Entenda como fazer um fechamento de ponto corretamente na sua empresa

Fazer o fechamento do ponto dos colaboradores é uma das atividades essenciais presentes na rotina do departamento de recursos humanos. Seja qual for o tamanho da equipe da empresa, é necessário dedicar muita atenção para essa atividade, evitando possíveis erros.

Felizmente, a tecnologia trouxe ferramentas que facilitam esse trabalho, propondo a integração de informações para agilizar e otimizar todo esse processo. No entanto, ainda sim, é preciso de tempo para que seja bem-feito.

Seja de forma manual ou eletrônica, é preciso saber como calcular a folha de ponto. Preparamos este material para que você possa acompanhar como concluir essa atividade corretamente. Acompanhe!

O que é e como funciona o fechamento do ponto?

O fechamento do ponto nada mais é do que a verificação, conclusão e registro da jornada de trabalho mensal de um colaborador dentro da empresa.

Geralmente, os empregadores adotam práticas chamadas de implementação de datas de corte para isso, tal como verificar o período do dia 16 de um mês ao 15º dia do próximo. A justificativa é que o departamento de recursos humanos tem um tempo hábil para fazer o cálculo das horas extras e corrigir eventuais problemas.

No entanto, com a chegada do eSocial, é preciso ficar alerta e ajustar algumas questões referentes à apuração da folha de ponto dos colaboradores. Isso porque o período apurado deve ser do dia 01 ao último dia corrente do mês.

É sempre bom lembrar que o eSocial exige das organizações um controle maior sobre a jornada de trabalho dos colaboradores!

Como fazer o fechamento do ponto de maneira correta?

O ponto pode ser fechado de forma manual ou eletrônica. Conheça agora mesmo cada uma delas!

Fechamento do ponto manual

Atualmente, este método já pode ser considerado um tanto quanto arcaico. Uma vez que a folha de ponto manual pode ser feita tanto em documentos impressos quanto por meio de livros-ponto. Dá para imaginar o trabalho que é fazer essa conferência, especialmente se a empresa tiver um grande número de colaboradores.

No entanto, se você trabalha com esse método, deve trabalhar com os seguintes dados na folha de ponto:

• Data;
• Hora da entrada;
• Saída para o almoço;
• Chegada do almoço;
• Hora da saída;
• Saldo de horas.

Vale lembrar que o saldo de horas deve ser preenchido pelo profissional do departamento de RH.

Se o trabalhador em questão cumprir uma jornada de trabalho de 44 horas semanais, é necessário somar o saldo de horas de todos os dias da semana, verificando se elas foram realizadas conforme contrato. Fazer o controle semanalmente pode facilitar esse trabalho e ajudar a evitar erros.

Fechamento com folha de ponto digital

Já imaginou ter que fazer os cálculos acima, semanalmente, para cada colaborador? Verificar o saldo devedor, as horas que devem ser compensadas, o que deve ser pago ou descontado de acordo com as políticas da empresa? Tudo isso devidamente conferido mais de uma vez, evitando dar margem para qualquer problema relacionado à Justiça do Trabalho?

Certamente, a rotina do departamento de recursos humanos seria resumida apenas ao controle de folha de ponto manual. No entanto, buscando por praticidade e pela atuação de um RH mais estratégico, muitas empresas têm optado pela folha de ponto online.

Esse controle pode ser realizado a partir do registro feito em relógio de ponto eletrônico ou os modernos aplicativos de ponto online, com marcação pelo celular, em uma plataforma de gestão de colaboradores, capaz de resolver todas as rotinas trabalhistas via web.

Sendo assim, quando o profissional registra o ponto (geralmente por meio da biometria), os dados são enviados automaticamente para o app, as informações correm em tempo real e todos os cálculos são atualizados automaticamente, facilitando o controle de banco de horas para gestão e para o colaborador, pois ele também passa a controlar suas horas trabalhadas.

A vantagem é que, além de tudo, esses sistemas ainda conseguem exportar os dados para o eSocial e ao contador da empresa de maneira automática, trazendo praticidade para a rotina dos profissionais do RH.

De que forma controlar as horas extras?

Como você deve saber e também fizemos questão de salientar ao longo de todo o texto, controlar a jornada de trabalho dos colaboradores exige muita atenção para que o fechamento do ponto aconteça sem problemas.

Geralmente, as horas extras trazem dor de cabeça para as empresas e podem estremecer as relações corporativas. Seja por falhas na hora dos cálculos ou pelos excessos realizados que prejudicam a qualidade de vida do trabalhador, fazer o controle adequado dessa jornada é fundamental para que a organização não perca produtividade e mantenha uma boa cultura organizacional.

A hora extra é caracterizada pelo serviço que supera a jornada diária do trabalhador, ferindo seu período de descanso. Por isso, a determinação legal é que ele seja compensado por essa atividade — seja na forma de pagamento ou pelo banco de horas.

Sendo assim, o mais recomendado é fazer uso de um controle de ponto eficiente. Escolher um bom sistema é fundamental para garantir a transparência desse processo. Além disso, é necessário tomar algumas medidas, como:

• Ficar atento à jornada de trabalho de cada colaborador;
• Escolher um software que permita a emissão de relatórios rápidos;
• Ter uma política interna bem definida em relação às horas extras;
• Manter-se atento às mudanças nas leis trabalhistas.

O que podemos concluir, para um fechamento do ponto eficiente, é que apostar em um controle de jornada moderno e que facilite esse trabalho é a chave para otimizar processos e evitar possíveis erros.

Remunerar os trabalhadores de forma honesta, de acordo com a jornada cumprida, é o mínimo que o empregador pode fazer para manter o seu capital humano motivado e produtivo, e sem uma gestão eficiente isso se torna quase impossível.

Se a sua empresa ainda não trabalha com um sistema eficiente de controle de jornada, conheça a plataforma de gestão de pessoas da Flash! O software conta com recursos que atende todas as obrigações das leis trabalhistas no Brasil e colabora para uma gestão de ponto, assim como o fechamento, mais seguro e eficaz.