Cartão de ponto digital x manual: qual a diferença e como escolher a melhor opção

A transformação digital no setor de Recursos Humanos (RH) está reformulando processos e, entre eles, o controle de jornada de trabalho tem ganhado destaque. Um dos sinais mais evidentes dessa mudança é a substituição dos métodos manuais ou ultrapassados pelo cartão de ponto digital.

Trata-se de uma solução moderna, automatizada e juridicamente válida para o registro de presença dos colaboradores.

Afinal, de acordo com o Art. 74 da CLT, organizações com mais de 20 empregados são obrigadas a realizar o registro da jornada. 

Para gestores que buscam mais agilidade, transparência e precisão, o controle de ponto digital tende a ser a solução ideal por otimizar a administração, reduzir falhas humanas e garantir a integridade das informações registradas.

Neste conteúdo, você vai entender como funciona essa tecnologia, conhecer os principais tipos disponíveis, seus benefícios e como implementá-la com segurança para melhorar os resultados operacionais e jurídicos da sua empresa.

E mais: vai descobrir por que a plataforma de gestão de ponto e jornada da Flash é a escolha a melhor escolha de controle de ponto digital para o seu negócio.

Boa leitura! 

O que é cartão de ponto digital?

É um sistema digital utilizado para registrar, de maneira automatizada e segura, todas as informações da jornada de trabalho das equipes: entrada, saída, intervalos e demais marcações.   

Ele substitui os métodos tradicionais, como folhas manuais, relógio de ponto biométrico ou máquinas de cartão de ponto digital eletrônico. 

Essa solução amplia as possibilidades de controle por meio de aplicativos, softwares web ou dispositivos móveis, como computadores, tablets e celulares. 

Um dos principais diferenciais, portanto, é a flexibilidade do ponto móvel, que permite o registro em diferentes locais e situações.

Além de registrar os horários, o sistema possibilita uma gestão automatizada, em tempo real, o que contribui para:

• Visualização do espelho de ponto;
• Controle de horas extras;
• Pausas para descanso, como o horário de almoço;
• Gestão do banco de horas.

Dessa forma, o Departamento Pessoal (DP) tem total administração das informações de ponto e um panorama completo dos pontos dos funcionários, otimizando sua atuação.

E o melhor de tudo isso é que essas ferramentas são autorizadas pela legislação trabalhista. Em específico pela Portaria 671/2021, que regulamenta os modelos de controle de ponto permitidos.

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Diferença entre cartão de ponto digital e relógio de ponto biométrico e manual

O cartão de ponto digital representa uma evolução significativa em relação aos modelos manuais e eletrônicos tradicionais, como o relógio de ponto biométrico. 

Veja, a seguir, a comparação entre os dois formatos mais comuns:

Essa comparação evidencia por que a solução digital tem se tornado a melhor escolha no mercado de trabalho em relação ao relógio de ponto tradicional, ainda mais se o objetivo for reduzir falhas e manter conformidade legal.

Como funciona o cartão de ponto online e digital

O cartão de ponto digital funciona por meio de sistemas em nuvem, que podem ser acessados de forma segura por dispositivos como computadores, tablets ou celulares.

Essas plataformas permitem que os colaboradores registrem seus horários de entrada, saída e intervalos de qualquer lugar, com praticidade e em tempo real.

1. Autenticação do funcionário

Antes de registrar o ponto online, o sistema exige a identificação do colaborador. Essa autenticação pode ocorrer de diferentes formas, como:

• Login com usuário e senha;
• Leitura de biometria por reconhecimento facial ou digital pelo celular;
• Uso de QR Code individual;
• Geolocalização do dispositivo.

Esse modelo exclui, portanto, a necessidade de fazer o cadastro de digital na máquina de cartão ponto biométrico.​

Como benefício adicional, também diminui a carga de tarefas administrativas para o DP, otimizando tempo e recursos.

2. Registro da marcação

Uma vez autenticado, o sistema registra todo o processo — entrada, saída e pausas —  com data, hora, local e tipo de evento. É possível, ainda, configurar as regras de tolerância na marcação de ponto, bloqueios por horário ou local.

Esses dados são armazenados em tempo real em servidores seguros e organizados conforme as regras do negócio.

3. Consolidação das informações

Todos os registros de jornada de trabalho são centralizados e consolidados de maneira automática no sistema.

Com isso, o RH e os gestores têm acesso às informações atualizadas, relatórios de ausências, esquecimento de ponto, entre outros indicadores.

Além disso, os softwares modernos permitem a integração com a folha de pagamento, automatizando o cálculo da remuneração variável e reduzindo erros operacionais.

Tipos de cartão de ponto digital para jornada de trabalho

A principal vantagem dessa ferramenta é a sua flexibilidade. O sistema se adapta a diferentes modelos de operação, oferecendo múltiplas formas de registro de ponto. Confira, a seguir, as mais utilizadas atualmente:

Cartão de ponto digital pelo celular (via aplicativo ou web)

É uma das formas mais populares de registro de ponto eletrônico digital, sendo muito útil para empresas com funcionários em home office, viagens ou atividades externas. 

Basta o trabalhador acessar um aplicativo ou uma plataforma online para registrar as informações de sua jornada.

Esse sistema exige autenticação individual (como login e senha, ou token) e pode utilizar a conexão por geolocalização para validar o local da marcação, garantindo o controle.

O aplicativo de cartão ponto substitui o relógio de ponto eletrônico ao permitir o registro no celular, autenticando com a impressão digital do colaborador.

Além disso, os apps tem recursos como:

• Notificações;
• Consulta ao espelho;
• Alerta para esquecimento;
• Demonstrativo de horas extras e banco de horas.
• E acesso ao histórico de jornadas. 

Toda essa inovação promove a autonomia e transparência para o trabalhador, enquanto otimiza a gestão da jornada.

Cartão de ponto digital com QR Code

O registro via QR Code combina praticidade com proteção. O trabalhador escaneia um código exclusivo (gerado pelo sistema e vinculado ao seu perfil) com a câmera do celular para registrar o ponto.

Esse modelo é ideal para empresas com ambientes físicos compartilhados ou postos de trabalho fixos, sendo uma alternativa econômica e segura à biometria.

Cartão de ponto biométrico (por impressão digital ou reconhecimento facial)

Utiliza tecnologias de autenticação biométrica (como a impressão digital ou reconhecimento facial) para autenticar o funcionário. 

Pode operar em dispositivos móveis ou terminais fixos, garantindo que somente a pessoa autorizada efetue o registro.

É indicado para empresas com alto volume de funcionários ou controle rigoroso do registro de ponto, por eliminar qualquer possibilidade de marcação por terceiros.

Além disso, a biometria oferece uma assinatura digital no cartão de ponto, fortalecendo a validade jurídica dos registros.

Cartão de controle de ponto por exceção (registro automatizado)

Não exige que o funcionário bata ponto todos os dias. Em vez disso, considera uma jornada pré-definida e faz o registro automático com base nesse padrão.

As marcações só são necessárias em casos de exceções, como atrasos, faltas ou saídas antecipadas.

Previsto na Lei nº 13.874/2019, o uso do ponto por exceção deve ser formalizado por acordo individual escrito ou acordo/convenção coletiva.

O registro de ponto por exceção é ideal para organizações com jornadas fixas e equipes estáveis, por reduzir o tempo operacional e simplificar o controle de ponto.

Vantagens do registro de ponto digital

A adoção desse tipo de tecnologia oferece ganhos significativos para empresas de todos os portes. Em especial para aquelas que buscam reduzir custos com com relógio de ponto e tornar o controle de jornada de trabalho mais eficiente e estratégico. 

Confira os principais benefícios abaixo:

Mobilidade

O recurso oferece liberdade para que os colaboradores registrem seus horários de qualquer lugar, promovendo flexibilidade operacional e se adaptando perfeitamente a diferentes modelos de trabalho — presencial, híbrido ou remoto.

O acesso é simples e intuitivo, podendo ser feito por aplicativo, navegador web ou dispositivos dedicados. Além disso, os apps contam com camadas extras de autenticação, como biometria facial ou digital, garantindo segurança nas marcações.

Essa mobilidade melhora a experiência dos funcionários e elimina filas, deslocamentos e a burocracia associada aos sistemas tradicionais.

Segurança das informações

Todas as informações de carga horária realizadas são criptografadas, armazenadas em nuvem e protegidas conforme as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Além disso, os sistemas exigem autenticação multifatorial, biometria ou QR Code, o que impede fraudes como a marcação por terceiros.

Com a digitalização, o arquivo do cartão de ponto digital passa a ter validade jurídica e rastreabilidade completa, o que facilita auditorias e fiscalizações, além de evitar passivos trabalhistas.

Integração com folha de pagamento

O cartão de ponto digital se conecta com sistemas de folha de pagamento, garantindo que os dados de jornada, como o cálculo, sejam transferidos com precisão.

Essa integração elimina erros manuais, reduz o retrabalho e torna o fechamento da folha mais ágil e seguro. 

Também é possível configurar regras específicas de cálculo de horas e compensações, conforme as necessidades da organização.

Redução de erros e fraudes

Com marcações centralizadas, rastreáveis e protegidas por autenticação digital, o sistema elimina falhas comuns dos modelos manuais ou eletrônicos convencionais. 

Os departamentos de Recursos Humanos ganham visibilidade em tempo real sobre esquecimentos de ponto, inconsistências, atrasos e faltas.

Esse nível de controle permite ações corretivas mais rápidas, evita fraudes no espelho de ponto e promove uma gestão mais justa, eficiente e confiável.

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Como implementar o cartão de ponto digital na sua empresa?

Adotar o cartão de ponto digital é um passo estratégico para modernizar o controle da jornada de trabalho e eliminar gargalos operacionais. 

No entanto, para aproveitar todo o potencial dessa solução, é necessário planejamento e  adequações técnicas, conforme explicaremos a seguir. 

Critérios de escolha do sistema

Antes de qualquer decisão, é essencial avaliar a estrutura da empresa, o perfil dos colaboradores e os requisitos legais. Um bom sistema de ponto digital deve ser:

• Compatível com diferentes dispositivos e ambientes de trabalho (presencial, remoto ou híbrido);
• Seguir as exigências da Portaria 671/2021, garantindo validade legal das informações de horários;
• Contar com integração com a folha de pagamento e outras ferramentas administrativas;
• Oferecer funcionalidades de segurança, controle de acesso e identificação, e armazenamento criptografado;
• Ter suporte técnico, atualizações frequentes e boa usabilidade.

Assista ao vídeo abaixo e descubra por que a Flash é a solução ideal para atender a todos os critérios mencionados acima e às necessidades do seu negócio:

Treinamento da equipe

Para a tecnologia ser bem aproveitada, é importante preparar os funcionários e gestores. O treinamento deve incluir o uso do sistema, boas práticas de marcação de horários e esclarecimento sobre as políticas internas de jornada.

Além disso, o RH deve acompanhar os primeiros dias de uso, monitorar dúvidas e fazer ajustes nas regras, se necessário. 

Essa etapa é crucial para garantir a adoção correta da ferramenta e evitar resistência ou falhas de entendimento.

Acordos e validações legais

A implementação do cartão de ponto digital deve estar em conformidade com a legislação vigente. Em alguns casos, também será necessário formalizar a utilização por meio de acordo ou convenção coletiva de trabalho.

Revise as regras de controle de jornada previstas nos instrumentos coletivos da categoria e formalize as diretrizes internas por meio de política de ponto, comunicados e documentos assinados. 

Essa prática garante segurança jurídica e alinhamento entre a empresa e seus colaboradores.

Conheça a Flash: a tecnologia aliada no controle de presença

Erros no controle de jornada, falta de transparência nos registros e retrabalho são desafios recorrentes para profissionais de RH e gestores de pequenas e médias empresas. 

A Flash resolve todos esses desafios com sua plataforma completa de gestão de ponto digital, com funcionalidades que atendem a todas suas necessidades, mais o app.

Ela é 100% alinhada à Portaria 671/2021 e à LGPD, garantindo segurança jurídica e automação de processos.

Com a Flash, sua empresa transforma a rotina do RH, substituindo controles manuais por uma ferramenta tecnológica, acessível e adaptável a diferentes formatos de jornada. 

Veja, a seguir, as principais funcionalidades disponíveis na plataforma:

• Cálculo de horas: considerando período de apuração, tolerância na marcação de ponto, regras sindicais e compensações. Evite erros e garanta clareza nas marcações.
• Gestão de escalas: organize turnos, tipos de escala, impactos de feriados e alocação de equipes com agilidade. Visualize, edite e gerencie escalas de maneira online, com interface intuitiva.
• Férias individuais e coletivas: configure regras personalizadas para solicitação, aprovação e programação de períodos, com acompanhamento fácil dos afastamentos e prazos.
• Banco de horas: gerencie saldos com precisão, ajustando horas positivas e negativas conforme a jornada e as políticas internas.
• Espelho de ponto: acesse em tempo real a versão online do espelho, com opção de assinatura eletrônica e armazenamento seguro na Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
• Indicadores e relatórios: visualize métricas como horas extras, ausências, marcações pendentes, saldo de banco de horas, entre outros. Tome decisões com base em dados atualizados e confiáveis.
• Integrações com folha de pagamento: conte com a integração direta entre os registros de ponto e os sistemas de pagamento da empresa, reduzindo erros e tempo gasto em processos manuais.
• Gestão de pessoas em tempo real: acompanhe a presença dos colaboradores no dia vigente, veja quem marcou ponto, quem está ausente e identifique pendências de forma centralizada.

Com a plataforma da Flash, você automatiza processos, melhora a experiência do seu funcionário e traz mais estratégia à atuação do RH.

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