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O que é e como criar uma política de viagens corporativas?

Entenda o que é uma política de viagens corporativas e como criar uma para a empresa em que trabalha.

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Entende-se por política de viagens corporativas um conjunto de normas definidas por uma organização para aprimorar a gestão de viagens corporativas. Essa política é crucial para administrar eficazmente as viagens e os custos relacionados, visando assegurar que os deslocamentos e atividades sejam realizados de maneira eficiente, segura e econômica.

Ela estabelece os parâmetros para as despesas, assegurando o alinhamento com os objetivos financeiros e operacionais, além de facilitar a gestão de despesas.

 




Este artigo é um recurso valioso para quem busca compreender e implementar uma política de viagens corporativas eficaz. Vamos oferecer orientações detalhadas, vantagens para sua empresa e equipe, além de um roteiro completo, dicas e exemplos práticos.

Nosso guia se diferencia por ser um documento editável, permitindo fácil adaptação às necessidades da sua organização, diferente dos modelos estáticos em PDF.

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A importância de uma política de viagens bem definida

Compreender a importância de uma política de viagens corporativas é o primeiro passo para otimizar a gestão de viagens da empresa. Esta política é fundamental para estabelecer um processo durante a viagem que seja claro, eficiente e capaz de oferecer inúmeros benefícios. Uma política adequadamente estruturada é essencial para a prevenção de fraudes, além de ser um pilar crucial na estruturação do compliance e da governança corporativa, elementos indispensáveis no ambiente corporativo atual.

A implementação de uma política de gastos durante as viagens pode significar ajudar a reduzir os custos, mitigar riscos financeiros e controlar despesas excessivas.

Ela permite que a empresa não apenas economize dinheiro, mas também assegure o bem-estar de seus funcionários, garantindo a conformidade com as normas e legislações vigentes. É necessário personalizar essa política conforme as necessidades da empresa, assegurando que o processo de reembolso de despesas seja transparente e responsável.

Além disso, uma política de viagens corporativas personalizada é um guia completo que pode ajudar na prestação de contas e facilitar tanto o preenchimento quanto a aprovação dos relatórios de despesas.

Inserida neste contexto, a criação de uma política de viagens envolve a utilização de ferramentas como planilhas modelo, que podem ajudar a integrar as atividades empresariais e promover equidade em relação às obrigações e direitos durante as viagens corporativas.

Ao adotar tais práticas, a empresa pode assegurar uma gestão de despesas e os princípios de transparência e responsabilidade.

Benefícios da política de viagens

A implementação de uma política de viagens corporativas bem elaborada oferece vantagens significativas tanto para a organização quanto para seus colaboradores, reforçando a eficiência da gestão e enriquecendo a cultura organizacional.

  • Para a empresa

    • Economia e eficiência financeira;
    • Transparência e prevenção contra fraudes;
    • Planejamento estratégico antecipado;
    • Redução de riscos legais e fiscais;
    • Governança corporativa aprimorada;
    • Suporte para decisões conscientes;
    • Prontidão para emergências;
    • Uso eficaz do tempo e recursos.
  • Para o colaborador

    • Foco e produtividade aprimorados;
    • Maior satisfação e bem-estar no trabalho;
    • Simplificação da organização das viagens;
    • Adesão às normas da empresa;
    • Reconhecimento e valorização pela empresa;
    • Processos claros e seguros de viagem.

Como definir a política de viagens da empresa

Para estabelecer uma política de viagens corporativas eficaz, o primeiro passo é alinhar os objetivos corporativos, integrando-os à gestão de viagens corporativas. É necessário elaborar regras claras, incluindo procedimentos para reservar passagens aéreas, garantindo que todos os detalhes sejam bem definidos para evitar mal-entendidos e assegurar que cada diretriz atenda às necessidades atuais.

Desenvolver uma política de viagens envolve detalhar minuciosamente as diretrizes. Ao criar uma política de viagem corporativa robusta, é crucial considerar todos os elementos essenciais que devem constar no documento, focando em uma estrutura que possa reduzir os custos, facilitar a prestação de contas, e promover uma gestão de despesas eficiente.

Esses passos são fundamentais para garantir que a política não apenas oriente as viagens da empresa de maneira clara e eficiente, mas também apoie a governança corporativa, a economia e a segurança em cada deslocamento.

Passo a passo para criar uma política eficiente

Passo

Descrição

Análise das necessidades da empresa

Compreenda a regularidade, destinos e propósitos das viagens corporativas, integrando este entendimento à criação de uma política de viagens.

Definição do escopo

Estabeleça diretrizes claras que atendam todas as necessidades vigentes, considerando o primeiro passo na gestão de viagens corporativas.

Clarificação de despesas

Especifique quais gastos são permitidos e quais comportamentos são esperados, enfatizando a transparência na prestação de contas e gestão de despesas.

Comunicação eficaz

Mantenha canais abertos para suporte e contato durante a viagem, assegurando que a empresa possa auxiliar em qualquer situação.

Formação de equipe

Constitua um grupo de trabalho com membros financeiros, de RH e jurídicos, essencial para a criação de uma política de viagens corporativas bem definida.

Benchmarking

Observe as políticas de outras organizações para entender as tendências e melhores práticas do setor, ajudando a reduzir custos e otimizar a política de viagens.

Estipulação de limites

Defina claramente os limites de gastos, categorias permitidas e necessidades específicas, contribuindo para uma gestão de despesas eficiente.

Orientação sobre direitos e deveres

Informe sobre seguros de viagem e proteções de saúde, um aspecto crucial para a segurança e bem-estar dos viajantes.

Processos claros

Estabeleça diretrizes para a submissão e análise de relatórios de despesas, garantindo que todos os gastos sejam devidamente documentados e justificados.

Legalidade e conformidade

Comunique as consequências do não cumprimento da política, ressaltando a importância do cumprimento para a integridade corporativa.

Revisão e ajustes

Monitore a aplicabilidade da política e faça ajustes conforme necessário, mantendo-a atualizada e alinhada às necessidades da empresa.

Integração com reembolsos

Vincule a política de reembolso a um sistema claro, definindo quais despesas são elegíveis e reforçando a necessidade de comprovantes.

 

Considerando todas essas etapas, é crucial que a política abranja as práticas de aprovação de viagens, incluindo reservas, solicitações e normas para transporte, acomodações e refeições. A política deve diferenciar despesas reembolsáveis de não reembolsáveis, enfatizando a importância dos comprovantes e, se aplicável, a utilização de adiantamento de despesas para um controle financeiro mais efetivo.

Como garantir que a política esteja em conformidade com as leis trabalhistas e evitar riscos?

Para assegurar a conformidade da política com a legislação trabalhista e minimizar riscos, é crucial a participação de advogados especializados em direito do trabalho na revisão das normas.

Essa colaboração é fundamental para prevenir disputas legais e garantir o cumprimento das normas aplicáveis, notadamente aquelas relacionadas a horas extras, carga horária e direitos dos empregados.

É essencial que a política de viagens seja implementada equitativamente, respeitando os tempos de descanso e os feriados. De acordo com o artigo 70 da CLT, o trabalho realizado aos domingos e feriados deve ser pago em dobro, salvo se o empregador conceder uma folga compensatória em outro dia.

Além disso, o artigo 58 da CLT proporciona diretrizes sobre a jornada laboral:

  • A carga horária padrão não deve ultrapassar 8 horas diárias, salvo disposição contratual expressa em contrário;

  • Pequenas variações no registro de ponto, de 5 a 10 minutos, não são consideradas para fins de cálculo de horas extras;

  • O período despendido pelo trabalhador para deslocamento entre a residência e o local de trabalho não conta como tempo de trabalho;

  • Em circunstâncias excepcionais, é permitido que a jornada de trabalho supere o limite legal ou acordado, contanto que haja justificativa para tal.

Os direitos dos empregados em viagens a trabalho são abrangidos por várias normas que devem ser levadas em conta ao definir a política de viagens corporativas da empresa.

Para mais informações, consulte nosso FAQ sobre direitos em viagens de negócios.

Como fazer o colaborador seguir a política de viagens: dicas para maior adesão

Para promover a adesão à política de viagens por parte dos colaboradores, é essencial adotar uma abordagem estratégica que combine comunicação eficaz, incentivos, engajamento ativo e monitoramento contínuo. Aqui estão oito dicas práticas para aumentar a conformidade e a eficiência no seguimento da política de viagens:

  • Conduza treinamentos: Garanta que as políticas sejam compreensíveis e acessíveis. Organize sessões de treinamento para esclarecer dúvidas e assegure que todos entendam as normas claramente.

  • Estimule o engajamento: Encoraje a participação dos colaboradores no desenvolvimento da política. Valide suas opiniões e faça-os sentir que têm um papel ativo na criação das regras, aumentando assim a probabilidade de que as sigam.

  • Transparência sobre benefícios e riscos: Mantenha uma comunicação aberta sobre as vantagens de seguir a política e os riscos associados ao seu descumprimento, criando um ambiente de confiança e responsabilidade.

  • Clarifique as consequências: Defina e comunique claramente as consequências de não cumprir as diretrizes, estabelecendo um sistema de punições que reflita a gravidade das infrações.

  • Exemplifique através da liderança: Os líderes devem ser modelos de comportamento, demonstrando a importância da política através do próprio exemplo, incentivando assim os demais a seguir o mesmo caminho.

  • Incentive a conformidade: Utilize incentivos como reconhecimento público, bônus ou recompensas para valorizar o cumprimento da política, reforçando a ideia de que respeitar as regras é benéfico.

  • Promova campanhas de conscientização: Realize campanhas regulares para reiterar a importância da política de viagens, mantendo-a em destaque e lembrando os colaboradores sobre a necessidade de aderência.

  • Adote tecnologia avançada: Implemente ferramentas tecnológicas, como sistemas automatizados de gestão de despesas, para simplificar o processo de conformidade. Ferramentas como a Flash podem automatizar e otimizar o gerenciamento de despesas, tornando mais fácil para todos aderirem à política estabelecida.

Exemplos de políticas de viagens a trabalho na prática

Para implementar eficazmente a política de viagens a trabalho em sua empresa, especialmente se houver uma demanda significativa por viagens corporativas, várias abordagens podem ser adotadas.

É essencial definir claramente o que constitui fraude, orientando tanto os colaboradores novatos em suas primeiras viagens quanto na correção de condutas inadequadas de colaboradores experientes, focando sempre na conscientização. As infrações mais típicas incluem:

  • Falsificações em relatórios de despesas;
  • Ausência ou perda de comprovantes fiscais;
  • Gastos não autorizados pela empresa;
  • Uso indevido dos recursos da empresa;
  • Registro de viagens que não ocorreram;
  • Aprovações de despesas fraudulentas;
  • Alterações indevidas na jornada de trabalho;
  • Não conformidade com as políticas de uso de cartões corporativos.

Para enfrentar esses desafios, veja dois exemplos práticos de como estruturar uma política de viagens que assegure a integridade financeira e a cultura organizacional da empresa.

1. Política de cancelamento de viagens

Um colaborador pode precisar cancelar uma viagem de negócios programada por motivos justificados. Nesse caso, ele deve informar imediatamente a empresa. O travel manager ou gestor responsável revisará a política para compreender as obrigações e as penalidades envolvidas. O departamento de viagens, então, entra em contato com os fornecedores (aéreas e hotéis) para tentar minimizar os custos de cancelamento.

Uma vez obtido o comprovante de cancelamento, o departamento detalha todas as taxas e reembolsos, incluindo a data, o motivo do cancelamento e o acordado com os fornecedores, e o departamento financeiro procederá com os reembolsos ou pagamentos conforme a política.

2. Utilização do cartão corporativo

Implementar um cartão corporativo facilita para que o colaborador faça aquisições, como passagens aéreas, dentro do limite estabelecido pela política da empresa. Integrado ao sistema de gestão financeira, as transações feitas com o cartão são registradas automaticamente, assegurando transparência e conformidade.

Durante a viagem, o colaborador utiliza o cartão para despesas permitidas pela política, como alimentação e transporte, e pode solicitar fundos adicionais, que só serão liberados mediante aprovação do travel manager. Este controle rigoroso é crucial, pois além de facilitar a administração das despesas, ajuda na elaboração de relatórios detalhados pós-viagem.

Incorporar uma ferramenta como uma planilha de controle para cartões corporativos pode ser uma estratégia eficaz para aprimorar o gerenciamento das viagens corporativas, permitindo ao gestor um controle detalhado sobre as despesas e facilitando o alinhamento com a política de viagens estabelecida.

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