6 cuidados a tomar com o cálculo de despesas de viagem corporativa

As viagens corporativas são fundamentais para várias empresas. Além de ajudar a alcançar os objetivos esperados, essas viagens aumentam e desenvolvem o networking da empresa. No entanto, existem algumas questões ligadas aos gastos que precisam ser definidas com antecedência. Por exemplo, como fazer o cálculo de despesas de viagem de um funcionário?

Ter uma política de reembolso é fundamental para evitar problemas comuns de uma viagem corporativa e, consequentemente, combater os principais erros e descuidos em relação ao reembolso na hora de programar a viagem ou até mesmo no acerto depois do deslocamento.

Infelizmente, é comum que as empresas não possuam uma política de reembolso e, graças a isso, não tomam os cuidados necessários na hora de fazer o cálculo de despesas de viagem corporativa. Isso pode gerar até mesmo problemas financeiros para a empresa.

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Você já passou por alguma situação dessas? Quer fazer diferente agora? Então continue lendo este artigo e saiba quais os principais cuidados que você precisa ter na hora de fazer o cálculo de despesas de viagem corporativa a fim de evitar maiores problemas. Boa leitura!

Cuidados com o cálculo de despesas de viagem

Para fazer o cálculo de despesas de viagem corporativa da forma correta é preciso estar atento e não permitir que detalhes importantes sejam deixados de lado. Sendo assim, confira dicas do que fazer ou não fazer na hora de calcular os gastos de uma viagem corporativa:

1. Não considerar todas as despesas da viagem

Em primeiro lugar, é necessário que todas as despesas da viagem sejam consideradas para um correto reembolso. Geralmente, os gastos de uma viagem corporativa são:

• Hotéis;
• Passagens aéreas;
• Alimentação;
• Transporte.

É claro que dependendo da situação mais despesas podem existir. Sendo assim, uma dica importante é fazer o planejamento do itinerário e da infraestrutura necessária, como, por exemplo, onde o colaborador precisa ir, o que vai fazer, como vai até o local, se precisa fazer reserva de salas de reunião ou levar algum material, entre outros fatores a serem levados em conta.

Um grande erro por parte da empresa seria deixar de considerar algum dos gastos que o funcionário teve. Por isso a criação de uma política de reembolso que leve em conta para onde o funcionário está indo, o que vai fazer e o que vai precisar durante sua estadia fora é tão fundamental nesse momento.

Com ela, a empresa pode se organizar melhor e até mesmo definir quais são os custos que devem ser pagos antecipadamente, como reserva de hotel e passagens aéreas, e quais são os reembolsáveis também. Na hora de realizar o cálculo de despesas de viagem é ideal ter esses dois grupos muito bem definidos para que não ocorra nenhum erro!

2. Não ter uma previsão de gastos

As viagens corporativas sempre devem ser vistas pela empresa como um importante investimento, principalmente quando são planejadas e organizadas. Quando não possuem um gerenciamento eficiente, elas podem acabar se tornando grandes vilãs nos gastos da empresa.

É por isso que não ter uma previsão dos possíveis gastos do colaborador durante a viagem corporativa é um grande descuido que precisa ser evitado. Com uma organização básica isso já pode ser feito, afinal não é nada complicado.

Por isso que o recomendado nesse momento é usar a internet, perguntar para outros funcionários que já realizaram essa viagem ou alguma parecida ou, principalmente, checar a política da empresa capaz de informar os limites de gastos para cada categoria.

Além disso, se a empresa está sempre com funcionários em viagens, que tal fazer um calendário de viagens corporativas? Dessa forma dá até mesmo para aproveitar passagens em promoções, por exemplo. É claro que isso deve ser feito apenas com aquelas viagens que já foram previstas com antecedência!

Para fazer essa previsão de gastos você pode contar com o auxílio da planilha de orçamento de viagem corporativa da Flash Expense. O uso de uma planilha tornará a visualização dos gastos e planejamentos bem mais simples.

3. Calcular as despesas de forma errada

Outro cuidado fundamental na hora de fazer o cálculo de despesas de viagem corporativa é não errar. O cálculo das despesas, quando feito errado, faz com que a empresa ou o colaborador percam dinheiro o que não é interessante a qualquer um deles.

Por exemplo, a empresa pode calcular de forma errada a taxa de KM do funcionário e, dessa forma, reembolsar o valor errado, independente se para mais ou para menos. Isso acaba prejudicando ela mesma ou o seu funcionário, por isso é importante estar atento. Por mais óbvio que pareça, ainda é muito comum tais erros ocorrerem.

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4. Auditoria das despesas

Nunca se esqueça de conferir as despesas e comprovantes, tão pouco analisar se todos estão de acordo com a política de reembolso da empresa. Ou seja, fazer uma auditoria das despesas. Esse é um cuidado muito importante para que não ocorra nenhum erro de reembolsar uma despesa que, na verdade, foi um gasto pessoal do funcionário e que, portanto, não tem relação com a responsabilidade do negócio.

Aqui também é muito perceptível a importância de uma política de reembolso, uma vez que é nela que estarão definidos quais gastos são corporativos e quais são pessoais. É claro que isso pode variar em algumas viagens, mas é fundamental já deixar pré-definido.

5. Arquivamento de documentos

Este cuidado está diretamente ligado com o anterior! Depois ou até mesmo antes de a empresa fazer a auditoria das despesas é necessário que todos os comprovantes sejam devidamente guardados.

Fazer o arquivamento de forma desleixada, causando a perda de comprovantes ou a deterioração dos dados, impossibilita auditar as despesas mais tarde ou conseguir comprovar tudo aquilo que foi gasto quando necessário.

Sendo assim, nunca se esqueça de tirar um xerox ou especialmente de digitalizar os comprovantes, já que a maioria deles acaba apagando com o passar do tempo.

6. Aplicativo de gestão

Por fim, a gestão manual é outro grande descuido cometido por muitas empresas na hora de fazer o cálculo de despesas de viagem. É por causa dela, na maioria das vezes, que o descuido de calcular as despesas de forma errada acontece. Afinal, colocar o gasto no papel e somar com uma calculadora não é nada eficaz, não é mesmo?

Você ainda vivencia isso na empresa em que trabalha? Então saiba que já passou da hora de mudar essa questão! Atualmente já existem aplicativos de gestão de reembolso que tornam o cálculo de despesas de viagem mais rápido e fácil, além de eficaz.

Como você observou, ter os cuidados necessários para fazer o cálculo de despesas de viagens corporativas é muito importante para evitar futuros problemas de reembolso.

A boa notícia é que para facilitar a gestão de reembolso da empresa você pode contar com a Flash Expense. Agende uma demonstração gratuita agora mesmo e veja como podemos profissionalizar sua gestão já.