Prestação de contas: saiba o que é e confira dicas de como fazer

Essa prática não apenas permite aos gestores financeiros e sócios uma visão clara e objetiva da saúde financeira da empresa, como também promove um nível superior de transparência.

Tal transparência não só fomenta a confiança interna e externa na organização mas também pavimenta o caminho para o sucesso, ao facilitar a identificação e correção ágil de possíveis discrepâncias financeiras.

Nesse conteúdo, exploraremos todos os aspectos que um profissional do setor financeiro precisa compreender sobre a prestação de contas. Iremos demonstrar desde a sua definição, passando por quem tem a responsabilidade de realizá-la, até a maneira como ela deve ser executada e os benefícios que a tecnologia moderna pode oferecer neste processo.

O que é prestação de contas e como afeta o balanço financeiro

A prestação de contas é, em essência, um relatório abrangente que detalha cada transação financeira da empresa, englobando tanto as receitas quanto as despesas. Este documento é o alicerce sobre o qual se constrói a transparência operacional, um valor inestimável para instituições que colocam a clareza de suas operações em primeiro plano.

Dentro deste relatório, é crucial apresentar uma descrição minuciosa de todas as despesas, as fontes de receita, a relação total de ativos e passivos, além dos valores do patrimônio líquido e bruto. 

A prestação de contas deve levar em conta não apenas os custos fixos e variáveis, mas também elementos como o fluxo de caixa e despesas com viagens corporativas, entre outros fatores que contribuem para a elaboração de um panorama financeiro preciso.

Este balanço pode ser feito mensalmente ou anualmente, como detalha a lei 10.406/02 do artigo 1.020 do Código Civil. Não é difícil entender do que se trata este balanço, mas quem deve fazê-lo pode ser uma dúvida.

Todas as empresas são obrigadas a prestar contas?

A obrigatoriedade da prestação de contas não é uma regra aplicável universalmente a todas as organizações. No entanto, sua importância transcende o espectro das empresas privadas, abrangendo uma variedade de entidades que, por natureza ou regulamentação, são compelidas a adotar essa prática rigorosa.

Entidades que devem fazer a prestação de contas

• Instituições públicas e entidades governamentais: Por lidarem com recursos provenientes do erário público.
  
  
• Associações e sindicatos: Estas organizações, que representam coletivos específicos, devem prestar contas tanto para seus membros quanto para os órgãos reguladores.
  
  
• Condomínios e cooperativas: Grupos que administram recursos comuns, como condomínios residenciais e cooperativas de trabalho ou de consumo.
  
  
• Empresas com estrutura societária complexa: Negócios que operam com uma rede de sócios ou investidores..

Exceções à regra

Enquanto a prestação de contas figura como um requisito para muitas organizações, algumas entidades operam sob um regime de isenção, dependendo de sua natureza jurídica e do volume de negócios. Entre elas, destacam-se:

1. Microempreendedor Individual (MEI);
   
   
2. Empreendedor Individual (EI) e Eireli.

Realizando a prestação de contas

O ritual da prestação de contas é um marco definido no calendário de cada exercício social de uma organização. Este momento chave é quando os relatórios financeiros são compilados, analisados e, posteriormente, apresentados para validação em um ambiente formal, como uma assembleia de sócios ou membros.

A preparação é fundamental

Antes que os números possam ser discutidos ou aprovados, é crucial uma preparação meticulosa. Esta fase envolve a coleta, a análise e o registro de cada transação financeira ocorrida durante o período em questão. 

Dada a complexidade e a importância deste processo, é aconselhável contar com o apoio de um especialista em contabilidade, que poderá garantir a precisão e a conformidade dos dados apresentados.

• Gestores e CFOs,
• Especialistas contábeis.

Porém, a prestação de contas precisa ser realizada antes da assembleia, construindo o relatório que será discutido na reunião. Segundo o artigo 1.078 do Código Civil:

“A assembléia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de:

I - tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;

II - designar administradores, quando for o caso;

III - tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.”

A antecipação a este evento requer não apenas a preparação dos relatórios financeiros mas também uma atenção meticulosa às obrigações e exigências legais, minimizando o risco de problemas jurídicos.

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