Indicadores de compras: saiba como definir KPIs para o setor na empresa

Para o sucesso de um negócio, a eficiência e a análise de dados são essenciais. Por esse motivo, é indispensável acompanhar os indicadores de compras, para otimizar seus processos e aumentar a rentabilidade. 

Neste artigo, vamos explorar como escolher os melhores KPIs de compras, garantindo que você tenha as ferramentas necessárias para tomar decisões mais informadas e estratégicas. Vamos lá!

Indicadores de compras: o que são e por que são importantes? 

Os indicadores de compras são métricas utilizadas para avaliar o desempenho e a eficiência das operações em uma organização. 

Eles fornecem uma visão clara sobre como o setor de compras está contribuindo para os objetivos gerais da companhia, o que permite identificar áreas de melhoria. 

Os principais KPIs para o setor de compras

Os KPIs ajudam a mensurar o desempenho da área de compras e fornecem insights valiosos para a tomada de decisões. 

Veja, a seguir, os principais indicadores que podem auxiliar na otimização das atividades dessa área e no alcance de melhores resultados.

Saving de compras

Mensura a economia gerada por meio de negociações e melhorias nos processos de aquisição. Para calculá-lo, é necessário comparar os custos atuais com os anteriores, levando em consideração o volume de compras. 

Também é importante estabelecer uma linha de base que reflita os gastos em um período anterior, permitindo avaliar as reduções de custo ao longo do tempo. 

Além disso, o saving pode ser analisado em diferentes categorias, como produtos, fornecedores e categorias de despesas, oferecendo uma visão mais detalhada das áreas onde as economias estão sendo realizadas.

Lead time de compras

Refere-se ao tempo total necessário para completar um ciclo de compra, desde a solicitação inicial até a entrega final dos itens. É fundamental para entender a eficiência do processo de aquisição de produtos e identificar gargalos que podem atrasar a entrega. 

Para mensurá-lo, é importante registrar todas as etapas do processo, incluindo a aprovação de pedidos e o tempo de entrega do fornecedor. 

A redução do lead time pode resultar em maior satisfação dos stakeholders e melhoria na gestão de estoques, além de permitir uma resposta mais ágil às necessidades do mercado.

Percentual de compras emergenciais

Indica a frequência com que a organização recorre a compras não planejadas, geralmente em situações de urgência. É importante para entender a eficácia do planejamento e a capacidade de antecipar necessidades.

Para calculá-lo, divide-se o número de compras emergenciais pelo total de compras realizadas em um período específico. 

Vale destacar que um alto percentual pode sinalizar problemas de planejamento ou gestão de estoque, enquanto um percentual baixo indica um processo mais organizado e eficiente.

Custo de aquisição de suprimentos

Representa o valor médio gasto pela organização na aquisição de bens ou serviços. Pode ser analisado tanto por fornecedor quanto por item, proporcionando uma visão clara dos custos envolvidos.

Para medi-lo, é preciso somar todos os gastos relacionados a um fornecedor ou item e dividir pelo número total de unidades adquiridas. Esse acompanhamento ajuda a identificar fornecedores mais econômicos, avaliar a eficiência das compras e possibilitar negociações mais eficazes.

SLA de fornecedores (Service Level Agreement)

Mede a conformidade dos fornecedores em relação aos acordos de nível de serviço estabelecidos. Esses acordos geralmente incluem métricas como tempo de entrega, qualidade dos produtos e suporte ao cliente. 

Para avaliar a eficiência e a confiabilidade dos fornecedores, é fundamental monitorar e analisar o desempenho em relação a esses critérios. 

O cumprimento dos SLAs é um indicativo de que o fornecedor está atendendo às expectativas da empresa, enquanto falhas frequentes podem sugerir a necessidade de revisão dos contratos ou busca por novos fornecedores. 

Esse acompanhamento é muito importante para garantir a continuidade do fornecimento e a qualidade dos produtos adquiridos.

Indicadores de eficiência no processo de compras

Medir a eficiência do processo de compras é um diferencial competitivo importante para qualquer empresa. Mas, para isso, utilizar indicadores-chave é fundamental.

Afinal, são eles que permitem identificar pontos de melhoria, otimizar recursos e garantir que os processos estejam alinhados com as estratégias organizacionais. 

Confira, a seguir, alguns dos principais indicadores de eficiência que podem ser aplicados no setor de compras.

Automação e tempo de resposta

Envolve a utilização de ferramentas digitais para otimizar atividades repetitivas, como a criação de pedidos e o gerenciamento de fornecedores.

É um KPI crítico, que mede a agilidade da equipe de compras em processar solicitações e realizar aquisições. Monitorá-lo, portanto, permite avaliar o impacto da automação na eficiência do setor. 

Uma redução no tempo de resposta, quando comparado a processos manuais, sugere que as ferramentas digitais estão contribuindo para um fluxo de trabalho mais ágil. 

Além disso, pode resultar em maior satisfação dos colaboradores e stakeholders, uma vez que a rapidez nas aquisições se traduz em melhor atendimento às necessidades da empresa.

Taxa de compliance nas compras

Indicador que avalia a conformidade das aquisições com as políticas internas e regulamentações externas. Medi-la envolve analisar a proporção de compras que seguem os procedimentos estabelecidos em relação ao total de aquisições realizadas. 

Uma alta taxa de compliance indica que a organização está cumprindo suas diretrizes, reduzindo riscos legais e financeiros. 

Além disso, ajuda a promover uma cultura de transparência e responsabilidade dentro do setor de compras, assegurando que todas as aquisições sejam realizadas de forma ética e dentro dos padrões desejados.

Taxa de conversão de solicitações de compras

É um indicador que mede a eficácia do processo de aquisição de insumos, refletindo a proporção de solicitações que se transformam em ordens efetivas de compra. 

Para calculá-la, divide-se o número de ordens emitidas pelo total de solicitações recebidas em um determinado período. 

Uma taxa de conversão alta sugere que as solicitações estão sendo bem gerenciadas e que a equipe de compras está alinhada com as necessidades internas da organização. 

Por outro lado, uma taxa baixa pode indicar desafios na priorização ou avaliação das solicitações, sinalizando a necessidade de melhorias no controle de compras para garantir uma gestão financeira empresarial mais eficiente.

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KPI de saving de compras: o que é e como calcular 

Como falamos, o KPI de saving de compras é uma métrica essencial que permite às organizações avaliar a eficácia das estratégias e monitorar a economia gerada através de negociações e decisões relacionadas à aquisição de bens e serviços.

Fórmulas para calcular o saving de compras em diferentes cenários

1. Saving absoluto:
   Saving absoluto = Preço original - Preço pago
   
   
2. Percentual de saving:
   Percentual de saving =  Saving absoluto / Preço original x 100
   
   
3. Saving em compras em volume (considerando múltiplas unidades):
   Saving total=(Preço original−Preço pago) × Quantidade comprada 

Essas fórmulas permitem que os gestores façam uma análise de custos e do impacto das compras em diferentes contextos, garantindo uma visão abrangente sobre a performance financeira da área.

Impacto financeiro: por que o saving é o principal indicador para controle de custos

O saving é considerado um dos principais indicadores para controle de custos porque, ao identificar e quantificar economias, ele proporciona uma visão clara do impacto financeiro das decisões de compras. Essa métrica permite que as empresas:

• Aumentem a lucratividade: as economias geradas podem ser reinvestidas em outras áreas, aumentando a margem de lucro.
  
  
• Melhorem o fluxo de caixa: reduzir gastos imediatos melhora a liquidez da empresa, possibilitando investimentos estratégicos.
  
  
• Ajustem o orçamento: com um monitoramento contínuo, é possível reavaliar e ajustar o planejamento financeiro da empresa com base em dados reais.

Melhores práticas na escolha de KPIs para compras

Você já se perguntou como garantir que os KPIs ajudem a sua empresa a alcançar seus objetivos? A escolha de indicadores de compras adequados pode ser decisiva para o sucesso dessa área. 

A seguir, vamos explorar as melhores práticas para selecionar e implementar KPIs não apenas para medir o desempenho, mas também para impulsionar resultados significativos para o negócio.

Escolha de KPIs alinhados com os objetivos da empresa

A primeira e mais importante prática na escolha dos indicadores de compras é garantir que eles estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. 

Isso significa focar nos KPIs que mais impactam os resultados, como a redução de custos, a eficiência operacional ou a qualidade dos fornecedores. 

Dessa forma, você assegura que todos do setor de compras trabalhem em direção a um mesmo propósito, maximizando a contribuição da área para o sucesso global do negócio.

Monitoramento frequente

Monitorar os indicadores de compras de forma contínua é essencial para o gestor financeiro garantir que a equipe esteja sempre no caminho certo. Estabelecer uma rotina de acompanhamento permite identificar rapidamente quaisquer desvios em relação às metas, possibilitando ajustes imediatos nas estratégias. 

Ferramentas de dashboard e relatórios periódicos podem facilitar esse processo, proporcionando uma visão clara e acessível dos resultados. 

O monitoramento frequente aumenta a responsabilidade do time e fomenta uma cultura de melhoria contínua dentro da área de compras.

Análise preditiva

Ferramenta poderosa para o setor de compras, a análise preditiva permite ao gestor do departamento financeiro prever tendências com base em dados históricos. Utilizando técnicas de análise de dados e algoritmos avançados, as empresas podem identificar padrões que influenciam a demanda, os preços dos insumos e até o comportamento dos fornecedores. 

Essa abordagem proativa possibilita tomadas de decisão mais embasadas e estratégias de compras mais eficazes, antecipando desafios e oportunidades antes que eles se concretizem.

Dessa forma, a análise preditiva melhora a eficiência e fortalece a posição competitiva da empresa no mercado.

Como usar KPIs para melhorar a gestão de compras

Que os indicadores de compras corretos podem transformar a eficiência do setor e maximizar os resultados financeiros de uma empresa, não é novidade. Mas como usá-los de forma estratégica para melhorar a gestão de compras como um todo? Confira a seguir:

• Defina metas específicas e mensuráveis que se alinhem com os objetivos da empresa: você pode estabelecer uma meta de reduzir os custos de aquisição em 10% ou melhorar a pontualidade na entrega de fornecedores em 15%, por exemplo. Metas claras proporcionam um foco direcionado e permitem que a equipe acompanhe seu progresso de forma objetiva. Isso motiva os envolvidos e facilita a identificação de áreas que precisam de atenção.
  
  
• Utilize benchmarks do setor para comparar a performance da sua empresa com a de concorrentes e líderes de mercado: essa prática oferece uma perspectiva externa sobre o desempenho, ajudando a identificar lacunas e oportunidades de melhoria. Ao saber onde você se posiciona em relação aos padrões do setor, é possível ajustar estratégias de compras para se alinhar com as melhores práticas, garantindo competitividade e eficiência.
  
  
• Implemente um processo de revisão contínua dos indicadores de compras: à medida que o mercado e as demandas da empresa mudam, é fundamental garantir que os KPIs permaneçam relevantes e eficazes. Realizar avaliações regulares permite que o time identifique quais deles estão entregando resultados significativos e quais precisam ser ajustados ou substituídos. Essa flexibilidade ajuda o setor de compras a se adaptar rapidamente às novas realidades, garantindo que os objetivos de desempenho estejam sempre alinhados com as necessidades da empresa.

Leia também: O que são KPIs financeiros e 10 exemplos para sua empresa

Como medir o desempenho dos fornecedores com KPIs específicos

Você já se perguntou como garantir que seus fornecedores estejam atendendo às suas expectativas? Medir a performance deles é fundamental para otimizar a cadeia de suprimentos e garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. 

Utilizar indicadores chave de desempenho pode proporcionar uma visão clara sobre a atuação dos fornecedores, permitindo que você tome decisões embasadas e mantenha um padrão de eficiência elevado. 

Veja, a seguir, os KPIs mais relevantes para avaliar o desempenho de seus fornecedores.

• Qualidade dos itens comprados: é um dos principais indicadores de desempenho para fornecedores. Para monitorá-la, é essencial acompanhar a taxa de produtos defeituosos e coletar feedback, internos e externos. Estabelecer um padrão de qualidade claro ajuda a reduzir custos adicionais relacionados a devoluções ou substituições, além de contribuir positivamente para a reputação da empresa. 

• Pontualidade nas entregas: é fundamental para garantir que sua operação não seja impactada por atrasos. Você pode calcular essa métrica registrando a porcentagem de entregas feitas dentro do prazo acordado em relação ao total de entregas. 

• Taxa de cumprimento de pedidos: esse KPI pode ser calculado dividindo o número de pedidos entregues pelo total de pedidos feitos. Um alto índice de cumprimento indica que o fornecedor é confiável e atende às suas necessidades. Já taxas baixas podem sinalizar problemas na comunicação ou na execução dos pedidos, exigindo ações corretivas. 

• Custo de frete e logística: é essencial para entender o impacto financeiro dos fornecedores. Esse indicador pode incluir despesas com transporte, armazenamento e manuseio. Ao monitorá-las em relação ao valor total das compras, você pode identificar oportunidades de otimização, como negociar melhores condições com transportadoras ou buscar alternativas logísticas mais eficientes. 

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