Entenda como fazer um fechamento de ponto corretamente na sua empresa

Fazer o fechamento do ponto dos colaboradores é uma das atividades essenciais presentes na rotina do departamento de recursos humanos. Seja qual for o tamanho da equipe da empresa, é necessário dedicar muita atenção para essa atividade, evitando possíveis erros.

Felizmente, a tecnologia trouxe ferramentas que facilitam esse trabalho, propondo a integração de informações para agilizar e otimizar todo esse processo. No entanto, ainda sim, é preciso de tempo para que seja bem-feito.

Seja de forma manual ou eletrônica, é preciso saber como calcular a folha de ponto. Preparamos este material para que você possa acompanhar como concluir essa atividade corretamente. Acompanhe!

O que é fechamento do ponto?

Fechamento do ponto é o processo de consolidar e validar as marcações de ponto dos colaboradores em um determinado período (geralmente mensal) para apurar a jornada de trabalho, horas extras, faltas, atrasos e outras ocorrências relacionadas à frequência.

Durante esse processo, o setor de RH ou o responsável pelo controle de ponto realiza as seguintes atividades:

1. Conferência das marcações: verifica se todos os registros de entrada, saída, intervalos e jornadas estão corretos e completos.

2. Tratamento de inconsistências: corrige ou justifica faltas de marcação, atrasos, horas extras não autorizadas etc.

3. Apuração de banco de horas ou horas extras, quando aplicável.

4. Geração de relatórios: produz relatórios que servem de base para a folha de pagamento.

5. Fechamento no sistema: finaliza o período no sistema de ponto eletrônico ou manual, bloqueando edições retroativas.

Como funciona o fechamento de ponto na prática?

Na rotina das empresas, o fechamento de ponto costuma seguir uma data de corte, ou seja, um intervalo específico para apuração das horas trabalhadas — como do dia 16 de um mês até o dia 15 do mês seguinte. Essa prática dá ao RH tempo hábil para calcular horas extras, ajustar inconsistências e preparar a folha de pagamento com mais segurança.

No entanto, com a obrigatoriedade do eSocial, é importante redobrar a atenção. O sistema exige que o período de apuração da folha seja exatamente do dia 1º ao último dia do mês. Isso significa que o fechamento do ponto também deve seguir esse calendário oficial para garantir conformidade com a legislação.

Vale lembrar: o eSocial exige das empresas um controle mais rigoroso e preciso da jornada de trabalho. Ter processos alinhados e ferramentas adequadas faz toda a diferença para evitar erros e passivos trabalhistas.

Como fazer o fechamento do ponto de maneira correta?

O fechamento do ponto pode ser feito de forma manual ou eletrônica. Abaixo, explicamos como funciona cada modelo e quais cuidados são essenciais para garantir a conformidade com a legislação trabalhista.

Fechamento do ponto manual

Apesar de ainda ser utilizado em algumas empresas, o controle manual de ponto já é considerado ultrapassado, principalmente em organizações com muitos colaboradores. Ele pode ser feito por meio de livros-ponto ou planilhas impressas, exigindo do RH uma conferência cuidadosa — e trabalhosa — de cada registro.

Nesse formato, o colaborador deve preencher diariamente os seguintes dados:

• Data

• Hora da entrada

• Saída para o almoço

• Retorno do almoço

• Hora da saída

• Saldo de horas (preenchido pelo RH)

Para jornadas de 44 horas semanais, por exemplo, é necessário somar os saldos diários para verificar se a carga horária foi cumprida conforme o contrato. Fazer essa apuração semanalmente pode ajudar a evitar acúmulos e erros no fechamento do mês.

Ao fim do período, é gerado o espelho de ponto, que resume todas as marcações do colaborador e deve ser conferido e validado por ele antes de ser enviado para a folha de pagamento.

Fechamento com folha de ponto digital

Imagine ter que calcular o saldo de horas manualmente para cada colaborador, semana após semana, corrigindo inconsistências e garantindo que tudo esteja de acordo com as regras da empresa e a legislação trabalhista. Um desafio e tanto, não é?

Por isso, muitas empresas têm adotado sistemas digitais de controle de ponto, que automatizam essa rotina e tornam o RH mais estratégico. Com soluções online, o registro de ponto pode ser feito via:

• Relógio eletrônico (com biometria ou cartão)

• Aplicativos de celular

• Plataforma web integrada à gestão de pessoas

Leia também: Diferenças entre cartão de ponto digital e manual.

Ao marcar o ponto, os dados são enviados automaticamente para o sistema, que atualiza os cálculos de forma instantânea. O colaborador e o RH podem acompanhar, em tempo real, o espelho de ponto digital, com informações como saldo de horas, atrasos, faltas e horas extras.

Além disso, esses sistemas permitem:

• Exportação automática para o eSocial

• Integração com a contabilidade

• Redução de erros manuais

• Mais transparência para o colaborador

Exemplo de cálculo do fechamento de ponto

Abaixo você encontra um exemplo prático e didático de cálculo do fechamento de ponto, com base em uma jornada de trabalho padrão (44 horas semanais) e controle diário de marcações.

Perfil do colaborador:

• Jornada semanal: 44 horas (8h48 por dia de segunda a sexta)

• Intervalo de almoço: 1 hora

• Regime de compensação: banco de horas

• Período apurado: 01 a 07 de maio

 Marcações do colaborador:

Apuração semanal (01 a 07/05):

Carga horária semanal prevista: 44h

Carga horária realizada:

• Dias úteis trabalhados: 4 (excluindo feriado e fim de semana)

• Total de horas: 9h + 9h + 9h + 9h30 = 36h30

Horas extras:

• 02/05: 0h12

• 03/05: 0h12

• 06/05: 0h12

• 07/05: 0h42

• Total horas extras: 1h18

Saldo da semana:

• Previsto (4 dias úteis × 8h48): 35h12

• Realizado: 36h30

• Saldo positivo: +1h18 (vai para o banco de horas)

No fechamento, o espelho de ponto do colaborador mostrará todas as marcações, os totais diários, o saldo acumulado (positivo ou negativo) e servirá de base para validação junto ao colaborador e envio à folha de pagamento.

De que forma controlar as horas extras no fechamento de ponto?

Como vimos ao longo do texto, controlar a jornada de trabalho dos colaboradores exige atenção e precisão. Um fechamento de ponto eficiente depende diretamente da qualidade desse controle.

As horas extras, por exemplo, são uma das principais causas de dor de cabeça para as empresas. Quando não são calculadas corretamente ou são realizadas em excesso, podem impactar negativamente tanto a produtividade quanto a relação entre empresa e colaborador.

Vale lembrar: hora extra é todo o tempo trabalhado além da jornada diária prevista, comprometendo o período de descanso do funcionário. Por isso, a legislação determina que esse tempo deve ser compensado — seja por meio de pagamento adicional ou via banco de horas.

Para evitar problemas e garantir um fechamento de ponto seguro, é fundamental contar com um sistema de controle eficiente e moderno. Além disso, algumas práticas são essenciais:

• Monitorar a jornada individual de cada colaborador;

• Utilizar um software com emissão rápida de relatórios;

• Estabelecer uma política interna clara sobre horas extras;

• Manter-se atualizado sobre a legislação trabalhista.

A conclusão é simples: investir em um sistema confiável de controle de jornada é a melhor forma de otimizar processos, evitar erros e garantir uma gestão de pessoas mais estratégica.

Remunerar os colaboradores com base na jornada efetivamente cumprida é o mínimo para manter um time motivado e produtivo — e isso só é possível com uma gestão bem estruturada.

Se a sua empresa ainda não adota uma ferramenta eficiente, conheça a plataforma de gestão de pessoas da Flash. Nosso software foi desenvolvido para atender todas as exigências da legislação brasileira e facilitar o controle e fechamento de ponto de forma prática, segura e eficaz.