Otimize a produtividade com a automação do RH: benefícios e estratégias

A automação do RH é essencial para quem trabalha no setor de Recursos Humanos e busca soluções tecnológicas para superar os desafios da área.

Elevar as taxas de engajamento, aumentar a eficácia dos processos seletivos ou ampliar os índices de diversidade e inclusão dependem da otimização das tarefas operacionais. Todas essas frentes podem ser otimizadas por meio de um sistema de gestão de pessoas que atue de forma estratégica e produtiva.

“A automação é importante porque nos permite sair do burocrático e do operacional para participar de forma ativa na análise dos problemas e contribuir assertivamente nas tomadas de decisões”, afirma a consultora de RH Emanuella Velez, top voice do Linkedin. "Um RH automatizado consegue otimizar o tempo a seu favor, além de minimizar erros e reduzir custos, o que é algo extremamente importante para o negócio e os resultados."

Você está se perguntando quais processos de recrutamento e seleção podem ser automatizados? Ou como a inteligência artificial pode ajudar a transformar o RH em um parceiro mais estratégico? Se a resposta for "sim", continue com a gente.

Elaboramos um guia sobre os benefícios da automação de processos de RH.

Acompanhe a leitura!

O que é a automação do RH?

A automação do RH consiste na aplicação de tecnologias avançadas, como um software de gestão ou inteligência artificial, para simplificar tarefas manuais repetitivas dentro do setor de recursos humanos.

Essa transformação digital abrange uma variedade de processos críticos, desde a análise de dados de currículos até a administração eficiente da folha de pagamento e o controle rigoroso da jornada de trabalho dos colaboradores.

Ao integrar essas tecnologias, o setor de RH acelera suas operações e aumenta a precisão e a confiabilidade dos resultados obtidos, contribuindo de forma significativa para a eficácia geral da gestão de pessoas.

A importância da automação para a produtividade do RH

A automação traz ganhos substanciais para a produtividade dos times de RH. Ao remover tarefas repetitivas das mãos desses profissionais, a automação permite direcionar suas energias para áreas cruciais que impactam o sucesso da empresa.

Confira algumas pesquisas que destacam os benefícios que a automação no RH:

• Redução do tempo em tarefas administrativas: automatizar o RH pode gerar uma economia de tempo significativa em tarefas administrativas. Segundo a Lanteria, a automação pode reduzir em até 90% o tempo gasto com essas atividades​​.
  
  
• Melhoria no processo de onboarding: a automação também acelera o processo de integração de novos funcionários. A mesma pesquisa mostrou que o onboarding pode ser até 67% mais rápido em empresas que utilizam tecnologias de automação para gerenciar esse processo​​.
  
  
• Economia de tempo para gestores de RH: outra estatística relevante é que os gerentes de RH podem economizar até 14 horas por semana em tarefas que poderiam ser automatizadas, permitindo-lhes se concentrar em atividades mais estratégicas​​.
  
  
• Contribuição para a diversidade e inclusão: a automação pode ajudar a reduzir o viés no recrutamento, promovendo práticas mais justas e inclusivas. A introdução de AI e algoritmos éticos é vista como crucial para alcançar esses objetivos, como ressalta a Deloitte em suas pesquisas sobre a importância de sistemas de AI éticos​​.

Quais processos de RH podem ser automatizados?

À medida que as novas tecnologias avançam, diversos processos repetitivos podem ser automatizados com o uso de ferramentas digitais no RH estratégico.

Abaixo estão alguns dos principais processos que podem ser otimizados:

Recrutamento e seleção

É comum que a seleção de candidatos demore dias seja realizada manualmente. Com a ajuda de softwares que utilizam inteligência artificial para comparar currículos a critérios pré-definidos, o processo é concluído em segundos. Sendo assim, os recrutadores ganham tempo para conduzir entrevistas e outras etapas vitais do processo seletivo.

Admissão e onboarding

Plataformas digitais facilitam o processo de admissão e integração de novos colaboradores, automatizando desde o cadastro até o envio de documentos. Além disso, essas plataformas acompanham etapas cruciais como o treinamento, garantindo que todos os colaboradores registrem seus progressos de forma eficaz.

Comunicação interna

Uma comunicação interna eficaz é essencial para manter os colaboradores engajados. Automatizar esse processo permite que as informações sejam distribuídas no tempo certo, além de possibilitar que o RH monitore o volume de acesso e até mesmo a repercussão das mensagens.

Pesquisa de clima organizacional

A automação de pesquisas de clima organizacional reduz o tempo dedicado à criação de perguntas, coleta e organização de respostas, oferecendo a possibilidade de lançamentos em massa e a recepção de dados já prontos para análise.

Folha de pagamento

Considerado um dos processos que mais demanda tempo do RH, a folha de pagamento pode ser automatizada através de sistemas de RH integrados. Essa automação não só otimiza os cálculos, mas também ajuda a empresa a manter-se em dia com a legislação, evitando erros e problemas com o pagamento dos colaboradores.

Controle de ponto

Ter uma plataforma segura de marcação de ponto eletrônico permite ao RH ter muito mais eficiência no controle de horas extras, ausências, escalas, banco de horas e férias. Cada vez mais, esses sistemas ajudam na redução de horas extras e na diminuição de perdas com ações trabalhistas.

Análise de dados

Com o mercado de trabalho se tornando cada vez mais volátil, é essencial que os times de gestão de pessoas sejam orientados por dados. Sistemas avançados de análise de dados ajudam o RH a concentrar, estruturar e analisar todas as informações em um só lugar. Com dashboards atualizados em tempo real, o RH tem fácil acesso a insights e relatórios.

Passo a passo para automatizar o RH

O primeiro passo para a automação do RH envolve uma pesquisa detalhada para descobrir tecnologias que se alinhem às necessidades específicas da empresa e ofereçam uma boa relação custo-benefício.

“Existem excelentes soluções de IA hoje no Brasil, mas cabe à empresa e aos profissionais da área de RH identificarem quais etapas podem ser realizadas por esses sistemas, sempre atendendo às especificidades e aos desafios do negócio”, destaca Eliete Bernal Arellano, professora de gestão de pessoas da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

Seguindo a análise inicial, confira os próximos passos que podem ajudar a garantir um processo de automatização eficaz:

1. Mapeamento das atividades de RH: é crucial entender detalhadamente as funções de cada equipe, as tarefas realizadas, como são executadas e a duração de cada uma. Identifique quais processos consomem tempo operacional que poderia ser melhor aproveitado.
   
   
2. Entendimento da jornada do colaborador: analisar as etapas da gestão de pessoas e a rotina dos colaboradores ajuda a identificar pontos de melhoria na experiência deles dentro da empresa.
   
   
3. Alocação de recursos para tecnologia: incorporar investimentos em tecnologia no planejamento estratégico é vital para a otimização de processos e para alcançar as metas globais da organização.
   
   
4. Definição de metas claras: estabelecer com clareza os objetivos da automação é essencial para desenvolver novos processos e fluxos de trabalho que integrem o uso de tecnologias, permitindo que o RH se dedique mais às atividades estratégicas.
   
   
5. Integração e capacitação da equipe: a tecnologia, muitas vezes vista como uma ameaça, deve ser integrada com uma abordagem que esclareça aos colaboradores seus benefícios e propósitos, demonstrando que os sistemas são ferramentas de apoio e não substitutos dos seus empregos.

Esses passos não apenas facilitam a transição para a automação, mas também promovem uma cultura de eficiência e inovação dentro do departamento de RH.

Perspectivas da integração de sistemas e automação no RH

A integração de sistemas é crucial no RH, especialmente porque, segundo pesquisa da Flash, profissionais do setor usam até sete ferramentas diferentes ao longo da jornada do colaborador.

Este cenário fragmentado, com vários logins e senhas, complica a gestão diária e prejudica a experiência dos colaboradores. Portanto, é importante que a automação no RH busque sistemas bem integrados para facilitar as operações.

Quanto ao avanço tecnológico, há preocupações sobre a possibilidade de demissões. Na palestra "Homens versus Máquinas: Aliados ou Inimigos", Miguel Nicolelis afirmou que "as máquinas jamais vão conseguir alcançar o pensamento e a criatividade humana" e destacou a importância do investimento na criatividade humana para o futuro das empresas. 

A automação, portanto, deve ser vista como uma ferramenta de suporte, e não como substituta das capacidades humanas. Eliete Bernal Arellano reforça essa visão ao destacar que "as competências sociais e emocionais que só os humanos possuem" não são substituíveis por tecnologia.

Essas reflexões reforçam a necessidade de um equilíbrio entre a tecnologia avançada e as skills humanas intrínsecas no RH, assegurando que a automação não substitui o talento humano.

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