Folha de ponto: como preencher e evitar erros na jornada

A folha de ponto é uma ferramenta essencial para o controle de jornada de trabalho dos funcionários e uma exigência legal para grande parte das empresas brasileiras.

No Brasil, a obrigatoriedade está prevista no artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e se aplica às organizações com mais de 20 funcionários.

É dever desses negócios, portanto, manter um registro preciso dos horários de entradas, saídas e intervalos dos trabalhadores.

Só que muito além de uma obrigação legal, calcular a folha de ponto é um instrumento estratégico para a gestão de pessoas. Isso porque permite acompanhar a frequência, controlar as horas extras, banco de horas, descontos por faltas e horário de almoço, além de servir como base para o fechamento da folha de pagamento.

Com a digitalização crescente dos processos de Recursos Humanos, os modelos de folha de ponto digital vêm ganhando cada vez mais espaço — especialmente entre organizações que buscam mais eficiência, automação e segurança na gestão da jornada de trabalho.

Neste conteúdo, você vai entender o que é a folha de ponto, como preenchê-la corretamente, quais são os principais modelos disponíveis e de que forma a Flash pode ajudar sua empresa a modernizar esse processo.

Siga com a leitura!

O que é e como funciona a folha de ponto?

A folha de ponto individual de trabalho é o documento utilizado para registrar a jornada diária de trabalho dos funcionários.

Ela acompanha as marcações de entradas, saídas, pausas, ausências e atrasos, permitindo que a empresa tenha controle sobre o cumprimento da carga horária contratada.

O funcionamento da folha de ponto depende do tipo adotado — que pode ser manual, eletrônico ou digital.

Entretanto, seu objetivo é sempre o mesmo: manter o registro fiel do tempo de trabalho de cada empregado e garantir conformidade com a legislação trabalhista.

Além de ser uma prática obrigatória em muitos casos, a folha de ponto é essencial para:

• Evitar falhas no cálculo de salários e adicionais;
• Reduzir riscos de passivos trabalhistas;
• Dar transparência à jornada, promovendo um ambiente mais justo e equilibrado.

Importância das folhas de ponto para o controle da jornada de trabalho

A correta utilização das folhas de ponto vai além do cumprimento de uma exigência legal. Na prática, elas são também um instrumento fundamental para garantir organização, justiça e eficiência nas relações de trabalho.

Benefícios para empresas

Para o empregador, a folha de ponto é a base de uma gestão eficiente da jornada. Isso porque permite o controle efetivo do tempo trabalhado, facilita o acompanhamento de indicadores como absenteísmo e atrasos, além de reduzir falhas nos cálculos salariais.

Seu uso adequado também está diretamente relacionado ao fechamento das folhas de pagamento.

Afinal, a folha de ponto reúne os dados essenciais para calcular as horas extras, descontos, adicionais noturnos, compensações e banco de horas. Quando bem estruturada, essa rotina contribui para:

• Reduzir inconsistências e retrabalho no setor de DP;
• Evitar sanções em fiscalizações trabalhistas;
• Garantir transparência e conformidade com os acordos coletivos vigentes;

Benefícios para os funcionários

Do ponto de vista do trabalhador, a folha individual de ponto representa uma garantia de seus direitos. É por meio dela que se assegura o pagamento correto das horas trabalhadas, dos adicionais devidos e das compensações por jornadas extraordinárias.

Além disso, ela serve como documento comprobatório em casos de disputas trabalhistas. 

E mais: favorece a organização pessoal do profissional, permitindo o acompanhamento da própria frequência, do saldo de banco de horas e do histórico de marcações.

Por fim, quando estruturada de forma clara e acessível, a folha de ponto contribui para o engajamento e a confiança do funcionário na gestão.

Ou seja, trata-se de um  instrumento de valor mútuo, que promove transparência, justiça e previsibilidade na relação de trabalho.

Cálculos envolvidos

As folhas de ponto são a principal fonte de dados para diversos cálculos relacionados à remuneração e jornada de trabalho dos colaboradores.

O preenchimento correto desse documento é essencial para que os resultados obtidos sejam confiáveis e juridicamente válidos.

A seguir, estão os principais cálculos derivados da folha de ponto: 

1. Horas trabalhadas: com base nas marcações de entrada, saída e intervalos, é possível calcular o total de horas efetivamente cumpridas em cada dia, semana ou mês. Esse cálculo considera horário de almoço, tolerância na marcação de ponto e escala de trabalho definida.
   
   
2. Horas extras: quando o colaborador ultrapassa a jornada contratada (geralmente 8 horas diárias ou 44 semanais), é preciso identificar essas horas excedentes no ponto e aplicar os percentuais adicionais previstos na CLT ou acordo coletivo.
   
   
3. Banco de horas: nos regimes que utilizam esse modelo de compensação, os créditos e débitos acumulados são controlados com base nas variações diárias registradas. A gestão correta das folhas de ponto evita pagamentos indevidos ou acúmulo irregular de horas.
   
   
4. Faltas e atrasos: a folha de ponto permite apurar ausências não justificadas e atrasos, que podem ser descontados do salário ou compensados conforme a política da empresa.
   
   
5. Adicionais legais: com base no tipo de jornada, a folha também serve para calcular adicional noturno, periculosidade, insalubridade e demais benefícios relacionados ao tempo de trabalho.
   
   
6. Fechamento dos pagamentos: todos esses cálculos alimentam a apuração dos salários. Qualquer erro nas folhas pode resultar em falhas processuais, prejuízos financeiros e riscos legais.

Para evitar esses problemas, muitas empresas estão optando por automatizar o registro das folhas de ponto e os cálculos com o uso de sistemas de controle de ponto digital, como o da Flash.

Preencha o formulário abaixo e descubra como alinhar a sua administração das folhas de ponto com tecnologia, precisão, segurança e conformidade com as regras trabalhistas.

Legislação e normas: o que diz a CLT sobre folha de ponto?

Conforme falamos, as folhas de ponto são uma exigência legal prevista no artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Segundo esse dispositivo, todas as empresas com mais de 20 empregados são obrigadas a manter um registro manual, mecânico ou eletrônico da jornada de trabalho de seus colaboradores.

O objetivo da norma é garantir que o empregador acompanhe com precisão o cumprimento da jornada contratual, promovendo segurança jurídica nas relações de trabalho.

Veja, a seguir, os principais aspectos definidos pela legislação:

• O registro dos pontos deve conter horário de entrada, saída e intervalos, bem como ocorrências que impactem a jornada (como faltas, atrasos e saídas antecipadas, considerando as regras de tolerância na marcação de ponto);
  
  
• O negócio pode adotar diversos modelos de controle, desde que assegure a veracidade, integridade e disponibilidade dos dados;
  
  
• A Portaria 671/2021, que atualiza e consolida normas anteriores, detalha os tipos permitidos de sistemas de ponto, incluindo os digitais e por exceção;
  
  
• O empregador deve manter os dados de pontos arquivados e disponíveis para fiscalizações ou auditorias, preservando as informações conforme os prazos legais.

A legislação também prevê que o controle de ponto seja feito de forma transparente e acessível ao funcionário.

Deve ser permitido, inclusive, que ele tenha acesso ao espelho de ponto e que realize a assinatura eletrônica para validação das informações, prática comum nos sistemas modernos de controle.

Por isso, é fundamental que as folhas de ponto sigam os requisitos legais e estejam integradas a ferramentas que garantam conformidade, rastreabilidade e automação dos processos.

Afinal, todos esses elementos são essenciais para evitar passivos trabalhistas e garantir o bom funcionamento da área de gestão de pessoas.

Saiba também: A marcação de ponto é obrigatória nas empresas​?

Tipos de folha de ponto de trabalho

A escolha do tipo de folha de ponto impacta diretamente a eficiência da gestão de jornada e o nível de controle que a empresa tem sobre o cumprimento das obrigações trabalhistas. 

A legislação permite diferentes formatos, desde que os dados sejam precisos, íntegros e acessíveis à fiscalização. Conheça os principais modelos abaixo: 

Folha de ponto manual

A folha de ponto mensal preenchida manualmente é o modelo mais simples e tradicional. Todo registro de ponto é feito pelo próprio funcionário.

Em geral, utiliza-se uma planilha impressa ou caderno físico, com anotações manuais de entrada, saída e intervalos.

Apesar de ser uma alternativa válida, ainda mais para pequenas empresas com equipes reduzidas, esse formato apresenta diversas limitações, como:

• Maior risco de erro de preenchimento ou fraudes;
• Aumento de incidência de falhas como o esquecimento de ponto;
• Necessidade de conferência manual;
• Ausência de integração com sistemas de folhas de pagamento;
• Baixa rastreabilidade em caso de auditorias ou disputas trabalhistas.

Ou seja, trata-se de um modelo que demanda tempo e atenção redobrada do setor responsável, podendo comprometer a produtividade e a precisão dos cálculos.

Falando nisso, quer ter um modelo de folha de ponto simples, pronto para editar? Baixe nossa planilha gratuita para o controle de horários da sua empresa.

Folha de ponto eletrônico

A folha de ponto mecânica, ou eletrônica, utiliza equipamentos físicos, como o tradicional relógio de ponto com cartão magnético ou biometria, para registrar automaticamente os horários.

No caso do ponto eletrônico, os dados ficam armazenados em sistemas locais e, muitas vezes, precisam ser exportados manualmente para processamento e fechamento da jornada.

Esse modelo representa um avanço em relação ao controle manual, oferecendo mais segurança e confiabilidade. No entanto, ainda pode trazer alguns desafios operacionais, como:

• Alto custo com aquisição e manutenção dos equipamentos, como o relógio de ponto;
• Falta de mobilidade e acesso restrito ao local físico de marcação;
• Dificuldade de integração com outras soluções;
• Dependência de processos manuais para conferência e exportação de dados.

É uma opção de modelo viável, mas que, muitas vezes, se torna obsoleta frente às exigências atuais de agilidade e flexibilidade.

Folha de ponto digital

A folha de ponto digital é a solução mais moderna e eficiente para o controle de jornada. 

Por meio de softwares baseados em nuvem, ela permite que os funcionários registrem o ponto em tempo real usando o site ou aplicativos para dispositivos móveis, como o celular, tablet ou computador.

O sistema utiliza diversas formas de autenticação, como o login via e-mail e senha, QR Code, reconhecimento por biometria facial ou digital, entre outros métodos seguros.

Esse modelo oferece diversos benefícios:

• Automação completa do registro de jornada, cálculos e relatórios;
• Acesso remoto e multiplataforma, ideal para equipes externas ou home office;
• Integração com a folha de pagamento, eliminando retrabalho;
• Conformidade com a Portaria 671/2021 e LGPD;
• Monitoramento e gestão em tempo real, com indicadores e alertas.

Quer ter uma plataforma que integre todos esses benefícios e ferramentas incríveis, como o aplicativo, que traga toda a facilidade da automação?

Com a Flash, você conta com uma solução digital completa e integrada, que automatiza o controle de jornada, elimina as falhas da folha manual e otimiza o trabalho do DP. 

Conheça em detalhes as funcionalidades do sistema de ponto da Flash e veja como transformar a gestão da jornada na sua empresa com a melhor opção do mercado. 

Como preencher a folha de ponto corretamente?

O correto preenchimento da folha de ponto é essencial para garantir conformidade com as leis, além de assegurar que as informações utilizadas para cálculo de salários e descontos estejam certas.

Afinal, erros nesse processo podem gerar passivos trabalhistas, impactar a folha de pagamento e comprometer a relação de confiança entre empresa e colaborador.

Abaixo, listamos alguns cuidados necessários para manter a folha de ponto em ordem. 

Informações obrigatórias

Independentemente da ferramenta ou do modelo adotado, seja ele manual, eletrônico ou digital, a folha de ponto deve conter algumas informações mínimas obrigatórias, conforme previsto na CLT. São elas:

• Nome completo do colaborador;
• Período de apuração (mensal ou quinzenal);
• Horários de entrada, saída e intervalos (almoço, pausa etc.);
• Total de horas trabalhadas por dia;
• Registro de faltas, atrasos, ausências e horas extras;
• Assinatura do colaborador (física ou eletrônica, conforme modelo).

Além disso, é recomendável que o documento contenha o CNPJ da empresa, cargo do colaborador e identificação da unidade, caso haja filiais.

Dicas para evitar erros mais comuns

Algumas falhas são recorrentes no preenchimento da folha de ponto e devem ser evitadas, pois comprometem a integridade dos dados e a segurança jurídica da empresa. Dentre os mais comuns, estão: 

• Marcações incompletas ou fora de ordem, como entrada sem saída registrada;
• Preenchimento incorreto de horário de almoço ou não conformidade com os intervalos legais;
  
  
• Erros de cálculo de horas, quando os dados são somados ao controle manual;
• Falta de informações básicas na folha, como nome do funcionário, identificação da empresa (CNPJ/razão social);
  
  
• Alterações não justificadas, sem documentação ou validação formal;
  
  
• Utilização de modelos não padronizados ou sem campos obrigatórios;
  
  
• Falta de conferência periódica por parte do DP ou do gestor responsável.

Evitar essas desatenções é essencial para garantir registros de ponto confiáveis e  reduzir riscos em auditorias ou fiscalizações do trabalho.

Assinatura e validação

A assinatura das folhas de ponto, física ou eletrônica, é um procedimento importante para a validação legal do documento, assim como para assegurar que o funcionário reconhece os registros efetuados.

No modelo manual, a assinatura deve ser realizada ao fim do período (por padrão, mensal). 

Já em sistemas digitais, é possível configurar a assinatura eletrônica de espelho de ponto, o que facilita o processo, reduz papeladas e aumenta a segurança da informação.

É importante lembrar que qualquer alteração deve ser justificada e registrada, respeitando a política interna e, quando aplicável, o acordo coletivo de trabalho.

Dúvidas frequentes sobre a folha de ponto

Apesar de ser uma prática comum nas empresas, a gestão das folhas de ponto ainda gera diversas dúvidas entre os Recursos Humanos (RH) ou Departamento Pessoal (DP) e os funcionários.

Abaixo, respondemos algumas das perguntas mais frequentes sobre o tema, com base na legislação e nas boas práticas de controle de jornada.

É obrigatório assinar a folha de ponto?

Sim, a assinatura da folha de ponto é obrigatória, pois ela valida as informações registradas e comprova que o colaborador está ciente dos dados referentes à sua jornada.

Independentemente do modelo, essa exigência pode ser cumprida por meio de:

• Assinatura manual, no caso de folhas física ou comprovante de relógio de ponto;
• Assinatura eletrônica, por meio do sistema de controle digital, com reconhecimento e validade jurídica.

A assinatura protege a empresa contra eventuais contestações trabalhistas, pois demonstra que o colaborador teve acesso ao seu espelho, identificado com seu nome e dados, concordando com ele.

Clique e confira: Saiba como fazer o controle de presença dos funcionários.

De quem é a responsabilidade da folha de ponto?

A responsabilidade pela gestão da folha de ponto é da organização, por meio do setor de Recursos Humanos, Departamento Pessoal ou gestores responsáveis. Cabe à organização garantir:

• Que o modelo utilizado esteja de acordo com a legislação;
• Que os dados sejam registrados corretamente e em tempo hábil;
• Que os funcionários sejam orientados sobre como utilizar o sistema de marcação;
• Que o documento esteja com as informações corretas (nome do funcionário, e-mail e identificação da empresa, com CNPJ) e disponível para conferência e auditoria.

Ainda que o colaborador realize a marcação todos os dias, a responsabilidade final pela integridade e armazenamento das informações é do empregador.

Alterar a folha de ponto é crime?

Sim, alterar a folha de ponto pode configurar fraude trabalhista, ainda mais se houver o intuito de omitir horas extras, descontar valores indevidos ou mascarar jornadas excessivas.

Essas alterações são muito comuns nos modelos tradicionais. Quando realizadas sem justificativa e sem o consentimento dos funcionários, podem gerar multas administrativas em fiscalizações do Ministério do Trabalho.

Além disso, aumentam o risco de ações trabalhistas, com pagamento de indenizações e comprometem a validade jurídica da folha de pagamento.

Por isso, qualquer correção deve ser documentada, justificada e realizada com ciência e concordância do colaborador, especialmente quando envolver ajustes no espelho de ponto.

Folha de ponto da Flash: tecnologia para automatizar o processo

Erros manuais, retrabalho e falta de visibilidade ainda são desafios recorrentes no dia a dia das empresas quando o assunto é controle de jornada.

Para superá-los, é essencial contar com uma solução digital, integrada e eficiente –capaz de transformar a rotina do RH e gerar ganhos reais para o negócio.

A Flash oferece uma plataforma completa de controle de ponto, que vai além das limitações dos modelos manuais ou eletrônicos tradicionais.

Com ela, você automatiza o preenchimento da folha de ponto, garante conformidade com a legislação trabalhista e reduz drasticamente os riscos de falhas nos cálculos de jornada.

Conheça, em detalhes abaixo, como a Flash pode te ajudar a revolucionar a sua gestão da folha de ponto:

• Cálculo de horas: configure regras detalhadas de jornada, tolerância na marcação de ponto, períodos de apuração e compensações, garantindo precisão nos dados e adequação a normas sindicais.
  
  
• Marcação de ponto: defina os dispositivos autorizados (como celular, tablet ou navegador), controle o uso de ponto móvel e evite fraudes com autenticação digital e bloqueios por localização ou horário.
  
  
• Espelho de ponto: disponibilize o espelho de ponto atualizado em tempo real, com assinatura eletrônica integrada, promovendo transparência para colaboradores, gestores e RH.
  
  
• Indicadores e relatórios: tenha acesso a métricas como quantidade de marcações pendentes, saldo de horas, absenteísmo, horas extras e muito mais, com dados em tempo real para decisões estratégicas.
  
  
• Assinatura eletrônica e GED: armazene todos os documentos assinados em um ambiente seguro e acessível, conforme as exigências da LGPD.
  
  
• Banco de horas ajustável: gerencie saldos com base em regras próprias da empresa ou em convenções coletivas, com flexibilidade e segurança.
  
  
• Integrações com sistemas de RH e DP: reduza o tempo operacional com integração nativa com folha de pagamento, mantendo os dados sincronizados e atualizados.

Além de toda a facilidade do sistema para otimizar o trabalho do DP, seus funcionários também ganham agilidade e autonomia para realizar suas marcações. 

A Flash oferece a possibilidade de marcar o ponto pelo site, pelo celular ou tablet, com seu aplicativo móvel. Basta baixar o app, realizar o login com o e-mail e selecionar a marcação de ponto. O registro é autenticado através do uso da câmera e a localização.

Substitua a planilha ou relógio de ponto, elimine o problema da quantidade de tarefas administrativas e falhas de processo e inove a sua gestão! 

Com a Flash, sua empresa garante conformidade com a Portaria 671 e com a LGPD no RH, otimiza processos e melhora a experiência dos colaboradores com uma ferramenta moderna, segura e intuitiva.

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