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3 dicas para uma gestão de equipes externas de sucesso

Quer aumentar os resultados de seus times? Conheça 3 dicas indispensáveis para a gestão de equipes externas bem sucedida.

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Empresas que frequentemente visitam clientes ou organizam viagens corporativas devem priorizar uma gestão de equipes externas eficiente. Sem isso, os resultados podem declinar.

É fundamental manter os colaboradores motivados, garantindo assim um alto desempenho, mesmo quando estão longe da sede da empresa.

 




Implementar aplicativos de gestão pode simplificar processos como o reembolso por quilometragem e o acompanhamento em tempo real do deslocamento das equipes.

Essas ferramentas são essenciais para gerenciar as atividades realizadas e assegurar que todas as informações necessárias estejam disponíveis.

A tecnologia, aliada a uma boa gestão de equipes, se torna essencial no dia a dia para otimizar a rotina de trabalho externo, permitindo que a empresa acompanhe a jornada de trabalho dos colaboradores de forma eficaz. Assim, a gestão de equipes externas torna-se mais prática, contribuindo para melhores resultados e uma maior satisfação da equipe.

Aspectos importantes na gestão de equipes externas

Na administração de equipes externas, é crucial focar em diretrizes que promovam a produtividade, as quais vão além do simples uso de tecnologia. Elementos como disciplina, foco e comprometimento são vitais, embora não estejam diretamente atrelados à tecnologia.

O gestor financeiro deve desenvolver uma estratégia que assegure o engajamento e o alinhamento das equipes. Priorizar a flexibilidade é essencial para elevar a satisfação e fomentar a responsabilidade.

O encorajamento adequado potencializa a percepção de valor e a contribuição individual dos colaboradores para os objetivos da empresa.

Três pilares são cruciais para uma gestão eficaz de equipes externas:

  1. cultura organizacional;
  2. liderança;
  3. motivação.

1. Cultura organizacional

A cultura organizacional engloba os procedimentos, códigos de comportamento e tarefas que definem uma empresa. Este aspecto se desenvolve ao longo do tempo, moldado pela interação contínua entre colaboradores e gestores, crucial na gestão de equipes externas.

Os líderes desempenham um papel fundamental na modelagem dessa cultura, orientando as equipes externas na incorporação desses valores em seu trabalho diário. Essa orientação é essencial, pois a cultura organizacional influencia diretamente o desempenho e os resultados da equipe, refletindo-se nos sucessos econômicos e financeiros.

Para os colaboradores que trabalham fora da sede, entender e viver a cultura organizacional é crucial. Eles precisam estar alinhados com os valores da empresa, garantindo que, em qualquer situação ou desafio, suas ações estejam sincronizadas com os objetivos organizacionais.

Isso se torna essencial quando a empresa enfatiza que o cliente é a prioridade, orientando os colaboradores a alinhar suas ações de acordo, garantindo que a gestão de equipes externas seja consistente e eficaz.

Nesse contexto, a cultura organizacional não só orienta as equipes externas, mas também assegura que todos os membros, independentemente de sua localização, compartilhem um entendimento comum dos objetivos e práticas da empresa, promovendo uma gestão coesa e alinhada, essencial para o sucesso no acompanhamento em tempo real das atividades realizadas e na manutenção da boa gestão de equipes.

2. Liderança

A liderança é crucial na gestão eficaz de equipes externas, agindo como o elo para o alcance de metas. O líder inspira, direciona e influencia as atitudes e comportamentos do time, essencial para manter a equipe alinhada com a visão e os objetivos da empresa.

Esse papel vai além de simplesmente comandar, é uma mistura de mentor e estrategista, responsável por moldar os fundamentos do negócio em conjunto com a equipe.

O líder deve ser um facilitador, promovendo o compartilhamento de conhecimentos e incentivando a equipe através de reconhecimento e recompensas, essencial para o sucesso da gestão de equipes externas.

Este profissional tem o dever de não apenas orientar, mas também de integrar as práticas da empresa no dia a dia da equipe, garantindo que todos estejam comprometidos com as metas estabelecidas.

Além disso, a liderança eficaz permite que as equipes externas se sintam valorizadas e entendam seu papel crucial na organização, fortalecendo a conexão com a empresa, mesmo estando fisicamente distantes da sede da empresa.

Ao promover uma liderança forte, a organização assegura que suas equipes externas são gerenciadas de forma a maximizar a produtividade, melhorar o acompanhamento em tempo real de cada atividade realizada e manter todos os membros motivados e focados nos objetivos comuns, reforçando a importância da boa gestão de equipes e contribuindo para o sucesso geral da empresa.

3. Motivação

A motivação é um pilar chave na gestão de equipes externas, essencial para impulsionar o sucesso e a produtividade. Contudo, identificar estratégias eficazes de motivação pode ser desafiador, pois estas necessitam ser adaptadas às diferentes necessidades e contextos de cada colaborador.

Considerar aspectos como a situação econômica, cultural e a experiência pessoal de cada membro da equipe é vital para desenvolver abordagens de motivação efetivas. É crucial fazer com que os colaboradores se sintam valorizados e engajados com suas responsabilidades, reconhecendo a importância de sua contribuição para os objetivos da empresa.

Implementar um sistema de recompensas é uma estratégia testada e comprovada para elevar a motivação. Tal sistema pode variar amplamente, mas deve sempre alinhar-se aos desejos e interesses dos funcionários.

Por exemplo, em vez de simplesmente escolher um destino de viagem como prêmio, envolver os colaboradores na escolha do prêmio pode aumentar significativamente o engajamento. Uma estrutura de recompensa escalonada pode incluir:

  • Meta alcançada: viagem para um destino escolhido pelo colaborador;
  • Meta excedida em 15%: viagem para o colaborador e um acompanhante;
  • Meta excedida em 25%: viagem, acompanhante e um bônus adicional.

Vincular a remuneração ou as recompensas ao desempenho não apenas motiva a equipe a alcançar excelência, mas também a superar as expectativas, fomentando um ambiente onde o trabalho árduo é reconhecido e recompensado.

Tal abordagem não só estimula a produtividade individual, mas também fortalece o compromisso com os objetivos da equipe, contribuindo significativamente para a eficácia da gestão de equipes externas.

Saiba mais sobre como recompensar os seus colaboradores no nosso guia definitivo da PLR. Entenda os direitos, metas e benefícios do programa de participação nos lucros.

3 dicas práticas para a gestão de equipes externas eficiente

Para garantir uma gestão eficaz de equipes externas, é crucial adotar estratégias que vão além da simples implementação de softwares. Aqui estão três dicas práticas:

  1. definir metas atingíveis;
  2. estabelecer procedimentos e políticas;
  3. usar a tecnologia a seu favor.

1. Definir metas atingíveis

Estabelecer metas alcançáveis é crucial para uma gestão eficaz de equipes externas, especialmente para equipes de vendas.

Metas realistas motivam e mantêm o foco, enquanto metas inatingíveis podem desmotivar. É importante que as metas desafiem a equipe, mas que também sejam possíveis de alcançar, garantindo que todos tenham a chance de sucesso sem demandar esforços desproporcionais.

Além disso, é vital que a empresa adote um sistema de recompensas que considere as conquistas progressivas, oferecendo incentivos maiores para desafios subsequentes.

Essa estratégia não só motiva, mas também reforça a importância de cada contribuição individual, impulsionando o desempenho geral.

Cada vez mais, a empresa precisa entender que fazer uma gestão eficiente de equipes externas poderá trazer resultados significativos, tanto em termos de produtividade quanto de satisfação da equipe. Portanto, ajustar as metas e as recompensas às necessidades e ao contexto da equipe é essencial para o sucesso contínuo.

2. Estabelecer procedimentos e políticas

É fundamental definir procedimentos claros e políticas consistentes para as equipes externas. Isso inclui detalhar como os funcionários devem se comunicar e reportar durante suas atividades, como viagens corporativas. Tais diretrizes ajudam a controlar custos, monitorar o pessoal eficientemente e gerenciar despesas de forma mais eficaz.

Incluir regras específicas, como a necessidade de enviar uma mensagem ao chegar em um destino ou a elaboração de relatórios sobre os deslocamentos, padroniza as operações. Estas políticas são fundamentais para manter a organização e a eficiência, garantindo que todos sigam os mesmos procedimentos.

Desenvolver essas diretrizes pode ser um desafio, mas você pode economizar tempo e esforços utilizando modelos editáveis de políticas de viagens, que servem como base para um planejamento eficiente.

3. Usar a tecnologia a seu favor

Integrar tecnologia nos processos empresariais é crucial, especialmente para o gerenciamento financeiro e organizacional.

Ferramentas como o Google Maps são essenciais para calcular reembolsos de quilometragem, enquanto o Google Agenda facilita o planejamento das atividades diárias dos colaboradores, permitindo que o gestor acompanhe todas as tarefas programadas.

Softwares de gestão de equipes externas podem simplificar o controle das atividades através de checklists online, apesar dos desafios que os gestores enfrentam, como o cálculo de reembolsos de deslocamentos.

Embora as planilhas sejam uma opção, elas podem ser demoradas, alternativamente, soluções como a Flash permitem que os gestores reembolsem despesas rapidamente.

Esses sistemas oferecem funcionalidades como reembolso de despesas automático por quilometragem, com taxas pré-definidas por km, facilitando a restituição de despesas.

A digitalização de recibos e o armazenamento em nuvem eliminam o risco de perder comprovantes fiscais, proporcionando tranquilidade aos colaboradores.

Baixe nosso modelo para cálculo de reembolso por quilometragem gratuito e controle as despesas de deslocamento em uma planilha automatizada.

A adoção dessas tecnologias assegura que os funcionários se sintam apoiados e confiantes para executar suas tarefas externas, contribuindo para a eficiência operacional e resultados positivos para a empresa. Para ainda mais automação, conheça a Flash!

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