Conheça 5 tipos de orçamento empresarial e saiba como montar na sua empresa

Acompanhe a leitura e descubra também a função do orçamento financeiro para um sistema de controle de despesas. Aprenda a analisar como o orçamento atual se conecta com o ano anterior e atualize as suas estratégias para o plano de negócios.

O que é orçamento empresarial?

O orçamento empresarial é uma ferramenta fundamental que tem como objetivo reunir e detalhar todas as receitas e despesas de uma empresa em um período de tempo pré-determinado. Costuma ser elaborado anualmente, porém, também pode ser dividido em semestres, trimestres ou, até mesmo, meses.

Os dados coletados envolvem os gastos e ganhos da companhia para que possa ser feita uma projeção futura com objetivos e metas financeiras.

O orçamento empresarial, também chamado de orçamento organizacional, é essencial para uma análise aprofundada sobre o ativo e o passivo da organização. Junto ao planejamento financeiro, prepara os gestores para entender assuntos como o ROI, dívidas futuras e oportunidades de negócio.

O ideal é que todo o processo seja coordenado com a equipe financeira. Isso é fundamental para conferir credibilidade e comunicação para o plano de ação.

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Qual a importância do orçamento para a empresa?

Mais do que apenas controlar gastos e analisar a situação financeira da empresa, o orçamento empresarial age como um guia para as decisões. Sem um embasamento em dados e uma visão clara sobre o futuro, torna-se muito difícil planejar os próximos passos.

Imagine tentar prever o próximo ano sem considerar a sazonalidade de vendas ou uma dívida que será paga ao longo dos próximos meses. Toda ação pode impactar na operação e no andamento da companhia.

Leia também: O que é EBITDA, por que e como calcular nas empresas?

Muitas vezes, a falta de planejamento pode levar até mesmo à falência. Um orçamento bem feito é essencial para garantir uma gestão financeira eficiente.

Esse documento aparelha a instituição para lidar com oportunidades e desafios que ainda virão. Além de auxiliar na correção de erros e facilitar o corte estratégico de gastos. Com ele em mãos é possível fazer uma análise financeira e projetar o que é preciso para crescer no futuro.

5 tipos de orçamento empresarial

Existem diversos tipos e combinações para se chegar ao orçamento empresarial ideal para uma empresa. Descubra quais são os principais tipos de orçamento empresarial a seguir:

1. orçamento histórico;
2. orçamento matricial;
3. orçamento base zero;
4. orçamento contínuo;
5. orçamento baseado em atividade.

1. Orçamento histórico

Esse modelo usa as informações sobre o exercício no ano anterior, por exemplo, para construir o planejamento orçamentário. Para fazer isso, são analisadas despesas, receitas e custos do período estipulado. Com o objetivo de ponderar uma porcentagem de redução ou crescimento conforme as metas.

Uma das vantagens deste método é sua rápida implementação. Trata-se de um tipo considerado mais conservador, já utilizado há bastante tempo nas empresas.

Neste caso, o alerta fica para o cuidado em não incitar gastos desnecessários e inflar o orçamento. Reúna pessoas de diversas áreas, ouça as necessidades e analise os melhores caminhos para não comprometer os investimentos.

2. Orçamento matricial

Este exemplo, também conhecido como gerenciamento matricial de despesas (GMD), é bastante popular. Ele tem uma fácil elaboração e proporciona uma visão objetiva e cruzada em sua análise. Esse método separa-se em dois grupos e acontece da seguinte forma.

• Pacotes: são os grupos de investimentos da organização, despesas, receitas, custos fixos e variáveis;
• Entidades: são os centros de custo, unidades de negócios e departamentos — ou as divisões virtuais, fiscais da empresa.

Para concretizar o orçamento matricial, leva-se em conta 3 partes.

• Controle cruzado: todas as despesas precisam ser conduzidas por 2 pessoas;
• Desdobramento: todos os gastos devem ser especificados o nível de atividade;
• Acompanhamento sistemático: É necessário fazer o acompanhamento dos resultados, definir medidas para corrigir erros e comparar metas frequentemente.

3. Orçamento base zero

Neste tipo, cada setor discrimina os gastos possíveis e fica responsável por fazer um orçamento empresarial de cada centro de custos do zero.

Este método desconsidera os gastos passados, mas evita desperdícios. A vantagem é que os gestores financeiros estão em sua área de expertise e farão uma análise mais minuciosa sobre as necessidades reais.

4. Orçamento contínuo

Trata-se de um modelo que busca aprimorar outros tipos de orçamento e consiste em fixar intervalos de tempo. No orçamento contínuo, o planejamento não é feito uma vez ao ano, ele é feito continuamente. Como vantagem, esse orçamento mantém os cálculos e informações sempre atualizados.

O plano financeiro pode ser realizado a cada um, quatro ou seis meses, sendo necessário atualizá-lo para o próximo período. Ao utilizá-lo, os gestores estarão sempre informados sobre o que acontece e eventos incomuns podem ser adicionados ao plano com maior agilidade.

5. Orçamento baseado em atividade

Esse orçamento é baseado no custo real de um produto ou serviço. Nesse modelo, o planejamento é feito com base nos encargos que cada atividade exercida representa.

Por meio dessa gestão de custos, as estratégias organizacionais são transformadas e transportadas para as operações e processos internos. Sendo assim, a organização se torna mais competitiva.

Na gestão baseada em atividade, é possível prever o volume de recursos para atender determinada demanda. Mas, se o primeiro plano gerar desequilíbrio, pode-se adequar a demanda, recursos ou processos.

Seja ajustando preços, campanhas de marketing, produzindo menos ou revendo custos fixos e variáveis, esse modelo orçamentário visa alcançar o equilíbrio operacional entre os recursos necessários e os disponíveis. Confira abaixo um mapa mental desse sistema:

Como elaborar um orçamento empresarial?

Fazer um orçamento demanda esforço e tempo, mas pode ser facilitado caso siga algumas dicas. Separamos as etapas essenciais para te ajudar a ganhar eficiência neste processo.

Que tal colocar a mão na massa? Veja como montar um orçamento em 9 passos:

1. monte o diagnóstico financeiro;
2. liste os objetivos e as metas;
3. faça uma projeção baseada em dados;
4. estime as receitas;
5. detalhe os custos e despesas;
6. planeje seus investimentos;
7. inclua os indicadores;
8. facilite a consulta e a comunicação;
9. revise e acompanhe.

1. Monte o diagnóstico financeiro

O primeiro passo consiste em fazer uma análise geral da condição financeira do negócio. Para isso, você precisará reunir informações e relatório de despesas, seja do último ano, trimestre ou semestre. Quanto mais informações, melhor será seu embasamento para começar a fazer o orçamento para o próximo período.

2. Liste os objetivos e as metas

É necessário definir os objetivos e metas previstos no orçamento, bem como a forma de medição para verificar se foram alcançados.

Muitas empresas focam em reduzir custos, mas lembre-se da prioridade que pode beneficiar a empresa neste período. Alguns exemplos são o investimento em uma nova área, a contratação de novos colaboradores ou a implementação de tecnologias para auxiliar no crescimento do negócio.

3. Faça uma projeção baseada em dados

A projeção de vendas deve estimar as quantidades que se espera vender em um período de tempo específico. É fundamental analisar o histórico de vendas passado e entender as particularidades do setor em que se atua. Isso evita fazer projeções impossíveis.

4. Estime as receitas

Além da receita proveniente de vendas, é preciso pensar em investimento externo, por exemplo. Listar e estimar as receitas ajuda a mostrar um panorama honesto com relação ao futuro da companhia.

5. Detalhe os custos e as despesas

Depois de melhorar o fluxo de caixa, é hora de pensar no que pode sair. Ou seja, todos os custos e despesas. Junto aos responsáveis por cada área, defina o que é fundamental entre os gastos da companhia. Esse é o momento de revisar tudo o que foi gasto no período anterior.

Muitas vezes, há despesas que poderiam ser evitadas. Em viagens corporativas, por exemplo, quando não há um controle eficiente, os colaboradores podem acabar gastando de forma irresponsável, e quem arca com isso é a empresa.

No entanto, mapear os gastos fixos e as despesas variáveis, assim como as despesas operacionais e despesas administrativas de uma organização, pode levar algum tempo. Além da confusão que acontece, cada setor tem as suas especificidades, exigindo certo estudo.

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6. Planeje seus investimentos

As organizações que pretendem expandir ou atualizar suas operações precisam incluir os investimentos no orçamento. Caso contrário, os cofres da empresa e a margem líquida podem comprometer-se.

O dano pode ser especialmente maior quando se fala em empréstimos e taxas de juros. Mas, de qualquer forma, os custos devem ser discriminados.

7. Inclua os indicadores

Os gestores também devem fazer uma análise completa dos KPIs financeiros. Ao conhecer os custos de um produto ou serviço, sua precificação é facilitada e as simulações são mais precisas.

Indicadores como a margem líquida e bruta são fundamentais para entender a capacidade de uma empresa lucrativa. Conhecendo essas informações, os responsáveis (RH e financeiro) conseguem se preparar para diferentes situações.

8. Facilite a consulta e a comunicação

Depois de tudo estar bem definido é necessário comunicar os colaboradores sobre o tema. Seja por meio de memorandos, newsletters ou e-mails, a comunicação interna precisa ser eficiente.

Somente assim o corpo organizacional terá respostas rápidas para propostas de compra ou contratação de serviços. Além disso, quando o orçamento é de conhecimento de todos, a equipe passa a entender as limitações e buscar soluções criativas e inovadoras.

9. Revise e acompanhe

Independente do tipo de orçamento escolhido para ser implementado, ele precisa ser monitorado constantemente. Caso contrário, o planejamento ficará desatualizado e os gastos podem sair do controle.

Seja para reduzir custos em viagens corporativas ou na prestação de um serviço, o acompanhamento ajuda a evitar desperdícios.

Vantagens e desvantagens do orçamento empresarial

Os diferentes modelos de orçamento empresarial apresentam diferentes vantagens e desvantagens. Entre os benefícios desse controle organizacional está o domínio dos cofres. Essa forma de gestão reúne os orçamentos de todas as áreas, devendo ser desmembrado para cada setor.

Entre os departamentos que precisam ser mapeados estão:

• vendas;
• tecnologia da informação;
• recursos humanos;
• operações;
• compras;
• marketing e publicidade.

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