6 dicas práticas para evitar erros no controle de viagens corporativas da sua empresa

O controle de viagens corporativas é um verdadeiro desafio. Mais do que apenas comprar passagens e reservar a hospedagem dos colaboradores, controlar significa administrar tudo o que envolve o deslocamento, custos e reembolsos, objetivo da viagem e o bem estar do colaborador viajante, além de diversos outros fatores.

Logo, não é errado afirmarmos que realizar um bom controle é o grande segredo para uma gestão de viagens corporativas eficiente.

Assim, cabe ao gestor a responsabilidade encontrar caminhos, políticas e ações para viabilizar melhorias em todo o processo. Caso contrário, há grandes chances de acabar se sobrecarregando, o que, provavelmente, acarretará em erros que impactam o caixa da empresa e também a efetividade das viagens.

Pensando neste desafio, preparamos uma lista com 6 dicas práticas para ajudar profissionais que lidam diariamente com o controle das viagens corporativas em suas companhias.

Acompanhe a leitura e comece agora mesmo a aplicá-las na sua gestão. Aproveite também para baixar nosso modelo de política de viagens corporativas totalmente gratuito e personalizável.

Dicas práticas para não errar no controle de viagens da sua empresa

Para fazer o controle das viagens de seus colaboradores é necessário que você se atente a diversas questões, mas tudo começa na política de viagens. Ela vai facilitar todas as etapas da gestão pois padroniza os procedimentos. O gestor precisa ponderar as seguintes coisas:

• política de viagens;
• planejamento;
• orçamento;
• preços;
• imprevistos;
• soluções.

Tenha uma boa política de viagens

A política de viagens corporativas é um aspecto fundamental da gestão, pois organiza desde a compra de passagens até o limite de gastos. Além disso, essa política também evita desperdícios e o resultado é redução de gastos.

É importante que esse documento seja desenvolvido pensando nas necessidades dos viajantes e na realidade da empresa. Tão importante quanto isso é que ele seja de fácil acesso e de conhecimento de todos.

Na hora de construir sua política leve em consideração o que seus colaboradores falam. É importante que ela tenha certa flexibilidade, pois se for muito rígida algumas questões como alteração de voos podem ficar acabando de fora.

Faça um planejamento completo

Para fazer um bom planejamento é necessário que uma extensa pesquisa seja feita, caso contrário o controle de gastos não é eficiente. É preciso ponderar como o deslocamento será feito no local de destino, qual a melhor localização para o hotel e a melhor fornecedora de passagens aéreas.

Existem sites que podem facilitar este primeiro momento de organização, como Trivago, 123 Milhas e Uber. Ao checar essas plataformas que permitem simular situações e conferir valores, dá para chegar a uma estimativa de gastos.

Crie um calendário de viagens

Fora o planejamento das rotas, formas de deslocamento e hospedagens é preciso fazer um calendário. Com os períodos de viagens acusados, ele facilita a visualização dos dias que um colaborador estará ausente.

Isso permite que a organização se programe para cobrir a falta de alguém. Ajuda no planejamento, já que com todos sabendo com antecedência fica mais difícil de imprevistos acontecerem.

Pesquise preços

O controle das viagens passa pela pesquisa de preços e pela organização de todos os pontos. Comprar passagens e reservar hospedagens com antecedência é muito importante, pois só assim é possível economizar.

O controle de gastos só acontece depois da procura por fornecedores e da comparação de valores. Sem fazer isso, não existem opções nem a possibilidade de ver se as passagens e hotéis oferecidos apresentam bom custo-benefício.

Contate fornecedores

Uma boa forma de chegar a preços melhores de passagens aéreas, hospedagens e transporte é encontrando fornecedores. Ao desenvolver parcerias com outras empresas, chega-se a valores competitivos e condições de pagamento mais vantajosas.

Essa pesquisa deve ser feita constantemente. Com análises recorrentes e bem pensadas, o gestor pode comparar, negociar e se aproximar de marcas com mais tranquilidade.

Trace orçamentos

Sabendo as questões que abordamos no tópico anterior, é hora de definir qual é a verba disponível para a viagem. Quanto maior for a pesquisa feita, mais preciso será o orçamento feito.

Para defini-lo é válido checar se viagens já foram feitas antes para esse local. Com um histórico em mãos, tem-se uma referência de gastos para as principais questões, como alimentação, transporte e mais.

Caso viagens não tenham sido feitas antes, é necessário buscar em sites qual é a média provável dos gastos para cada tópico.

Tenha um histórico de viagens

Se você não tem um histórico de viagens, está na hora de começar a construir um. O primeiro passo é reunir as informações de todas as viagens já feitas pelos funcionários. Então, separe o destino, hospedagem, alimentação, transporte, etc, e quanto foi gasto com cada um.

Nas próximas viagens que forem acontecer para esses locais, o trabalho será menos massante, já que basta consultar o histórico.

Preze pela flexibilidade

Qualquer viagem, corporativa ou não, precisa levar em consideração os imprevistos que podem acontecer. Caso um voo atrase ou só possa ser feito no dia seguinte, o viajante vai precisar comer e se acomodar em algum lugar, por exemplo.

O orçamento precisa ter certa flexibilidade e acomodar mudanças ou gastos repentinos. É bom conseguir também um seguro viagem para seus colaboradores, pois assim muitas ocasiões estão cobertas.

Com um valor destinado a imprevistos e principalmente com o seguro viagem, garante-se o Duty of Care para os viajantes. Com essas medidas eles ficam mais seguros e amparados, independente do que aconteça.

Soluções

O controle de viagens corporativas eficiente precisa buscar soluções que automatizam ou desburocratizam processos. Seja com plataformas de self booking ou de gestão de despesas, como a Flash Expense, tem-se otimização de tempo.

As ferramentas de self booking possibilitam a comparação, reserva e compra de passagens e hotéis com praticidade. Isso permite organizar a viagem, estipular um orçamento e até checar a eficiência da política com mais velocidade.

Com a funcionalidade Analytics que nós oferecemos, você monta gráficos automáticos e exporta informações para ter uma visão mais ampla sobre as despesas. Tudo isso em uma plataforma única que permite elaborar um orçamento com mais facilidade.

Disponibilizamos também uma plataforma unificada para gerir os cartões corporativos. Nela você pode organizar as despesas e checar todos os dados em tempo real.

A Flash Expense muda seu jeito de gerir finanças e lhe garante muita praticidade no dia a dia. Você está pronto para abraçar a mudança?

demonstração gratuita Flash Expense