O que é política de gastos e como criar uma para a sua empresa?

A política de gastos é crucial no âmbito corporativo, agindo como um componente vital na gestão financeira. Ela estabelece um limite de gasto claro, orientando o departamento financeiro e os empregados sobre como os fundos devem ser alocados, evitando o desperdício de recursos.

Este conjunto de regras é fundamental para a redução de custos e uma boa gestão de despesas corporativas, garantindo que todos estejam informados sobre as práticas financeiras da empresa.

Implementar uma política para controle de gastos não só ajuda a identificar e eliminar gastos desnecessários, mas também amplia a eficiência e a colaboração na organização.

Por meio dela, os gestores podem otimizar operações, melhorar a comunicação e facilitar um planejamento financeiro mais eficaz. Como resultado, a empresa se torna mais rentável e os processos financeiros, mais transparentes e controlados.

Benefícios de contar com uma política de gastos bem estruturada

Contar com uma política de gastos bem estruturada traz benefícios fundamentais tanto para a equipe quanto para a gestão da empresa.

Ela estabelece diretrizes claras que orientam os colaboradores sobre as práticas permitidas e proibidas relacionadas aos gastos. Isso promove um ambiente de transparência e responsabilidade.

Para a empresa

Uma política de gastos bem elaborada confere à empresa uma administração mais rigorosa de suas finanças. Ela não só estipula limites claros para os gastos, como também contribui para uma gestão de despesas mais controlada. Entre os benefícios, destaca-se a prevenção de fraudes e a minimização de riscos financeiros, elementos essenciais para a saúde e a segurança econômica da organização.

Para os colaboradores

A política funciona como um manual detalhado que orienta sobre os procedimentos corretos de gastos. Isso é particularmente valioso para aqueles que necessitam viajar a trabalho ou participar de reuniões externas, oferecendo clareza sobre os limites de gastos e o processo de reembolso.

Gestores de viagens corporativas e o departamento financeiro podem se referir à política para esclarecimentos sobre os gastos com passagens, hospedagem e outras despesas relacionadas a viagens.

É essencial que a política de gastos esteja alinhada com a política de viagens, garantindo consistência e evitando conflitos.

Ambas as diretrizes devem estar interligadas para cobrir todas as nuances dos gastos empresariais.

Incentiva-se às empresas a adotarem e personalizarem modelos de políticas de gastos, incluindo aquelas voltadas para viagens, para assegurar que todas as despesas sejam feitas de maneira informada e responsável.

Baixar e implementar um modelo estruturado pode ser um primeiro passo excelente para estabelecer ou aprimorar o controle financeiro dentro da organização.

3 fatores indispensáveis para uma boa política de gastos

Uma política de gastos eficaz não necessita ser um documento extenso e complicado. Na verdade, a simplicidade e a assertividade são cruciais para garantir que seja acessível e compreensível para todos os envolvidos. Um documento conciso evita a confusão e facilita a aderência às diretrizes estabelecidas.

A complexidade excessiva pode ser um obstáculo, desestimulando a leitura e, consequentemente, o cumprimento das normas. Se as regras não são claras isso pode gerar resistência ou negligência por parte dos colaboradores.

Os três fatores cruciais para elaborar uma política de gastos eficiente são:

1. Clareza: O documento deve ser direto e fácil de entender, evitando jargões complicados e detalhamentos excessivos.
   
   O objetivo é ter um conjunto de regras claro que oriente os colaboradores e o departamento financeiro sem causar dúvidas ou interpretações errôneas.
   
   
2. Concisão: Uma política eficaz é aquela que é sucinta, focando no essencial e evitando excessos que poderiam complicar sua aplicação.
   
   Deve-se priorizar diretrizes que sejam diretas, facilitando assim a rápida compreensão e implementação por todos na empresa.
   
   
3. Relevância: Manter a política de gastos atualizada é fundamental para que ela permaneça alinhada com as dinâmicas do mercado, a cultura organizacional, e em conformidade com as leis e regulamentos vigentes.
   
   Isso garante que a política seja efetivamente útil e aplicável no contexto atual da empresa.

Portanto, ao elaborar ou revisar uma política de gastos, é essencial que ela seja desenhada pensando na facilidade de uso, relevância para as necessidades atuais da empresa, e sua conformidade com o ambiente regulatório, garantindo assim que contribua positivamente para a gestão financeira da organização.

Dicas para criar uma política de gastos eficiente

Inicie com uma explicação concisa sobre o motivo da criação das regras de gastos. Isso constrói uma conexão com os colaboradores, pois entender o "porquê" por trás das políticas gera engajamento e facilita a adesão às normas.

A clareza nos objetivos a compreender a importância das diretrizes e o impacto positivo em suas rotinas.

Incorpore informações cruciais que podem ser compartilhadas com outras políticas, como a política de reembolso.

Detalhes como prazos para prestação de contas são essenciais. Por exemplo, estabelecer um prazo claro para a apresentação de recibos de um almoço com clientes ajuda a manter a organização e a transparência.

Organize as despesas em categorias para simplificar a aplicação das regras. Quer saber como uma política pode ser estruturada para contemplar todos os gastos? Veja a seguir:

• Hospedagem

• Defina limites de gastos conforme o destino e o cargo do colaborador.
• Reembolse despesas de lavanderia para estadias superiores a 5 dias.
• Exclua itens do frigobar e multas por mau uso do quarto do reembolso.

• Alimentação

• Estabeleça um valor máximo reembolsável que varia conforme a localidade, o cargo do colaborador e a necessidade do encontro.
• Fixe um limite específico para refeições, ajustando-o às normas da empresa e às expectativas do mercado.

• Transporte e veículos

• Defina um teto para gastos com transportes por aplicativo.
• Reembolse estacionamento apenas com apresentação de recibo.
• Cubra despesas de manutenção e combustível por KM quando o veículo for utilizado a serviço da empresa, estabelecendo limites claros de aprovação.

• Passagens

• Esclareça as condições sob as quais taxas adicionais como despacho de bagagem ou alterações de viagem serão reembolsadas.
• Detalhe a política para situações como viagens prolongadas por exigências empresariais ou perda de voos e ônibus.

A tecnologia a favor do cumprimento das políticas internas

Manter uma política de despesas atualizada e eficiente é crucial, o que exige revisões periódicas para aprimorar continuamente as práticas de gestão.

A revisão constante dessas informações é vital para identificar áreas de melhoria e garantir que a política esteja alinhada com as mudanças no ambiente de negócios e nas necessidades organizacionais.

Realizar essas revisões manualmente pode ser uma tarefa árdua, mas, felizmente, existem soluções tecnológicas que simplificam esse processo.

A Flash proporciona ferramentas que transformam essa atividade em um procedimento mais eficiente e menos suscetível a falhas.

Por meio da Integração Contábil & ERP da Flash, é possível ter uma visão abrangente e organizada de todas as informações relevantes à gestão de reembolsos, despesas e dados financeiros em um único sistema.

Essa integração centraliza os dados, facilitando o acesso, a análise e a tomada de decisões. Além disso, minimiza as chances de discrepâncias e erros, promovendo uma gestão financeira mais robusta e confiável.