8 dicas para otimizar o controle de compras na sua empresa

Gerir o controle de compras é um desafio constante. Desde a identificação das necessidades da empresa até a seleção e avaliação de fornecedores, é importante garantir que esse processo, muitas vezes complexo e propenso a erros, seja eficiente e lucrativo.

A pressão para reduzir custos operacionais sem comprometer a qualidade dos bens e serviços adquiridos é intensa. Qualquer falha pode resultar em desperdícios significativos e impactar negativamente a sustentabilidade financeira.

Este artigo oferece aos gestores financeiros dicas práticas para otimizar o controle de compras. A intenção é proporcionar estratégias que realmente façam a diferença no dia a dia, tornando a gestão financeira mais eficaz. Acompanhe a leitura.

O que é e como funciona o controle de compras em uma empresa?

O controle de compras é um conjunto de práticas e processos que visa garantir a eficiência nas aquisições de uma empresa. Envolve atividades que vão desde a identificação das necessidades até a seleção e avaliação de fornecedores. Passa, também, pela negociação e o acompanhamento de pedidos.

Fazer um bom controle de compras impacta diretamente o desempenho financeiro da empresa. Isso porque permite uma gestão mais inteligente dos recursos financeiros, estoque, fornecedores e materiais.

A empresa que implementa soluções automatizadas de gestão de compras é capaz de reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência dos processos.

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Como a automação no controle de compras pode reduzir custos e aumentar a eficiência

Um exemplo notável de sucesso na automação de controle de compras é a adoção de tecnologias avançadas que ajudam a integrar e otimizar processos.

De acordo com a Deloitte, muitas empresas brasileiras estão reconhecendo a importância de melhorar a gestão de riscos associados a terceiros. Esse reconhecimento é fundamental. A gestão eficaz desses riscos pode prevenir uma série de problemas que impactam diretamente a operação e a reputação da empresa.

Na verdade, 57% dessas empresas identificam a necessidade de aprimorar essa gestão, uma medida que pode resultar em significativa redução de custos operacionais e aumento da eficiência​.

Com a implementação de sistemas automatizados, as empresas conseguem integrar todo o processo de compras, desde a solicitação até o pagamento. Isso reduz a necessidade de processos manuais e, consequentemente, reduzindo a chance de erros e fraudes.

A automação melhora a gestão de compras. Isso significa que, com as ferramentas certas, é possível superar desafios e alcançar resultados em eficiência e economia.

Dica de leitura da Flash: Qual o melhor sistema de RH para a sua empresa? 10 tipos de software e como escolher.

8 dicas indispensáveis para fazer o controle de compras dar certo

Para otimizar o controle de compras, é muito importante seguir algumas práticas. Dessa forma, você garante que a sua empresa esteja bem estruturada para corrigir erros e obter os resultados que deseja.

1. Implemente uma política de compras

A definição de uma política de compras clara é essencial para alinhar as atividades de aquisição com os objetivos estratégicos da empresa.

As diretrizes devem incluir informações sobre como selecionar fornecedores, negociar os melhores preços e monitorar a qualidade dos produtos e serviços adquiridos. Também devem considerar, caso seja necessário, requisitos básicos para matéria prima (ex. indústrias) e controle de estoque (ex. fábricas e comércios).

Lembre-se de comunicar a política a todos os envolvidos no processo para garantir que todos estejam na mesma página. Além disso, deve-se definir procedimentos para a realização de compras emergenciais e a manutenção de um registro de despesas corporativas.

2. Otimize e revise o processo de compras

A automação dos processos de compras pode trazer inúmeros benefícios, como a redução de erros e maior eficiência nas operações.

Ferramentas como planilhas de gestão de compras, softwares especializados e até mesmo sistemas integrados de gestão (ERP) são fundamentais para um controle eficaz.

A automação no processo de compras pode reduzir o tempo de processamento de pedidos. Isso se traduz em maior agilidade e precisão, permitindo que os gestores foquem em atividades estratégicas, como análise de custos e planejamento financeiro.

Conheça 5 ferramentas para automatizar a área financeira e desfrute do que a otimização de tarefas pode fazer pela sua empresa.

3. Avalie e monitore os fornecedores

Para garantir consistência e qualidade nas aquisições, avaliar e monitorar os fornecedores é essencial no controle de compras.

Nesse acompanhamento, critérios como qualidade, prazo de entrega e custo são fundamentais. Além disso, considere o histórico de confiança e o atendimento dos fornecedores.

Estabeleça processos de feedback e mantenha uma comunicação sempre aberta com os seus fornecedores. Também inclua reuniões periódicas e relatórios de desempenho.

Monitorar os fornecedores de forma eficaz pode antecipar e mitigar possíveis problemas, como interrupções no fluxo de suprimentos, além de assegurar a continuidade dos negócios.

4. Estabeleça metas e indicadores de desempenho

Metas bem definidas ajudam a identificar áreas de melhoria e a ajustar processos financeiros e operacionais conforme necessário. Exemplos de KPIs financeiros relacionados ao controle de compras que devem ser sempre monitorados incluem:

• Margem bruta: monitore a margem bruta para garantir que o custo das mercadorias vendidas (CMV) está sob controle.

• Margem líquida: acompanhe a margem líquida para avaliar o impacto dos custos de compras no lucro final.

• EBITDA: use o EBITDA para medir a eficiência operacional. Ao reduzir os custos operacionais através de um bom controle de compras, você melhora esse indicador.

• Geração de caixa: verifique a geração de caixa para assegurar uma boa liquidez. Controlar bem as compras ajuda a manter um fluxo de caixa positivo.

• Ponto de equilíbrio: controle o ponto de equilíbrio financeiro para saber o nível de vendas necessário para cobrir todos os gastos. Isso diminui os custos de compras e ajuda a atingir o ponto de equilíbrio mais rapidamente.

Saiba mais em nosso dashboard de indicadores financeiros e tenha um acompanhamento rigoroso dos desafios e oportunidades no setor de compras da sua empresa.

5. Realize uma gestão de estoque integrada

O controle de compras e a gestão de estoque estão intimamente relacionados. Técnicas como o uso de planilhas para controle de compras podem ajudar a manter o equilíbrio entre a oferta e a demanda, evitando tanto a falta quanto o excesso de estoque.

Uma gestão de estoque integrada garante que os recursos estejam disponíveis quando necessários, sem sobrecarregar o capital da empresa.

A integração do controle de compras com a gestão de estoque permite uma visão holística do processo. A integração também facilita a identificação de pontos críticos e a implementação de melhorias.

Método FIFO para gestão de estoque

O método FIFO (First In, First Out) é uma das estratégias mais utilizadas na gestão de estoque. Ele assegura que os primeiros itens adquiridos ou produzidos sejam os primeiros a serem vendidos ou utilizados.

O objetivo principal do FIFO é minimizar a obsolescência e o desperdício de produtos. Ele garante que os itens mais antigos sejam utilizados antes dos mais novos.

Esse método é amplamente utilizado em contabilidade, pois pode simplificar o cálculo do custo dos produtos vendidos (CPV) e melhorar a precisão dos relatórios financeiros.

Implementar o método FIFO pode melhorar a eficiência operacional. O motivo é que isso organiza o fluxo de saída de produtos de maneira lógica e ordenada.

6. Invista em capacitação do setor de compras

O treinamento contínuo da equipe de compras é fundamental para manter a qualidade do processo. Programas de capacitação, que incluem desde o uso de novas tecnologias até técnicas de negociação, podem ajudar o departamento a se manter atualizado sobre as melhores práticas do mercado.

As principais habilidades que os profissionais no setor de compras devem ter incluem:

• Negociar melhores condições e preços com os fornecedores;
• Analisar dados para tomar decisões informadas sobre compras;
• Entender o mercado, suas tendências, preços e fornecedores;
• Desenvolver e manter relações estratégicas com fornecedores; e
• Garantir que todas as transações de compras cumpram leis e políticas éticas.

Saiba como desenvolver soft skills e hard skills dos seus colaboradores lendo nosso artigo sobre o assunto.

7. Prepare-se para a gestão de riscos

A gestão de riscos é um componente essencial no controle de compras. Identificar, avaliar e mitigar riscos no processo de compras pode prevenir problemas futuros e garantir a continuidade dos negócios.

Implementar uma gestão de riscos eficaz envolve monitorar a qualidade e a confiabilidade dos fornecedores. Além disso, também precisa ter planos de contingência para situações imprevistas, fundamental para se atentar aos gastos em excesso e a credibilidade da empresa em suas entregas.

Um exemplo claro é a análise de risco de fornecedores baseada em dados históricos de desempenho e conformidade. Essa prática permite uma seleção mais criteriosa e evita problemas de entrega ou qualidade que poderiam impactar a operação da empresa.

8. Aposte na tecnologia

A tecnologia proporciona ao controle de compras automação, segurança de dados e tomada de decisões estratégicas baseadas em relatórios precisos.

Contar com um sistema de gestão digital é essencial para integrar e acompanhar em tempo real todas as etapas do processo de compras, reduzindo a necessidade de processos manuais e minimizando a chance de erros e fraudes.

Ao implementar um cartão corporativo inteligente ao seu controle de compras, tudo isso passa a ser realidade. Despesas corporativas e pagamento a fornecedores, por exemplo, são centralizadas em uma única plataforma para facilitar toda a gestão completa.

O cartão ainda possibilita aos gestores gerenciar limites de gastos e agilizar os procedimentos de solicitação e aprovação. Tudo isso no aplicativo da Flash. Isso garante conformidade com as políticas internas da empresa, evitando riscos de compliance e gastos desnecessários.

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