6 softwares e sistemas para transformar a gestão em pequenas empresas

Um software para pequenas empresas é mais do que uma ferramenta: é um aliado estratégico para quem busca eficiência, organização e crescimento sustentável.

Se você é empreendedor, RH ou financeiro de uma PME, sabe que a rotina envolve múltiplas tarefas, desde o controle de contas a pagar até a emissão de notas fiscais e a gestão de pessoas. Muitas vezes, essas ações são manuais, gastando tempo precioso e aumentando o risco de erros.

A pandemia de Covid-19 intensificou esses desafios para pequenas empresas, tornando ainda mais essencial o uso de sistemas de gestão acessíveis e flexíveis, que possam ser utilizados de qualquer lugar e em diferentes dispositivos.

A boa notícia é que, com o avanço da tecnologia, existem soluções acessíveis e intuitivas que podem transformar o seu negócio com uma gestão 360°.

Este conteúdo foi feito para quem deseja digitalizar processos, melhorar a produtividade e tomar decisões mais assertivas. Neste artigo, entenda os principais tipos de software disponíveis no mercado, suas funcionalidades e como escolher o melhor para as necessidades da sua empresa.

Boa leitura!

Por que micro e pequenas empresas devem investir em softwares?

Para PMEs, investir em software não é mais uma tendência: é uma necessidade para quem deseja manter a competitividade no mercado.

Mesmo micro e pequenas empresas enfrentam desafios complexos: processos manuais, falhas no controle financeiro, dificuldade em organizar documentos fiscais e perda de tempo em atividades operacionais. A tecnologia se apresenta como uma solução viável, escalável e acessível, com ferramentas que se adaptam ao tamanho e às necessidades de cada negócio.

Muitos desses softwares já oferecem integração com canais de comunicação como o WhatsApp, facilitando o atendimento ao cliente, o suporte às vendas e a automação de processos de relacionamento.

Entre os principais benefícios do uso de software para PMEs, destacamos:

• mais organização e produtividade;

• maior controle e redução de erros; e

• conformidade legal e segurança de dados.

Mais organização e produtividade

Um bom sistema de gestão ajuda a centralizar as informações da empresa em um só lugar, promovendo mais clareza na tomada de decisões.

Ao ter um controle mais apurado de diversos fatores. Seja para controle de fluxo de caixa, contas a pagar, controle de ponto, entre outros, os profissionais conseguem priorizar o que realmente importa: fazer o negócio crescer. Isso se traduz em mais produtividade e menos retrabalho, mesmo com uma equipe reduzida.

Maior controle e redução de erros

Sem um software gerencial, o risco de erros é alto. Seja no cálculo de vendas, no cadastro de produtos, na emissão de boletos, na prestação de contas ou até no cálculo da folha de pagamento, todos esses processos, quando feitos manualmente, estão suscetíveis a erros humanos.

Com a tecnologia certa, é possível acompanhar cada etapa da operação, com relatórios em tempo real e integração entre áreas como vendas, RH e até no setor financeiro.

Conformidade legal e segurança de dados

A legislação exige que até mesmo micro e pequenas empresas cumpram obrigações fiscais rigorosas. Seja no RH, com as regras de controle de ponto ou do Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) com vales-alimentação e refeição, ou no financeiro, com o envio correto de notas fiscais e os pagamentos, são diversas tarefas que carecem de cuidado e uma gestão cuidadosa.

Diante do cenário complexo que é a gestão de uma empresa, os sistemas ajudam as diferentes áreas a cumprirem as obrigações, seguindo os padrões exigidos e armazenar informações com segurança. Muitos softwares ainda oferecem criptografia e backups automáticos, protegendo os dados da empresa contra perdas ou acessos não autorizados.

Quer saber como a Flash ajuda pequenas empresas? Assista ao vídeo a seguir e descubra como a Flash simplificou a gestão de ponto da SuperSim. Clique e assista!

6 sistemas de gestão empresarial essenciais para pequenos negócios

A escolha do software para PMEs deve levar em conta os desafios do dia a dia do negócio. Desde o controle financeiro à emissão de nota fiscal eletrônica, do RH até a gestão de pessoas, existem soluções específicas para cada etapa da operação.

A seguir, explicamos o funcionamento de cada tipo:

1. sistema ERP;

2. sistema de controle financeiro;

3. software de RH;

4. sistema de CRM;

5. emissor de nota fiscal eletrônica;

6. sistema de controle de estoque e vendas; e

1. Sistema ERP (Enterprise Resource Planning)

O sistema ERP – Enterprise Resource Planning – é o principal sistema de gestão empresaria. Ele realiza a integração de diferentes áreas do negócio em um único software: estoque, vendas, financeiro, fiscal e até logística. Isso evita retrabalho, melhora a comunicação entre setores e aumenta o controle sobre a operação.

Um bom ERP ajuda a ter uma visão clara do desempenho da empresa como um todo, simplificando o planejamento e o crescimento sustentável. Muitos ERPs reconhecidos no mercado brasileiro são exemplos de sucesso, consolidando-se como ferramentas confiáveis para pequenas empresas que buscam crescimento sustentável.

2. Sistema de controle financeiro

O software de gestão financeira é um dos primeiros investimentos recomendados para quem precisa colocar a casa em ordem. Ele permite fazer o controle da frente de caixa, acompanhar contas a pagar e a receber, gerar relatórios e até realizar a emissão de boletos com praticidade. 

Tudo isso em uma única plataforma, que ajuda a enxergar melhor o fluxo de caixa e tomar decisões com base em dados, não em achismos.

Para negócios que contam com alto fluxo de despesas corporativas, há ainda a oportunidade de dispor de plataformas próprias para essa necessidade. O cartão corporativo Flash, integrado à plataforma de gestão de despesas, é um bom exemplo: mais autonomia para os colaboradores e controle para o financeiro. Tudo isso sem custos para a empresa.

3. Softwares de RH

Gerenciar folha de pagamento, férias, admissões, controle de ponto e obrigações legais pode ser um desafio para empresas com pouco pessoal dedicado ao setor. Os softwares de RH facilita esse processo, garantindo mais agilidade, menos erros e conformidade com a legislação trabalhista.

Com ele, a pequena empresa automatiza a rotina e evita retrabalho, mantendo o foco no que realmente importa: o cuidado com as pessoas.

Plataformas completas, como a Flash, dão suporte às diferentes necessidades do RH de um pequeno negócio. Do controle de ponto à concessão de benefícios corporativos, passando pela admissão e desligamento às avaliações de desempenho, tudo pode ser controlado dentro do software.

Quer saber mais? Leia nosso artigo sobre como escolher um sistema de RH para pequenas empresas.

4. Sistema de CRM (Customer Relationship Management)

Um CRM é o software ideal para quem quer organizar contatos, acompanhar negociações e manter o relacionamento com clientes ativo. 

Ele centraliza as informações sobre cada lead, proporcionando maior facilidade no envio de propostas, ajuda a monitorar o funil de vendas e oferece insights valiosos para fechar mais negócios. Ou seja: é uma ferramenta essencial para empresas que precisam vender melhor – e não apenas vender mais.

5. Emissor de nota fiscal eletrônica

A emissão de nota fiscal eletrônica é uma obrigação para muitas pequenas empresas, mesmo as que atuam com serviços. Ter um emissor de nota fiscal eletrônica permite gerar os documentos fiscais rapidamente, evitar erros manuais e manter o compliance com a Receita Federal. 

Existem ferramentas simples e específicas para esse fim, que podem ser integradas a outros sistemas, como o financeiro ou o ERP.

6. Ferramentas de controle de estoque e vendas

Uma boa gestão de estoque é essencial para evitar rupturas ou excessos que prejudicam o capital de giro. Softwares de controle de estoque e vendas ajudam a acompanhar entradas e saídas em tempo real, além de gerar relatórios que mostram quais produtos têm mais ou menos giro. 

Com integração às vendas, essas ferramentas otimizam os pedidos, previnem perdas e aumentam a eficiência comercial.

Tecnologias emergentes na gestão empresarial

A transformação digital está cada vez mais presente na rotina das pequenas empresas, impulsionada por tecnologias emergentes como a inteligência artificial e a automação de processos.

Essas inovações estão revolucionando a gestão empresarial ao permitir que tarefas repetitivas sejam executadas de forma automática, liberando tempo para que os empreendedores foquem em atividades estratégicas e no relacionamento com o cliente.

A inteligência artificial, por exemplo, pode ser utilizada para analisar grandes volumes de dados e gerar insights valiosos sobre o comportamento de compra dos clientes, tendências de vendas e oportunidades de mercado.

Já a automação de processos contribui para a redução de custos operacionais, aumento da eficiência e diminuição de erros humanos. Com essas ferramentas, pequenas empresas conseguem tomar decisões mais informadas, responder rapidamente às mudanças do mercado e oferecer uma experiência diferenciada aos clientes. Logo, adotar essas tecnologias é um passo importante para garantir a competitividade e o crescimento sustentável dos negócios no cenário atual.

Como escolher o melhor software para sua empresa?

Com tantas opções no mercado, escolher o software ideal para PMEs pode ser desafiador. A decisão errada gera desperdício de tempo, dinheiro e energia. Para acertar na escolha, considere estes pontos essenciais:

• Identifique as necessidades mais urgentes: Liste os maiores gargalos da empresa (controle de fluxo de caixa, emissão de boletos, processos manuais no RH). Busque um sistema que resolva essas dores prioritárias para garantir retorno rápido do investimento.

• Compare funcionalidades e preços: Analise se as funcionalidades oferecidas atendem ao que sua empresa realmente utiliza. Avalie o modelo de cobrança (por usuário, mensalidade fixa, plano gratuito) e verifique o custo-benefício a longo prazo.

• Priorize usabilidade e suporte: Escolha softwares com interface intuitiva que sua equipe consiga usar sem complicações. Verifique se oferece atendimento rápido e eficiente, especialmente importante para pequenas empresas sem área de TI dedicada.

• Opte por ferramentas escaláveis: Considere sistemas que permitam adicionar novos módulos, usuários ou funcionalidades conforme a empresa cresce. Isso evita a necessidade de trocar tudo posteriormente e garante que a ferramenta acompanhe o desenvolvimento do negócio.

Como a Flash ajuda RHs e financeiros de PMEs

Na hora de escolher um sistema para pequenas empresas, vale a pena conhecer soluções que reúnem eficiência, usabilidade e bom custo-benefício.

A Flash oferece uma ferramenta completa de RH e gestão de despesas corporativas, com funcionalidades pensadas especialmente para a realidade das PMEs, cobrindo desde a gestão de pessoas até o controle de despesas. Veja a seguir como isso funciona na prática.

Gestão de pessoas com mais estratégia e menos burocracia

Admissão, desligamento, gestão de documentos, controle de ponto, férias, treinamentos, avaliação de desempenho, feedbacks, engajamento, dados estratégicos e demissão, tudo em um só lugar: a plataforma de gestão de pessoas da Flash.

Além disso, empresas também podem contar com o módulo de Controle de Ponto e Jornada, ideal para pequenas empresas que já superaram os 20 colaboradores e precisam fazer a gestão de tempo da equipe.

Gestão de benefícios mais flexível e alinhada ao time

Pioneira em benefícios flexíveis, a Flash oferece, em um único cartão, VR, VA, mobilidade, saúde, cultura e educação. Isso tudo com autonomia para o colaborador escolher onde e como usar seu saldo, dentro das regras da empresa.

A plataforma de gestão de benefícios Flash também simplifica o dia a dia do RH, com relatórios, controle de saldos e integração com sistemas de folha de pagamento – tudo de forma intuitiva e segura. É uma forma prática de melhorar a experiência do colaborador e fortalecer a marca empregadora, mesmo em empresas menores.

Controle de despesas e reembolsos sem complicação

A Flash também oferece um software de gestão de despesas corporativas para facilidade no controle financeiro e reduz o tempo gasto com processos manuais. Com ele, é possível centralizar os gastos com viagens, despesas e pagamentos corporativos em uma única plataforma.

A ferramenta permite cadastrar políticas de despesas, automatizar aprovações e gerar relatórios em tempo real, o que contribui para uma gestão financeira mais organizada e com menos erros. Além disso, o sistema se integra com ERPs e outras soluções já utilizadas pela empresa, garantindo fluidez e controle do início ao fim.

Quer entender qual software é o ideal para a sua empresa? Solicite agora um contato e evolua sua gestão com a Flash.