5 passos para calcular o custo estimado de viagens corporativas

Calcular o custo estimado de uma viagem corporativa é crucial para as empresas. Além de ser um meio de interação com fornecedores, clientes e parceiros, representa uma tática de expansão essencial para o crescimento e a penetração em novos mercados.

Estimar despesas de viagens é um desafio que acompanha os benefícios mencionados. As viagens corporativas estão entre os principais investimentos de uma organização, conforme apontam dados recentes divulgados pela Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), que revelaram um faturamento de R$ 11,2 bilhões em 2022 no setor, valor que se aproxima muito do registrado antes da pandemia, destacando a recuperação e a importância contínua dessas viagens no contexto empresarial brasileiro.

Portanto, um cálculo inadequado dessas despesas pode resultar em perdas significativas para a empresa. A chave para a eficiência é reconhecer o propósito da viagem e analisar meticulosamente cada aspecto, visando otimizar o itinerário para evitar despesas desnecessárias.

Neste contexto, a precisão no cálculo das despesas se torna uma ferramenta valiosa para a gestão financeira.

Esta estratégia tem como objetivo reduzir ao máximo todas as despesas do colaborador durante a viagem, incluindo gastos com alimentação, hospedagem, transporte, entre outros.

Assim, este guia tem o propósito de auxiliar você a calcular com precisão os custos de uma viagem corporativa, fornecendo também algumas dicas para minimizar as despesas indispensáveis. Acompanhe a leitura.

Quais são os gastos essenciais de uma viagem corporativa?

Independentemente de ser para uma conferência, um seminário ou até para encontrar-se com clientes, o objetivo da viagem corporativa é fortalecer a relação da empresa com seus stakeholders.

É essencial levar em consideração algumas despesas corporativas, tais como:

• Hospedagem: o local de acomodação do colaborador durante as viagens;
• Transporte: o meio que será utilizado para os deslocamentos necessários;
• Alimentação: o valor médio destinado para as refeições durante a viagem.

Frequentemente, estes gastos com alimentação, hospedagem e transporte podem exceder o planejado, impactando financeiramente a empresa. Por isso, é imprescindível ter um planejamento eficaz de viagens corporativas e adotar uma política de viagens eficiente.

Com o planejamento realizado previamente e a clareza das diretrizes a serem seguidas, os gestores financeiros e a organização ganham em segurança e controle dos custos. Para ainda mais praticidade, baixe nosso modelo de política de viagens gratuito e editável.

Por que é preciso calcular as despesas da maneira correta?

Calcular corretamente as despesas é crucial para assegurar uma gestão financeira eficaz. Essa precisão é vital não só para maximizar a economia, evitando gastos excessivos ou supérfluos, mas também para a aderência às políticas de viagens da empresa.

Além disso, um cálculo acurado é fundamental para o processo de reembolso dos colaboradores ou para a prestação de contas de despesas que foram feitas sem a devida autorização.

Essa abordagem é benéfica tanto para a organização quanto para os empregados, prevenindo discrepâncias financeiras e garantindo que todas as despesas estejam alinhadas com o planejamento de viagens corporativas.

Implementar um cálculo exato dos custos não apenas ajuda a manter o controle sobre todos os gastos durante a viagem, mas também reforça a importância de seguir a política de viagens estabelecida, contribuindo para uma gestão financeira sólida e transparente.

Como calcular o custo estimado de uma viagem corporativa?

Calcular o custo estimado de uma viagem corporativa é fundamental e deve ser realizado antes do início da viagem. Esta abordagem é uma estratégia de planejamento proativa, visando prever todas as despesas necessárias ao longo da estadia do colaborador.

Embora possam ocorrer custos adicionais, é crucial orientar o funcionário a aderir estritamente às normas corporativas. Se a sua organização ainda não definiu uma política de reembolsos, considere desenvolver uma, seguindo nosso guia prático disponível.

A política de reembolso de viagens é criada para esclarecer ao funcionário quais despesas são reembolsáveis e quais não são, ajudando a evitar despesas imprevistas. Ela deve incluir orientações claras sobre os gastos com alimentação, hospedagem e procedimentos para o adiantamento de despesas.

Agora que você já sabe mais sobre as predefinições, vamos ao cálculo.

1. Faça uma lista com todos os gastos previstos

Iniciar o planejamento financeiro de viagens corporativas requer a elaboração de uma lista detalhada de todas as despesas potenciais. Essa lista deve conter:

• Passagens aéreas ou bilhetes de ônibus;
• Transporte local, incluindo táxi, Uber, ou transporte público;
• Acomodações, que podem variar de hotéis, pousadas ou opções como Airbnb;
• Despesas com alimentação, contemplando todas as refeições do dia;
• Seguro de viagem, garantindo cobertura para quaisquer imprevistos;
• Custos relacionados ao uso de veículo particular, se aplicável, incluindo reembolso por quilometragem.

Ao identificar cada item de despesa necessário para o cálculo do custo de viagem corporativa, você ganha visibilidade sobre o destino do investimento da empresa e pode gerenciar todos os gastos de forma eficaz.

É crucial reconhecer que as categorias e o volume de despesas variam conforme a natureza de cada empresa.

Dedicar tempo para entender os componentes específicos das suas necessidades de viagem corporativa é fundamental. Isso pode envolver conversas com colaboradores que viajam regularmente, revisão de relatórios de viagens anteriores e outras estratégias relevantes.

O objetivo é obter um panorama claro dos custos típicos associados às viagens de negócios, permitindo a criação de uma estimativa precisa para o planejamento orçamentário futuro.

2. Estabeleça uma média para os custos previstos

Após identificar todos os itens de despesa, o próximo passo é calcular um valor médio para cada um, considerando que esses custos podem variar significativamente dependendo do destino e das especificidades do viajante corporativo.

Empenhe-se em estabelecer essas médias, pois elas são fundamentais para prever o orçamento necessário para a viagem e para organizar as finanças da empresa adequadamente.

Segue abaixo algumas estratégias úteis:

• Realize um levantamento dos preços de passagens aéreas em plataformas de desconto, como Decolar.com;
  
  
• Verifique os preços de hospedagem em sites de reserva como TripAdvisor, Trivago, entre outros;
  
  
• Consulte o custo médio de refeições utilizando referências como o site da Alelo para estimar despesas com alimentação;
  
  
• Pesquise as tarifas de diferentes modos de transporte, incluindo táxi, transporte público ou serviços de compartilhamento de viagens;
  
  
• Estabeleça parcerias corporativas para assegurar preços fixos ou obter descontos.

Ao determinar um valor médio para cada categoria de despesa, consolide essas informações de forma clara para os colaboradores. Esse processo não só facilita a previsão e o controle dos custos mas também assegura que todos os envolvidos estejam cientes do orçamento estipulado para a viagem corporativa.

3. Calcule o custo diário da viagem

Utilize uma calculadora para somar todos os custos previstos que você listou, seja em um papel ou numa planilha eletrônica. Isso ajuda a visualizar o custo total da viagem de negócios, facilitando o controle orçamentário e a definição de limites para os gastos.

Exemplo prático

Imagine uma viagem de negócios de São Paulo ao Rio de Janeiro, com duração de um dia:

• Passagem aérea: R$ 400,00;
• Hotel: R$ 300,00 (com café da manhã);
• Alimentação: R$ 137,32 (custo total das refeições);
• Transporte local: R$ 150,00 (ida e volta ao aeroporto).

Totalizando, o custo diário estimado seria de R$ 987,32. Este cálculo fornece uma base para o orçamento da viagem e ajuda no controle financeiro.

Vale destacar que, com a Flash esse processo é 100% digital, desde cálculos automáticos até a visualização simplificada em relatórios prontos. Independente do tamanho da sua empresa, otimizar demandas de despesas em uma plataforma digital é essencial para evitar erros humanos, tarefas repetitivas e um gasto excessivo de tempo.

Dessa forma, é possível economizar não apenas custos, mas também o empenho do departamento financeiro em atividades mais estratégicas e analíticas.

4. Defina um orçamento

Com o cálculo concluído, é hora de determinar o orçamento empresarial.

O cálculo simplificado anterior forneceu uma base, considere que ele pode não abranger todos os possíveis gastos. Portanto, ao definir o orçamento final, considere os seguintes aspectos:

• Baseie-se na média calculada: Utilize o total estimado como referência para o orçamento.
  
  
• Inclua custos adicionais: Adicione despesas não consideradas anteriormente, como extravio de bagagem.
  
  
• Contemple uma margem para imprevistos: Reserve um fundo para emergências, como atrasos, perda de voos ou extensões inesperadas da viagem.

Após ajustar esses valores, formalize o orçamento, estabelecendo o limite de gastos para o colaborador.

Certifique-se de que o orçamento esteja alinhado à política de viagens da empresa, incluindo todos os gastos permitidos e as normas a serem seguidas. Assim, você garante transparência e evita mal-entendidos financeiros durante a viagem corporativa.

5. Identifique oportunidades de redução de custos

Este guia proporcionou um panorama de como estimar o custo médio de uma viagem corporativa, oferecendo uma visão geral dos possíveis gastos. No entanto, é crucial adaptar essa estimativa à política de viagens da sua empresa e às práticas adotadas para os deslocamentos corporativos, considerando o padrão dos hotéis e restaurantes escolhidos.

Existem várias estratégias para diminuir esses custos:

• Negocie acordos com fornecedores: Estabeleça parcerias com hotéis e restaurantes frequentemente visitados pelos seus colaboradores para obter tarifas especiais.
  
  
• Promova a economia colaborativa: Encoraje os colaboradores a optar por soluções mais econômicas, como compartilhamento de carros ou acomodações alternativas.
  
  
• Utilize tecnologia a seu favor: A Flash permite monitorar as despesas em tempo real, proporcionando uma gestão proativa. Os funcionários podem digitalizar recibos e registrar despesas instantaneamente, otimizando o processo administrativo e promovendo a responsabilidade financeira.

Implementar essas práticas aprimora o controle orçamentário das viagens corporativas, assegurando que os gastos se mantenham dentro das diretrizes estabelecidas pela empresa.

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