Como funciona o controle de ponto digital e 7 motivos para começar a usar

O controle de ponto é uma parte crucial da rotina dos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. No entanto, muitas organizações ainda utilizam métodos manuais para esse processo.

Se você ainda depende de planilhas ou gasta muitas horas para fazer o controle de ponto, você deve estar buscando uma solução para otimizar o seu dia a dia. Pois saiba que chegou ao lugar certo. A migração para um controle de ponto digital para empresas representa um passo importante na modernização dos processos.

Além de trazer uma série de benefícios, tanto para os negócios quanto para os colaboradores, um sistema de ponto online minimiza diversos erros e ineficiências significativas.

Por isso, este artigo visa explicar mais do que apenas o que é o controle de ponto digital. Vamos apresentar como ele funciona e listar os principais motivos para que as organizações adotem essa tecnologia – e te ajudar a convencer a sua.

O que é e como funciona o controle de ponto digital?

O controle de ponto digital, ou eletrônico, é um dos modelos de gestão de ponto. Sua principal característica é utilizar tecnologias atuais e automatizadas para registrar e gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores com precisão e segurança. 

Ao contrário dos métodos de ponto manuais, que envolvem o uso de papel ou cartões de ponto, o controle digital utiliza dispositivos eletrônicos – como relógios de ponto digital – para realizar esses registros. A principal diferença entre o controle manual e o digital está na precisão, na segurança e na automação dos processos. 

A gestão tradicional é suscetível a erros humanos e fraudes, pois depende de registros feitos à mão ou por relógios de ponto mecânicos.

Muitas dessas falhas ocorrem, principalmente no fechamento de ponto. Em contrapartida, o controle digital utiliza dispositivos eletrônicos e softwares que garantem a exatidão dos dados e cálculos, reduzindo a possibilidade de erros.

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Inovação a partir da tecnologia 

Uma das maiores vantagens do controle de ponto eletrônico é a capacidade de integração com outros sistemas de gestão de recursos humanos e folha de pagamento. Isso facilita a administração dos dados de jornada de trabalho.

As plataformas digitais de ponto também permitem que informações sobre horas trabalhadas, horas extras e ausências sejam sincronizadas com os sistemas de pagamento e gestão de pessoal.

Além disso, um software de controle de horas oferece a possibilidade de os colaboradores registrarem seus pontos por meio de smartphones, tablets e outros dispositivos móveis. 

Tecnologias como geolocalização, reconhecimento facial e validação por Wi-Fi ou Beacons são utilizadas para prevenir fraudes no registro de ponto. Com elas, a empresa pode estabelecer regras para marcação de ponto, de acordo com a necessidade da companhia. Isso ajuda a gerenciar a jornada dos colaboradores com mais segurança no dia a dia.  .

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Quais os benefícios do controle de ponto digital

A tecnologia é indispensável no nosso dia a dia, e no trabalho não é diferente. Usar o controle eletrônico de ponto traz diversas vantagens indispensáveis para as empresas e colaboradores, como:

• mais eficiência e precisão
• redução de erros manuais
• relatórios automáticos
• economia de tempo e recursos
• segurança contra fraudes
• facilidade de gestão
• cumprimento das leis trabalhistas

Vantagens para as empresas

Eficiência e precisão

Os sistemas de controle de ponto digital para empresas proporcionam uma precisão inigualável nos registros de jornada, eliminando a possibilidade de erros manuais e fraudes. 

Com a automação dos processos, os dados são registrados em tempo real, garantindo que as informações sejam sempre precisas e atualizadas. Isso facilita a geração de relatórios detalhados e a tomada de decisões informadas.

Redução de erros manuais

Nos métodos tradicionais, é comum ocorrer a inserção incorreta de informações ou a perda de registros, o que pode gerar retrabalho e conflitos. Além disso, todos os dados são inseridos manualmente, o que também pode gerar erros. O sistema digital elimina a necessidade de processos manuais e reduz drasticamente a ocorrência de erros.

Relatórios automáticos

Os sistemas de ponto digital geram insights automáticos e detalhados. Isso permite uma análise aprofundada de métricas importantes como horas extras, atrasos, faltas e padrões de presença. 

Esses relatórios, como a folha de ponto, são essenciais para a tomada de decisões estratégicas e para o cumprimento das obrigações legais.

Economia de tempo e recursos

A automação dos processos de registro de ponto e geração de relatórios libera os gestores de RH e DP de tarefas administrativas repetitivas, permitindo que eles se concentrem em atividades mais estratégicas. 

No sistema da Flash, você ainda conta com um painel de atividades e indicadores que facilita a consulta por pendências e ocorrências nas marcações dos colaboradores. Com ele, você pode realizar a aprovação em massa de eventos, ajustes no ponto e mais. 

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Segurança contra fraudes

A utilização de tecnologias como validação por GPS, Wi-Fi e Beacons aumenta a segurança dos registros de ponto. Dessa forma, garante que eles sejam feitos pelo próprio colaborador e no local correto. Isso dificulta a ocorrência de fraudes e garante a autenticidade dos dados.

Facilidade e gestão compartilhada

O monitoramento em tempo real e o acesso remoto aos dados proporcionam uma gestão mais eficiente e ágil. Além disso, o RH e o DP podem configurar responsabilidades para que os gestores de cada time acompanhem a jornada mais de perto, compartilhando a gestão de ponto no dia a dia.

Desse modo, os responsáveis podem acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores de qualquer lugar e a qualquer momento, permitindo uma resposta rápida a eventuais problemas.

Cumprimento das leis trabalhistas

A marcação de ponto tem diversas regras e orientações específicas. Por isso, softwares para ponto digital são projetados para atender às exigências da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e de outras regulamentações trabalhistas.

Eles facilitam a auditoria e a fiscalização, garantindo que a empresa esteja sempre conforme as leis vigentes, diminuindo o risco de processos trabalhistas.

Desde 2021, com a publicação da Portaria 671, a legislação introduziu uma série de alterações significativas, abrangendo tópicos que facilitaram a modernização do controle de ponto. As próprias leis vigentes já admitem a necessidade de novas soluções tecnológicas, benéficas para todas as partes.

Para colaboradores

Os principais benefícios de oferecer o ponto digital para funcionários são:

• Praticidade: o ponto eletrônico digital se adapta e atende bem quem trabalha remoto, em trânsito e presencial. Com o registro de ponto por dispositivos móveis e pelo computador, os colaboradores podem marcar o ponto de qualquer lugar, sem a necessidade de estar fisicamente presentes no escritório ou em um local específico. 
• Transparência: o acesso aos próprios registros de ponto aumenta a transparência e a confiança no sistema de controle de jornada de trabalho. Verificar as horas trabalhadas, horas extras e outras informações a qualquer momento reduz a ocorrência de conflitos e mal-entendidos.
• Flexibilidade: a possibilidade de registrar o ponto em diferentes locais e a facilidade de fazer ajustes e correções imediatas proporcionam uma maior flexibilidade para os colaboradores. 

Principais funcionalidades de um sistema de ponto digital

Agora que você conheceu os benefícios do ponto digital, vamos entender com mais detalhes quais as funcionalidades que uma solução de gestão de jornada precisa oferecer?

Registro de ponto em diferentes dispositivos

Os sistemas de ponto digital devem permitir que os trabalhadores registrem seu ponto em uma variedade de dispositivos, incluindo smartphones, tablets e computadores. 

Isso oferece uma flexibilidade significativa e garante que todos os colaboradores, independente de onde estejam, possam registrar sua jornada de trabalho de maneira conveniente e eficiente.

Gestão de férias

A gestão de férias vai muito além de cumprir as obrigações legais. Um sistema de ponto digital eficiente deve oferecer ferramentas para planejamento e controle dos períodos de descanso dos colaboradores. Isso inclui:

• Cálculo automático do período aquisitivo;
• Visualização de saldos de férias;
• Histórico de ausências;
• Funcionalidades que permitam ao colaborador programar e solicitar a aprovação das férias com antecedência. 

Dessa forma, é possível realizar o planejamento das férias com antecipação, garantindo que as áreas do negócio estejam sempre cobertas. Evitando, assim, conflitos e contribuindo para um planejamento financeiro mais preciso.

Gestão de escalas

A gestão de escalas de trabalho é outra funcionalidade crucial de um sistema de controle de ponto digital completo. Afinal, elas existem para garantir que todos os turnos e horários de trabalho estejam devidamente cobertos. 

O sistema deve permitir a criação, a visualização e o ajuste de escalas de forma ágil. Deve-se levar em consideração, também, as regras de descanso e as demandas específicas do negócio. 

Dessa forma, é possível evitar sobrecargas de trabalho e assegurar a eficiência operacional da empresa.

Geolocalização

A verificação do local de registro por geolocalização é uma funcionalidade indispensável para a garantia de que os registros de ponto sejam feitos no local correto. Essa é uma ferramenta importante para colaboradores que trabalham remoto ou em locais diversos, garantindo a precisão dos dados de presença.

Relatórios detalhados

Os sistemas de controle de ponto online precisam gerar insights detalhados com análises de horas extras, atrasos, faltas e padrões de presença. 

Esses relatórios são fundamentais para a gestão, em especial para calcular horas extras e banco de horas, bem como estruturar escalas de trabalho e outras obrigações legais. 

Integração com outros sistemas 

A integração com outros softwares de RH e folha de pagamento permite uma gestão centralizada e eficiente dos dados de jornada de trabalho.

A empresa pode sincronizar as informações de maneira automática para garantir a precisão dos dados e facilitar a administração dos processos de pagamento e gestão de pessoal.

O futuro do controle de ponto digital com a Flash 

A Flash oferece uma solução completa de controle de jornada que inclui o controle de ponto digital integrado à gestão de pessoas. 

Os módulos são projetados para atender às diferentes necessidades de empresas de qualquer, proporcionando uma gestão eficiente e personalizada da jornada de trabalho. 

Toda a gestão de banco de horas, férias e outros aspectos da jornada de trabalho dos colaboradores é feita de forma simples e intuitiva. A interface amigável do sistema da Flash facilita o uso pelos colaboradores e gestores, promovendo uma adoção rápida e eficiente. 

Além de toda a tecnologia inovadora, oferecemos um suporte especializado e a possibilidade de customização das regras de apuração do ponto, atendendo às necessidades específicas de cada empresa e garantindo a segurança jurídica. 

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