Como funciona o cartão combustível? 5 vantagens de usar na empresa

Empresas de diversos segmentos e tamanhos, que possuem frotas de veículos, têm o desafio constante de gerenciar e controlar os gastos associados a esses ativos. É nesse contexto que o cartão combustível surge como uma solução eficaz. 

Afinal, realizar a gestão de despesas com reembolso de quilometragem e demais custos associados, é um grande desafio. O cartão de combustível traz conveniência tanto para os gestores quanto para os colaboradores envolvidos.

A utilização desse recurso elimina a complexidade de calcular o consumo de gasolina por quilômetro rodado, por exemplo. Além disso, reduz o trabalho burocrático de armazenar e verificar qualquer tipo de notas fiscais e recibos relacionados, simplificando a rotina financeira da empresa. 

A adoção do cartão combustível, portanto, não só otimiza a gestão financeira mas também promove maior satisfação entre os colaboradores, ao mesmo tempo em que agiliza os processos para os responsáveis financeiros.

Continue a leitura para entender os benefícios dessa solução:

O que é um cartão combustível?

O cartão combustível, também conhecido como cartão de abastecimento, é uma ferramenta prática destinada a organizações que mantêm veículos próprios. 

Diferentemente do vale-combustível, que se restringe ao abastecimento dos veículos, o cartão combustível abrange uma série de serviços essenciais, como:

• manutenção de frota;
• limpeza e reparos;
• além do próprio abastecimento. 

Este cartão pode operar nas modalidades pré-paga e pós-paga, oferecendo, assim, flexibilidade para a empresa decidir entre um controle mais rígido ou uma gestão mais livre das despesas. 

Independentemente da escolha, o uso do cartão combustível assegura uma administração mais ágil e eficiente das despesas com a frota.

Cartão combustível: para o que serve e vantagens

O cartão combustível funciona de forma estratégica para empresas que visam aprimorar a gestão das despesas relacionadas às suas frotas de veículos, em especial com gastos com combustível. 

Este instrumento financeiro, seja ele na forma de cartão ou não, centraliza todos os custos veiculares, simplificando significativamente a administração financeira. Essa centralização de gastos elimina a necessidade de processos manuais de prestação de contas, já que as faturas detalham todas as despesas efetuadas. 

Isso beneficia tanto os colaboradores, que não precisam se preocupar com a perda de recibos e notas fiscais, quanto os gestores, que economizam tempo ao evitar a análise minuciosa desses documentos.

Adicionalmente, alguns cartões de combustível oferecem benefícios adicionais, como uma ampla rede de postos credenciados, além de serviços como manutenção veicular, lavagem e assistência 24 horas. 

Isso não apenas assegura uma gestão de despesas mais eficaz, mas também contribui para o bem-estar dos colaboradores, alinhando-se ao conceito de Duty of Care.

Como funciona o cartão combustível?

O funcionamento do recurso depende da modalidade selecionada pela empresa, existindo dois tipos de cartão combustível:

• cartão combustível pré-pago;
• cartão combustível pós-pago.

Cartão combustível pré-pago

Nesta modalidade, similar ao funcionamento de um cartão corporativo pré-pago, é necessário recargas antecipadas para ser utilizado. 

Opera como um cartão de débito, proporcionando um controle rigoroso das despesas veiculares. Os gestores têm a liberdade de definir e alocar fundos de acordo com a demanda operacional.

Essas podem ser para uso contínuo ou para necessidades específicas e o cartão só permite transações até que o saldo pré-carregado se esgote, prevenindo gastos excessivos.

Esse controle apurado também facilita a detecção de possíveis irregularidades ou não conformidades com as políticas corporativas.

A rápida identificação do esgotamento dos valores, especialmente se ocorrer antes do previsto, ajuda a sinalizar e prevenir fraudes, garantindo a conformidade e o uso adequado dos recursos.

Cartão combustível pós-pago

O cartão combustível pós-pago, por sua vez, funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito, conferindo maior flexibilidade aos colaboradores que o utilizam. 

No entanto, essa liberdade demanda um esforço adicional dos gestores para auditar as despesas e assegurar a aderência às políticas estabelecidas pela empresa.

Embora possam ser estipulados limites de uso, os cartões pós-pagos geralmente oferecem menos opções de personalização quando comparados aos pré-pagos. 

Eles não exigem o processo de recarga, mas sim o pagamento regular das faturas, o que pode dificultar o controle e o monitoramento das médias de consumo.

Consequentemente, pode ser mais desafiador detectar desvios ou uso inapropriado dos recursos, exigindo vigilância e procedimentos de auditoria robustos.

Independente da escolha entre o cartão pré-pago ou pós-pago, é crucial que as empresas implementem sistemas eficazes de monitoramento e gestão para maximizar os benefícios oferecidos por cada modalidade, mantendo as despesas veiculares dentro dos parâmetros estabelecidos.

5 benefícios de usar um cartão de combustível

A gestão eficiente da frota de veículos é crucial para empresas de todos os segmentos, e o cartão combustível surge como uma ferramenta essencial para simplificar e otimizar este processo. Aqui estão cinco vantagens significativas que destacam o valor do uso do cartão combustível na gestão corporativa:

1 - Detecção acelerada de irregularidades 

A centralização das despesas em um único recurso facilita a monitoração dos gastos em tempo real, permitindo a rápida identificação de possíveis fraudes ou uso indevido dos recursos. 

A Flash, com seu sistema de gestão de despesas corporativas, por exemplo, integra funcionalidades que ajudam a estabelecer um controle total do reembolso de despesas, tornando as quantias precisas e justas, independentemente da distância percorrida.

Calcular esta taxa é fundamental para garantir maior controle sobre o reembolso de quilometragem. No entanto, elencar todos os custos e despesas, bem como encontrar as fórmulas e fazer os cálculos é trabalhoso.

A situação pode se estender por algumas horas ou mesmo dias, fazendo com que o responsável pela área perca tempo valioso, que podia ser melhor aproveitado. Pensando nisso, disponibilizamos uma planilha para calcular a taxa de reembolso de quilometragem. Baixe, otimize sua rotina e evite fraudes.

2 - Acesso a descontos exclusivos 

O cartão de combustível pode oferecer parcerias estratégicas com postos de combustíveis e fornecedores podem oferecer vantagens econômicas significativas, como descontos e benefícios de fidelização, contribuindo para a redução dos custos operacionais da frota.

3 - Construção de históricos detalhados

A capacidade de reunir todas as transações relacionadas em uma única plataforma permite um registro detalhado dos gastos, facilitando a análise e otimização futura dos recursos alocados para combustível e manutenção da frota.

4 - Simplificação do faturamento

Com o cartão combustível, elimina-se a necessidade de gerenciar e armazenar fisicamente notas fiscais e recibos, reduzindo o risco de perda de documentos e simplificando significativamente o processo de faturamento e prestação de contas.

5 - Análises e otimização 

A coleta e análise de dados detalhados permitem uma compreensão mais profunda dos padrões de consumo e gastos da frota. 

Dessa forma, possibilitando a identificação de oportunidades de otimização, seja através da escolha de fornecedores mais vantajosos, a adoção de rotas mais eficientes, ou a revisão e melhoria das políticas internas de uso dos veículos.

A Flash gestão de despesas corporativas emerge como uma solução integrada que abrange não apenas a administração de despesas com combustível mas uma gama completa de gastos corporativos. 

Com uma plataforma intuitiva e versátil, a Flash permite uma gestão descomplicada e eficaz, assegurando conformidade, controle e eficiência em todas as operações financeiras relacionadas à sua frota.

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