13 documentos que não podem ficar de fora do processo de admissão na CLT

Um processo de admissão bem estruturado é fundamental para o recrutamento e seleção de qualquer empresa, independentemente do porte. 

Ele garante a integração eficiente de novos colaboradores e protege a empresa de riscos jurídicos. Logo, uma das atividades mais críticas desse procedimento é a coleta e verificação da lista de documentos para admissão. 

Afinal, a partir da aprovação documental, é feita a formalização da contratação. Só assim o RH assegura a autenticidade das informações fornecidas pelos candidatos, protegendo tanto a companhia quanto os futuros funcionários.

Nesse contexto, porém, surgem algumas dúvidas comuns aos responsáveis pela contratação de novos talentos: 

• Quais são os documentos obrigatórios para pedir ao candidato?
• É necessário autenticar ou reconhecer firma na documentação recebida?
• Quais são os prazos para entrega desses documentos?

Esses são apenas alguns dos questionamentos que vamos responder ao longo deste artigo.

Nele, apresentaremos a lista completa e atualizada de documentos necessários para admissão em 2024.

Aproveite para baixar nosso Checklist de Documentos para Admissão de Funcionários e ganhe tempo com todas as informações necessárias.

Por que os documentos admissionais são importantes? 

A documentação é parte crucial do processo, pois formaliza o vínculo empregatício entre a empresa e o colaborador. 

É ela que vai basear o registro trabalhista e previdenciário do novo funcionário, assim como o cadastro junto aos órgãos competentes, como a Previdência Social, o Ministério do Trabalho (MT) e o eSocial. 

A começar pelas informações pessoais, elas possibilitam que a contratante identifique seu novo funcionário. Esses dados incluem dados básicos que servirão como base de cálculo para direitos trabalhistas, por exemplo.

A inclusão nos benefícios corporativos oferecidos pela empresa, por meio de um cartão de benefícios, além de convênios médicos e auxílio-creche, também depende dessas informações. 

É possível contratar funcionários sem documentos?

É importante ressaltar que a efetivação da contratação de um novo colaborador só pode ser feita mediante a apresentação de documentos oficiais e com valor legal. Assim, a regularidade da contratante é garantida.

Quando isso não acontece, existem riscos de penalização pelo MT. Por isso, é indispensável que a companhia se certifique de coletar todos os documentos no momento da contratação.

Lista de documentos para admissão atualizada para 2024

Veja abaixo a listagem completa com documentos fundamentais para a admissão de novos colaboradores. Em seguida, confira explicações sobre a importância e o uso de cada um deles. Confira.

• Carteira de trabalho e Previdência Social; 
• RG, CNH e PIS;
• Comprovante de residência; 
• Comprovante de escolaridade;
• Foto 3x4;
• Título de eleitor;
• Certificado de reservista;
• Exame admissional;
• Certidão de casamento e/ou nascimento;
• Certidão de nascimento dos filhos.

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Usada para o registro formal do emprego, a CTPS documenta o vínculo empregatício e assegura direitos trabalhistas e previdenciários do colaborador. É essencial para garantir o direito do trabalhador em acessar benefícios como FGTS, seguro-desemprego e aposentadoria. 

O registro correto na CTPS é obrigatório e mantém atualizadas as informações sobre a vida profissional do trabalhador.

Documentos civis de identificação

Indispensáveis para a identificação fiscal do novo colaborador, são usados em todas as obrigações fiscais e financeiras. Entre elas, pagamento de salários e declaração de imposto de renda. Também são documentos necessários para abrir contas bancárias, obter empréstimos e realizar outras transações financeiras.

• RG (Documento de Identidade): necessário para formalização de contratos e outras documentações legais.

• CNH (Carteira Nacional de Habilitação): usada como alternativa ao RG para identificação. Para funções que envolvem condução de veículos, comprova aptidão e legalidade para o exercício da atividade. Isso garante que o colaborador está habilitado. 

• Número do PIS (Programa de Integração Social) ou NIS (Número de Identificação Social): utilizado para cadastrar o trabalhador no sistema de seguridade social. Isso permite recolhimento de contribuições e acesso a benefícios como seguro-desemprego, abono salarial e FGTS.

Comprovante de residência

Serve para validar o endereço do colaborador, garantindo informações precisas para correspondências e registros. Esse registro também é usado também para cálculo do valor de vale-transporte.

Comprovante de escolaridade

A cópia do comprovante de escolaridade verifica as qualificações do colaborador e sua adequação ao cargo oferecido. Assim, garante que suas habilidades estejam alinhadas às exigências da empresa.

Foto 3x4

Necessária para registros internos, como criação de crachás, ficha de registro do empregado e identificação pessoal. Ajuda na segurança e organização da empresa ao facilitar a identificação visual dos colaboradores.

Título de eleitor

Confirma a regularidade eleitoral do colaborador, um requisito legal para a formalização do emprego.

Certificado de reservista

Exigido dos homens para comprovar cumprimento das obrigações com o serviço militar, outro requisito para a contratação formal em diversas empresas.

Exame admissional

O exame admissional garante a aptidão física e mental do colaborador para o trabalho. Seu objetivo é atestar se ele está em condições de desempenhar suas funções sem riscos à saúde e à segurança. Além de cumprir as exigências da legislação trabalhista.

Certidão de casamento e/ou nascimento

Valida o estado civil do colaborador e seus dependentes. Também é usada para a concessão de benefícios familiares, como auxílio-creche e plano de saúde.

Certidão de nascimento dos filhos

Necessária para a concessão de benefícios de dependentes, como auxílio-família e plano de saúde. É essencial para a declaração de dependentes para fins de imposto de renda na fonte (IRPF).

Em alguns casos, também pode ser necessário solicitar uma cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para quem tem filhos de até sete anos.

Documentos admissionais adicionais e suas especificidades

Em alguns casos, pode ser necessário solicitar documentações adicionais conforme o cargo ou setor. Abaixo, listamos alguns deles:

• Certificações profissionais: de segurança no trabalho (NR-10, NR-35), por exemplo, são necessárias para confirmar que o colaborador possui as habilidades e os conhecimentos exigidos por determinados cargos.
• Licenças e autorizações: para cargos que exigem o exercício de atividades regulamentadas;
• Registros em conselhos de classe: registro profissional emitido por órgãos para médicos, engenheiros e advogados, licenças e (CRM, CREA, OAB). Esses documentos validam a legalidade e a qualificação do colaborador para exercer a profissão.  
• Certificados de conclusão de cursos/formações: alguns cargos/áreas podem exigir treinamentos de primeiros socorros, gestão de projetos (PMP) ou idiomas.

Situações específicas que podem exigir documentação extra

Quando um colaborador precisa trabalhar fora do país, a empresa deve garantir que todos os documentos necessários estejam em ordem. Isso inclui vistos de trabalho, autorizações de residência e passaporte para cumprir com as exigências de imigração e legislação trabalhista local. 

Ainda existem outros casos em que é necessária a apresentação de documentações extras. São elas: 

• na contratação de menores de idade: são exigidos a autorização dos pais ou responsáveis. Além disso, é necessário carteira de trabalho do menor e comprovante de matrícula escolar.
• em áreas de segurança: são necessários documentos como certidão de antecedentes criminais, certidão negativa, exames toxicológicos e certificados de treinamento em segurança.
• na contratação de pessoas com deficiência (PcD): devem ser apresentados laudo médico comprobatório da deficiência, além de avaliações de capacidade funcional.
• na admissão em empresas de transporte: certificados de curso de transporte de cargas perigosas e carteiras de habilitação específicas são fundamentais.

Como organizar e verificar a documentação antes da admissão

A tarefa de organizar e verificar a lista de documentos garante tanto a conformidade legal quanto a eficiência no processo de integração do novo colaborador. 

Justamente por isso, contar com um processo de admissão digital pode fazer a diferença por tornar todo esse processo mais eficiente e seguro.

Não por acaso, a Flash, por meio de sua plataforma de gestão de pessoas, oferece funções que não apenas facilitam a solicitação dos documentos, como também garante o armazenamento seguro e acessível dessas informações.

Com um sistema integrado, o RH pode criar checklists para garantir que a documentação seja coletada corretamente. 

Além disso, a funcionalidade de Coleta e Validação de Documentos permite a solicitação de todos os documentos da pessoa candidata. Após recebê-los, os arquivos ficam armazenados em nuvem, com toda a proteção e segurança de dados necessária.

Quer saber mais? Fale agora com um de nossos especialistas e descubra como a plataforma de gestão de pessoas da Flash pode potencializar seu processo de admissão.

Dicas para coleta e verificação de documentos admissionais

1. Estabeleça uma lista clara de todos os documentos exigidos para a admissão, incluindo carteira de trabalho, CPF, RG, entre outros específicos conforme o cargo ou setor.
2. Faça um checklist detalhado para garantir que nenhum documento seja esquecido durante o processo de coleta. Isso inclui documentações adicionais específicas conforme o cargo ou situações particulares.
3. Comunique o novo colaborador sobre quais documentos são necessários e os prazos para apresentação. 
4. Valide a autenticidade e validade de toda a documentação apresentada, realizando verificações adicionais quando necessário, como consultas a bases de dados públicas ou solicitação dos registros originais.

Importância da atualização da documentação

Documentos atualizados para admissão asseguram que a empresa está em dia com as regulamentações trabalhistas e previdenciárias vigentes. Isso é indispensável para evitar penalidades e problemas legais decorrentes de documentos vencidos ou desatualizados. 

Além disso, conferem ao departamento de Recursos Humanos informações precisas e confiáveis sobre os colaboradores, facilitando assim, a tomada de decisões estratégicas, a gestão de benefícios e a comunicação interna. 

Por fim, mas não menos importante, a manutenção atualizada da lista de documentos para admissão contribui para a eficiência dos processos administrativos. Atividades como folha de pagamento, gestão de benefícios e atualização de registros internos, entre outros, tendem a ter erros minimizados e menos retrabalho.

Qual é o prazo para entrega dos documentos para admissão?

O período para a entrega de documentos admissionais é determinado pela própria empresa.

Contudo, uma vez que o candidato entrega a documentação solicitada, o RH deve devolver todos os documentos originais no prazo máximo de cinco dias, conforme a Lei nº 5.553, mesmo se forem cópias autenticadas.

Além disso, há um prazo específico para a assinatura da carteira de trabalho após a entrega dos documentos admissionais. Segundo o artigo 29 da CLT, a empresa tem até 48 horas para devolver a carteira de trabalho devidamente assinada.

Esses prazos legais exigem que o departamento pessoal (DP), responsável pelo cadastro do colaborador, administre esse processo de maneira eficiente para evitar penalidades.

Considerando que a quantidade de novas contratações pode tornar esse período apertado, a equipe de departamento pessoal deve estar bem preparada para gerenciar a recepção e verificação dos documentos necessários com agilidade e precisão.

Benefícios de um processo de admissão bem estruturado 

Um processo de admissão bem estruturado oferece inúmeros benefícios para a empresa, como:

• A melhora da eficiência;
• Aumento na agilidade do processo de contratação de novos funcionários;
• Mais velocidade e organização na integração dos novos talentos.
• Ajuda a garantir o fit cultural, resultando em uma adaptação mais suave e produtiva para os recém-contratados.

Outro ponto positivo é a redução significativa da ocorrência de erros, uma vez que todos os documentos são coletados e verificados corretamente. 

Isso permite que a empresa tome decisões estratégicas na admissão do time, protegendo seus interesses legais e fortalecendo sua reputação como empregadora responsável e organizada. 

Conte com a Flash para otimizar o processo de admissão da sua empresa 

Como vimos, a coleta completa e precisa dos documentos admissionais de novos colaboradores é um processo fundamental do DP e RH. 

É esse procedimento que assegura a conformidade com as regulamentações trabalhistas e previdenciárias. Ou seja, ajuda a evitar penalidades e problemas legais e facilita a gestão interna de benefícios e registros.

Portanto, lançar mão de práticas organizadas e eficientes em todas etapas do processo de admissão é um passo fundamental para fortalecer os processos internos do RH e garantir o sucesso contínuo do negócio.

Nesse sentido, a ferramenta de admissão digital da plataforma de gestão de pessoas da Flash é uma grande aliada. Nossas ferramentas foram desenvolvidas para otimizar todo trabalho do DP, desde o início do processo de contratação de novos talentos. 

Assim, você pode fazer a gestão de forma mais fluida e eficaz, garantindo que cada tarefa seja cumprida com precisão e rapidez. Saiba mais sobre o software de Flash para gestão de pessoas!