Tudo sobre controle de ponto: o guia completo sobre o assunto

O controle de ponto dos colaboradores é uma exigência legal para aqueles registrados em atividades que se sujeitam ao regime de controle da CLT.

Logo, é uma das práticas mais estratégicas da gestão de pessoas nas rotinas da área de Recursos Humanos (RH) e do Departamento Pessoal (DP).

Muito além de um simples registro de entrada e saída, o controle de jornada de trabalho é fundamental para o cálculo correto e o fechamento da folha de pagamento.

Esse controle pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica, desde que sejam garantidas a veracidade e a integridade das informações.

Com a modernização das relações de trabalho — como o avanço do home office, trabalho híbrido e remoto e das operações descentralizadas — automatizar essa rotina tornou-se  indispensável.

Para os gestores, manter um controle eficiente da jornada é essencial manter a produtividade e direcionar sua equipe para melhorar os resultados.

Neste guia, você vai entender o que é o controle de ponto, os principais tipos disponíveis, as regras da legislação e por que o sistema da Flash pode ser a melhor escolha para a sua empresa.

Boa leitura!

O que é controle de ponto de jornada de trabalho?

O controle de ponto é o conjunto de procedimentos e ferramentas utilizados para registrar os horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários. 

Do ponto de vista jurídico trabalhista, o controle de ponto é o mecanismo ou procedimento destinado a garantir e permitir comprovar o tempo de duração da jornada de trabalho, e assim poder registrar eventual prática de horas extras, por exemplo.

No fim das contas, busca-se garantir a observância dos direitos trabalhistas, em respeito a princípios como o da duração razoável da jornada de trabalho, da saúde do trabalhador etc.

Conforme falamos, esse controle de ponto pode ser realizado de forma manual, eletrônica ou digital, desde que siga padrões que assegurem transparência, rastreabilidade e conformidade legal. 

Além de atender às exigências da CLT, o controle de ponto permite ao RH:

• Realizar o acompanhamento da frequência e da produtividade dos colaboradores;
• Calcular com precisão as horas extras, atrasos e compensações;
• Controlar o saldo de banco de horas;
• Reduzir erros na folha de pagamento e evitar passivos trabalhistas;

Uma gestão bem estruturada é o ponto de partida para um controle de jornada eficiente e estratégico, que impulsiona o desempenho das equipes e assegura a conformidade com a legislação trabalhista.

Legislação e regulamentação do controle de ponto

A obrigatoriedade do controle de ponto está prevista no Art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

O artigo determina que empresas com mais de 20 funcionários devem manter o registro da jornada de trabalho dos seus colaboradores.

Conforme estabelece a norma, esse controle pode ser feito de três formas: manual, mecânica ou eletrônica. As regras para modernizar as tecnologias de ponto foram atualizadas com a nova portaria do Ministério do Trabalho.

Portaria 671: modernização das regras para ponto eletrônico

Com a publicação da Portaria 671/2021, o Ministério do Trabalho e Previdência atualizou os critérios técnicos para o uso de plataformas eletrônicas e digitais de controle de ponto.

Passou a ser regulamentado, então, o registro de ponto através do uso de softwares, aplicativos, aparelhos biométricos, controle online e registro de ponto por exceção.

Entretanto, devem ser observadas e respeitadas as exigências legais e acordos coletivos vigentes.

É dever do empregador garantir que, independe do modelo de registro de ponto escolhido, a fidedignidade das informações. Elas devem estar disponíveis para auditoria ou fiscalização, caso necessário. 

O objetivo da lei trabalhista é assegurar que a empresa esteja cumprindo com o contrato de trabalho e que os funcionários tenham seus direitos preservados em relação ao registro de ponto.

A norma também orienta que os horários devem ser registrados com precisão, incluindo:

• Horário de entrada;
• Saída para intervalos, como o horário de almoço;
• Retorno dos intervalos;
• Horário final da jornada de trabalho;
• Ausências e faltas.

O cumprimento dessa obrigatoriedade é essencial para evitar autuações fiscais, além de proteger a empresa contra passivos trabalhistas, assegurando a segurança nas relações de trabalho.

Tipos de controle de ponto

Escolher o tipo certo de gestão de jornada de trabalho é uma decisão estratégica que impacta a gestão de pessoas, eficiência operacional, a legalidade e a experiência dos funcionários. 

Como mencionado, atualmente as empresas utilizam três modelos de controle de ponto: manual, eletrônico e digital. A seguir, entenda melhor as características de cada um.

Controle de ponto manual, em Excel ou folha

É o modelo mais tradicional de registro de jornada. Nele, os horários são anotados manualmente em folhas impressas ou planilhas de Excel, preenchidas pelos próprios colaboradores ou pelo time de RH.

Apesar de ser simples e não exigir investimento em tecnologia, o controle manual apresenta diversas limitações. Entre os principais desafios estão:

• Conferência mais demorada: o RH precisa revisar manualmente todas as marcações, o que consome tempo e aumenta o risco de erros no cálculo de horas extras, banco de horas e descontos.
  
  
• Vulnerabilidade a erros e fraudes: como o preenchimento do ponto depende da memória e da honestidade dos envolvidos, é comum haver esquecimentos, marcações incorretas ou manipulação intencional.
  
  
• Falta de integração com a folha de pagamento: exige retrabalho para consolidar os dados e lançar as informações no sistema financeiro ou de DP.
  
  
• Baixa rastreabilidade: como não há registros automatizados ou trilhas de auditoria das informações, é difícil comprovar a veracidade das marcações em casos de fiscalização ou disputas trabalhistas.

Apesar disso, esse modelo ainda é comum em pequenas empresas ou em negócios que não possuem estrutura digital. 

Leia também: Qual melhor controle de ponto para pequenas empresas?

Ponto eletrônico

Com a tecnologia de controle de ponto eletrônico, os registros são feitos em equipamentos físicos homologados, como máquinas de ponto com leitura por cartão magnético ou biometria. 

A cada marcação, o sistema registra data, hora e identificação do funcionário, armazenando as informações em uma memória interna inviolável.

Esse modelo de ponto foi adotado a partir da Portaria 1510/2009, já revogado pela 671, e, embora tenha evoluído, ainda é muito utilizado em organizações com operações centralizadas, que preferem equipamentos fixos.

Registro de ponto com cartão de identificação

Uma das formas mais comuns de controle eletrônico é o uso de cartões de identificação (magnéticos, com código de barras, RFID e QR Code). 

Nesse modelo, o colaborador precisa aproximar o cartão do leitor do relógio de ponto para registrar sua jornada de trabalho.

As principais vantagens são:

• Agilidade na marcação, com poucos segundos por registro;
• Armazenamento automático de dados no equipamento;
• Alinhamento com a legislação quando o aparelho está devidamente homologado.

Por outro lado, essa tecnologia ainda apresenta limitações, como o alto custo de aquisição e manutenção dos equipamentos, além do risco de esquecimento ou extravio dos cartões.

A falta de mobilidade e praticidade também é um ponto crítico, já que a marcação só pode ser realizada no local onde o aparelho está instalado.

Além disso, esse modelo demanda muito trabalho manual e tempo do RH e do DP, devido à integração limitada com sistemas digitais mais modernos e à necessidade de exportação de relatórios.

Embora seja confiável, o ponto eletrônico já não atende às novas dinâmicas de trabalho, como home office, modelos híbridos e equipes externas.

Registro de ponto online

O controle digital, também chamado de ponto móvel e ponto online, é a tecnologia mais atual e flexível para negócios que buscam mobilidade, automação e administração simultânea. 

Ele permite que o ponto seja registrado e sincronizado em tempo real, com armazenamento em nuvem e acesso remoto de relatórios e indicadores por gestores e RH. 

Isso significa que a empresa pode acompanhar o status da jornada de trabalho em tempo real, identificar ausências e atuar em ações preventivas em casos de inconsistência.

Esse modelo é ideal para empresas com colaboradores em home office, trabalho remoto ou operação em campo, além de oferecer vantagens como:

• Gestão centralizada e com visibilidade total;
• Eliminação do uso de papel e equipamentos físicos;
• Redução de custos operacionais;
• Integração com folha de pagamento, espelho de ponto e relatórios automáticos.

Controle de ponto digital / por aplicativo

Funciona por meio da internet, através de um app para controle de ponto, pelo celular e tablet, além de também disponibilizar o registro das marcações de ponto via sites. 

Para a organização, gestores, DP e RH, é a solução mais completa e benéfica para gerenciar as informações de ponto.

Isso porque facilita os processos de fechamento da folha de pagamento, uma vez que possui integração com outros sistemas.

Além disso, todas as informações dos colaboradores são sincronizadas em simultâneo e registradas na nuvem.

Esse modelo oferece, ainda, autonomia e mobilidade para os funcionários, especialmente os que trabalham em home office, permitindo o registro de ponto de qualquer lugar, por meio de um aplicativo com autenticação segura.

Além disso, facilita o processo de ajustes no ponto. Se um colaborador precisar justificar uma ausência ou corrigir uma marcação esquecida, por exemplo, ele pode fazer isso diretamente no aplicativo de ponto.

A alteração é então submetida à aprovação da gestão direta e do RH, que, por sua vez, apenas valida a veracidade da alteração antes de aprová-la.

A tecnologia de controle de ponto online é regulamentada pela Portaria 671/2021, que estabelece critérios técnicos para os sistemas de pontos REP-A (alternativos) e REP-P (programas). Ambos possibilitam a digitalização completa do processo de registro, garantindo rastreabilidade, segurança dos dados e conformidade legal.

Tanto os colaboradores quanto a empresa têm acesso imediato às informações cruciais sobre a folha de ponto, como saldo de horas extras, banco de horas, registros e muito mais.

Registro biométrico, com senha ou por reconhecimento facial

Nesse modelo de tecnologia de ponto online e digital, a identificação dos funcionários e validação do registro podem ser feitas com segurança por diferentes métodos:

• Biometria facial ou digital;
• Senha individual;
• QR Code;
• Geolocalização do dispositivo.

Esses recursos dão mais confiabilidade à gestão, reduzindo o risco de fraudes, como bater ponto para outra pessoa da equipe, além de garantir maior integridade das informações registradas.

Os sistemas permitem também ajustes personalizados do registro dos funcionários, como tolerância na marcação de ponto, bloqueios por local ou horário e envio de alertas ao colaborador.

Com a Flash, sua empresa pode contar com toda a mobilidade e automação de um sistema de controle de ponto 100% digital, que centraliza a gestão do controle de ponto em uma única plataforma online e em tempo real.

Para os colaboradores, a marcação é simples e segura: pode ser feita pelo app ou navegador, com autenticação por biometria facial, senha ou geolocalização.

Além disso, a solução da Flash se adapta a diferentes formatos de jornada e oferece automatização, segurança jurídica e total conformidade com a Portaria 671/2021.

Como escolher o melhor sistema de controle de ponto?

Para escolher o sistema de controle de ponto ideal, é preciso considerar não somente o cumprimento das leis trabalhistas.

A realidade operacional dos seus processos, a experiência do colaborador e a eficiência da gestão de jornada são aspectos indispensáveis para a decisão. 

Um bom sistema não apenas registra horários, mas simplifica rotinas, reduz erros e contribui para decisões mais estratégicas no RH e no DPl.

Avalie as necessidades da sua empresa

Antes de escolher uma ferramenta, é essencial entender o perfil da operação e os processos envolvidos.

Empresas com jornadas padronizadas e times fixos têm necessidades diferentes daquelas com escala rotativa, trabalho externo, plantões noturnos ou home office.

Portanto, os pontos a serem analisados são:

• Quantidade de colaboradores e unidades;
• Regime de jornada adotado (fixo, flexível, por escala, etc.);
• Necessidade de acesso remoto ou mobilidade, para funcionários em home office;
• Regularidade de horas extras e banco de horas;
• Nível de maturidade digital do time.

Esse diagnóstico vai ajudar a identificar se a organização precisa de um sistema básico ou de uma solução mais completa e escalável.

Verifique o alinhamento com as legislações

O sistema escolhido precisa estar totalmente em conformidade com a legislação vigente e regras vigentes, especialmente com a Portaria 671/2021, que define os critérios técnicos para os sistemas eletrônicos e digitais de controle de ponto.

Para garantir segurança jurídica e eficiência na gestão, é fundamental que a solução:

• Gere arquivos em formatos legais (como AFD e AEJ);
• Armazene os dados com segurança e rastreabilidade;
• Permita assinatura eletrônica do espelho de ponto;

Prefira soluções digitais e flexíveis

Sistemas de ponto online baseados em nuvem oferecem mais agilidade, atualizações constantes e flexibilidade para atender às diferentes realidades da operação.

Com eles, sua empresa pode configurar regras específicas por área ou cargo, aplicar restrições por horário e local, além de adotar modelos como o registro de ponto por exceção.  

Considere a experiência do colaborador

Um bom sistema de controle de ponto deve ser, acima de tudo, fácil e intuitivo de usar.

Quando a solução é acessível, o colaborador se engaja mais no processo e assume um papel mais ativo e responsável, especialmente aqueles que atuam em home office ou em campo.

Por isso, é essencial que a plataforma permita ao funcionário visualizar todos os dados de ponto, como:

• Suas marcações;
• Saldo de horas extras ou banco;
• Justificativas de ausências e;
• Alertas em caso de esquecimento de ponto ou inconsistências. 

Ter acesso fácil a sua folha de ponto melhora o engajamento e reduz retrabalho para todos os envolvidos.

Verifique a integração com outros softwares

A integração do sistema de ponto online com outras ferramentas é essencial para eliminar retrabalho manual, garantir consistência nos dados, otimizar a geração de relatórios e reduzir o tempo gasto nos fechamentos pelo DP.

Quando o sistema se conecta diretamente à solução de folha de pagamento, por exemplo, grande parte do processo é automatizada. 

Relatórios com ajustes, justificativas e saldos de horas são sincronizados automaticamente, agilizando o cálculo da folha e aumentando a eficiência da equipe.

Compare o custo-benefício

Mais do que o valor da contratação, é importante analisar o retorno gerado pela tecnologia de registro de ponto.

Uma solução mais completa pode ter um investimento inicial maior, mas costuma gerar economia ao reduzir erros, otimizar rotinas e evitar penalidades legais. 

Principais erros no controle de ponto e como evitar

Mesmo sendo uma atividade rotineira, o controle de ponto ainda gera erros que impactam a conformidade legal,  cálculos de pagamentos e a satisfação dos colaboradores. 

A seguir, veja quais são os principais equívocos e como evitá-los na sua empresa:

Erros na marcação de ponto

A inconsistência nas marcações é uma das falhas mais recorrentes, sobretudo em empresas que utilizam métodos tradicionais ou sistemas pouco intuitivos, que demandam a geração de relatórios manuais. 

Entradas e saídas não registradas, horários trocados e esquecimentos geram distorções nos cálculos de horas extras, banco de horas e descontos salariais. 

Isso prejudica a confiabilidade dos dados e aumenta a carga de trabalho do RH, que precisa corrigir e justificar cada inconsistência.

Para evitar esse problema, é essencial investir em soluções digitais que permitam notificações, alertas automáticos e visualização do espelho de ponto em tempo real de qualquer lugar. 

Além disso, orientar os colaboradores sobre a importância da marcação correta e manter canais abertos para correções formais contribui para a redução de erros.

Ausência de backups de ponto

Manter registros apenas em papel ou em planilhas locais representa um risco operacional significativo. 

Perder esses documentos pode comprometer o histórico de jornada dos colaboradores e deixar a empresa vulnerável em casos de fiscalização ou ação judicial. 

A ausência de backup seguro também dificulta a recuperação de dados em situações como falhas técnicas ou troca de sistema.

A melhor forma de evitar esse risco é adotar um sistema de controle de ponto em nuvem. Por padrão, ele conta com armazenamento automatizado e criptografado, além de políticas claras de retenção de dados e versionamento dos registros. 

Soluções como as da Flash oferecem esses recursos com segurança e rastreabilidade. 

Falta de adequação à legislação

Outro erro crítico é utilizar sistemas ou práticas que não estão alinhados à legislação trabalhista e regras complementares, como à Portaria 671/2021. 

O uso de equipamentos não homologados, ausência de arquivos técnicos obrigatórios ou a falta de assinatura no espelho resulta em autuações, multas e passivos trabalhistas.

Por isso, o controle de ponto deve:

1. Ser configurado conforme a jornada prevista em contrato ou acordo coletivo;
2. Respeitar as exigências legais quanto aos registros;
3. E oferecer meios seguros de autenticação e validação dos dados. 

Sistemas atualizados, com suporte técnico e consultoria especializada, são os mais indicados para evitar esse tipo de falha.

Com a adoção da solução digital certa, seu negócio evita esses erros, transformando as rotinas de controle de ponto em um processo estratégico, confiável e alinhado às boas práticas.

Flash, o melhor sistema de controle de ponto para inovar a gestão

A rotina de controle de jornada não precisa ser complexa, sujeita a erros ou desgastante para todos os envolvidos. 

Com o sistema de controle de ponto da Flash, sua empresa automatiza processos, reduz falhas operacionais e assegura segurança jurídica, eficiência operacional e uma experiência mais positiva para o time.

Nossa plataforma foi desenvolvida para atender quem deseja modernizar a forma de fazer a gestão, ter conformidade com a Portaria 671/2021 e integração com as demais áreas de gestão de pessoas. 

Tudo em um sistema unificado, digital e adaptável às necessidades do seu negócio. 

Confira, abaixo, as principais funcionalidades da Flash e faça sua própria avaliação:

• Marcação de ponto digital com autenticação por biometria facial, senha ou geolocalização, seja via aplicativo ou pela internet (navegador).
  
  
• Cálculo de horas automáticos, com regras personalizadas de apuração, tolerância, compensações e adicionais.
  
  
• Gestão de escalas, feriados, férias e banco de horas com total controle e flexibilidade da folha de ponto.
  
  
• Visualização e assinatura eletrônica do espelho de ponto, com armazenamento seguro na Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e total conformidade com a LGPD.
  
  
• Acesso a relatórios com os principais indicadores em tempo real, que permitem acompanhar presença, faltas, marcações pendentes e saldo de horas de qualquer lugar.
  
  
• Integração com a folha de pagamento, eliminando retrabalho e evitando erros nos cálculos mensais.
  
  
• Interface intuitiva para RHs, gestores e colaboradores, com funcionalidades que otimizam o dia a dia e aumentam o engajamento.

Reduza até 75% do tempo gasto com a gestão de ponto e elimine até 40% das horas extras não controladas com a Flash!

Independentemente se o seu negócio tem jornada presencial, híbrida ou remota, nós somos a escolha certa para inovar a forma de fazer a gestão do controle de ponto com tecnologia, segurança e simplicidade. 

Clique no vídeo abaixo e descubra os motivos para ser Flash!

FAQ do controle de ponto da Flash

1 - Como é feita uma marcação offline do ponto?

A marcação do ponto fica armazenada no dispositivo, sendo sincronizada com os servidores no momento que a conexão com a internet é restabelecida. 

As travas de pontos serão verificadas no momento em que o aplicativo ficar online novamente, validando realizadas no acesso offline estão de acordo com as configurações da empresa.

2 - O colaborador consegue marcar o ponto estando offline com o wifi e GPS?

Sim, as travas de marcação serão verificadas no momento em que a internet for restabelecida.

3 - A gestão recebe uma notificação quando o colaborador bate o ponto fora da área permitida?

Sim, se a sua empresa configurou a área de marcação de ponto, os pontos serão bloqueados, impedindo o colaborador de registrar o ponto fora do perímetro estabelecido.

4 - É possível que alguns funcionários tenham ponto por exceção? Ou seja, alguns batam e outros não?

Sim, é possível se a empresa utilizar essa regra. Um dos diferenciais da plataforma de gestão de jornada da Flash é a possibilidade de ponto por exceção. 

Com essas funcionalidades, sua empresa pode garantir conformidade com as leis trabalhistas e reduzir o trabalho manual.