O que é design organizacional e por que é uma prioridade para o RH?

O início de ano é o período ideal para definir prioridades. E, no mundo do RH, o design organizacional está entre as principais do ano. Segundo a pesquisa mais recente da Gartner para 2024, com mais de 500 líderes de RH em 40 países, as prioridades incluem:

• desenvolvimento de líderes e gerentes;
• cultura organizacional;
• tecnologia de RH;
• gestão de mudanças e;
• gestão de carreira e mobilidade interna.

Isso mostra uma evolução nas áreas de foco em comparação com o ano anterior.

A técnica está relacionada à reorganização das empresas em busca de melhores resultados, tanto para o negócio como para as relações internas.

Em um cenário de grandes rupturas que acompanhamos nos últimos anos no mundo corporativo, o design organizacional ajuda a criar uma estrutura sólida para mudanças.

De acordo com o designer organizacional e facilitador Rodrigo Bastos, da Target Teal, toda organização tem um desenho. “Resta a cada uma escolher se quer um design intencional ou acidental. Deixar ao acaso algo tão importante e só olhar para o negócio pode ser desastroso no curto, médio ou longo prazo. É só uma questão de tempo.”

Neste artigo, entenda como funciona essa estrutura organizacional e como melhorar o fluxo de trabalho em toda a empresa. Acompanhe a leitura para saber mais sobre o tema.

O que é design organizacional?

Design organizacional é o processo de desenhar e aplicar estruturas, sistemas, políticas e práticas  bem definidas que moldam o funcionamento de uma empresa. Este processo é fundamental para alcançar objetivos estratégicos como o aumento da eficiência, a melhoria da comunicação interna e a satisfação de cada profissional.

Além disso, essas alterações facilitam a implementação de uma nova mentalidade, trazendo os colaboradores para mais perto dos objetivos definidos para o negócio. “Ele integra a visão e a ação na estrutura da organização, ou seja, coloca suas políticas, práticas de gestão, ferramentas e sistemas com um olhar sobre a cultura organizacional”, afirma Rodrigo Bastos.

De acordo com o profissional, o trabalho começa com a elaboração de um mapa. “Após esse mapeamento, propomos mudanças nos sistemas, ferramentas, políticas… As mudanças precisam ser feitas de maneira paulatina e iterativa, pois nunca temos certeza do resultado. Estamos lidando com sistemas sociais que são, em sua essência, sistemas complexos.”

Nas empresas, a estrutura matricial é responsável pelas estruturas, processos, normas, valores e relacionamentos que orientam toda a dinâmica organizacional e afetam o comportamento das pessoas.

Para que serve essa técnica?

O design organizacional tem o propósito de criar uma estrutura dentro da empresa que suporte eficazmente a realização de tarefas e o alcance de metas organizacionais.

Este processo abrange a definição de autoridade e responsabilidades, o estabelecimento de canais de comunicação eficientes, e a implementação de sistemas de feedback robustos para assegurar que as tarefas sejam executadas corretamente.

Tomemos como exemplo uma empresa de tecnologia que busca aumentar sua eficiência e agilidade para manter-se competitiva diante de inovações.

O design organizacional pode ser empregado para revisar e otimizar a estrutura existente da empresa, identificando e corrigindo ineficiências, como processos de tomada de decisões complexos, comunicação interdepartamental deficiente e alocação de recursos inadequada.

A equipe responsável por fazer o design organizacional colabora com líderes de RH e de outras áreas-chave para reestruturar a organização. Isso envolve a implementação de processos mais ágeis e o estabelecimento de uma cultura organizacional que valorize a inovação.

Como resultado, a empresa pode tornar-se mais ágil, capaz de responder mais prontamente a mudanças de mercado e fortalecer sua posição competitiva a longo prazo.

Como o design organizacional atua na gestão de pessoas

1. Através do aperfeiçoamento do gerenciamento, treinamento e desenvolvimento de colaboradores, eleva a eficiência e eficácia das operações relacionadas ao pessoal;
   
   
2. Estabelece canais claros de comunicação entre funcionários e gestores, garantindo que as demandas e necessidades sejam reconhecidas e atendidas de maneira eficaz;
   
   
3. Ao criar um ambiente de trabalho mais gratificante, contribui para satisfação dos colaboradores, o que naturalmente resulta em uma maior retenção de talentos;
   
   
4. Garante que a organização seja capaz de adaptar-se rapidamente a mudanças, promovendo flexibilidade e adaptabilidade;
   
   
5. Torna mais eficaz a gestão de Recursos Humanos, incluindo programas voltados para o plano de carreira e a oferta de benefícios aos colaboradores;
   
   
6. Auxilia na identificação e resolução de problemas relacionados à gestão de RH, como desafios culturais organizacionais e questões ligadas à diversidade e inclusão.

O design organizacional e os novos modelos de negócio

Uma vantagem notável do design organizacional reside em sua capacidade de ajudar as organizações a se ajustarem rapidamente a transformações significativas, como a transição para o trabalho remoto ou a adoção de abordagens colaborativas.

Isso é possível por meio de processos e políticas de maneira clara, facilitando a criação de um equilíbrio adequado entre a vida profissional e pessoal dos colaboradores.

Essa metodologia é fundamental para preparar as equipes para enfrentar a crescente complexidade e incerteza no ambiente de negócios de hoje. “Trabalhamos identificando primeiro quais são os pontos de intervenção que têm maiores chances de diminuir as diferenças entre o que as pessoas estão percebendo e aquilo que elas gostariam que acontecesse”, diz Bastos.

Na ausência de uma abordagem estruturada ao design organizacional, as empresas se deparam com desafios significativos:

“O primeiro é a adoção acrítica e atrapalhada das ‘melhores práticas de gestão’. O segundo mal, que também é comum, é a dependência e a valorização de líderes heróis, que na maioria das vezes acabam se tornando anti-heróis, aqueles que incendeiam a casa para depois atuarem como bombeiros.”

A influência do líder de RH é crucial nesses períodos de transição. De acordo com estudos da Gartner, os CHROs (Chief Human Resources Officers) desempenham um papel fundamental ao auxiliar os colaboradores a reduzir o esgotamento provocado por mudanças e apoiá-los na adoção de um modelo de gestão mais colaborativo, em oposição ao tradicional modelo hierárquico.

Isso implica na participação ativa dos funcionários no processo, ao invés de limitá-los a seguir instruções.