O que é BPO financeiro? Descubra serviços, benefícios e como implementar

A crescente necessidade por profissionais especializados faz com que as empresas busquem por alternativas na hora de otimizar sua gestão financeira. Com isso, soluções como o BPO financeiro ganham cada vez mais relevância dentro das companhias.

A sigla BPO significa, em inglês, Business Process Outsourcing. Em uma tradução livre se traduz: terceirização dos processos de negócios. Ou seja, é a terceirização do setor financeiro, ou de alguns profissionais da área.

Como empresas de pequeno e médio porte muitas vezes não conseguem contratar profissionais altamente qualificados, essa solução se mostra vantajosa. Com os BPOs, PMEs conseguem fortalecer uma área fundamental com especialistas acessíveis.

Seja para promover análises apuradas ou fazer uma boa gestão de custos, as pequenas e médias organizações podem tê-los. Assim, garante-se um bom fluxo de caixa e gestão dos recursos, aumentando a competitividade e saúde financeira da empresa.

Continue lendo nosso artigo porque vamos tirar as principais dúvidas sobre o BPO financeiro: o que é, quais seus serviços, seus benefícios e como implementar.

O que é um BPO financeiro?

Este profissional terceirizado administra uma ou mais, podendo ser todas, as atividades financeiras de uma empresa. Pode ajudar a construir o plano financeiro, a gestão de custos, lançamentos, conciliação bancária, questões burocráticas e muito mais.

Ao contratar esse serviço, o negócio passa a contar com profissionais especializados para algumas ou todas as demandas pertinentes às finanças.

A terceirizada contratada para ser o BPO passa a ser a responsável por administrar a gestão financeira. Dessa forma, pode ser desde a integração com a parte contábil, contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e plano financeiro, análise e redução de custos e até o planejamento tributário.

O serviço, normalmente, é personalizado conforme a especialidade da terceirizada e a necessidade da organização que a contrata.

Com a gestão feita por um especialista, essa terceirização pode significar até mesmo vantagem competitiva. Uma vez que a rotina está garantida pela prestadora de serviços, os colaboradores podem se concentrar no core business.

Independente do ramo de atividade, seja uma indústria, prestadora de serviços ou comércio, o tempo dedicado à parte administrativa e financeira é reduzido.

Com os profissionais especializados, fica mais fácil enxergar novas possibilidades de negócio, expansões e diversos outros assuntos importantes. Com base em análises bem feitas dos KPIs financeiros, a tomada de decisão estratégica ganha outro sentido.

Quais são os serviços de BPO financeiro?

Há diversos motivos para uma organização terceirizar esta área, já que cada estrutura é diferente, exigindo diversas soluções. Estes profissionais podem controlar as entradas e saídas, emitir notas fiscais, fazer o faturamento e pagamento.

Além disso, o BPO financeiro pode fazer a gestão dos recursos financeiros e promover análises mais profundas. Assim, PMEs têm desde as questões burocráticas até a visão estratégica resolvida.

De forma geral, os serviços do BPO financeiro são divididos em três etapas:

1. análise;
2. manutenção;
3. checagem.

Análise

Trata-se do momento em que o BPO financeiro checa a contabilidade e os processos das organizações. Com isso, os terceirizados têm uma visão ampla da rotina organizacional, conhecem os sistemas e veem pontos de melhoria.

Neste momento, o BPO pode até mesmo fazer uma análise de custos ou usar outras ferramentas para entender a situação da contratante. Dessa forma, a área financeira ganha um grande reforço, além de uma perspectiva de evolução.

Manutenção

A manutenção é a rotina financeira pela qual o profissional é responsável. Envolve todo o necessário para manter uma empresa funcionando e em dia com suas obrigações legais ou objetivos.

As necessidades das organizações são inúmeras, assim como as funções que um BPO pode desempenhar. No entanto, é possível citar algumas, como:

• controle do fluxo de caixa;
• conciliação bancária;
• gestão de indicadores financeiros;
• emissão de notas fiscais;
• gestão de documentos digitais;
• desenho de estratégias de redução de custos;
• gestão de viagens corporativas;
• controle de despesas de cartão corporativo;
• gestão de custos.

As atividades desempenhadas são inúmeras, mas é válido destacar três, principalmente.

Controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o que permite visualizar o que entra e sai da organização em determinado período. Normalmente, é feito mensalmente, o que assegura dados para análises trimestrais, semestrais e anuais.

Ou seja, trata-se de uma atividade essencial visando o acompanhamento da saúde financeira do negócio. Sem a necessidade de seus colaboradores gastarem tempo com a gestão de finanças, os especialistas se concentram na parte estratégica. Com isso abre-se mais possibilidades de retorno financeiro.

Conciliação bancária

A segurança e, por consequência, a saúde financeira da empresa exigem que haja um controle rígido. Por isso, a conciliação bancária também é um dos importantes processos que podem ser terceirizados por meio do BPO.

Essa conciliação consiste em conferir a planilha de finanças da organização e comparar com o seu saldo bancário. Assim, documenta-se tudo e sinaliza possíveis diferenças que podem causar impacto direto no caixa.

Gestão de indicadores financeiros

Ao terceirizar a análise e gestão de KPIs, é possível contar com um profissional experiente e especializado nesse tipo de ação. Além de opiniões externas e insights de mercado, a companhia ainda conseguirá uma visão mais ampla sobre o negócio.

Assim é possível encontrar novas possibilidades e possíveis alavancas de otimização, podendo checar o lucro de cada produto ou serviço por meio da margem bruta.

É possível também verificar a capacidade de crédito por meio da margem líquida ou melhor precificação por meio da margem de contribuição. Com isso se tem decisões mais estratégicas e assertivas.

São tanto indicadores importantes para checar a viabilidade e saúde financeira da organização que o profissional se mostra de grande importância.

Contratar um BPO financeiro pode ser um grande passo e muitas empresas preferem checar os KPIs sozinhos. No entanto, enquanto não decidem pela terceirização, as análises não podem ficar pendentes.

Mesmo assim, mapear todos os indicadores é um grande trabalho. Entender quais deles precisam ser calculados e por que, além de quando e como pode tomar muito tempo. Isso talvez signifique estudar após chegar do trabalho ou mesmo fazer horas extras.

Evite força desnecessária, coloque esforço onde realmente é necessário. Baixe nosso Guia de indicadores financeiros e economize tempo.

6 benefícios do BPO financeiro para empresas

1. autonomia: os especialistas da sua empresa podem concentrar esforços na parte estratégica;
2. redução de custos: contratar um BPO financeiro geralmente é mais barato que uma assessoria contábil. Além disso, com ele as empresas economizam com a folha de pagamento;
3. otimização de processos: com um especialista financeiro, seus processos financeiros são melhorados e a rotina se torna mais ágil;
4. maior visualização: o profissional terceirizado oferece um serviço completo, com análises de indicadores, relatórios de performance e consultoria em finanças;
5. contenção de riscos: com uma empresa especializada desaparecem os problemas decorrentes de colaboradores sobrecarregados. Elimina-se também seus erros, sendo uma forma de gestão de riscos;
6. vantagem competitiva: com a redução de custos, autonomia, otimização de processos e maior visualização, seus colaboradores são mais aproveitados. Assim, se concentram exclusivamente em gerar resultados, trazendo vantagem competitiva.

Como implementar na sua empresa?

Para fazer o BPO financeiro ser eficiente é preciso um ‘passo a passo’. Além disso, deve-se prestar atenção a algumas questões, como a situação organizacional, por exemplo. Confira a seguir as etapas necessárias para a implementação deste recurso:

1. organizar processos: o primeiro passo é mapear os processos da gestão financeira e de despesas. Assim, a contratante sabe quais são as prioridades e objetivos quando a terceirizada chegar;
2. estudar plataformas: um software de gestão financeira e de despesas é de grande ajuda e o BPO financeiro pode instruir a contratação de um Dessa forma, a empresa está preparada e já fez cotações quando isso acontecer;
3. delegar tarefas: além de contar com a tecnologia e um especialista terceirizado, a equipe financeira precisa estar bem articulada. Quando os relatórios e análises chegarem, este time precisa estar apto a analisá-los;
4. criar fluxos de trabalho: seja um workflow de aprovação ou evolução de tarefas, é preciso organizar as tarefas. Após seguir todas as etapas anteriores, o aprimoramento dos processos é fundamental para garantir agilidade;

Como a Flash Expense auxilia o BPO na gestão de despesas

Para garantir a vantagem competitiva é necessário otimizar tempo, já que quando mal gasto as empresas deixam de lucrar. No entanto, construir processos eficientes e ter informações disponíveis não é tão fácil quanto parece.

Ao terceirizar o setor financeiro se espera redução de custos e agilidade na rotina, mas nem sempre essa é a realidade. As empresas que contam unicamente com processos manuais e precisam checar inúmeras planilhas, em diferentes sistemas, para confirmar uma informação, acabam dificultando o processo.

Quando o BPO financeiro perde horas para encontrar algo de que precisa, a organização deixa de aproveitar seu máximo. Baseada em eficiência, controle e compliance, a Flash Expense oferece soluções em 3 planos diferentes que garantem praticidade e otimização da rotina financeira.

Temos funcionalidades que automatizam lançamentos e evitam o desencontro de informações, evitando erros. Além disso, nossa plataforma evita o mesmo registro em mais de um sistema, otimizando tempo.

Enquanto isso, outras funcionalidades permitem a visualização de todos os dados em um único lugar, fazendo com que o BPO se concentre no que realmente importa. Com ela, você cria gráficos automáticos e os exporta, tendo informações acessíveis para uma visão ampla, prática e rápida do negócio.

Além disso, você fortalece o compliance financeiro e otimiza o tempo, permitindo que os gestores se concentrem em tarefas geradoras de resultados.

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