Como funciona a assinatura digital no processo de admissão? Entenda os benefícios

A admissão de funcionários mudou significativamente com o avanço da tecnologia. Hoje, muitos procedimentos foram otimizados, e a assinatura digital na admissão é um dos principais exemplos dessa transformação.

Uma ferramenta indispensável para o Departamento Pessoal, a assinatura digital agiliza, centraliza e garante segurança em algumas das etapas mais importantes do processo de admissão. Isso significa o fim das complicações com assinaturas em papel.

A transição dos métodos tradicionais para processos digitais vai além da praticidade: ela reduz custos e eleva a experiência tanto dos colaboradores quanto do setor de Recursos Humanos.

Acompanhe a leitura e entenda como a assinatura digital funciona no contexto da admissão digital e veja como usá-la a seu favor.

O que é assinatura digital no processo de admissão?

O processo admissional é composto por diversas etapas, obrigações legais e trabalhistas, que exigem a coleta de uma série de documentos essenciais para iniciar o vínculo empregatício. Entre esses documentos estão o contrato de trabalho, concessão de benefícios, políticas internas, termos de aceitação, entre outros. 

Tradicionalmente, esses documentos exigiam a assinatura física do colaborador, o que implicava em deslocamento até a empresa para a entrega da documentação e assinatura dos termos.

Com a pandemia da COVID-19, a necessidade de facilitar e otimizar esse processo se tornou ainda mais evidente, impulsionando o uso de assinaturas digitais na admissão de funcionários.

A assinatura eletrônica é uma tecnologia que utiliza algoritmos criptográficos para autenticar a identidade de um signatário, que assina um documento virtual. Assim, assegura a integridade do registro, validado por meio de um certificado digital, conferindo validade jurídica aos documentos eletrônicos.

No Brasil, a assinatura digital é regulamentada pela Medida Provisória nº 2.200-2. Mas foi a Lei nº 14.063/2020 que trouxe ainda mais segurança jurídica para o tema. 

Conhecida como a "Lei da Assinatura Digital", a legislação moderniza o uso da assinatura eletrônica e abre sua aceitação para mais situações públicas e privadas. 

Como funcionam as assinaturas no processo de admissão digital?

A transformação digital na admissão representa a evolução dos processos tradicionais. 

Antes, tudo precisava ser feito presencialmente, demandando tempo tanto do futuro colaborador quanto do RH. Agora, todo o procedimento é simplificado, incluindo a coleta de documentos e assinaturas, tornando o processo muito mais eficiente.

. Essa mudança é tão significativa que até os órgãos governamentais se adaptaram para garantir a digitalização. Hoje, por exemplo, o registro de admissão é realizado diretamente na carteira de trabalho digital. 

O uso de tecnologia nas atividades admissionais permite que todas as etapas sejam realizadas de forma online, o que não apenas agiliza o processo, mas também garante a conformidade com as regulamentações trabalhistas.

A admissão digital funciona de forma bem simples e ágil, confira:

1. Coleta de documentos: candidatos enviam todos os documentos necessários digitalmente através da plataforma, eliminando a necessidade de entrega física.
2. Validação: toda a homologação dos documentos é feita pela plataforma. Isso garante que todas as informações estejam corretas e completas antes de prosseguir.
3. Exame admissional: o exame pode ser agendado e o ASO registrado diretamente pelo sistema, centralizando tudo em um único lugar.
4. Assinatura de contratos: os contratos são assinados digitalmente, com validade jurídica, eliminando a necessidade de presença física para a assinatura.

Antes de prosseguirmos com a leitura, baixe gratuitamente nosso checklist com os documentos para admissão. Garanta que nenhum ficará de fora dos seus processos admissionais!

8 vantagens da assinatura digital na admissão

Para as empresas, a assinatura digital no processo de admissão de funcionários proporciona uma economia substancial de tempo e recursos. Isso não apenas elimina a necessidade de impressões, transportes e armazenamento físico de documentos, mas também propõe outros benefícios.

• Para empresas, RHs e gestores: economia de tempo, eficiência, automação de processos e segurança nas contratações.
  
  
• Para os colaboradores: mais praticidade, segurança e agilidade durante o processo de admissão em uma nova empresa.

Para empresas, RHs e gestores

A introdução de plataformas com assinatura digital surge como uma solução revolucionária para a admissão de colaboradores. Isso traz benefícios significativos para empresas, departamentos de RH e gestores.

Mais eficiência e economia de tempo

A assinatura digital elimina a necessidade de reuniões presenciais para rubricar documentos físicos. Isso motiva a redução de custos e economizando tempo e recursos. 

Os vistos do empregador e do empregado, bem como de testemunhas, são realizados eletronicamente pela plataforma.

Centralização e automação do processo de admissão

Toda a gestão eletrônica de documentos e etapas admissionais são centralizadas em uma única plataforma, o que facilita o acompanhamento e a gestão dos processos. A automação garante que todos os estágios obrigatórios sejam cumpridos conforme o planejado, reduzindo o risco de erros e atrasos.

Contratação 100% online, segura e simplificada

Graças à assinatura eletrônica, todo o processo de contratação pode ser realizado online, desde a emissão da carta proposta até a assinatura do contrato. Isso garante a segurança dos dados por meio de tecnologias avançadas de criptografia e autenticação, simplificando a experiência tanto para a empresa quanto para o candidato.

Acompanhamento detalhado de todas fases

Os gestores podem acompanhar em tempo real todas as etapas da assinatura para garantir que nenhum fator obrigatório seja desprezado e evitando riscos trabalhistas.

A digitalização do processo proporciona uma visão clara e abrangente de cada etapa. Essa facilidade permite a identificação de possíveis gargalos e a tomada de decisões para melhorar os processos.

Para os colaboradores

Já para os colaboradores, a assinatura digital oferece conveniência, permitindo que procedimentos importantes sejam concluídos com agilidade.

Processo de contratação prático e rápido

Os candidatos se beneficiam de contratações mais ágeis e seguras, com menos burocracia e maior transparência em todas as etapas. Eles podem realizar todas as etapas a hora que puderem, independente da localização

Recebimento e envio digital da documentação

A carta proposta pode ser enviada e assinada digitalmente. Isso tende a agilizar o processo e garantir que todas as condições da oferta sejam claras e formalizadas rapidamente.

Além disso, os candidatos podem enviar e receber documentos necessários para a admissão de forma digital, eliminando a necessidade de deslocamentos e custos com transporte.

Economia de custos com transporte e envio de documentos

A digitalização dos processos elimina a necessidade de envio físico de documentos. Com isso, resulta em economia de custos para os candidatos e maior conveniência.

Como coletar e assinar documentos com a Flash

O software de gestão de pessoas da Flash oferece uma solução completa e integrada para otimizar o processo de admissão de funcionários, desde a coleta de documentos até a assinatura de contratos.

Veja como cada funcionalidade da Flash pode transformar a experiência de admissão em sua empresa.

Coleta e validação de documentos

Com a Flash, os candidatos podem enviar todos os documentos necessários diretamente pela plataforma. Assim, elimina a necessidade de entregas físicas e reduz o tempo gasto nesse processo. 

A verificação de documentos pode ser feita 100% online, assegurando que todas as informações estejam corretas e completas. Isso não só acelera a admissão, mas também garante a conformidade com as regulamentações legais e internas da empresa.

Envio e recebimento do exame admissional

Os exames admissionais são necessários para garantir que os novos colaboradores estejam aptos para suas funções. A Flash facilita o agendamento e o envio de resultados dos exames diretamente pela plataforma. 

Os candidatos podem realizar o exame em clínicas parceiras e enviar os resultados de forma digital, que são automaticamente integrados ao sistema de RH.

Assinatura eletrônica de contratos

A assinatura eletrônica de contratos é uma das funcionalidades mais poderosas. E como fazer assinatura digitalizada? Simples: basta gerar todos os documentos que precisam ser assinados e enviá-los diretamente pela plataforma. Tudo será assinado com validade jurídica garantida. 

Para garantir ainda mais segurança e conformidade, a Flash permite a adição de testemunhas no fluxo de assinatura de contratos. Essa é uma funcionalidade obrigatória para situações que requerem validação adicional e transparência. Isso elimina a necessidade de reuniões presenciais e permite que o processo seja concluído de qualquer lugar, a qualquer hora.

Modelos de documentos e contratos

A Flash disponibiliza modelos de documentos e contratos, padronizando a documentação necessária para cada tipo de admissão, seja CLT, PJ ou estágio. Dessa forma, facilita a preparação e envio de documentos, assegurando que todos os requisitos legais e administrativos sejam atendidos.

Assim, seu processo ganha diversas vantagens, como:

• Padronização de documentos para diferentes tipos de contratação
• Facilidade na preparação e envio de documentos
• Conformidade com requisitos legais e administrativos
• Agilidade e eficiência na gestão de documentos

Modernizar e digitalizar faz parte do RH 4.0, sendo fundamental para acompanhar as demandas do mercado e melhorar a experiência dos colaboradores. 

A digitalização dos processos não só aumenta a eficiência, mas também proporciona maior segurança e conformidade.

A Flash é a sua melhor aliada nessa transformação, oferecendo soluções inovadoras para o seu RH. Conheça a nossa solução e descubra como podemos te ajudar a transformar a gestão de recursos humanos na sua empresa.

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