Viagens corporativas baratas: 7 estratégias para driblar a alta dos preços das passagens aéreas

Em um contexto de passagens aéreas quase 20% mais caras, especialistas explicam como economizar e tornar as viagens corporativas mais baratas.

Flash

Voar de avião nunca foi tão caro. Segundo dados da Abracorp (Associação Brasileira de Viagens Corporativas), os primeiros 11 meses de 2023 apresentaram o maior valor médio para a emissão de passagens desde 2010. 

Apesar disso, a necessidade de muitas empresas deslocarem executivos pelo país ou pelo mundo para se reunir com clientes ou times locais se mantém igual — e a busca por viagens corporativas baratas se torna um imperativo.

A situação, então, tem levado muitas companhias a buscarem alternativas que permitam lidar com a alta dos custos sem afetar o negócio. 

A Flash conversou com executivos do setor para entender o momento atual do mercado de viagens e, ao longo desse texto, você conhecerá as principais estratégias que têm sido adotadas para driblar a alta dos preços de passagens aéreas e tornar as viagens corporativas mais baratas.

Vem conferir! 

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Por que as passagens aéreas estão mais caras? 

Ao longo do ano de 2023, o preço médio das passagens bateu sucessivos recordes em comparação à série histórica. Por trás desse crescimento, estão fatores relacionados ao momento vivido pelas principais companhias aéreas do Brasil. 

Depois do baque sofrido durante a pandemia, as empresas brasileiras  do setor sofrem com alto endividamento e pressão de acionistas por melhorias nos resultados.

Soma-se a isso questões que afetam a aviação em todo o mundo, como a instabilidade geopolítica, que tem afetado a cadeia de suprimentos e, sobretudo, o custo dos combustíveis.

Como resultado, segundo a Anac (Agência Nacional de Aviação Civil), as passagens domésticas em 2023 ficaram, em média, 18,9% mais caras do que o valor cobrado em 2019, último ano sem impactos da crise sanitária. 

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No mesmo período, o valor do combustível de aviões teve uma alta de 86%. Segundo as companhias, então, o cenário atual de preços está relacionado a uma recuperação tarifária necessária para a manutenção dos negócios.

“Outro fator que pesa bastante é a questão da oferta e da demanda. A quantidade de assentos disponíveis ainda não voltou aos patamares pré-pandemia e, ao mesmo tempo, existe uma demanda represada pelas viagens, então naturalmente o ticket médio sobe”, afirma Luana Nogueira, diretora-executiva da Alagev (Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas).

Como reduzir custos em viagens corporativas?

Ter o gasto com passagens sob controle é um indicador muito importante para empresas que têm uma demanda constante de viagens corporativas. Por isso, as melhores práticas para lidar com a pressão dos preços das viagens têm estado na pauta de muitos executivos.

Revisar a política de compras foi o que ajudou a agência de comunicação Economidia, de São Paulo, a lidar com a alta das passagens. Com o modelo híbrido de trabalho, a empresa tem pessoas do time que moram longe do escritório, mas que precisam estar na sede da agência com alguma frequência.

“Precisamos antecipar a organização dessas viagens e realizar as compras com um espaço de tempo maior. Muitas vezes aproveitando momentos promocionais para adquirir os tickets para os próximos três meses, por exemplo”, afirma Luiz Klava, sócio e fundador da agência.

Por trás da estratégia, está um dos principais caminhos para lidar com a alta das passagens: entender melhor a dinâmica de precificação das companhias aéreas. Questões como as datas em que os preços costumam estar mais atrativos e qual a antecedência ideal para conseguir os melhores preços devem estar no radar da empresa na hora da compra.

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Tecnologia como aliada para diminuir gastos com viagens corporativas

Ao pensar em formas de conseguir viagens corporativas mais baratas, porém, é preciso levar em conta que a passagem não é o único custo envolvido. Por isso, ter regras que contemplem todas as despesas e uma ferramenta que facilite o controle do processo é estratégico. 

“O momento é favorável aos fornecedores, que precisam ir além das estratégias básicas. É preciso, por exemplo, usar a tecnologia a favor, tanto para facilitar e agilizar as questões operacionais, como para fazer uma melhor análise dos dados passados e tomar decisões mais embasadas”, diz Luana, da Alagev.

A Flash, por exemplo, tem uma solução que une gestão de despesas e viagens corporativas, o que facilita a integração e análise de custos relacionados às viagens a trabalho dos colaboradores. 

Fora isso, ainda é possível ter acesso a um cartão corporativo inteligente gratuito e integrado à plataforma. Toda essa integração e centralização é responsável por reduzir em até 80% o tempo gasto com solicitações de reembolso e em até 40% os gastos financeiros.

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7 dicas para economizar nas viagens corporativas 

Para facilitar o processo de racionalização das despesas com viagens na sua planilha de custos, listamos abaixo 7 dicas da especialista da Alagev e estratégias que vêm sendo adotadas por empresas para a economizar com as viagens corporativas. Confira: 

  • Definir as prioridades

Em muitas empresas, a necessidade de viagens é decorrente de contratos que preveem a realização de atendimentos presenciais. Em outras são decorrentes da natureza do negócio, como o caso de equipes de suporte que precisam realizar visitas técnicas presencialmente. 

Nesses casos, listar quais são as viagens e viajantes prioritários é fundamental para descobrir qual o grau de flexibilidade para outros deslocamentos que, apesar de também serem estratégicos, envolvem maior margem de manobra.

  • Entender as variáveis de preço

Descobrir quais são os fatores que costumam afetar o comportamento das companhias aéreas é fundamental para realizar as melhores compras. É aí que entram questões como a antecedência ideal e até mesmo as datas em que costumam acontecer os “feirões” promocionais, com mais destinos a preços atrativos. 

“Uma coisa que aprendemos ao longo do tempo é que no caso de grandes eventos, a antecedência deve ser ainda maior. Quando as companhias começam a sentir o aumento de buscas por aquela data e destino, os preços sobem, então é preciso ter o calendário na mão”, diz Luiz, da Economídia.

  • Mapear as necessidades

Uma boa política de viagens passa pelo entendimento dos diferentes perfis que existem dentro da companhia. Saber, por exemplo, quais são os setores em que é possível adotar políticas mais conservadoras e quais são aqueles que estarão mais sujeitos à imprevisibilidade do preço é fundamental para criar uma estratégia eficiente. 

O caminho é estabelecer metas globais de ticket médio e economia, levando em conta que algumas áreas podem afetar negativamente o número final. A redução do custo, então, deve ser compensada nas demais.

  • Otimizar sempre que possível — e optar pelo online 

Por envolver um custo relevante, é importante que cada viagem seja aproveitada ao máximo. Em reportagem da “Folha de S.Paulo”, a gestora de recursos Win the Game contou que passou a visitar mais clientes a cada deslocamento e a levar menos executivos para as viagens. 

Outra decisão da empresa é a de priorizar as idas a outros Estados em momentos decisivos da negociação (como assinaturas de contrato), propondo que os demais encontros sejam sempre online.

  • Apostar no volume

Empresas que tenham uma demanda maior e mais frequente de viagens devem usar isso a seu favor. Por mais que a flexibilidade de preços seja o padrão do mercado, grandes compradores tendem a conseguir condições comerciais mais favoráveis. 

Um ponto que vale tanto para as passagens como para os outros itens envolvidos em uma viagem corporativa, como hospedagem, aluguel de carros e contratação de seguros. “Tem feito mais sentido concentrar as compras com poucos fornecedores em vez de descentralizar as verbas”, diz Luana.

  • Encontrar alternativas

Por mais que as viagens de avião sejam mais confortáveis, em casos de distâncias menores, é possível analisar a viabilidade de outras opções, como ônibus ou aluguel de carro. 

Segundo dados da Abracorp, entre 2019 e 2023, a opção pela locação de veículos cresceu 9,6% e a compra de passagens rodoviárias triplicou. 

  • Revisar as políticas

A chave para obter redução de custos com viagens corporativas mesmo em tempos de alta das passagens está na construção de boas políticas para despesas corporativas

Como a realidade das viagens têm se alterado de forma muito dinâmica, o mesmo tem que acontecer com as regras que norteiam as decisões de compras de passagem e aprovação de despesas. 

“A tendência é de que os preços se mantenham elevados ainda este ano e no próximo. Por isso, as empresas precisam estar sempre de olho nas suas estratégias e políticas de viagens, fazendo revisões e adaptações nos programas a cada trimestre em vez de anualmente, como acontecia antes”, conclui Luana.

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