Guia completo para contabilização e otimização de despesas com software

Despesas com software podem surgir de forma inesperada no seu fluxo de caixa, desequilibrando o orçamento e gerando dores de cabeça na hora de fechar o mês. 

Faturas de SaaS (Software as a Service) acumuladas, licenças subutilizadas e renovações automáticas sem aviso prévio são apenas alguns dos fatores que tornam os custos com software difíceis de controlar. 

E quando não há uma gestão eficiente, esses valores comprometem o orçamento e prejudicam o planejamento financeiro.

Neste conteúdo, vamos descomplicar o que cada tipo de licença significa para a sua contabilidade, mostrar como classificar corretamente esses valores e oferecer práticas eficientes para você manter suas despesas sob controle.

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Aqui, você encontra o mapa completo para transformar os gastos com tecnologia em um investimento planejado, sem surpresas e alinhado às metas financeiras da sua empresa.

Boa leitura!

O que é licença de software?

A licença de software é um acordo legal que define os termos de desenvolvimento de um programa entre o desenvolvedor ou fornecedor e o cliente — seja ele uma pessoa jurídica, profissional liberal ou entidade pública. 

Ao contrário do que muitos pensam, adquirir um software não significa comprar sua propriedade intelectual, mas sim obter o direito de uso conforme condições específicas estabelecidas em contrato.

De forma prática, a licença de uso de software determina como, por quanto tempo, por quantos usuários e em quais dispositivos de computação pode ser utilizado. Isso vale tanto para aplicações instaladas localmente quanto para aquelas baseadas em computação em nuvem, como os modelos SaaS (Software as a Service).

Além de garantir segurança para ambas as partes, a licença define responsabilidades, limitações de desenvolvimento, possibilidade de customização, acesso a serviços de suporte e critérios para renovação ou cancelamento.

Na rotina de gestão financeira empresarial, compreender o que é licença de software é essencial para realizar uma classificação contábil precisa e garantir que os gastos com tecnologia estejam alinhados às metas do setor financeiro. 

A depender do tipo de licença e sua finalidade, ela pode ser tratada como uma despesa corrente, uma despesa de capital, um ativo intangível, ou mesmo como parte do ativo imobilizado da empresa.

Para a administração pública, a formação correta dessa contabilidade é ainda mais crítica, pois impacta os limites de gasto e o cumprimento das normas de responsabilidade fiscal.

Tipos de licenças de software

Escolher o tipo certo de licença de software é uma decisão estratégica, tanto para entidades privadas quanto para a administração pública. 

Cada modelo de licenciamento influencia diretamente a gestão de despesas, o planejamento de ativos intangíveis, a previsão de custos recorrentes e a contabilidade patrimonial.

Veja, a seguir, os principais tipos de licença de software utilizados no mercado.

Licenças perpétuas

São aquelas em que a empresa paga uma única vez para ter o direito de uso vitalício do software, geralmente sem depender de pagamentos mensais ou anuais. 

Elas são comuns em soluções instaladas localmente, como ERPs antigos ou sistemas de automação industrial.

Apesar de não exigir assinaturas (modelo SaaS), esse tipo de licença costuma implicar custos adicionais com manutenção, atualizações e suporte técnico.

Além disso, pode ser contabilizada como um ativo imobilizado, já que representa um bem de capital prolongado.

Para o gestor financeiro que deseja controlar gastos a longo prazo, essa licença pode ser atrativa, mas exige atenção na formação contábil e no ciclo de obsolescência do sistema.

Licenças por assinatura (SaaS)

São, hoje, uma das mais adotadas, especialmente em soluções em computação em nuvem. Nesse modelo, a empresa paga um investimento fixo periódico (mensal ou anual) para utilizar o software, com direito a atualizações automáticas, suporte contínuo e escalabilidade de acordo com a demanda.

Na contabilidade pública e privada, esse custo é, geralmente, classificado como despesa corrente, já que se trata de um pagamento recorrente, sem aquisição definitiva da solução.

Esse modelo é ideal para entidades que buscam flexibilidade, previsibilidade financeira e acesso a ferramentas sempre atualizadas, sem comprometer grandes investimentos iniciais.

Licenças por usuário

Neste modelo, a organização adquire a licença com base na quantidade de usuários que utilizarão o software. É uma relação comum de licenciamento em CRMs, ferramentas de produtividade e plataformas de gestão empresarial.

Essa abordagem favorece o controle de acesso, a escalabilidade e a gestão de banco de dados com fornecedores, já que permite adequar o número de licenças ativas conforme a estrutura do time.

Contabilmente, o custo pode ser tratado como despesa operacional, e é importante garantir o mapeamento correto desses valores dentro do setor financeiro, especialmente quando há variação no número de colaboradores.

Licenças por dispositivo

Limitam o desenvolvimento do software a um ou mais equipamentos específicos — como computadores, terminais fixos ou servidores.

São comuns em setores que exigem instalações locais, como engenharia, design gráfico e automação industrial. Esse modelo exige atenção especial da equipe de TI para manter o controle de onde e como o sistema está sendo utilizado.

Do ponto de vista contábil, esse tipo de estratégia pode estar atrelado ao ativo imobilizado, especialmente quando o software faz parte da composição de máquinas e equipamentos.

Licenças de código aberto (Open Source)

Permitem que o software seja usado, modificado e distribuído gratuitamente, desde que respeite a norma estabelecida por cada projeto, por exemplo, GPL, MIT, Apache, entre outras.

Apesar de não haver custos diretos de aquisição, ainda há, por exemplo, casos com implantação, customização, suporte técnico e eventuais serviços terceirizados para manter a solução funcionando adequadamente.

Na prática, o uso de software open source pode reduzir custos, mas exige mais responsabilidade técnica interna. 

Na administração pública, sua adoção precisa seguir critérios rigorosos de contrato de uso e auditoria contábil.

Como classificar a licença de uso de software?

A correta classificação contábil da licença de software é essencial para garantir transparência fiscal, conformidade com as respostas legais (como o CPC 04 e o MCASP no setor público) e controle patrimonial eficiente. 

Para isso, dois fatores principais devem ser analisados: transferência de controle/benefícios e o prazo de uso da licença.

Transferência de controle e benefícios econômicos

O primeiro critério de classificação é avaliar se a licença transfere ou não o controle do ativo à empresa. Em termos simples: o aplicativo será da organização, ainda que intangível, ou ela está apenas alugando seu desenvolvimento ?

• Se há transferência de controle e o direito de uso é exclusivo e por longo prazo, o software pode ser classificado como ativo intangível.

• Se não há controle pleno, por exemplo, nos casos de assinaturas temporárias e não exclusivas, trata-se de uma despesa corrente.

Essa análise é fundamental para definir onde o investimento da aquisição será alocado no balanço patrimonial e como será amortizado ou registrado como gasto do período.

Prazo da licença e modelo de pagamento

Outro fator decisivo é o prazo de vigência da estratégia e a forma de pagamento:

• Licenças de curto prazo (até 12 meses) e com renovação automática, mesmo que pagas à vista, tendem a ser tratadas como uma despesa corrente.
• Licenças de longo prazo, principalmente quando envolvem pagamento único ou parcelado e oferecem desenvolvimento contínuo sem necessidade de renovação, podem ser capitalizadas como ativos intangíveis.

Além disso, é importante observar se a contratação inclui cláusulas de manutenção e suporte separadamente — o que pode exigir divisão da contabilização entre ativo e despesa.

Processos para contabilização eficiente

Para garantir que a contabilização esteja alinhada às normas e reflita corretamente a realidade financeira da corporação, é essencial adotar processos padronizados.

Abaixo, listamos quatro práticas fundamentais que ajudam a manter o controle e evitar erros.

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5 estratégias para gerenciar e otimizar custos

Quando uma empresa adota uma gestão mais estratégica das licenças de software, os custos se tornam mais previsíveis e sustentáveis.

Confira, a seguir, o que deve ser feito para melhorar esse controle.

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O que analisar em contratos e termos de uso

A análise criteriosa de contratos de licenciamento de software é essencial para garantir segurança jurídica, evitar custos desnecessários e manter a conformidade com a política de TI da empresa. 

Avaliar os termos contratuais evita surpresas e ajuda no controle financeiro. Confira mais detalhes abaixo: 

Cláusulas de rescisão

Entenda os critérios para cancelamento da aquisição de software: prazos, penalidades e exigências. Isso protege a empresa de gastos imprevistos e facilita a gestão contratual.

Termos de renovação automática

Verifique se o contrato prevê renovação automática da licença. Essa cláusula impacta diretamente o orçamento e o planejamento de custos com softwares.

Escalabilidade e custos adicionais

Avalie se o licenciamento permite crescimento da operação. Custos extras por usuários adicionais, módulos ou integrações devem estar claros para manter o controle de despesas.

Níveis de Serviço (SLAs)

Os SLAs definem padrões mínimos de suporte técnico, disponibilidade e tempo de resposta. Portanto,impactam diretamente a continuidade do serviço e devem ser compatíveis com as exigências operacionais.

19 dúvidas sobre a gestão de despesas com softwares

1. Qual a vida útil apropriada para amortizar uma licença de software perpétua?

A vida útil de uma alteração de software perpétua geralmente é estimada entre 3 a 5 anos, dependendo da natureza do ativo intangível e das atualizações tecnológicas. Essa amortização deve ser registrada de acordo com as normas contábeis aplicáveis, por exemplo, o IFRS.​

2. Os custos de manutenção anual do software entram como despesa ou aumentam o valor do ativo intangível?

Custos de manutenção anual são considerados gastos correntes, portanto, não aumentam o valor do ativo intangível. Eles devem ser reconhecidos nos efeitos do período em que ocorrem.​

3. Como contabilizar corretamente os pagamentos mensais de um software SaaS (computação em nuvem)?

Pagamentos mensais de software SaaS são classificados como despesas operacionais e reconhecidos no resultado conforme o desenvolvimento do serviço. Não são ativados como ativos intangíveis, pois não há aquisição de propriedade.​

4. Como posso ter uma visão clara de todos os nossos gastos com software?

Utilizar um sistema de controle de despesas integrado, como planilhas eletrônicas ou softwares de gestão financeira, permite centralizar informações e facilitar a análise dos custos com softwares e serviços associados.​

5. Qual a melhor forma de orçar as despesas com novas plataformas e softwares?

A elaboração de um orçamento detalhado deve considerar todos os custos envolvidos, incluindo licenciamento, implementação, treinamento e manutenção. É importante também avaliar o impacto no passivo circulante e não circulante da empresa.​

6. Como justificar o ROI de um novo software para a diretoria?

Apresente uma análise que inclua os benefícios esperados, como aumento de produtividade, redução de custos operacionais e melhoria na gestão de ativos. Utilize métricas financeiras e indicadores de desempenho para embasar a decisão.​

7. Como identificar softwares subutilizados para reduzir custos?

Realize auditorias periódicas e utilize ferramentas de monitoramento do desenvolvimento em nuvem para identificar licenças de software que não estão sendo plenamente utilizadas. Isso permite realocar recursos ou cancelar contratos desnecessários.​

8. Quais métricas devo acompanhar para controlar os gastos com tecnologia?

Acompanhe indicadores como custo total de propriedade (TCO), retorno sobre investimento (ROI), taxa de utilização das licenças e despesas com manutenção. Essas métricas auxiliam na tomada de decisões estratégicas.​

9. Quais são os principais pontos de atenção ao analisar um contrato de serviços de software?

Verifique cláusulas relacionadas à propriedade intelectual, termos de uso, políticas de renovação automática, escalabilidade, custos adicionais e níveis de serviço (SLAs). Esses elementos impactam diretamente na gestão financeira.​

10. Como evitar custos inesperados com renovações automáticas de licenças?

Mantenha um calendário de vencimentos e notificações para revisar contratos antes da renovação. Negocie cláusulas que permitam cancelamento ou ajustes conforme a necessidade da instituição.​

11. Como garantir que estamos cumprindo os termos de uso das licenças para evitar penalidades?

Implemente políticas de compliance e treine os colaboradores sobre o uso adequado dos softwares. Realize auditorias internas para assegurar o cumprimento do contrato e evitar sanções legais.​

12. Como gerenciar diferentes tipos de licenças (por usuário, por dispositivo)?

Utilize ferramentas de gestão de ativos que permitam o controle detalhado das licenças, associando-as aos usuários ou dispositivos correspondentes. Isso facilita a administração e evita o uso indevido.​

13. O que fazer quando o número de usuários do software muda?

Revise os contratos de licenciamento para ajustar o número de licenças conforme a nova demanda. Negocie com os elementos para adaptar os termos às necessidades atuais do fornecedor.​

14. Qual o melhor processo para aprovação de novas aquisições de software?

Estabeleça um fluxo de aprovação que envolva as áreas de TI, financeiro e jurídico. Analise a necessidade, o custo-benefício e a conformidade com as políticas internas antes de efetivar a aquisição.​

15. Como garantir que apenas os funcionários autorizados tenham acesso a determinados softwares pagos?

Implemente controles de acesso baseados em funções e utilize sistemas de autenticação para restringir o uso dos softwares apenas aos colaboradores autorizados. Isso protege os ativos intangíveis da empresa.​

16. Como auditar os gastos com software para identificar possíveis irregularidades ou ineficiências?

Realize auditorias utilizando ferramentas específicas para análise de contratos, licenças e uso dos softwares. Identifique inconsistências e oportunidades de otimização de custos.​

17. Quem é responsável pelo acompanhamento dos contratos de software?

O setor financeiro, em conjunto com a área de TI, deve monitorar os contratos de software, garantindo o cumprimento dos termos, a gestão de gastos e a conformidade com as diretrizes internas.​

18. Como as despesas com software impactam a carga tributária?

Dependendo da classificação contábil (despesa corrente ou despesa de capital), os gastos com software podem influenciar na base de cálculo de tributos como PIS e COFINS. É essencial consultar a legislação vigente e as normas contábeis aplicáveis.​

19. Há alguma diferença no tratamento fiscal entre a locação de uma licença e a assinatura de um SaaS?

Sim. A locação de uma licença geralmente é tratada como elemento intangível, sujeito à amortização. Já a assinatura de um SaaS é considerada despesa operacional, impactando diretamente o resultado do período.