8 maiores desafios da gestão de viagens corporativas

O fim da pandemia de COVID-19 também marca o reaquecimento do setor de viagens corporativas. Só em abril de 2022, o segmento setor de viagens de negócios faturou R$ 7,8 bilhões.

Mais do que bilhões movimentados, trata-se de uma atividade fundamental para empresas que contam com colaboradores viajando para cumprir tarefas, fechar novos negócios e diversas outras necessidades. Assim, também torna-se essencial contar com uma boa gestão de viagens, mas há muitos desafios.

O que acontece se um trabalho negativo for feito, se o dinheiro for gasto de forma descabida e as viagens se tornam ralos para os cofres da organização? Esse é apenas um dos desafios da gestão de viagens, e um dos principais motivos para investir em uma gestão eficiente.

O profissional preocupado com essa questão promove a redução de custos ao evitar gastos desnecessários e fraudes. É fundamental estreitar laços e investir nas reuniões olho no olho, mas isso não pode comprometer a saúde financeira do negócio.

Os principais desafios da gestão de viagens a trabalho

As viagens de negócios são importante aliada na conquista de novos parceiros e clientes, mas como fazer a gestão de viagens corporativas de forma eficaz? Diversas empresas viram dificuldades com o grande número de deslocamentos. Os principais desafios encontrados foram:

1. Visualização dos dados

Um ponto fundamental para ter uma boa gestão financeira é ter informações disponíveis. É preciso saber o quanto está sendo gasto e se as despesas foram maiores ou menores que em outro período. Sem isso, não há como reduzir ou conter gastos.

Muitas empresas gastam muito dinheiro pela falta de dados qualificados ou tempo para chegar a eles. Planilhas manuais ajudam gestores a organizar as informações, mas checá-las uma a uma é trabalhoso.

Dessa forma, a falta de conhecimento implica em altos valores investidos que comprometem a saúde financeira da empresa. Enquanto o tempo gasto poderia ser usado para assuntos mais importantes.
Para saber a eficiência dos deslocamentos é preciso fazer checagens, como calcular o ROI deles. Portanto, os dados precisos são essenciais e só com eles é possível entender qual o melhor caminho.

2. Processos obsoletos

Outro desafio encontrado pelas organizações é o grande número de processos financeiros obsoletos inseridos na rotina. A ineficiência desses procedimentos causa gargalos, dificulta a checagem de informações e tornam o dia a dia pouco produtivo.

Tratando-se de viagens corporativas, muitas vezes gestores e colaboradores se concentram em questões burocráticas. Isso faz com que oportunidades de negócio sejam detectadas com mais dificuldade. Dessa forma, o desempenho é reduzido pelo mau aproveitamento da equipe.

Para contornar essa situação, muitos desses processos podem ser automatizados, o que garante melhores resultados e dinamicidade. As ferramentas empregadas diminuem as chances de erros e facilitam todo o processo para uma boa gestão de viagens.

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3. Soluções caras

Quando falamos de automatizar a gestão de despesas de viagens e melhorar os processos é preciso considerar a ferramenta. Seja em nuvem ou não, a solução precisa trazer benefícios palpáveis e perceptíveis.

Um sistema para administrar finanças isolado, por exemplo, pode gerar mais atrasos e custos do que facilidade. Por isso, é fundamental que os diferentes sistemas conversem entre si, caso contrário os resultados serão comprometidos.

A integração contábil e ERP é um exemplo de ferramenta que simplifica a gestão de viagens a trabalho e financeira no geral. Ele automatiza o lançamento de despesas no sistema, evitando o registro em mais de um lugar.

Além disso, diminui as chances de erros e permite que os dados transitem livremente entre um ambiente e outro.

4. Política mal aplicada

Gestores precisam contar com ferramentas para garantir a melhor gestão possível. Então, o responsável pela área precisa elaborar documentos que possibilitem reduzir custos em viagens.

A política de viagens corporativas é imprescindível para o controle de gastos. Ela define os valores máximos para cada item, o tempo para entrega de relatórios e as regras para o reembolso de despesas.

Sem esse documento o reembolso é prejudicado por não ser padronizado e as chances de acontecerem fraudes aumentam. Para construir essa política, o gestor precisa definir diretrizes e pensar no máximo de cenários possível.

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5. Reembolsos lentos

A demora no processo de reembolso pode levar à insatisfação dos viajantes. Eles também podem se sentir desamparados, principalmente se os gastos forem altos. Quando o funcionário é rapidamente restituído, ele se sente mais seguro.

Longos períodos para a restituição deixam um clima incerto para quem viaja, prejudicando o desempenho de suas funções.

Sem saber se ou quando será ressarcido, um colaborador pode acabar não fazendo as melhores escolhas para hospedagem, transporte e restaurantes para reuniões com clientes, por exemplo.

Por outro lado, o resultado da velocidade de resposta é perceptível na produtividade quando o viajante se sente valorizado. Essa situação mostra que a empresa se importa com o Duty of Care e evita alguns dos mais comuns problemas de viagens a trabalho.

6. Tecnologia desatualizada

Empresas que optam por soluções tecnológicas às vezes não aproveitam a mudança em sua totalidade ou mesmo acabam frustradas. Os gastos que estão fora das políticas de reembolso, geralmente, precisam ser checados manualmente para serem percebidos.

Isso faz com que o responsável pela gestão de viagens corporativas precise checar relatórios e planilhas individualmente até achar a irregularidade. Caso a organização use cartões corporativos, a situação em relação às fraudes é melhor, mas igualmente trabalhosa.

Com as regras e alertas da Flash Expense a situação é bem diferente. O responsável pode inserir as especificidades da política empresarial e disparar mensagens automatizadas sempre que houver o descumprimento.

Dessa forma, o compliance financeiro é fortalecido e uma comunicação clara e efetiva é estabelecida entre gestores e funcionários. Além disso, os processos são automatizados e todos ganham tempo.

7. Falta de relatórios

Para a gestão de viagens corporativas, a falta de relatórios consistentes para análise de informações prejudica a tomada de decisões acertadas . Os gestores que desejam checar a situação financeira relacionada ao reembolso de despesas, por exemplo, precisam de informações acessíveis.

Um relatório de despesas de viagens é uma forma de reunir e checar informações referente a esses deslocamentos. Com ele em mãos, o gestor pode comparar gastos e verificar o que pode ser reduzido, facilitando a gestão.

Os relatórios sobre os gastos dão insights sobre novas ferramentas e caminhos que podem ser usados. A ideia de procurar um acordo com uma rede hoteleira ou de passagens pode sair a partir desses dados.

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8. Sistemas não integrados

A falta de integração dos sistemas faz com que a rotina da gestão de viagens corporativas seja ineficiente e a chance de erros aumente. Entre outros motivos, porque o responsável precisa registrar a mesma informação em mais de um lugar.

Fazendo isso repetidas vezes, uma informação pode ser erroneamente registrada, fazendo com que seja preciso fazer uma correção. Isso leva a uma rotina mais burocrática do que frutífera.

Melhorando a gestão de viagens corporativas com a Flash Expense

A gestão desses deslocamentos fica muito mais fácil com a tecnologia. Para acompanhar as tendências de viagens corporativas, as ferramentas certas precisam ser implementadas. Com elas, a redução de custos possível e a checagem de informações mais rápida.
O Relatório de Gestão de Tendências em Gestão de Viagens de 2019 da Tallie nos mostra quanto empresas gastam para produzir relatórios. Os custos giram entre US$ 10 e US$ 21, mas muitos desconhecem esse valor.

A Flash Expense oferece diversas funcionalidades para otimizar as contas e melhorar a gestão. Entre elas, o analytics e relatórios reúne todas as informações de despesas em um único painel.

Com ele você visualiza todos os dados, cria personalizações, monta gráficos automáticos e exporta dados conforme a necessidade. Tenha o controle para uma melhor gestão de custos sem precisar usar inúmeras planilhas, programas ou ferramentas.

Tenha apresentações que podem ser exportadas, impressas e enviadas para análises rápidas. Use filtros por usuários, categorias, projetos, clientes e despesas. Otimize tempo e aproveite melhor sua equipe. Saiba mais sobre como a Flash Expense pode te ajudar.

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