Problemas comuns de viagens a trabalho: como solucioná-los?

As viagens corporativas fazem parte da rotina de diversas empresas pelo Brasil e em todo o mundo. Porém, com elas, também surgem os problemas. Adversidades vão desde a dificuldade em lidar com a redução de custos com viagens e o alinhamento da política de viagens aos riscos trabalhistas de não calcular corretamente as diárias de um colaborador.

Sem se preparar para problemas como esses, além de diversos outros possíveis, a empresa pode enfrentar sérias consequências. A falta de planejamento e pouca flexibilidade precisam ser combatidas para tornar as viagens de negócios mais eficientes e seguras para todos os envolvidos.

A causa dos problemas em viagens podem ser variadas, desde uma natureza trabalhista até a conduta do funcionário. Uma falha ao calcular hora extra de viagem a trabalho, por exemplo, pode custar caro ao caixa da companhia caso se transforme em um processo.

Por isso, uma boa gestão de viagens é essencial para qualquer empresa, independentemente do porte e ramo de atividade. Para facilitar a compreensão, separamos as dicas em três esferas:

1. problemas trabalhistas;
2. problemas de planejamento;
3. problemas de conduta.

Problemas trabalhistas relacionados às viagens

Para evitar problemas trabalhistas, a organização precisa levar em consideração os diferentes aspectos de uma viagem de negócios. Caso o colaborador precise trabalhar além do esperado ou fique à disposição dela por tempo prolongado, ele precisa ser pago por isso.

Além disso, também existe a questão do reembolso de despesas. Quando o colaborador arcar com gastos fundamentais, como alimentação, do próprio bolso, o ressarcimento é obrigatório por lei.

Para evitar surpresas desagradáveis, a empresa precisa saber e respeitar os direitos de quem viaja a trabalho, como os listados abaixo:

• hora extra;
• sobreaviso;
• diárias de viagem.

Horas extras

A lei define como hora extra toda tarefa realizada fora do expediente de trabalho convencional. Então, se o colaborador está em uma viagem a trabalho e já cumpriu sua jornada, mas precisou atender uma chamada, ele precisa ser remunerado.

Essa remuneração extraordinária precisa acrescentar no mínimo 50% da sua hora padrão em dias comuns. Caso a carga horária expandida aconteça em um final de semana ou feriado, o acréscimo deve ser de 100%.  Logo, é fundamental entender como fazer corretamente o cálculo de horas extras.

Para evitar problemas trabalhistas, a melhor coisa a se fazer é construir uma boa política de viagens corporativas e informar todos os funcionários. Com os colaboradores cientes de seus direitos e deveres, a confiança entre empregado e empregadora aumenta.

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O tempo em que o colaborador está à disposição da empresa ou em sobreaviso é o período que ele aguarda instruções. De forma resumida, ele não está desempenhando uma função, mas está de prontidão para fazer isso, se necessário.

Diferente da hora extra, o sobreaviso é no valor de ⅓ da sua hora de trabalho convencional e tem um limite de 24 horas. O trabalhador que ficar sob esta condição por mais tempo que o estipulado pelas leis trabalhistas está tendo seu direito ferido.

Para evitar esse problema, a organização precisa se valer do bom senso e de diretrizes que facilitem o processo. Não incomodar um colaborador após as 22h da noite, por exemplo, preza pelo seu bem-estar e evita que ele faça jornadas exaustivas.

Diárias de viagem

As diárias de viagem são motivo de grande confusão na cabeça de gestores e viajantes de todo o país. Isso se dá, principalmente, porque a lei dizia que se ultrapassasse 50% do valor do salário, integravam o salário. Em outras palavras, era taxado e precisava ser declarado no IR.

Com a Reforma Trabalhista, no Parágrafo 2 Artigo 457, no entanto, a situação mudou. Ficou estabelecido que diárias de viagem e outras importâncias não incorporam base de salário nem base de cálculo previdenciário.

Dessa forma, a empresa que faz o cálculo segundo a antiga lei está violando um artigo da CLT, o que pode ser considerado grave. Para evitar imprevistos desagradáveis, a organização precisa corrigir essa questão o quanto antes.

Problemas de planejamento e gestão de viagens

Os problemas no planejamento vão refletir em gastos maiores. Eles vão desde erros ao calcular despesas de viagens corporativas até não ter um controle eficiente. Falhas nesses processos aumentam os custos da viagem e podem comprometer a viagem como um todo.

Para evitar problemas desse tipo é possível tomar medidas como calcular o ROI das viagens a trabalho. Esse indicador permite medir a taxa de retorno sobre um investimento e usa somente duas variáveis: receita e custo.

Nem toda viagem gera receita direta, como um acordo fechado, mas, mesmo que seja para reparar um maquinário ou fazer uma visita, o valor é gerado.

Ao colocar na conta o que deixou de ser perdido ao invés do que foi ganho, é possível chegar a esse indicador. Os problemas no planejamento de viagens corporativas não são só esses, são muitos, na verdade. Mas traremos 3 nesse artigo, são eles:

• pesquisa de preços;
• Duty of Care;
• gestão de orçamento.

Pesquisa de preços

Trata-se de uma etapa fundamental para a gestão de viagens. Sem a pesquisa prévia, qualquer hotel será reservado e qualquer passagem será comprada.

Na busca pela economia, a hospedagem será desconfortável, provavelmente. Em contrapartida, as passagens serão mais caras por causa da urgência. Então, uma pesquisa de preços feita com calma e antecedência afeta até mesmo os próximos tópicos.

Com a solução de viagens corporativas da Flash, é possível contar com uma solução que une reservas de hospedagens e compra de passagens em um único lugar. Com a comparação descomplicada da funcionalidade, a pesquisa de preços e o planejamento das viagens fica mais fácil.

Duty of Care

O Duty of Care é o dever que a organização tem em cuidar de seus colaboradores. Garantir que ele se sinta amparado, bem como seu bem estar e segurança é obrigação inalienável. Ele também garante mais satisfação dos funcionários, o que aumenta seu engajamento.

Quando uma organização envia um colaborador para uma viagem sem um seguro, por exemplo, ela está deixando-o exposto. Caso aconteça algum inoportuno com ele durante o deslocamento, a empresa se responsabilizará por isso.

Uma forma de evitar essa situação é contratar um seguro viagem corporativo. Ao fazer isso, a organização também garante o compliance. Além disso, existe o planejamento e pesquisa por preços, que garantirá acomodações decentes e confortáveis em zonas seguras da cidade.

Gestão de orçamento

Existem muitos erros ao calcular despesas de viagens corporativas, uma delas é não traçar orçamentos alinhados. Para chegar a um orçamento acertado é preciso fazer uma previsão e média dos gastos.

Chegar a essa média nem sempre é tarefa fácil, no entanto, há algumas ferramentas, como o Relatório de Despesas de Viagens (RDV), que podem ajudar nesse momento. Com esse documento em mãos o gestor tem informações de diferentes viagens.

No caso de visitas a um cliente ou filial, por exemplo, os dados serão referentes a um mesmo local. Isso permite chegar a uma estimativa mais precisa e visualizar onde é possível conter gastos.

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Problemas de conduta de viajantes

O mercado de viagens corporativas apresenta algumas tendências de tempos em tempos, como o Bleisure atualmente. Entretanto, algo que não muda são alguns problemas de conduta vistos em viajantes.

Esses problemas são potencialmente danosos à imagem da organização e do próprio profissional. O colaborador que comete uma ‘gafe’ durante uma viagem, congresso, feira, etc, tem sua imagem manchada perante muita gente. Confira os 3 problemas que merecem mais atenção:

• uso indevido da verba disponibilizada;
• uso de roupas inadequadas;
• abuso de festas e confraternizações.

Uso indevido da verba

Esse problema na conduta do colaborador geralmente é reflexo de um controle de viagens corporativas ineficiente. Essa verba mal gasta pelo funcionário pode não parecer muita coisa, mas quando somadas todas as despesas, os valores se mostram altos.

Além disso, a falta de uma boa política de de um bom controle aumenta, e muito, a chance de fraudes como desperdício voluntário acontecerem. A resposta para esse problema é ter um documento que trace as diretrizes para os processos.

Contar com boas políticas de reembolso e de viagens já garante que esse problema seja contornado de forma simples.

Uso de roupas inadequadas

Seja qual for o motivo da viagem que o colaborador está fazendo, ele não pode pensar que está de férias. Usar roupas inadequadas em reuniões ou no dia a dia é um erro grave que mancha a imagem tanto da empresa quanto dele.

Mesmo no Bleisure, essa questão merece atenção, principalmente se o motivo da viagem for um congresso ou uma feira. Isso porque existe a possibilidade de ter colegas de profissão e possíveis clientes nas dependências do hotel.

Nesse caso, a solução para o uso de roupas impróprias é também a política de viagens. Contar com um campo que define normas e regras para roupas ou mesmo dicas de como fazer a mala para viagem corporativa é um bom caminho.

Abuso de festas e confraternizações

Tão ruim para a imagem da organização quanto o erro anterior é o que falaremos neste tópico. Algumas feiras contam com eventos ou momentos em que bebidas alcoólicas são servidas às pessoas.

O ato de beber não é errado, o problema acontece quando o colaborador se embriaga e perde filtros. Fora do ambiente de trabalho, os funcionários podem fazer o que quiserem, mas, nessas ocasiões, eles devem enxergar o momento como parte do trabalho.

Dependendo do tamanho do problema gerado, a empresa poderá demiti-lo por justa causa. Um documento que estipula um padrão de conduta para essas situações, como a política de viagens, é considerado a melhor saída.

É necessário que esse documento seja amplamente divulgado e de conhecimento de todos. Caso contrário, os problemas não serão resolvidos.

Evitando problemas de viagens com a Flash

Diversos dos problemas que surgem durante uma viagem corporativa, a Flash ajuda a solucionar diversos deles. Possuímos funcionalidades para facilitar o planejamento e a gestão de viagens corporativas.

Nossa solução garante a comparação de preços de forma descomplicada. O Analytics e Relatórios reúne todas as informações das viagens em um único lugar. Além disso, ainda cria gráficos automáticos, facilitando a visualização de despesas e a chegar em uma média de gastos.

A ferramenta de Regras e Alertas possibilita ao gestor personalizar as diretrizes da ferramenta. Com isso, ele incorpora as regras da sua política de viagens e toda vez que uma delas for quebrada, a solicitação de adiantamento ou restituição é negada.

Essa funcionalidade também envia mensagens quando uma demanda não está de acordo com as diretrizes, o que evita fraudes, inclusive.

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