O que são despesas corporativas? Saiba como identificar, diferenciar e gerenciar

As despesas corporativas são gastos feitos para cobrir as atividades do funcionário a serviço da empresa. São atribuídas aos colaboradores, mas não integram salário ou benefício por estarem diretamente ligados à atuação do funcionário.

Entre os exemplos de despesas estão valores despendidos com deslocamento para visita a clientes, alimentação e até serviços, como pacotes de internet. Ou seja, para que a gestão de despesas não se torne uma dor de cabeça, é necessário um plano orçamentário bem estabelecido.

A empresa ainda pode considerar uma verba disponível para imprevistos, sempre pautados de acordo com as políticas de gastos e boas práticas.

Antes disso, porém, os gestores precisam compreender a fundo tudo o que envolve a administração das despesas corporativas da companhia. Ao longo deste conteúdo, explicaremos o conceito, tipos, diferenças e dicas de gestão para sanar todas as dúvidas sobre o assunto. Acompanhe a leitura.

Quais são as despesas de uma empresa?

Diferentemente dos custos de uma empresa, as despesas estão relacionadas aos gastos do dia a dia do colaborador para cumprir com suas obrigações. Mas não apenas isso. Uma despesa também se refere gastos como, por exemplo:

• honorários e serviços;
• gastos com marketing e publicidade;
• taxas bancárias;
• contas de internet, água, luz, telefone, entre outras;
• comissões de venda;
• materiais de escritório;
• entre outros.

Como classificar despesas e quais os tipos?

Existem diferentes tipos de despesas corporativas. Entre elas, há a classificação entre despesas fixas e variáveis e administrativas e operacionais. Abaixo, descrevemos brevemente cada uma delas:

• Despesas fixas são gastos regulares, se repetem em curto prazo e independem do volume de produção;
• Despesas variáveis variam de acordo com o volume de produção e não possuem regularidade;
• Despesas administrativas são gastos diretamente ligados ao suporte e gerenciamento da empresa;
• Despesas operacionais estão relacionadas aos gastos diários e rotineiros como manutenção e suprimentos.

Dentro de cada uma dessas classificações, também há outras subdivisões para tornar a gestão mais eficiente ao categorizar todas as despesas.

O objetivo principal de classificar despesas da sua empresa é compreender a fundo como estão sendo gastos os recursos e onde é possível utilizá-los de maneira mais inteligente. Confira abaixo as subdivisões.

• Despesas de marketing: investimentos em campanhas, promoções e eventos.
• Despesas de tecnologia: gastos com softwares, sistemas de automação, suporte técnico e manutenção dessas ferramentas.
• Despesas de logística e transporte: frete, armazenamento e logística.
• Despesas de escritório: serviços públicos, suprimentos de mobília, materiais e equipamentos de uso coletivo.
• Despesas financeiras: juros e taxas bancárias, cartões de crédito, dívidas, empréstimos e seguros financeiros.
• Despesas de viagens corporativas: todos os gastos relacionados a passagens, diárias de viagem, hospedagem, alimentação e trabalho durante um deslocamento.

Outras despesas de viagem também precisam ser analisadas à parte. É necessário entender quais podem ser reembolsadas, e quais não, para criar uma política de reembolso eficaz e otimizar toda a gestão de reembolsos da empresa.

A diferença entre custos e despesas em uma organização

Enquanto um custo está diretamente relacionado à produção de produtos e realização de serviços, as despesas são os gastos que não têm impacto direto no produto ou serviço.

Como fazer uma gestão de despesas eficiente

Em um cenário cada vez mais competitivo, trabalhar em prol de estratégias de redução de custos e despesas é fundamental para o financeiro. Dessa forma, uma gestão de despesas eficiente precisa ser contemplada para evitar desperdício de recursos pela empresa e também pelos colaboradores.

Tudo isso precisa estar presente na política de gastos e ser compreendido pelos funcionários e gestores. Porém, não é o único documento que guiará o controle de despesas da companhia.

É essencial que a organização defina uma política de reembolso de despesas e uma política de viagens corporativas. Isso porque não é apenas em viagens que o colaborador despende de despesas no dia a dia.

Se sua empresa ainda não conta com nenhuma dessas diretrizes, aproveite para baixar nosso e-book com 7 passos simples para criar uma política de reembolso assertiva.

Uma vez implementadas, as diretrizes ajudarão a contemplar uma gestão mais eficiente. Além disso, também preparamos uma sequência de dicas para te ajudar a otimizar o controle financeiro com despesas corporativas na empresa. Acompanhe abaixo:

1. categorize todas as despesas;
2. comunique e deixe claro as políticas a todos os colaboradores;
3. registre todas as movimentações em uma plataforma ou software;
4. analise constantemente os relatórios para identificar melhorias;
5. monitore os processos e a adesão às novas políticas;
6. exija a prestação de contas e realize auditorias recorrentemente.

A tecnologia em prol da gestão de despesas corporativas

Simplificar processos quase sempre garante um melhor desempenho das atividades, principalmente quando há um alto volume de informações valiosas para a empresa.

É preciso alinhar as boas práticas aos processos de reembolsos corporativos. Isso garante que o controle de despesas e a gestão de gastos sejam facilitados.

A Flash Expense conta com uma plataforma didática. Para que os reembolsos de despesas corporativas sejam feitos de forma ágil e segura. Além de entregar um excelente suporte e atendimento. Para que o desenvolvimento da sua equipe seja também facilitado.

Ainda é possível automatizar as despesas com cartão corporativo. Concentrando os gastos dos colaboradores na plataforma. Como depósitos e notas fiscais, em tempo real, pelo aplicativo da Flash Expense.

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