Como fazer o controle de ponto para pequenas empresas?

Empresas de todos os tamanhos e segmentos precisam de um controle de ponto eficiente. Porém, para as pequenas empresas, essa gestão pode se mostrar particularmente desafiadora.

Mais do que uma exigência da lei, o controle de ponto é também uma garantia trabalhista para empregadores e empregados. Por isso, é fundamental realizar essa gestão de maneira organizada. Logo, isso serve não apenas para evitar problemas fiscais e jurídicos, mas também para melhorar significativamente o ambiente de trabalho.

Um sistema eficaz ajuda a garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas, otimiza a produtividade e facilita a gestão de recursos humanos. Acompanhe a leitura e entenda a importância do controle de ponto para as pequenas empresas.

Qual a importância de fazer controle de ponto em pequenas empresas?

Apesar de ser obrigatório apenas para empresas a partir de 20 funcionários, o controle de ponto é benéfico e essencial para todos empresas de todos os tamanhos, o que inclui as pequenas empresas. Isso porque, além de auxiliar no controle da jornada de trabalho dos colaboradores, ele protege o empregador de problemas jurídicos ou fiscais, servindo como registro confiável em eventuais discordâncias entre empresa e empregados.

A marcação de ponto é um elemento essencial para a gestão de pessoas de qualquer empresa. Logo, também para pequenos negócios, é crucial contar com um sistema eficiente de controle de ponto para garantir a conformidade com as leis trabalhistas.

Segundo o ranking TST, questões relacionadas à carga de trabalho sempre aparecem no ranking das principais causas de processos trabalhistas. Essa é uma preocupação bastante recorrente em empresas de todos os tamanhos e segmentos de atuação.

Ao contar com um sistema de ponto, é possível não apenas evitar processos trabalhistas como também ajudar os gestores de RH a acompanhar os limites e condições de trabalho.

Isso evita possíveis multas e litígios relacionados ao pagamento de horas extras, intervalos de descanso e limites de jornada de trabalho. Confira outras vantagens de bater ponto nas empresas.

• Facilita o acompanhamento da assiduidade e absenteísmo dos funcionários;
• Ajuda a evitar o pagamento indevido de horas extras e gerenciar o banco de horas;
• Garante a efetividade dos funcionários, evitando fraudes na pontualidade;
• Um controle de ponto justo contribui para um ambiente de trabalho mais transparente;
• Registrar o ponto fornece dados úteis para a tomada de decisões relacionadas à programação de pessoal, alocação de recursos e otimização da força de trabalho.

O controle de ponto vai muito além das horas de trabalho registradas. Essa é uma ferramenta fundamental para acompanhar o engajamento dos colaboradores ou sinalizar alertas quando há, por exemplo, um excesso de horas extras em uma equipe.

Com o Controle de Jornada da Flash, é possível acompanhar essas métricas e relatório de forma automatizada. Ideal para promover um RH estratégico e melhorar a qualidade de vida e saúde mental dos funcionários.

O controle de ponto é obrigatório para pequenas empresas?

O controle de ponto segundo o Artigo 74 da CLT é obrigatório para empresas com 20 ou mais empregados.

Isso não significa que empresas com menos de 20 colaboradores não deva utilizar um registro eletrônico de ponto. Independentemente do tamanho da empresa, implementar uma política de controle de ponto proporciona as mesmas vantagens.

3 tipos de controle de ponto para pequenas empresas

A escolha do tipo de controle de ponto para uma pequena empresa dependerá da necessidade de manter as informações dos colaboradores registradas. Assim como da cultura organizacional, orçamento disponível e tecnologia preferida.

1. Controle de ponto manual

O registro de ponto manual é um método tradicional em que os funcionários registram suas horas em um documento físico. Pode ser feito em um livro de ponto ou cartão de ponto. O registro inclui os horários de entrada, saída e intervalos para refeições ou outros eventos.

Por estar mais sujeito a falhas humanas na conferência do RH, ser facilmente fraudado e necessitar da assinatura diária do funcionário para que seja aceito pelo Ministério do Trabalho, o método não é prático e está cada vez mais em desuso.

2. Controle de ponto mecânico

O registro de ponto mecânico consiste no uso de dispositivos físicos, como os relógios de ponto, para registrar as horas dos colaboradores. Esse sistema funciona de forma simples: o funcionário insere o seu crachá em uma máquina de registro, que então carimba as informações em um documento impresso.

Essa modalidade tem custo relativamente baixo, mas permite que o trabalhador faça o registro para outro e, assim como no livro de ponto, tudo é feito manualmente. O funcionário precisa bater o próprio ponto todos os dias e a conferência do departamento de gestão de pessoas é trabalhosa.

3. Controle de ponto online, eletrônico ou digital

O controle de ponto digital – ou eletrônico – utiliza sistemas automatizados para registrar e armazenar as horas de trabalho dos funcionários. Isso pode ser feito por meio de softwares ou dispositivos móveis, como é o caso do Controle de Jornada da Flash.

Neste modelo, a empresa adquire apenas um software e não uma máquina, sem a necessidade de cartões ou fichas. O colaborador, com a própria senha, via reconhecimento facial ou com QR Code, a depender da plataforma escolhida, consegue bater o ponto online, de onde estiver. Assim, esse método se mostra como o ideal também para quem tem funcionários trabalhando em modelos híbridos ou remotos.

Todos os dados são armazenados na nuvem, em tempo real, inclusive para o funcionário, e o RH tem acesso a relatórios que já fazem toda a contabilização das horas automaticamente. Ainda permite extrair relatórios, integração com outros sistemas e, a partir de análises, entender por exemplo a produtividade individual e por áreas e eventuais falhas de gestão.

Quer comparar? Descubra as vantagens dos diferentes métodos de controle de ponto com o material gratuito que a Flash preparou para você.

Por que aderir ao controle de ponto online?

Vantagens do controle de ponto online em comparação com os registros tradicionais.

Controle de ponto manual

• Desvantagens: o controle de ponto manual é suscetível a erros de registro, como esquecimento, preenchimento incorreto e fraudes.
  
  
• Vantagens do controle de ponto online: a principal vantagem do controle de ponto online em relação ao controle de ponto manual é a redução significativa de erros de registro devido à automação e à precisão dos sistemas online.

Controle de Ponto Mecânico

• Desvantagens: Os relógios de ponto mecânicos podem sofrer desgaste e exigem manutenção regular. Eles também não permitem uma fácil análise e geração de relatórios.
  
  
• Vantagens do controle de ponto online: Os sistemas de controle de ponto online não dependem de mecanismos físicos que podem quebrar ou precisar de manutenção constante. Além disso, oferecem recursos avançados de relatórios e análises.

Controle de ponto eletrônico

• Desvantagens: os sistemas de controle de ponto eletrônico podem ser caros para implementar, exigindo investimento em hardware, software e treinamento. Também podem ser vulneráveis a manipulações se não forem adequadamente seguros.
  
  
• Vantagens do controle de ponto online: em comparação, o controle de ponto online tende a ter custos iniciais mais baixos, pois não requer tanto hardware. Além disso, os sistemas online podem ser configurados com segurança aprimorada para minimizar o risco de fraudes.

Em resumo, o controle de ponto online supera as desvantagens dos métodos tradicionais, reduzindo erros, oferecendo maior precisão, facilitando a geração de relatórios e análises, diminuindo custos e aumentando a segurança.

Qual o melhor sistema de controle de ponto eletrônico para empresas de pequeno porte?

A escolha do melhor sistema para controle de ponto digital para pequenas empresas depende das necessidades específicas de cada organização.

O Controle de Jornada da Flash é um software de controle de ponto e gestão da jornada de trabalho que pode ser uma opção a ser considerada. Vamos explorar suas funcionalidades e como as empresas devem implementar um controle de ponto eficiente.

Registro de ponto eletrônico

A plataforma de Controle de Jornada da Flash permite que os funcionários registrem suas horas por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, smartphones ou tablets. Isso proporciona uma precisão maior nos registros, automação e responsabilidade dos funcionários. Além da visão 360 da jornada de trabalho e o mais importante, conformidade com a lei.

Outro ponto que vale ressaltar é a otimização do tempo do RH e da economia que isso gera na rotina, deixando o trabalho mais estratégico e focado no que realmente importa.

Acesso remoto

Poder realizar o controle de ponto de qualquer lugar e a qualquer momento torna a mobilidade corporativa mais acessível. Isso é ideal para empresas com funcionários em outras cidades, home office e para o controle de ponto em viagem.

Segurança jurídica

Outros benefícios oferecidos pela tecnologia incluem a mitigação de fraudes e a configuração do controle de ponto das necessidades da empresa.

Por exemplo, a empresa pode configurar uma rede Wi-Fi ou GPS para que os colaboradores só registrem pontos válidos conforme as limitações colocadas pela empresa.

Suporte técnico

O suporte técnico pode ser um aspecto crucial para empresas de pequeno porte que não tem recursos de TI internos. O Controle de Jornada da Flash, oferece suporte para ajudar com dúvidas e problemas com a plataforma.

Acessibilidade financeira

Embora não seja gratuito, o Controle de Jornada da Flash é acessível para todos os tipos de empresa. Oferecemos uma plataforma completa, didática e com um custo-benefício justo.

Atualizações e manutenção

O Controle de Jornada da Flash é regularmente atualizado para atender às mudanças na legislação trabalhista e nas necessidades do mercado.

Perguntas frequentes sobre controle de ponto

Restou alguma dúvida? Veja as perguntas mais comuns em nosso FAQ a seguir.

Como comprovar que a empresa tem menos de 20 funcionários?

A comprovação do número de funcionários pode ser feita por meio de documentos internos. Como a ficha de registro de empregados ou o número de contratos de trabalho.

Quais funcionários estão dispensados do controle de registro de ponto?

Funcionários que exercem funções de confiança ou jornadas de trabalho externas podem ser dispensados do registro de ponto. Assim como contratos de trabalho informais.

De quem é a responsabilidade do controle de ponto?

A responsabilidade pelo controle de jornada de trabalho dos funcionários é do empregador. Geralmente, o departamento destinado a essas atividades é o RH.

Qual o valor da multa por falta de controle de ponto?

Segundo a Lei 12.544, a multa por não pagamento dos direitos trabalhistas é de R$40,25 a R$4.025,33. O valor exato depende do porte da empresa, quantidade de funcionários e gravidade da infração.