corporativos ao sistema de controle de contas facilita os registros de despesas. Além disso, todas as transações realizadas com o cartão são diretamente registradas no aplicativo

3. Aprovações simples e rápidas

São essenciais para manter o fluxo de caixa fluido e garantir que os funcionários sejam reembolsados ​​no prazo. Também facilitam o dia a dia dos gestores de despesas, finanças e vendas. 

4. Relatórios com inteligência analítica

Relatórios automáticos permitem uma análise mais profunda da gestão de despesas. Isso ajuda a identificar tendências, padrões de gastos e oportunidades para otimizar a saúde financeira das empresas.

5. Integração com cartões de crédito e bancos

A junção com contas bancárias e cartão de crédito permite que os dados financeiros dos colaboradores sejam importados automaticamente para o sistema. Essa combinação é ideal  para eliminar a necessidade de planilhas de controle de contas e erros de cadastro manual.

6. Emissão de notas fiscais e comprovantes

A capacidade de anexar e registrar NFs e comprovantes de pagamento é importante para a conformidade fiscal, além de garantir que todas as despesas sejam devidamente documentadas.

Ao utilizar um software de reembolso, as notas e comprovantes podem ser facilmente digitalizados e armazenados para que o ressarcimento seja eficiente.

7. Acesso móvel e online

Um sistema de gestão de despesas deve permitir que os funcionários registrem despesas em qualquer lugar e a qualquer momento.

Esse fácil acesso auxilia também o suporte, gerenciamento e monitoramento dos time de RH e financeiro. Uma vez que todos têm acesso, a empresa e os colaboradores podem se comunicar e resolver problemas rapidamente. 

8. Segurança de dados

A segurança dos dados financeiros é crucial. O sistema de controle de despesas deve incluir medidas robustas de segurança para proteger informações confidenciais, garantindo o   cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

9. Alertas e notificações

Alertas e notificações automáticos podem ser configurados para lembrar os funcionários de registrar despesas ou para informar sobre aprovações pendentes. Esses lembretes são úteis tanto para a organização quanto para os funcionários, porque garantem que os responsáveis pelo processo sejam informados sobre datas e etapas das despesas gerenciadas. 

10. Funcionalidades avançadas exclusivas Flash

O melhor aplicativo para controle de recursos com todas as funcionalidades necessárias é sem dúvidas a Flash. Recentemente, modernizamos nosso sistema de OCR e, agora, a digitalização de recibos e comprovantes é muito mais rápida e precisa.

Transforme desafios em resultados. Otimize a gestão de despesas da sua empresa com a Flash!