Aplicativo para calcular km rodado: saiba qual é o melhor para viagens corporativas

Um aplicativo para calcular km rodado é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar a gestão de despesas de viagens corporativas.

Utilizar um aplicativo especializado nesse tipo de cálculo traz inúmeros benefícios, incluindo maior precisão nos relatórios de despesas, redução de erros e economia de tempo.

Com a conveniência de registros automatizados e facilmente acessíveis, esses aplicativos tornam a gestão de reembolso de quilometragem mais eficiente e transparente.

Neste artigo, você vai aprender sobre os principais aplicativos do mercado e como implementá-los efetivamente nas políticas de viagens da sua empresa.

Saiba também: como declarar reembolso de despesas no Imposto de Renda?

5 razões para começar a utilizar um aplicativo de cálculo de quilometragem ainda hoje

A eficiência e a precisão no controle de despesas são importantes para qualquer empresa. Por isso, uma calculadora de km rodado serve para os colaboradores registrarem e receberem seu devido reembolso de viagens a trabalho.

Calcular o consumo de combustível por quilômetro é uma prática vantajosa, tanto para usuários de aplicativos de corrida quanto para aqueles que utilizam veículos próprios. Entenda, a seguir, por que isso é importante:

1. Precisão nos relatórios de despesas

Esses aplicativos garantem que os cálculos de km e combustível em viagens a trabalho sejam precisos, eliminando erros humanos comuns em registros manuais. Isso resulta em relatórios financeiros mais confiáveis e transparentes.

No caso da Flash, um dos diferenciais é oferecer um software completo de gestão de despesas, carta de reembolsos e viagens, tudo integrado em uma única plataforma. Com o nosso sistema, o Cartão Corporativo pode ser utilizado para abastecimento. Desse modo, além de promover a satisfação dos colaboradores, também agiliza os processos para os responsáveis financeiros.

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2. Economia de tempo

O uso de um aplicativo para calcular km rodado agiliza o processo de registro de despesas, economizando o tempo precioso dos funcionários. Em vez de gastar horas preenchendo formulários e calculando distâncias manualmente, tudo é feito de forma rápida e eficiente.

3. Conveniência dos registros automatizados

Os aplicativos permitem que os registros de quilometragem sejam feitos automaticamente, sem necessidade de intervenção manual. Isso significa que os dados estão sempre atualizados e acessíveis, facilitando o controle e a gestão das despesas de viagem.

4. Acessibilidade das informações

Com os dados armazenados digitalmente, é fácil acessar e revisar os registros de quilometragem a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso proporciona uma visão clara e imediata das despesas de viagem, auxiliando na tomada de decisões mais informadas.

5. Integração com outros sistemas

Muitos aplicativos de cálculo de km rodados oferecem integração com sistemas de gestão financeira e de reembolso, centralizando todas as informações em um único lugar. Isso simplifica a administração das despesas e melhora a eficiência operacional.

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Critérios para escolher o melhor aplicativo

• Cálculo de trajeto: um bom aplicativo deve oferecer o cálculo preciso dos trajetos percorridos. Isso inclui a capacidade de mapear rotas e calcular automaticamente a distância total percorrida, eliminando a necessidade de registros manuais.
  
  
• Odômetro: a funcionalidade de odômetro permite que o aplicativo registre as leituras do hodômetro do veículo, garantindo que as viagens sejam contabilizadas corretamente. Essa precisão é vital para a contabilização correta do reembolso de km para funcionários.
  
  
• GPS tracker: o uso de um GPS tracker integrado é fundamental para rastrear automaticamente a localização do veículo e calcular a distância percorrida em tempo real, proporcionando dados precisos e atualizados sobre cada viagem.
  
  
• Taxa de quilometragem: a capacidade de configurar e aplicar diferentes taxas de quilometragem é essencial. Isso permite que as empresas ajustem as taxas conforme necessário, de acordo com a política de reembolso de quilometragem ou variações de custos.
  
  
• Lançamentos simultâneos: um aplicativo eficiente deve permitir lançamentos simultâneos de quilometragem e outras despesas, facilitando a gestão de múltiplos registros ao mesmo tempo. Essa funcionalidade economiza tempo e simplifica o processo de reembolso.
  
  
• Cálculo da taxa de reembolso: a automatização do cálculo da taxa de reembolso é uma característica importante. O aplicativo deve calcular automaticamente o valor a ser reembolsado com base na distância percorrida e nas taxas predefinidas, garantindo precisão e eficiência.
  
  
• Armazenamento online: o armazenamento é fundamental para garantir que todos os dados de quilometragem sejam salvos de forma segura e acessível. Isso facilita o acesso às informações, além de proteger os dados contra perdas.

Vale pontuar que além da gestão completa de despesas e viagens corporativas, a Flash preenche todos os requisitos acima, destacando-se com o melhor app para cálculo de km.

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Como implementar o aplicativo para calcular km rodado na rotina de viagens corporativas em 5 passos simples

Integrar um aplicativo para calcular km rodado na rotina de viagens corporativas pode parecer um desafio inicialmente, mas com o passo a passo a seguir, essa transição pode ser suave e benéfica para a empresa.

Aqui está um guia detalhado para ajudá-lo a implementar essa tecnologia de forma eficaz.

Passo 1: escolha do aplicativo

Antes de mais nada, selecione o aplicativo que melhor se adapta às necessidades da sua empresa.

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Passo 2: definição das políticas de viagens

Revise e atualize a política de viagem da empresa para incluir o uso do aplicativo escolhido. Certifique-se de que as políticas estejam claras sobre como e quando os colaboradores devem registrar suas quilometragens e como os reembolsos serão processados.

Se ainda não tem um modelo para política de viagens e reembolso, baixe o nosso agora mesmo, é grátis e editável.

Passo 3: configuração do aplicativo

Configure o aplicativo conforme as necessidades da sua empresa, como a definição de taxas, integração com sistemas de gestão financeira e a permissão de usuários.

A Flash oferece suporte técnico para ajudar na configuração inicial e garantir que tudo esteja funcionando corretamente.

Passo 4: treinamento para colaboradores e gestores

Realize sessões de treinamento para garantir que todos os colaboradores e gestores entendam como usar o aplicativo, o treinamento deve abranger:

• como baixar e instalar o aplicativo em seus dispositivos;
• como registrar e rastrear viagens usando o GPS tracker;
• como verificar e corrigir leituras do odômetro;
• como enviar relatórios de quilometragem para reembolso.

Passo 5: implementação piloto

Antes de lançar o aplicativo para toda a empresa, considere realizar um programa piloto com um grupo pequeno de usuários. Isso permitirá identificar e resolver quaisquer problemas antes da implementação total. Durante o piloto, recolha feedback dos usuários para ajustar o processo conforme necessário.

Não se esqueça de revisar regularmente os relatórios de quilometragem para garantir que o aplicativo está sendo utilizado corretamente e que os dados são precisos.

Implementar um aplicativo para calcular km rodado na rotina de viagens corporativas pode trazer grandes benefícios em termos de precisão, eficiência e economia de tempo.

Com o software da Flash, sua empresa terá uma solução completa e integrada para todas as necessidades de gestão de despesas de quilometragem.

Alguns dos benefícios são:

• precisão aprimorada;
• redução de erros;
• economia de tempo;
• conveniência de registros automatizados;
• otimização de processos financeiros;
• gestão mais eficiente e transparente.

A longo prazo, essa implementação resultará em um melhor controle de custos e uma maior satisfação dos colaboradores. Clique na imagem abaixo para conhecer as nossas soluções e garanta a sustentabilidade financeira da sua empresa com a Flash.