Saiba quando se aplica o reembolso de despesas médicas pelo empregador e como fazer

Quando um funcionário se acidenta durante o exercício de suas funções, a empresa tem a responsabilidade de garantir a saúde dos seus trabalhadores. Além disso, em casos de acidentes de trabalho, trata-se do cumprimento da CLT.

Dessa forma, a organização é obrigada a ajudar o colaborador a pagar os gastos decorrentes de acidentes. Sejam com tratamentos, medicamentos, consultas ou cirurgias, o dever é definido por lei.

Apesar de a situação ser válida, especialmente, em casos de acidentes, o Duty of Care deve ser uma preocupação integral. Por isso, a maioria das organizações oferece planos de saúde completos para seus funcionários.

Quando o reembolso de despesas médicas pelo empregador é aplicado?

Como se trata do custeio dos gastos com assistência médica que um funcionário teve, ele ocorre, principalmente, em acidentes de trabalho. Os danos podem ser físicos, mentais ou mesmo estéticos, dependendo do acidente e da doença.

Leia também: O que são doenças ocupacionais e como classificar nessa categoria?

É importante lembrar que isso diz respeito às lesões decorrentes do trabalho, desde a LER (Lesão por Esforço Repetitivo) ou tendinite até contusões, cortes e fraturas. Seja como for, a empresa deve fornecer assistência à saúde para, além de garantir o bem-estar, evitar danos maiores.

O desamparo ao trabalhador perante os danos sofridos podem gerar indenizações de danos morais, materiais e estéticos, dependendo da lesão. Assim, a organização, além de perder mão de obra e custear o tratamento, deve pagar uma indenização.

Quando o reembolso é responsabilidade da empresa e quando é do funcionário?

Geralmente, a responsabilidade é da empresa. Então, as despesas médicas devem ser pagas pelo empregador. A culpa é objetiva, ou seja, presumida, não exigindo provas por parte do colaborador.

No entanto, quando enquadrada na culpa subjetiva, é preciso provar através dos meios legais a responsabilidade da organização. Para isso, cabem todos os meios tradicionais, como testemunhas, perícia, confissão e documentos.

Dessa forma, sempre que a empresa expor seu funcionário a riscos, abusar de um direito ou descumprir normas, a culpa do empregador é caracterizada, exigindo o pagamento do tratamento médico e hospitalar.

Os valores gastos só não recaem sobre a companhia quando for configurada a responsabilidade exclusiva do colaborador. Mesmo assim, por haver a culpa presumida, é o empregador que deve provar isso.

Para haver essa comprovação, a organização deve instituir protocolos de segurança, com uso e checagem de EPIs, por exemplo. Ao serem descumpridas, caracterizam a culpabilidade do empregado. É essencial ter essa forma de controle, pois assim se faz uma gestão de riscos e a empresa se resguarda.

Como funciona o reembolso de despesas médicas?

Assim como outros reembolsos de despesas, primeiro o funcionário efetua o pagamento dos gastos relacionados àquela atividade. Depois é reembolsado pela empresa. Como acontece em processos de reembolso, também deve ser acompanhado de notas fiscais, recibos ou quaisquer outros comprovantes válidos.

Leia também: Entenda as diferenças entre recibo e nota fiscal.

A obrigação de pagamento destas despesas só é excluída quando a culpa pelo acidente, lesão ou doença for exclusiva da vítima.

Como pedir o reembolso de despesas médicas?

Nos planos de saúde, o prazo para o requerimento de reembolso é de, no máximo, 30 dias. No entanto, dentro das empresas é preciso se atentar à política de reembolso. Mesmo assim, as empresas precisam definir prazos realistas, de forma que não dificulte o processo para os funcionários.

Entre outros motivos, porque a situação pode ser entendida como abusiva se for constatado que houve a dificultação para o ressarcimento.

De qualquer forma, como toda restituição, é preciso apresentar os devidos comprovantes de despesas. Confira a seguir os documentos para cada modalidade:

• Consultas: recibo ou nota fiscal. Importante solicitar a discriminação da especialidade do médico
• Exames: solicitação do médico e nota fiscal original;
• Cirurgias: relatório do cirurgião, cópia do boletim anestésico e comprovantes originais de pagamento;
• Internações: relatório médico, fatura hospitalar detalhada e documento original fiscal de pagamento;
• Procedimentos: recibo ou nota fiscal original, e relatório médico comprovando o procedimento;
• Remoção: nota fiscal, relatório fundamentado do médico assistente onde consta o diagnóstico e tipo de remoção necessária, além da análise da perícia.

Como declarar reembolso médico no Imposto de Renda?

Para fazer a declaração de reembolso de despesas no imposto de renda é preciso reportar todos os gastos corretamente e ter todos os comprovantes.

Basta preencher o campo "parcela não dedutível / valor reembolsado" com os valores pertinentes.

O programa do IR fará automaticamente o cálculo e deduzirá apenas o resultado da diferença entre o pago ao profissional e o reembolsado pelo plano de saúde ou empregador.

Levantar todas as informações sobre a declaração de reembolso no imposto de renda é trabalhoso e pode levar horas. Com isso, o gestor fica horas concentrado em uma tarefa que não gera receita.

Dessa forma, o tempo gasto pode levar os responsáveis financeiros a atrasarem os pagamentos, gerando gastos desnecessários. Para evitar esses problemas, baixe nosso FAQ de declaração de reembolso no IR e tenha todas as informações pertinentes em um único documento.

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Reunir todas as despesas pertinentes e acompanhar os prazos de reembolso dos funcionários é necessário, mas trabalhoso. Checar inúmeras planilhas e informações espalhadas em diversos sistemas é contraproducente, afinal.

Quando os gestores não conseguem checar os dados com velocidade, perdem horas valiosas que podiam ser investidas em tarefas geradoras de receita. Além disso, os colaboradores podem ser lesados, levando a complicações e até processos.

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