20% dos reembolsos violam políticas das empresas; entenda como evitar esses erros

Processos de reembolso estão entre as rotinas mais sensíveis dentro das empresas. E, em muitos momentos, são a origem de diversos desgastes na relação entre as companhias e seus colaboradores, consequência de erros na prestação de contas que levam a demora ou até mesmo a não realização dos ressarcimentos. 

Pesquisa recente da Flash revelou que cerca de 1 em cada 5 pedidos de reembolso feitos por colaboradores não são aceitos por violar as políticas corporativas, causando impactos financeiros e até mesmo atritos com a equipe. 

Além do custo para a organização, colaboradores que arcam com despesas fora das normas acumulam prejuízos de até R$ 400 mensais.

“Políticas de reembolso muitas vezes ocupam uma zona cinzenta dentro das empresas, com processos pouco claros e falta de alinhamento entre todas as partes”, afirma Rogério Alexandre Gonçalves, professor das áreas de finanças e contabilidade da FIA Business School.

Neste artigo, vamos explorar os principais erros na prestação de contas e como a combinação entre políticas claras, uso de tecnologia e uma cultura organizacional transparente é capaz de otimizar a gestão de reembolsos e transformar a prestação de contas em uma ferramenta de controle eficiente e benéfica para todos.

Quais são os principais erros na prestação de contas?

A pesquisa da Flash, feita a partir dos pedidos realizados em sua plataforma entre janeiro e junho deste ano, apontou que 20% dos pedidos de reembolso não atendem às políticas de prestação de contas e mostrou os erros mais comuns que levam a este cenário. 

Em geral, eles estão conectados à falta de comunicação clara das políticas estabelecidas pela gestão financeira. Confira a seguir os principais motivos de falta de conformidade na prestação de contas de acordo com o levantamento:

• Despesas fora do prazo: 54,7% dos reembolsos não realizados são solicitados após o período estipulado pela empresa. 
• Valores que excedem o limite: quase 20% dos pedidos de reembolso envolvem despesas acima do teto permitido. 
• Pedidos duplicados: em 16,4% dos casos, os colaboradores solicitam reembolsos repetidos para a mesma despesa.
• Falta de comprovantes: 4,9% das solicitações de reembolso são enviadas sem a documentação necessária. 

“Um grande desafio é a comunicação sobre as políticas. Não basta que elas estejam estabelecidas, precisam ser comunicadas com eficiência para todo o time”, diz Rogério, da FIA. “As empresas precisam levar em consideração que atender a burocracia dos reembolsos é algo que foge das rotinas dos profissionais e, por isso, muitas vezes é postergado.”

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• Fraudes em reembolsos corporativos: como identificar e evitar? 
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A importância da prestação de contas

A prestação de contas é um elemento fundamental para o controle financeiro e para a transparência dentro das organizações. Para o professor Rogério, o processo se torna desafiador, porque deixa de ser visto como uma exceção e se torna uma regra na rotina de alguns funcionários.

Segundo ele, um volume elevado de reembolsos indica falhas no processo de compras e aumenta o risco de problemas trabalhistas. 

Manter uma prestação de contas apenas para os casos em que ela realmente é imprescindível ajuda a evitar fraudes e reforça a confiança entre empresa e colaborador.

Quando necessários, os reembolsos devem ser guiados por uma política clara, com regras bem determinadas sobre os casos em que devem ser utilizados e quais são as limitações em cada uma das decisões.

Essa política deve responder desde questões mais básicas, como se é possível reembolsar pedidos de bebidas alcoólicas em almoços de negócios, até as mais complexas, como se existem diferenças de alçada, tanto para os pedidos quanto para as aprovações.

Outros itens que devem ser contemplados são os limites de gastos, tipos de despesas permitidas e, em alguns casos, fornecedores pré-aprovados para determinados tipos de compra. 

Em paralelo, deve-se estabelecer prazos tanto para a prestação de contas do lado do funcionário quanto para que a empresa realize o reembolso, quando liberado.

“Os funcionários devem passar a ter contato com as regras desde o onboarding na organização, e os materiais que compilam os principais casos e procedimentos devem estar sempre acessíveis para quem tiver qualquer dúvida”, afirma Rogério.

Tecnologia e automação ajudam a evitar erros na prestação de contas?

Treinamento e divulgação das políticas são os principais passos para diminuir falhas na prestação de contas. Para facilitar o controle e aumentar a aderência aos processos, a empresa pode contar com o apoio da tecnologia.

Ferramentas como plataformas de gestão de despesas e reembolsos e cartões corporativos inteligentes permitem que as organizações centralizem os gastos, facilitando o controle em tempo real e reduzindo a necessidade de reembolsos.

"A tecnologia é uma aliada na automatização e na transparência do processo de reembolso. Com os cartões corporativos, por exemplo, já é possível configurar algumas das situações em que o gasto não é liberado, eliminando boa parte dos motivos de recusa”, destaca o professor da FIA.

Essas ferramentas reduzem também o risco de erros e fraudes, permitindo que a empresa mantenha controle dos gastos em tempo real. Outra vantagem dos sistemas é a padronização dos dados, simplificando a prestação de contas, e, em muitos casos, a redução de burocracias, como a necessidade de envio de recibos físicos.

Outro aspecto facilitado pela tecnologia que têm impacto na boa gestão de despesas é o estabelecimento de vínculos mais sólidos com fornecedores de serviços recorrentes, como transporte e restaurante. “Se em vez de a pessoa ter que pegar uma notinha e solicitar um reembolso, ela apenas informar o código da empresa no momento de pagar o serviço, você elimina a responsabilidade do colaborador em solicitar o reembolso e ainda pode negociar tarifas melhores”, conclui o professor.