Viagens corporativas baratas: 7 estratégias para driblar a alta dos preços das passagens aéreas

Voar de avião nunca foi tão caro. Segundo dados da Abracorp (Associação Brasileira de Viagens Corporativas), os primeiros 11 meses de 2023 apresentaram o maior valor médio para a emissão de passagens desde 2010. 

Apesar disso, a necessidade de muitas empresas deslocarem executivos pelo país ou pelo mundo para se reunir com clientes ou times locais se mantém igual — e a busca por viagens corporativas baratas se torna um imperativo.

A situação, então, tem levado muitas companhias a buscarem alternativas que permitam lidar com a alta dos custos sem afetar o negócio. 

A Flash conversou com executivos do setor para entender o momento atual do mercado de viagens e, ao longo desse texto, você conhecerá as principais estratégias que têm sido adotadas para driblar a alta dos preços de passagens aéreas e tornar as viagens corporativas mais baratas.

Vem conferir! 

Por que as passagens aéreas estão mais caras? 

Ao longo do ano de 2023, o preço médio das passagens bateu sucessivos recordes em comparação à série histórica. Por trás desse crescimento, estão fatores relacionados ao momento vivido pelas principais companhias aéreas do Brasil. 

Depois do baque sofrido durante a pandemia, as empresas brasileiras  do setor sofrem com alto endividamento e pressão de acionistas por melhorias nos resultados.

Soma-se a isso questões que afetam a aviação em todo o mundo, como a instabilidade geopolítica, que tem afetado a cadeia de suprimentos e, sobretudo, o custo dos combustíveis.

Como resultado, segundo a Anac (Agência Nacional de Aviação Civil), as passagens domésticas em 2023 ficaram, em média, 18,9% mais caras do que o valor cobrado em 2019, último ano sem impactos da crise sanitária. 

Leia também: Viagens corporativas retomam patamar pré-pandemia, mas perfil do viajante muda

No mesmo período, o valor do combustível de aviões teve uma alta de 86%. Segundo as companhias, então, o cenário atual de preços está relacionado a uma recuperação tarifária necessária para a manutenção dos negócios.

“Outro fator que pesa bastante é a questão da oferta e da demanda. A quantidade de assentos disponíveis ainda não voltou aos patamares pré-pandemia e, ao mesmo tempo, existe uma demanda represada pelas viagens, então naturalmente o ticket médio sobe”, afirma Luana Nogueira, diretora-executiva da Alagev (Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas).

Como reduzir custos em viagens corporativas?

Ter o gasto com passagens sob controle é um indicador muito importante para empresas que têm uma demanda constante de viagens corporativas. Por isso, as melhores práticas para lidar com a pressão dos preços das viagens têm estado na pauta de muitos executivos.

Revisar a política de compras foi o que ajudou a agência de comunicação Economidia, de São Paulo, a lidar com a alta das passagens. Com o modelo híbrido de trabalho, a empresa tem pessoas do time que moram longe do escritório, mas que precisam estar na sede da agência com alguma frequência.

“Precisamos antecipar a organização dessas viagens e realizar as compras com um espaço de tempo maior. Muitas vezes aproveitando momentos promocionais para adquirir os tickets para os próximos três meses, por exemplo”, afirma Luiz Klava, sócio e fundador da agência.

Por trás da estratégia, está um dos principais caminhos para lidar com a alta das passagens: entender melhor a dinâmica de precificação das companhias aéreas. Questões como as datas em que os preços costumam estar mais atrativos e qual a antecedência ideal para conseguir os melhores preços devem estar no radar da empresa na hora da compra.

Leia também: O que faz um Chief Travel Officer, ou diretor de viagens, profissional em alta nas empresas

Tecnologia como aliada para diminuir gastos com viagens corporativas

Ao pensar em formas de conseguir viagens corporativas mais baratas, porém, é preciso levar em conta que a passagem não é o único custo envolvido. Por isso, ter regras que contemplem todas as despesas e uma ferramenta que facilite o controle do processo é estratégico. 

“O momento é favorável aos fornecedores, que precisam ir além das estratégias básicas. É preciso, por exemplo, usar a tecnologia a favor, tanto para facilitar e agilizar as questões operacionais, como para fazer uma melhor análise dos dados passados e tomar decisões mais embasadas”, diz Luana, da Alagev.

A Flash, por exemplo, tem uma solução que une gestão de despesas e viagens corporativas, o que facilita a integração e análise de custos relacionados às viagens a trabalho dos colaboradores. 

Fora isso, ainda é possível ter acesso a um cartão corporativo inteligente gratuito e integrado à plataforma. Toda essa integração e centralização é responsável por reduzir em até 80% o tempo gasto com solicitações de reembolso e em até 40% os gastos financeiros.

Quer saber mais sobre a solução da Flash para gestão de viagens? Clique no banner abaixo e agende uma demonstração gratuita! 

7 dicas para economizar nas viagens corporativas 

Para facilitar o processo de racionalização das despesas com viagens na sua planilha de custos, listamos abaixo 7 dicas da especialista da Alagev e estratégias que vêm sendo adotadas por empresas para a economizar com as viagens corporativas. Confira: 

• Definir as prioridades

Em muitas empresas, a necessidade de viagens é decorrente de contratos que preveem a realização de atendimentos presenciais. Em outras são decorrentes da natureza do negócio, como o caso de equipes de suporte que precisam realizar visitas técnicas presencialmente. 

Nesses casos, listar quais são as viagens e viajantes prioritários é fundamental para descobrir qual o grau de flexibilidade para outros deslocamentos que, apesar de também serem estratégicos, envolvem maior margem de manobra.

• Entender as variáveis de preço

Descobrir quais são os fatores que costumam afetar o comportamento das companhias aéreas é fundamental para realizar as melhores compras. É aí que entram questões como a antecedência ideal e até mesmo as datas em que costumam acontecer os “feirões” promocionais, com mais destinos a preços atrativos. 

“Uma coisa que aprendemos ao longo do tempo é que no caso de grandes eventos, a antecedência deve ser ainda maior. Quando as companhias começam a sentir o aumento de buscas por aquela data e destino, os preços sobem, então é preciso ter o calendário na mão”, diz Luiz, da Economídia.

• Mapear as necessidades

Uma boa política de viagens passa pelo entendimento dos diferentes perfis que existem dentro da companhia. Saber, por exemplo, quais são os setores em que é possível adotar políticas mais conservadoras e quais são aqueles que estarão mais sujeitos à imprevisibilidade do preço é fundamental para criar uma estratégia eficiente. 

O caminho é estabelecer metas globais de ticket médio e economia, levando em conta que algumas áreas podem afetar negativamente o número final. A redução do custo, então, deve ser compensada nas demais.

• Otimizar sempre que possível — e optar pelo online 

Por envolver um custo relevante, é importante que cada viagem seja aproveitada ao máximo. Em reportagem da “Folha de S.Paulo”, a gestora de recursos Win the Game contou que passou a visitar mais clientes a cada deslocamento e a levar menos executivos para as viagens. 

Outra decisão da empresa é a de priorizar as idas a outros Estados em momentos decisivos da negociação (como assinaturas de contrato), propondo que os demais encontros sejam sempre online.

• Apostar no volume

Empresas que tenham uma demanda maior e mais frequente de viagens devem usar isso a seu favor. Por mais que a flexibilidade de preços seja o padrão do mercado, grandes compradores tendem a conseguir condições comerciais mais favoráveis. 

Um ponto que vale tanto para as passagens como para os outros itens envolvidos em uma viagem corporativa, como hospedagem, aluguel de carros e contratação de seguros. “Tem feito mais sentido concentrar as compras com poucos fornecedores em vez de descentralizar as verbas”, diz Luana.

• Encontrar alternativas

Por mais que as viagens de avião sejam mais confortáveis, em casos de distâncias menores, é possível analisar a viabilidade de outras opções, como ônibus ou aluguel de carro. 

Segundo dados da Abracorp, entre 2019 e 2023, a opção pela locação de veículos cresceu 9,6% e a compra de passagens rodoviárias triplicou. 

• Revisar as políticas

A chave para obter redução de custos com viagens corporativas mesmo em tempos de alta das passagens está na construção de boas políticas para despesas corporativas. 

Como a realidade das viagens têm se alterado de forma muito dinâmica, o mesmo tem que acontecer com as regras que norteiam as decisões de compras de passagem e aprovação de despesas. 

“A tendência é de que os preços se mantenham elevados ainda este ano e no próximo. Por isso, as empresas precisam estar sempre de olho nas suas estratégias e políticas de viagens, fazendo revisões e adaptações nos programas a cada trimestre em vez de anualmente, como acontecia antes”, conclui Luana.