As viagens a trabalho ajudam a impulsionar o crescimento dos negócios, porém, trazem aos gestores o desafio constante de controlar custos e simplificar o gerenciamento dessas atividades. 

De acordo com a ABAV (Associação Brasileira de Agências de Viagens), empresas que utilizam software de gestão de viagens corporativas reduzem em até 30% os custos com viagens. Por isso, a adoção de um software de gestão de viagens corporativas se tornou essencial para organizações que buscam eficiência e economia. 

Neste artigo, você vai entender como essas soluções não apenas facilitam o planejamento das viagens e despesas, mas também ajudam a reduzir custos e aumentar a conformidade com as políticas internas.  Continue a leitura e descubra todos os benefícios! 

O que é gestão de viagens corporativas? 

A gestão de viagens corporativas refere-se ao conjunto de processos e práticas que as organizações implementam para planejar, executar e monitorar as viagens realizadas pelos seus colaboradores a trabalho.  

Esse gerenciamento abrange várias etapas, incluindo:

• O planejamento dos itinerários; 
• A reserva de passagens e acomodações;
• O controle de despesas corporativas;
• A conformidade com políticas internas;
• A segurança dos viajantes.

Uma gestão de viagens eficiente também contribui para a produtividade, já que os funcionários podem se concentrar em seus objetivos profissionais, em vez de se preocuparem com a logística de seus deslocamentos.

E mais do que isso: pode ser uma boa maneira de aumentar a satisfação dos colaboradores ao permitir que eles incluam momentos de lazer em suas viagens de negócios, promovendo um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.

Essa é a essência do Bleisure, termo que combina “Business” (negócios) e “Leisure” (lazer). Além de ser uma excelente ferramenta de motivação para o time, a tendência favorece as empresas ao estimular a produtividade, reduzir custos, aumentar o retorno sobre investimentos em viagens e promover uma cultura organizacional mais positiva. 

Para atender a essas demandas, contudo, é fundamental contar com um software de gestão de viagens capaz de assegurar que os colaboradores possam viajar de maneira  eficiente e segura, com suporte especializado disponível 24 horas por dia para apoiar as políticas de bem-estar das empresas.

A escolha de um sistema robusto também é essencial para garantir um controle rigoroso dos custos envolvidos em viagens. 

Esse fator auxilia as organizações a evitarem gastos desnecessários e garantir que o orçamento da empresa seja respeitado. 

Desafios comuns na gestão de viagens 

Não à toa, a ausência de uma gestão de despesas e viagens estruturada pode resultar em custos desnecessários que impactam diretamente o orçamento da empresa. 

Sem um controle eficiente, fica difícil gerir o dinheiro investido em passagens, diárias de viagem e alimentação, levando a gastos que poderiam ser evitados e, consequentemente,  ao aumento dos custos por viagem. Fora que, a falta de visibilidade, pode dificultar a identificação de áreas em que é possível economizar.

A falta de controle também pode comprometer a experiência dos colaboradores, levando à insatisfação e gerando impacto na produtividade. 

Leia também: Como calcular os custos de viagem a trabalho no final de semana?

Outro desafio significativo é o gerenciamento manual das viagens. Dependendo de planilhas e processos não integrados, as empresas estão mais suscetíveis a erros, como reservas duplicadas ou falhas na comunicação. Sem falar dos pedidos de reembolso que abrem espaço para erros e  fraudes, uma vez que informações inconsistentes podem ser manipuladas.  

Os equívocos não apenas geram frustração, mas também podem comprometer a conformidade com as políticas internas. E quando as diretrizes não são seguidas, o resultado é o aumento de despesas de viagem que não são reembolsáveis. 

Além disso, os riscos regulatórios de não acompanhar os gastos durante os deslocamentos da melhor forma também são altos. 

E tem mais: garantir a segurança dos viajantes exige também uma gestão proativa e organizada. Isso inclui monitorar itinerários, fornecer suporte em caso de imprevistos e assegurar que os colaboradores estejam cientes das políticas de segurança da empresa.

Enfrentar todos esses desafios, contudo, tende a ficar mais fácil com a ajuda de um software de gestão das viagens de negócios, conforme explicaremos a seguir.

Mas antes disso, vale a pena perguntar: afinal, o planejamento de viagens corporativas pode ficar mais simples com as ferramentas adequadas? Aproveite nosso modelo de Política de Viagens gratuito e editável, que pode ser uma excelente base para otimizar suas operações.  

Benefícios de utilizar um software de gerenciamento de viagens corporativas 

A adoção de um sistema deste tipo traz uma série de benefícios que podem transformar como as organizações gerenciam suas viagens a trabalho. Vamos explorar, a seguir, cada um deles em detalhes. 

Automação de processos

Um software de gestão de viagens corporativas automatiza diversas etapas dos deslocamentos, desde o planejamento até o controle de todas as despesas envolvidas. Essa capacidade reduz a carga de trabalho manual e minimiza erros, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas.

Para os gestores, as automações proporcionam acompanhamento minucioso sobre as viagens em andamento, facilitando o monitoramento e maior controle dos gastos.

Outro diferencial é o uso de relatórios de despesas de viagem (RDV) automáticos. Eles auxiliam em tomadas de decisão embasadas em dados, identificando padrões de gastos e áreas onde melhorias são necessárias.

Por fim, plataformas que entregam funcionalidades como self-booking on-line facilitam ainda mais o dia a dia da gestão de viagens.

Redução inteligente de custos

Com o uso de um sistema especializado, você não apenas controla os gastos, mas identifica oportunidades de economia que antes poderiam passar despercebidas. 

Imagine encontrar tarifas promocionais em tempo real e sempre dentro das políticas da sua empresa, economizando em cada etapa da viagem.

Além disso, a centralização de todas as informações oferece uma visão completa e detalhada de cada gasto. Isso significa que, com apenas alguns cliques, você pode ver onde estão as maiores despesas, compará-las e otimizar os próximos planejamentos, tornando cada viagem mais eficiente e econômica.

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Melhoria na experiência dos colaboradores

Um software de gestão de viagens corporativas oferece uma experiência mais fluida e transparente para os profissionais. Isso porque facilita a busca de passagens e hospedagens corporativas totalmente alinhadas à sua política de viagens corporativas, evitando compras indevidas. 

Essa automação também economiza um tempo precioso, ao permitir que os colaboradores se concentrem em suas atividades principais, sendo mais produtivos e eficientes.

Além disso, muitos softwares oferecem suporte em tempo real, permitindo que os colaboradores resolvam problemas rapidamente, como mudanças de voo ou emergências durante a viagem. 

Essa assistência – somada a outros benefícios como o  seguro viagem corporativo – contribui para um maior senso de segurança e confiança, promovendo a tranquilidade dos viajantes.

Leia também: Quais são os direitos de quem viaja a trabalho? Tudo sobre o tema

Funcionalidades que um software de gestão de viagens precisa ter

Confira, a seguir, algumas das características mais importantes que um sistema desse tipo deve ter:

Gestão simples e eficiente de políticas de viagem

Com uma plataforma robusta, você pode criar e gerenciar políticas de viagem personalizadas de maneira simples e rápida. Além de definir claramente categorias de despesas, limites de gastos e processos de aprovação, tudo em um só lugar.

O que isso significa na prática? Seus colaboradores podem ter acesso instantâneo às regras da empresa no momento da reserva, garantindo que tudo esteja alinhado com as diretrizes estabelecidas. Isso não só evita erros, como também elimina surpresas de última hora, mantendo o controle sobre o orçamento e agilizando o processo de aprovação.

Com a gestão automatizada, você poupa tempo e assegura que cada viagem está dentro dos parâmetros definidos, proporcionando uma operação mais organizada e econômica.

Relatórios automatizados para análise de dados

A capacidade de gerar relatórios automáticos permite uma gestão mais assertiva e menos operacional. Logo, ajuda a identificar tendências e padrões de gastos, por exemplo, para avaliar a eficácia das políticas de viagem.

Com essas informações, é possível tomar decisões mais embasadas, otimizar orçamentos e implementar melhorias contínuas nas práticas de viagem da empresa.

Integração com outros sistemas

Um sistema eficiente deve ser capaz de se integrar com outras plataformas utilizadas pela empresa, como ferramentas de contabilidade, ERP e sistemas de RH. 

Essa integração facilita a troca de informações sobre os processos e melhora a eficiência, permitindo que os dados de viagens sejam automaticamente sincronizados com as finanças e os registros de funcionários. Isso economiza tempo, além de reduzir a probabilidade de erros e inconsistências

Controle de despesas e cartão corporativo: como a Flash transforma a gestão financeira da sua empresa

A gestão de despesas corporativas nunca foi tão simples e eficiente. Com as soluções da Flash, sua empresa pode automatizar processos, garantir controle total dos gastos e reduzir a burocracia, tudo em uma única plataforma.

Gestão automatizada com integração total

Com a Flash, os gestores têm uma visão centralizada e clara de todas as despesas, desde pequenos reembolsos até grandes compras corporativas. A plataforma permite a geração de relatórios analíticos detalhados, auxiliando na identificação de padrões de consumo e na tomada de decisões estratégicas.

Cartão corporativo inteligente

O cartão corporativo da Flash é uma solução completa que combina agilidade e segurança. Além de facilitar pagamentos, ele oferece recursos como:

• Definição de limites personalizados por colaborador ou equipe.
• Bloqueios automáticos para compras fora das políticas da empresa.
• Geração de cartões virtuais para transações online seguras.

Por que escolher a Flash?

• Redução da burocracia: mais agilidade nos processos financeiros.
• Segurança e controle: acompanhamento em tempo real dos gastos.
• Relatórios inteligentes: análises que tornam a gestão financeira mais estratégica.
• Soluções integradas: plataforma única para controle e pagamento.

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