-Feb-14-2024-01-49-10-3491-PM.png?width=200&height=34&name=Logo%20(1)-Feb-14-2024-01-49-10-3491-PM.png){kind=small}
Veja o que diz a CLT sobre reembolso de despesas, como funciona, quais são os tipos e como contabilizar na sua empresa. Saiba mais!
O resultado são processos ineficazes que podem gerar confusão, atrasos e até insatisfação entre os colaboradores, afetando a produtividade e a saúde financeira da organização.
Mas não precisa ser assim! Neste artigo, saiba como otimizar o processo de reembolso de gastos no seu negócio, garantindo mais eficiência, controle financeiro e uma experiência mais positiva para todos os envolvidos.
Boa leitura!
O que é reembolso de despesas corporativas?
Isso ocorre quando um funcionário gasta seu próprio dinheiro para cobrir despesas relacionadas ao trabalho, como:
- Viagens de negócios;
- Fornecimento de equipamentos tecnológicos;
- Materiais de escritório ou outros investimentos necessários para realizar suas funções.
Como funciona o reembolso de despesas?
Seja entre empresas ou para colaboradores, ter um processo de reembolso de despesas claro e bem definido é essencial para evitar confusões e garantir o controle financeiro.
Confira, a seguir, como ele funciona na prática em diferentes cenários e como você pode implementá-lo de forma eficaz.
Reembolso de despesas entre empresas
O reembolso de despesas entre empresas ocorre quando uma empresa arca com custos em nome de outra, como fornecedores, prestadores de serviços ou parcerias comerciais.
Nesse tipo de reembolso, é essencial haver uma documentação clara, como notas fiscais ou recibos, que comprovem o gasto.
O processo envolve a negociação de prazos e condições para o reembolso, além de garantir que todos os custos estejam dentro dos limites acordados no contrato entre as empresas.
A transparência e a organização nesse processo ajudam a evitar disputas e a manter um bom relacionamento entre as partes envolvidas.
Reembolso de despesas para funcionários CLT
O reembolso de despesas a funcionários CLT acontece quando ele realiza gastos em nome da empresa durante suas atividades profissionais, como viagens de negócios, alimentação ou material de trabalho.
Nesse caso, a organização deve ter um processo estruturado para que o profissional seja reembolsado de forma justa e dentro do prazo estipulado.
As despesas devem ser comprovadas por meio de recibos ou notas fiscais. Além disso, é importante que a empresa tenha uma política interna que defina claramente quais tipos de gastos são elegíveis para reembolso e quais os limites estabelecidos para cada categoria.
Mas como elaborar uma política assertiva que atenda às necessidades da instituição e dos colaboradores?
Baixe nosso material exclusivo e descubra os 7 passos para elaborar uma política de reembolso assertiva e entenda a importância da auditoria de reembolso para a sua organização. Não perca!
Principais tipos de reembolso em empresas
Existem diversos tipos de despesas em uma empresa elegíveis a reembolso. Para exemplificar, listamos os 6 tipos mais comuns. Confira!
1. Reembolsos em viagens corporativas
É um dos tipos mais comuns de reembolso. Isso porque implica em diversos gastos tanto além da rotina de trabalho quanto de planejamento.
Nesse caso, os funcionários são reembolsados por despesas como passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carros, refeições e transporte durante a viagem.
2. Reembolsos com alimentação
Envolvem o reembolso de despesas com alimentação realizadas pelos colaboradores durante viagens ou atividades externas. Esses custos podem incluir almoços, jantares ou lanches em eventos corporativos.
Para manter o controle, as empresas costumam estabelecer limites diários e exigir comprovante de despesas, como notas fiscais. A política de reembolso aqui deve ser clara, definindo quais despesas são elegíveis e os valores máximos permitidos.
3. Reembolsos com transporte
O reembolso com transporte acontece quando os funcionários utilizam seus próprios veículos para realizar funções de trabalho. Algumas empresas pagam uma taxa fixa por quilômetro rodado ou conforme os recibos de combustível e manutenções do veículo.
4. Reembolsos com cursos e treinamentos
Funcionários que participam de cursos, workshops ou conferências relacionados ao trabalho podem ser reembolsados.
Isso inclui o ressarcimento das taxas de inscrição, deslocamento, entre outras despesas relacionadas ao evento, como a alimentação no local.
Para garantir que o processo de reembolso seja realizado de maneira eficiente e sem erros em todos os casos, baixe nosso guia completo de auditoria de reembolso de despesas. Com ele, você aprenderá a otimizar o ressarcimento de funcionários e tornar o processo mais fácil e eficaz na sua empresa. Não perca!
5. Reembolso de despesas médicas
Ao invés de convênios ou parcerias médicas, algumas empresas oferecem como benefício arcar com os custos de consultas e exames médicos dos funcionários. Esse reembolso também pode incluir a compra de medicamentos.
6. Reembolso de home office
Com o aumento do trabalho remoto, algumas empresas reembolsam os funcionários por despesas relacionadas ao consumo de internet e energia elétrica, por exemplo.
O que é e como deve ser uma boa política de reembolso de despesas?
A política de reembolso de despesas é um conjunto de diretrizes estabelecidas pela empresa sobre como o funcionário precisa ser reembolsado.
Esse documento inclui os procedimentos que devem ser feitos quando o colaborador usa seu próprio dinheiro para custear despesas corporativas. Essas diretrizes são essenciais para garantir a equidade e o controle financeiro adequado nas operações da empresa.
Confira, a seguir, como deve ser feita uma boa política de reembolso de despesas em 8 passos:
- Defina quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso;
- Estabeleça um limite de gastos para cada tipo de despesa, pode ser diário ou mensal;
- Descreva como deve ser o processo de solicitação de reembolso, como detalhamento das despesas e a nota de débito para o reembolso;
- Determine os prazos para aprovação do reembolso e os métodos de pagamento;
- Garanta que a política esteja em conformidade legal;
- Comunique as diretrizes aos colaboradores, realize treinamentos se necessário;
- Faça a auditoria desses procedimentos;
- Revise periodicamente conforme as mudanças da empresa e da legislação sobre reembolso de despesas vigente.
O que diz a CLT sobre o reembolso de despesas para funcionários?
Conforme a CLT, os custos das atividades da empresa são do empregador. O que significa que o funcionário não pode ser prejudicado financeiramente em prol de realizar suas funções na empresa.
Após a Reforma Trabalhista, que entrou em vigor em 2017, o reembolso empresarial ficou mais flexível.
O novo ponto que a reforma trouxe em relação ao modelo de reembolso antigo são as formas em que a restituição do valor empregado pode ocorrer. Antes, somente as diárias de viagem eram permitidas. Agora, outras despesas são consideradas no reembolso obrigatório pela empresa.
No entanto, seja qual for o método, ele precisa ser acordado e formalizado entre a companhia e o contratado. Dessa forma, antes que a viagem aconteça, instituição e colaborador precisam definir como será feita a indenização.
A forma como o ressarcimento será feito é estabelecido por meio da política de viagens corporativas e/ou de reembolso, mas como ele pode ser feito?
- O colaborador pode juntar os comprovantes das despesas de viagem para a prestação de contas e apresentá-los para o responsável financeiro ao pedir o reembolso;
- A empresa pode utilizar um cartão corporativo para facilitar o controle de todos os gastos, delimitando previamente um saldo que pode ser utilizado pelo funcionário na viagem.
Para mais informações sobre como digitalizar a rotina financeira da sua empresa, baixe nosso guia e descubra tudo sobre o cartão corporativo da Flash.
Logo, reembolso dos gastos e tributos não aparecem na mesma frase.
Esse cenário só muda quando as diárias de viagem excederem 50% do salário do empregado. Quando isso ocorre, a lei entende que não tem mais caráter indenizatório.
De acordo com a Reforma Trabalhista, três modalidades de reembolso de despesas são previstas em lei:
- Viagens corporativas, como já contemplado antes e previsto no artigo 457 da CLT;
- Home office, que originou a ajuda de custo para home office, prevista no artigo 75-B;
- Transferência de domínio, previsto no artigo 469 da CLT.
Como contabilizar o reembolso de despesas?
A seguir, explicaremos como identificar e categorizar os diferentes tipos de despesas para um processo de reembolso eficiente e organizado.
1. Identifique o tipo de despesa
O primeiro passo é identificar corretamente o tipo de gasto. Os custos devem ser categorizados de acordo com sua natureza, o que facilita a alocação nos registros contábeis e assegura que o reembolso seja feito corretamente.
2. Documentação necessária
Para garantir que o processo de reembolso seja feito de forma correta e transparente, é essencial que o colaborador forneça a documentação adequada. Isso inclui:
- Comprovantes originais: documentos fiscais, como notas fiscais, recibos ou tíquetes de pagamento, são fundamentais para validar os gastos e garantir que os valores reembolsados correspondam às despesas reais. Sem eles, o reembolso pode ser questionado ou não autorizado.
- Material detalhado dos gastos: o colaborador deve apresentar um relatório de reembolso de despesas explicativo, indicando a natureza da despesa, o motivo e a data em que ocorreu. Isso facilita a conferência e permite uma análise mais precisa dos custos.
3. Registre na contabilidade
- a) Reembolso a pagar: quando a despesa é aprovada, ela deve ser registrada como um passivo, pois representa um valor que a empresa ainda precisa reembolsar. O lançamento contábil é feito da seguinte forma:
- Débito (D): despesa (conta correspondente ao tipo de gasto, como alimentação, viagem, etc.);
- Crédito (C): reembolso a pagar (passivo, pois ainda será pago ao colaborador).
- b) Pagamento do reembolso: quando o acerto do valor é realizado ao colaborador, o passivo é baixado mediante recibo de reembolso, refletindo que a empresa quitou a dívida. O lançamento contábil para essa transação é:
- Débito (D): reembolso a pagar (baixando o passivo);
- Crédito (C): caixa/bancos (representando a saída de dinheiro).
4. Reembolsos sem vínculo com a operação
Nesse caso, o processo contábil é um pouco diferente:
- a) Registro do adiantamento: o valor antecipado pelo colaborador deve ser registrado como um adiantamento das despesas, representando um montante que a empresa deve reembolsar, mas que não se refere a uma despesa operacional imediata. O lançamento contábil para isso é feito da seguinte forma:
-
- Débito (D): adiantamento de despesas (passivo, indicando o valor que será reembolsado);
- Crédito (C): caixa/bancos (representando a saída de dinheiro).
- b) Ajuste após a apresentação dos comprovantes: o valor adiantado deve ser transferido para as contas de despesas adequadas. O lançamento contábil é feito para ajustar a classificação de acordo com a natureza de cada gasto:
- Débito (D): conta de despesas apropriada (ex: viagem, alimentação, etc.);
- Crédito (C): adiantamento de despesas (baixando o passivo).
5. Utilize sistemas digitais
- Integração de comprovantes e políticas: esses recursos permitem aos colaboradores fazer o upload dos comprovantes de forma rápida e organizada, enquanto a ferramenta já valida os gastos de acordo com as políticas da empresa, garantindo que apenas despesas elegíveis sejam reembolsadas.
- Automatização da integração com a contabilidade: muitas dessas ferramentas se integram automaticamente aos sistemas contábeis da empresa. Isso facilita o registro dos gastos e o acompanhamento do processo de reembolso, mantendo a conformidade fiscal e garantindo uma gestão financeira mais eficiente.
Como melhorar a gestão de reembolso corporativo?
Para aprimorar a gestão de reembolso, é fundamental implementar soluções de consulta e sistema de reembolso eficientes. Isso é claro, após estruturar as diretrizes da política de reembolso.
A adoção de um sistema automatizado de gestão de reembolsos pode trazer diversos benefícios. Essa otimização é vantajosa não apenas para os gestores e responsáveis como também para os funcionários.
Isso porque ao facilitar o gerenciamento de reembolso, o setor financeiro pode se dedicar a outras atividades estratégicas e melhorar diversos processos. Enquanto os colaboradores têm uma visão completa e em tempo real de todas as solicitações de reembolso.
Outra maneira de melhorar a gestão de reembolso é através de um workflow de aprovação. Criar um fluxo de trabalho eficiente pode ser crucial para implementar novas regras, novos sistemas e conseguir otimizar processos financeiros engessados.
