Tudo o que você precisa saber sobre reembolso de despesas

No mundo empresarial, a gestão eficaz do reembolso de despesas é um fator crítico para o equilíbrio financeiro e a satisfação dos colaboradores. A solicitação de reembolso de despesas é uma prática comum, mas nem sempre é compreendida em sua totalidade.

Para navegar por esse labirinto de processos e regulamentações, é fundamental entender como é feita a tributação do reembolso de despesas pelo Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

Neste artigo, vamos abordar a legislação sobre o reembolso de despesas e outros elementos importantes, como o formulário de reembolso de despesas e como realizar um controle de reembolso de despesas eficiente.

Aprenda como fazer o reembolso devido aos funcionários e a importância dos comprovantes e notas fiscais nesse processo. Entenda quais despesas corporativas devem ser reembolsadas pela empresa e as responsabilidades do setor financeiro.

Acompanhe a leitura e tire todas as dúvidas sobre o reembolso de despesas corporativas. Desde a prestação de contas em despesas de viagem até o reembolso de despesas no exterior. Prepare-se para desvendar o universo do reembolso de despesas e garantir que ele faça parte do salário de forma justa e transparente.

O que é reembolso de despesas corporativas?

O reembolso de despesas corporativas é um processo pelo qual uma empresa compensa seus funcionários por despesas pessoais incorridas em nome da empresa. Isso ocorre quando um funcionário gasta seu próprio dinheiro para cobrir despesas relacionadas ao trabalho, como viagens de negócios, fornecimento dos equipamentos tecnológicos, materiais de escritório ou outros gastos necessários para realizar suas funções.

Além disso, o reembolso de despesas influencia outros setores da empresa, além do RH e o financeiro. Vejamos como a empresa deve reembolsar o colaborador nos casos a seguir.

O que é reembolso de despesas de cobrança?

O reembolso de despesas de cobrança é um subconjunto do reembolso de despesas corporativas. Isso envolve reembolsar um funcionário por despesas específicas relacionadas à cobrança de pagamentos ou recuperação de dívidas em nome da empresa.

Isso pode incluir custos com viagens para reuniões com clientes devedores, ligações telefônicas, taxas de correio, entre outros. É uma prática comum em setores nos quais a empresa precisa recuperar valores devidos e em que os funcionários desempenham um papel ativo nesse processo.

O que é reembolso na contabilidade?

Na contabilidade, o reembolso é o registro e o pagamento das despesas reembolsáveis efetuadas pelos funcionários em nome da empresa. Essas despesas são tratadas como saídas de caixa e geralmente são classificadas em categorias específicas de despesas, dependendo do tipo de gasto. Isso permite que a empresa mantenha um registro preciso de seus gastos e cumpra as obrigações fiscais relevantes.

O que é e como deve ser uma boa política de reembolso de despesas?

A política de reembolso de despesas é um conjunto de diretrizes estabelecidas pela empresa sobre como o funcionário precisa ser reembolsado. Esse documento inclui os procedimentos que devem ser feitos quando o colaborador usa seu próprio dinheiro para custear despesas corporativas. Essas políticas são essenciais para garantir a equidade e o controle financeiro adequado nas operações da empresa.

Veja como deve ser feita uma boa política de reembolso de despesas em 8 passos:

1. defina quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso;
2. defina limite de gastos para cada tipo de despesa, pode ser diário ou mensal;
3. descreva como deve ser o processo de solicitação de reembolso, como o detalhamento das despesas e a nota de débito para o reembolso;
4. determine os prazos para aprovação do reembolso e os métodos de pagamento;
5. garanta que a política esteja em conformidade legal;
6. comunique as diretrizes aos colaboradores, realize treinamentos se necessário;
7. faça a auditoria desses procedimentos e, por fim;
8. revise periodicamente conforme as mudanças da empresa e da legislação vigente.

Tipos de reembolso de despesas

Existem diversos tipos de despesas em uma empresa elegíveis a reembolso. Para exemplificar, listamos os 5 tipos mais comuns de reembolso de despesas corporativas.

1. Reembolso de de viagem;
2. Reembolso de quilometragem;
3. Reembolso de treinamentos e desenvolvimento;
4. Reembolso de despesas médicas;
5. Reembolso de home office.

1. Reembolso de viagem

Este é um dos tipos mais comuns de reembolso de despesas. Isso porque implica em diversos gastos tanto além da rotina de trabalho quanto de planejamento. Nesse caso, os funcionários são reembolsados por despesas como passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carros, refeições e transporte durante a viagem.

2. Reembolso de quilometragem

Quando os funcionários utilizam seus próprios veículos para realizar funções de trabalho, eles devem ser reembolsados pela empresa. Algumas empresas pagam uma taxa fixa por quilômetro rodado ou conforme os recibos de combustível e manutenções do veículo.

3. Reembolso de treinamento e desenvolvimento

Funcionários que participam de cursos, workshops ou conferências relacionados ao trabalho podem ser reembolsados. Isso inclui o ressarcimento das taxas de inscrição, deslocamento, entre outras despesas relacionadas ao evento, como a alimentação no local.

4. Reembolso de despesas médicas

Ao invés de convênios ou parcerias médicas, algumas empresas oferecem como benefício arcar com os custos de consultas e exames médicos dos funcionários. Esse reembolso também pode incluir a compra de medicamentos.

5. Reembolso de home office

Com o aumento do trabalho remoto, algumas empresas reembolsam os funcionários por despesas domésticas. Como a compra de móveis de escritório, equipamentos e ajuda de custo para as contas do lar.

O que diz a CLT sobre o reembolso de despesas para funcionários?

De acordo com a CLT, os custos das atividades da empresa são do empregador. O que significa que o funcionário não pode ser prejudicado financeiramente em prol de realizar suas funções na empresa. Leia o Artigo 225 da CLT na íntegra.

Após a Reforma Trabalhista, que entrou em vigor em 11 de novembro de 2017, o reembolso empresarial ficou mais flexível.

O novo ponto que a reforma trouxe em relação ao modelo antigo são as formas em que ela pode ocorrer. Antes, somente as diárias de viagem eram permitidas. Agora, outras despesas são consideradas no reembolso obrigatório pela empresa.

No entanto, seja qual for o método, ele precisa ser acordado e formalizado entre a companhia e o contratado. Dessa forma, antes que a viagem aconteça, instituição e colaborador precisam definir como será feita a indenização.

A forma como o ressarcimento será feito é estabelecido por meio da política de viagens corporativas e/ou de reembolso, mas como pode ser feito?

• O colaborador pode juntar os comprovantes de gastos durante a viagem e apresentá-los para o responsável financeiro ao pedir o reembolso;
• A empresa pode utilizar um cartão corporativo para facilitar os gastos, delimitando previamente um saldo que pode ser utilizado pelo colaborador em viagem.

Vale pontuar que as despesas corporativas não tem incidência de impostos ou taxas. Ou seja, esses custos não podem fazer parte do salário. Isso acontece porque a legislação trabalhista entende que este pagamento tem natureza indenizatória e não salarial.

Logo, reembolso de despesas e tributação não aparecem na mesma frase.

Este cenário só muda quando as diárias de viagem excederem 50% do salário do empregado. Quando isso ocorre, a lei entende que não tem mais caráter indenizatório.

De acordo com a Reforma Trabalhista, três modalidades de reembolso de despesas são previstas em lei:

• viagens corporativas, como já contemplado antes e previsto no artigo 457 da CLT;
• home office, que originou a ajuda de custo home office, previsto no artigo 75-B; e
• transferência de domínio, previsto no artigo 469 da CLT.

Como contabilizar o reembolso de despesas?

A contabilização de reembolso de despesas pode ser manual ou de maneira automatizada. Entenda como funcionam essas duas modalidades e porque a automatização dos processos de reembolso é a ideal.

Processo manual

A forma mais comum de fazer isso é com planilhas manuais de Excel. O grande problema, aqui, é o risco de erro humano durante o processo.

No processo manual, os colaboradores fazem o registro de todos os gastos que tiveram e anexam as notas fiscais ou comprovantes equivalentes. Feito isso, o departamento financeiro verifica e analisa todas as informações para efetuar o reembolso.

Pense, o que acontece se for lançada uma nota ilegível ou se um comprovante não for anexado? Além do transtorno que os erros podem gerar, há perda de tempo, o que pode gerar mais problemas e a insatisfação dos funcionários.

Além disso, caso haja uma simples falha de digitação ou preenchimento das planilhas, o colaborador pode ser ressarcido de maneira errada. Isso, com certeza, causará dores de cabeça para o gestor no futuro.

Processo automatizado

Para evitar os conflitos do processo manual, muitas organizações optam por softwares de reembolso para tornar a operação mais segura, ágil e simplificada.

Este recurso permite que tudo seja feito com muito mais precisão. A automatização do processo de reembolso possibilita ao gestor acessar todas as despesas em tempo real. Enquanto os colaboradores conseguem fazer a solicitação do reembolso de despesas de forma descomplicada através do aplicativo.

Conheça a Flash e veja como é possível digitalizar despesas e otimizar os processos de reembolso em poucos cliques. Muitos mais autonomia para os funcionários e eficiência para os gestores financeiros.

Passo a passo de como reembolsar uma despesa

Depois de saber o que é e quais são os processos possíveis para realizar um reembolso, vamos deixar 4 passos simples sobre como reembolsar uma despesa. Confira abaixo:

1. defina se a despesa é reembolsável;
2. faça os lançamentos em conta de passivos;
3. exija comprovantes de pagamento e notas fiscais;
4. elabore um recibo de reembolso.

1. Defina se a despesa é reembolsável

Antes de iniciar o processo de reembolso,certifique-se de que a despesa seja de natureza autorizada e tenha sido incorrida em nome da empresa.

2. Faça os lançamentos em conta de passivos

Registre a despesa em uma conta de passivos na contabilidade da empresa. Isso reflete que a empresa tem uma obrigação pendente de reembolsar o funcionário.

3. Exija comprovantes de pagamento e notas fiscais

Solicite ao funcionário que forneça comprovantes de pagamento e notas fiscais que comprovem a despesa. É fundamental validar a nota fiscal e a adequação desses documentos para evitar problemas futuros com auditorias fiscais ou financeiras.

4. Elabore um recibo de reembolso

Crie um modelo de recibo de reembolso de despesas padrão para facilitar o registro dessas informações. Certifique-se de que o recibo esteja de acordo com as políticas da empresa, que seja assinado pelo funcionário e aprovado pelo responsável pelo reembolso.

Como melhorar a gestão de reembolso corporativo?

Para aprimorar a gestão de reembolso, é fundamental implementar soluções de consulta e sistema de reembolso eficientes. Isso é claro, após estruturar as diretrizes da política de reembolso.

A adoção de um sistema automatizado de gestão de reembolsos pode trazer diversos benefícios. Essa otimização é vantajosa não apenas para os gestores e responsáveis como também para os funcionários.

Isso porque ao facilitar o gerenciamento dos reembolsos, o financeiro pode se dedicar a outras atividades estratégicas e melhorar diversos processos. Enquanto os colaboradores tem uma visão completa e em tempo real de todas as solicitações de reembolso.

Outra maneira de melhorar a gestão de reembolso é através de um workflow de aprovação. Criar um fluxo de trabalho eficiente pode ser crucial para implementar novas regras, novos sistemas e conseguir otimizar processos engessados.