Como fazer uma carta de admissão? passo a passo e 5 modelos prontos

Em alguns processos de contratação, pode ser necessário fazer uma carta de admissão para oficializar a entrada de um novo profissional na empresa. Existem alternativas de modelos de carta de admissão, incluindo versões completas e opções de preenchimento online.

Ainda que não seja um documento exigido pela CLT, muitas vezes ele é solicitado para agilizar o desligamento do profissional da empresa anterior ou para viabilizar sua entrada em outro país. O documento também pode ser útil para abertura de conta salário, processos de admissão e auditorias.

A finalidade da carta de admissão é formalizar a contratação do empregado, deixando clara a intenção e o objetivo do documento.

Neste artigo, você vai entender o que é a carta de admissão, quando ela é necessária, o que deve constar e como adaptar o documento para diferentes situações dentro dos processos de admissão de funcionários.

No final, incluímos modelos prontos para copiar e colar e ainda mostramos como automatizar esse processo com a ajuda da tecnologia. Acompanhe a leitura

O que é uma carta de admissão?

A carta de admissão é um documento que oficializa a intenção da empresa de contratar um profissional e pode servir para formalizar uma proposta de emprego, detalhando condições de trabalho, remuneração e benefícios.

Geralmente elaborada pelo empregador, por meio do departamento de Recursos Humanos (RH), seu texto deve informar que o candidato foi aceito para ocupar determinada função, detalhando a data e o tipo de vínculo que ele terá com a empresa – se será CLT, estágio, jovem aprendiz e etc.

Diferença entre carta de admissão e carta proposta

Enquanto a carta proposta de emprego é o documento inicial que formaliza a oferta de trabalho ao candidato selecionado, a carta de admissão é enviada após a aceitação da proposta, confirmando oficialmente a contratação e incluindo detalhes finais do contrato, documentação necessária e instruções para o primeiro dia de trabalho.

Em resumo, a proposta representa a fase de oferta do processo seletivo, enquanto a admissão marca o início formal da relação trabalhista, sendo documentos complementares que estruturam adequadamente a transição do candidato para um funcionário da empresa dentro dos processos de admissão.

Para que serve uma carta de admissão?

A carta pode ser utilizada para apresentação de documentos em processos de admissão e para comprovar o vínculo profissional, mesmo antes de o colaborador ter a CTPS assinada ou de constar no eSocial. Além disso, também é utilizada em várias situações, tanto pelo trabalhador quanto pela empresa. Confira a seguir algumas das suas principais funções.

• Comprovação de vínculo em trâmites burocráticos, como abertura de conta salário ou solicitação de visto para trabalhar em outro país (se for o caso, claro).
• Confirmação oficial da contratação, especialmente em empresas que ainda não usam softwares de admissão digital.
• Registro para processos internos, como promoções ou movimentações entre áreas.
• Documentação complementar em auditorias ou fiscalizações trabalhistas.
• Detalhamento das condições de trabalho, incluindo condições de remuneração e regras que o trabalhador deve cumprir, assegurando entendimento entre as partes.
• Pedido de dispensa do aviso prévio nos casos em que o profissional pede desligamento do emprego anterior para assumir a nova função, ressaltando a importância do cumprimento das obrigações legais.

É importante saber que a carta de admissão, ainda que seja um documento formal, não substitui o contrato de trabalho, nem a assinatura na CTPS (Carteira de Trabalho Digital ou física) sob a ótica das leis trabalhistas. Ela apenas agiliza determinados trâmites enquanto a admissão oficial é concluída. Além disso, ela não gera vínculo empregatício – apenas comunica a intenção.

A responsabilidade do Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal (DP) tem uma função estratégica em todo o processo de admissão, especialmente na elaboração e gestão da carta de admissão.

Além de redigir de acordo com as exigências legais e as políticas internas da organização, o DP também é responsável por conferir toda a documentação do candidato, como carteira de trabalho, currículo e demais formulários necessários para a vaga. Essa verificação é importante para garantir que o futuro empregado atenda aos requisitos do cargo e que o procedimento esteja em conformidade com a legislação.

Outro ponto importante é o registro e o arquivamento correto de todos os documentos relacionados à admissão, incluindo a carta. O DP deve manter esses registros organizados para facilitar auditorias, consultas futuras e garantir a segurança jurídica da empresa. Dessa forma, contribui para que o processo de integração do novo colaborador seja realizado de forma eficiente, transparente e dentro das normas do mercado de trabalho.

Quer saber mais sobre como otimizar seu processo de admissão? Baixe nosso fluxograma gratuito e ganhe eficiência.

Como fazer uma carta de admissão de um novo empregado?

Criar uma carta de admissão não é complicado porque seu texto é bastante curto e objetivo. O mais importante é saber exatamente o que deve estar detalhado ali.

Em muitos casos, o preenchimento de um formulário com os dados do candidato é necessário para gerar a carta de forma oficial. Seja para uma admissão digital ou presencial, existem diferentes modelo de carta de admissão que podem ser utilizados conforme a situação e as necessidades da empresa.

Vale ressaltar que a carta não substitui documentos obrigatórios como a ficha de registro do empregado, mas pode complementar, sendo uma etapa importante após o processo seletivo.

Confira, a seguir, as informações que você vai precisar para escrever o documento.

Deve conter dados da empresa, do colaborador e da função 

Considere que o texto deve conter nome da empresa contratante, CNPJ e endereço completo, incluindo cidade e estado. Também é preciso ter o nome completo do candidato admitido e o cargo que ele vai assumir.

Deve mencionar data de admissão e vínculo (CLT, estágio etc)

Uma informação essencial é a data de início conforme o contrato de trabalho do novo colaborador. Vale a pena ainda incluir o tipo de vínculo que ele terá com a contratante, como contratação via CLT, estágio, jovem aprendiz etc.

A carta ainda pode mencionar o período de experiência, detalhando as condições de avaliação do novo colaborador durante esse tempo. Além disso, também pode conter informações sobre os benefícios oferecidos pelo empregador – vale-alimentação, refeição, cultura e etc.

Pode ser assinada pelo RH ou responsável da empresa

Como é um documento formal, a carta deve ser assinada por uma pessoa com autoridade para formalizar esse tipo de comunicação. Geralmente, leva a assinatura de alguém do RH, do DP ou do setor jurídico. Se for uma empresa pequena, pode ser a assinatura da pessoa responsável pela contratação. 

Você sabe quais são os documentos para admissão de funcionários que o RH e o DP devem solicitar? Baixe nosso checklist e tenha um gabarito completo para o seu dia a dia.

5 modelos de carta de admissão

A seguir, você encontra modelos de carta de admissão que podem ser utilizados de acordo com o perfil do colaborador. Todos os exemplos estão prontos para copiar, colar e adaptar conforme sua necessidade, e também podem ser disponibilizados em formato Word para facilitar a edição.

No cabeçalho dos modelos, é recomendável incluir informações de contato da empresa, como endereço, telefone, e-mail e o site, garantindo uma apresentação profissional e facilitando o contato do destinatário.

Modelo de carta de admissão padrão CLT

[Cabeçalho]

[Logotipo e nome da organização]

[Endereço completo da empresa]

[Cidade, Data de emissão da carta]

A/C: [Nome do(a) novo(a) empregado(a)]

Prezado(a) [Nome],

Comunicamos que, a partir do dia [data de admissão], você passará a integrar a equipe da [Nome da empresa], no cargo de [nome do cargo], sob regime de contratação CLT.

Estamos felizes em contar com seu talento em nosso time.

Atenciosamente,  

[Nome do responsável]  

[Cargo do responsável]  

[Assinatura]

Modelo de carta de admissão para jovem aprendiz

[Cabeçalho]

[Logotipo e nome da organização]

[Endereço completo da empresa]

[Cidade, Data de emissão da carta]

A/C: [Nome do(a) jovem aprendiz(a)]

Prezado(a) [Nome],

Confirmamos sua admissão como jovem aprendiz na [Nome da empresa], com início das atividades previsto para [data de início]. Sua atuação será na área de [área ou departamento], sob regime de aprendizagem conforme a Lei nº 10.097/2000.

Seja bem-vindo(a)!

Atenciosamente,  

[Nome do responsável]  

[Cargo do responsável]  

[Assinatura]

Modelo de carta de admissão para estagiário

[Cabeçalho]

[Logotipo e nome da organização]

[Endereço completo da empresa]

[Cidade, Data de emissão da carta]
A/C: [Nome do(a) estagiário(a)]

Prezado(a) [Nome],

Confirmamos sua admissão como estagiário(a) na [Nome da empresa], com início previsto para [data]. Suas atividades serão desenvolvidas na área de [área], conforme definido no Termo de Compromisso de Estágio.

Estamos felizes em contribuir para o seu desenvolvimento profissional.

Atenciosamente,  

[Nome do responsável]  

[Cargo do responsável]  

[Assinatura]

Modelo de carta de admissão para promoção interna

[Cabeçalho]

[Logotipo e nome da organização]

[Endereço completo da empresa]

[Cidade, Data de emissão da carta]

A/C: [Nome do(a) colaborador(a)]

Prezado(a) [Nome],

Comunicamos que, a partir de [data], você passará a ocupar o cargo de [novo cargo] na [Nome da empresa], como reconhecimento pelo seu desempenho e dedicação.

Parabenizamos pela nova etapa e desejamos sucesso em sua jornada.

Atenciosamente,  

[Nome do responsável]  

[Cargo do responsável]  

[Assinatura]

Modelo de carta de admissão para comprovação de vínculo

[Cabeçalho]

[Logotipo e nome da organização]

[Endereço completo da empresa]

[Cidade, Data de emissão da carta]

Declaramos, para os devidos fins, que [Nome do(a) colaborador(a)] foi admitido(a) na [Nome da empresa] em [data de admissão], para atuar no cargo de [nome do cargo], sob regime [CLT, estágio, aprendiz etc.].

Sem mais, firmamos a presente para fins de comprovação de vínculo empregatício.

Atenciosamente,  

[Nome do responsável]  

[Cargo do responsável]  

[Assinatura]

Dica extra: como otimizar o processo com admissão digital

Fazer cartas de admissão manualmente é simples. Porém, quando a sua empresa cresce, essa tarefa pode roubar um tempo precioso da sua equipe, além de se tornar repetitiva.

Empresas e organizações que buscam agilidade e segurança nos processos de admissão cada vez mais consideram a automação do RH como uma aliada essencial. 

Isso porque um software de admissão e desligamento 100% digital pode tornar a rotina do RH muito mais ágil e eficiente, automatizando etapas e reduzindo erros, inclusive na geração de documentos que já trazem informações como horário de trabalho, carga horária e demais cláusulas contratuais.

Esse tipo de sistema faz com que sua empresa:

• Elimine papel e retrabalho
• Centralize documentos em uma única plataforma
• Garanta validade jurídica com assinatura digital na admissão
• Automatize a geração de cartas, termos e contratos
• Ofereça uma experiência de onboarding mais fluida, contribuindo para estratégias eficazes de atração e retenção de colaboradores

Quer modernizar a gestão de pessoas da sua empresa e ter mais agilidade no processo de admissão? Conheça a plataforma de gestão de pessoas da Flash.

Dúvidas frequentes sobre a carta de admissão 

Ainda tem dúvidas? Confira abaixo as respostas para as perguntas mais frequentes sobre a carta de admissão.

O que é uma carta de admissão?

Resumidamente, carta de admissão é um documento que formaliza a contratação de um profissional. Ela serve basicamente como a confirmação por escrito da intenção da empresa de contratar determinado candidato. Na carta, a empresa informa o cargo que o colaborador vai ocupar, a data de início do trabalho e o tipo de vínculo que ele terá (CLT, estágio etc.).

Como fazer uma carta de admissão de funcionário?

A carta deve conter os dados da empresa, do colaborador, o cargo, a data de início de atividades e o tipo de contratação. É preciso também que ela tenha a assinatura de alguém do RH ou responsável pela admissão.

Quando o funcionário apresenta carta de novo emprego?

Normalmente, o colaborador pede uma carta de admissão quando está deixando um emprego em outra empresa para assumir a nova função. A carta pode ser usada para negociar a dispensa do aviso prévio, por exemplo. 

É importante saber, no entanto, que ela não garante essa dispensa. Ou seja, a empresa anterior não é obrigada a liberar o profissional mesmo que ele apresente uma carta de novo emprego. 

Como funciona a carta de intenção de contratação?

A carta de intenção de contratação é diferente da carta de admissão porque indica apenas o interesse da empresa em contratar um profissional. Ou seja, ela não confirma a contratação. Esse tipo de documento é mais utilizado durante os processos de recrutamento e seleção, nas etapas iniciais de negociação, por exemplo. 

O que a CLT diz sobre a carta de novo emprego?

A carta não é exigida pela legislação trabalhista, por isso não é obrigatória pela CLT. Ainda assim, pode ser usada como justificativa em algumas situações — como na rescisão com aviso prévio trabalhado.

Quando usar uma carta de admissão em um novo emprego?

Um profissional pode usar uma carta de admissão em um novo emprego sempre que for necessário comprovar que foi contratado. Isso vale em contextos de imigração, abertura de conta salário, mudança de plano de saúde ou solicitação de desligamento em outro emprego, por exemplo.

É obrigatório aceitar carta de novo emprego?

Obrigatório não é. Mesmo que o profissional apresente uma carta de admissão, a empresa anterior não é obrigada a liberá-lo do aviso prévio. O documento serve para formalizar o novo vínculo e justificar a solicitação de dispensa, mas cabe à empresa decidir se vai ou não aceitar. Muitas empresas aceitam a dispensa, mas vale lembrar que isso não é uma obrigação legal.

Como funciona o processo de admissão de um novo funcionário?

O processo de admissão de um novo funcionário inclui reunião de documentos, assinatura de contrato, registro na CTPS (veja como assinar carteira de trabalho digital) e exames obrigatórios, como o atestado de saúde ocupacional. A carta de admissão pode fazer parte desse processo como uma comunicação complementar.

O que recebo se pedir demissão com a carta de novo emprego?

Muitos profissionais perguntam o que vão receber se pedirem demissão com a carta de novo emprego. A resposta depende do tipo de aviso prévio que a empresa anterior vai exigir, ou seja, se ele será trabalhado ou indenizado. 

No caso de aviso prévio indenizado, o profissional recebe o valor integral relativo ao período, mesmo sem precisar trabalhar.

Já se a empresa optar pelo aviso prévio trabalhado, a carta de novo emprego pode ajudar a negociar a dispensa. Se a empresa aceitar, o colaborador será remunerado apenas pelos dias em que realmente trabalhou. Todos os demais direitos previstos pela CLT em pedidos de demissão seguem valendo normalmente.