Gestão de viagens corporativas: manual completo para gestores + planilha gratuita

A gestão de viagens corporativas vai muito além de passagens aéreas e hospedagem. Para quem precisa conciliar produtividade, controle de gastos e gestão de tempo, organizar as viagens da equipe pode rapidamente se tornar um gargalo — tanto operacional quanto financeiro.

Neste artigo, você vai descobrir como estruturar uma política de viagens eficiente, automatizar processos e ter mais visibilidade sobre os custos — tudo isso sem frear o crescimento da empresa.

Com as estratégias certas, é possível reduzir fraudes, agilizar a aprovação de despesas e manter o orçamento sob controle, mesmo em uma rotina acelerada.

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Boa leitura!

Afinal, o que é a gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é o conjunto de práticas e processos adotados pelas empresas para organizar, controlar e otimizar as viagens realizadas a trabalho. 

Muito além da compra de passagens ou da reserva de hotéis, ela envolve uma abordagem estratégica: 

• Definição de regras claras;
• Fluxos de aprovação bem estruturados;
• Centralização de informações;
• Monitoramento constante de despesas.

Na prática, isso significa saber quem vai viajar, quando, por qual motivo e quanto isso vai custar, sempre considerando o bem-estar do colaborador e os objetivos da empresa. 

E mais: garantir que todas as etapas — da solicitação à prestação de contas — sigam padrões organizados, ágeis e eficientes.

Com uma boa estrutura, é possível reduzir gastos desnecessários, evitar burocracia e realizar uma gestão de riscos em viagens corporativas que realmente tragam retorno para o negócio.  

Não por acaso, empresas que adotam essa estratégia conseguem automatizar tarefas repetitivas, integrar ferramentas de gestão financeira e manter um controle de despesas muito mais preciso. Isso facilita o dia a dia dos profissionais de Travel Techs e fortalece o planejamento corporativo como um todo.

Para que serve o gerenciamento de viagens em uma empresa?

O gerenciamento de viagens corporativas serve para alinhar as necessidades de deslocamento da equipe aos objetivos e à realidade financeira da organização. 

Quando bem estruturado, esse processo garante mais eficiência operacional, previsibilidade de custos e maior retorno sobre os investimentos em viagens.

Ao estabelecer regras claras, usar uma boa software de gestão de viagens corporativas e manter o monitoramento dos dados, os gestores conseguem tomar decisões mais estratégicas e identificar oportunidades de contenção nas viagens corporativas. 

Dessa forma, fica mais fácil manter a sustentabilidade financeira do negócio, especialmente em empresas que realizam deslocamentos com frequência.

A seguir, veja os principais pilares de um gerenciamento eficiente e o papel de cada um na rotina empresarial.

Desenvolvimento de políticas internas

Criar uma política de viagens corporativas é o primeiro passo para garantir organização e transparência. Esse documento define diretrizes como teto de gastos, regras para passagens aéreas e hospedagem, critérios de aprovação e o que pode ou não ser reembolsado.

Uma política bem definida também evita conflitos internos e dá segurança tanto para quem viaja quanto para quem aprova. 

Além disso, contribui para uma gestão financeira empresarial mais equilibrada, já que limita excessos e permite prever melhor os custos envolvidos.

Escolha de uma plataforma de gestão de viagens

Contar com uma plataforma de gestão de viagens é indispensável para centralizar todas as etapas do processo em um único ambiente.

Esse tipo de ferramenta permite fazer cotações, aprovações, reservas e até conciliações de maneira automatizada, o que reduz erros e agiliza o fluxo de trabalho.

Além disso, as melhores plataformas oferecem integração com um bom sistema financeiro, facilitando a tomada de decisão baseada em dados. 

Para empresas que buscam escalar sem perder o controle, essa é uma das soluções estratégicas e de alta relevância.

Treinamento e bem estar dos colaboradores

De nada adianta ter regras, sistemas e Inteligência Artificial se os colaboradores não souberem como utilizá-los.

Por isso, o treinamento das equipes é uma etapa fundamental na gestão de viagens corporativas. Ele deve incluir orientações sobre como solicitar viagens, preencher relatórios, respeitar os limites de gastos e lidar com imprevistos durante o trajeto.

Capacitar os colaboradores promove mais autonomia, reduz erros recorrentes e melhora significativamente a experiência de quem viaja. 

Além disso, o alinhamento com as diretrizes da empresa minimiza retrabalho para o time financeiro, fortalece a comunicação interna e assegura o cumprimento das políticas estabelecidas.

Legislação trabalhista

O gerenciamento de viagens também precisa estar em conformidade com a legislação trabalhista. 

Aspectos como pagamento de diárias, reembolsos, horas extras, tempo de deslocamento e segurança do colaborador devem ser observados com atenção para evitar passivos trabalhistas.

Manter-se atualizado sobre as exigências legais e aplicá-las corretamente protege a empresa e demonstra responsabilidade na gestão de pessoas. 

Ao unir boas práticas de compliance com o planejamento financeiro, o negócio ganha em solidez e evita surpresas desagradáveis no futuro.

Monitoramento de dados

O acompanhamento constante de indicadores é o que transforma a gestão de viagens em uma estratégia baseada em resultados. 

Monitorar dados como frequência de viagens, valores médios por colaborador, cumprimento da política interna e tipos de gastos permite identificar gargalos e oportunidades de melhoria.

Com essas informações em mãos, o gestor financeiro consegue tomar decisões com base em evidências, negociar melhores tarifas com fornecedores e propor ajustes que aumentem a eficiência e gerem economia nas viagens corporativas. 

Em um cenário de gestão financeira empresarial, dados confiáveis são aliados valiosos para manter o orçamento sob controle e aumentar o retorno sobre cada viagem realizada.

Confira nossa pesquisa exclusiva e saiba quais são os 5 desafios da gestão de despesas corporativas no Brasil.

Quais são os direitos e deveres do colaborador em viagens a trabalho?

Toda viagem corporativa envolve regras que precisam ser claras tanto para quem viaja quanto para quem autoriza e paga a viagem. 

Empresas que organizam bem essa etapa garantem mais segurança, previsibilidade de gastos e um bom controle de despesas corporativas.

Portanto, entender os direitos e deveres do colaborador ajuda a evitar surpresas e até problemas legais.

O que a empresa precisa oferecer ao colaborador?

Durante uma viagem corporativa, a empresa deve garantir que o colaborador tenha condições de realizar sua função fora da sede da empresa.

Para isso, é comum cobrir os seguintes pontos:

• Custos com transporte (aéreo, rodoviário, aluguel ou aplicativos de veículos);
• Hospedagem em hotel ou local apropriado para o período da viagem;
• Alimentação e deslocamentos diários, que podem ser pagos por meio de diárias de viagem ou reembolso de despesas corporativas;
• Antecipação ou reembolso rápido, desde que os encargos estejam dentro do que diz a política de viagens corporativas.

Além disso, se a viagem acontecer fora do horário normal de trabalho, a empresa pode precisar pagar horas extras ou oferecer folgas compensatórias, conforme regras da legislação trabalhista.

O que o colaborador precisa cumprir?

O colaborador também tem responsabilidades importantes.

Ele(a) precisa:

• Seguir as orientações da política de viagens corporativas;
• Utilizar canais e plataformas indicados pela empresa para reservas;
• Guardar e apresentar os comprovantes de despesas para reembolso;
• Evitar gastos desnecessários ou que não estejam autorizados;
• Agir com conduta profissional, representando bem a empresa.

Esses cuidados garantem que o processo seja transparente e que a organização possa comprovar os gastos futuramente, em auditorias internas ou exigências legais.

Como evitar problemas?

Tudo começa com informação clara. Por isso, é importante:

• Criar uma política de viagens acessível e fácil de entender;
• Comunicar os limites de gastos e o que pode ou não ser reembolsado;
• Usar ferramentas de gestão que ajudem a organizar os registros;
• Estimular o colaborador a tirar dúvidas antes de viajar.

Dessa forma, a empresa mantém o controle dos custos e o colaborador sabe exatamente o que esperar — sem estresse nem prejuízos.

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Como funciona a gestão de viagens corporativas na prática?

Ao administrar corretamente as despesas de viagem a trabalho, a empresa consegue reduzir falhas, evitar gastos desnecessários e manter a previsibilidade financeira.

Mas organizar viagens corporativas vai além da compra de passagens e reservas de hotel. O processo envolve planejamento, comunicação, controle de custos e análise dos resultados. Confira! 

Solicitação e aprovação da viagem

Tudo começa com a solicitação. O colaborador ou gestor responsável envia os dados da viagem (como destino, motivo, datas e orçamento estimado) para avaliação. 

A empresa pode utilizar uma plataforma de gestão de viagens corporativas para facilitar esse processo, integrando a política de aprovação com os níveis de hierarquia definidos internamente.

Reserva de serviços

Aprovada a solicitação, o próximo passo é a reserva de transporte, hospedagem e outros serviços. 

Empresas que centralizam esse processo em uma plataforma conseguem melhores tarifas e mais agilidade. Isso também evita que o colaborador contrate serviços fora da política definida e aumenta o controle de despesas corporativas.

Pagamento ou adiantamento

Nessa etapa, a empresa pode optar por duas estratégias: o adiantamento de valores ou o uso de meios de pagamento corporativos (como cartão corporativo para viagens ou plataforma de reembolsos integrada). 

A escolha depende do perfil da empresa e do tipo de viagem, mas o ideal é garantir que o colaborador não precise usar recursos próprios.

Viagem e prestação de contas

Durante a viagem, o colaborador deve guardar comprovantes e seguir as orientações da política interna. Após o retorno, entregue os gastos detalhados, anexando as notas fiscais. 

Com uma ferramenta de gestão de despesas de viagens, esse processo é automatizado, seguro e reduz o tempo gasto com conferências manuais.

Análise e relatórios

Por fim, os dados da viagem são analisados. Os gestores avaliam indicadores, como custo benefício por viagem, compliance com a política e oportunidades de poupança. 

Os relatórios de viagens corporativas ajudam a entender padrões, ajustar processos e tomar decisões mais estratégicas para o futuro.

Como planejar uma viagem corporativa?

O cronograma e planejamento de viagem a trabalho precisa ser estratégico para equilibrar produtividade, conforto e economia. 

Com uma boa estrutura, a empresa evita imprevistos, reduz gastos e garante que os objetivos da viagem sejam cumpridos.

Veja, abaixo, os principais passos para um planejamento eficaz:

Um bom planejamento reduz falhas, melhora a produtividade do time em trânsito e gera impactos positivos na gestão de viagens empresariais como um todo.

Leia também: 7 estratégias para realizar viagens corporativas mais baratas

5 benefícios da gestão de viagens corporativas

Implementar um processo eficiente de gestão de viagens traz vantagens concretas para empresas de todos os tamanhos. 

Confira, a seguir, os principais benefícios que podem transformar o controle e a economia nas suas viagens corporativas.

1. Melhor controle de despesas

Com uma política clara e o uso de ferramentas de gestão, é possível acompanhar todos os gastos em tempo real. Isso evita surpresas no orçamento e garante maior transparência na gestão financeira.

2. Otimização de recursos

Ao planejar viagens com antecedência e negociar diretamente com fornecedores, a empresa consegue melhores preços e condições. Essa otimização de recursos é essencial para manter o equilíbrio financeiro e investir em outras áreas estratégicas.

3. Aumento da produtividade

Uma boa gestão oferece suporte para que os colaboradores se concentrem em suas atividades, sem se preocupar com burocracias. 

Além disso, o planejamento garante que os deslocamentos sejam mais eficientes, reduzindo o tempo perdido.

4. Redução de custos operacionais

Controlar e monitorar gastos com passagens, hospedagem e alimentação evita desperdícios. 

A gestão permite identificar padrões e oportunidades para reduzir custos, resultando em economia corporativa significativa.

5. Melhora na segurança e conformidade

Uma gestão estruturada assegura que todos os processos estejam alinhados com a legislação trabalhista e normas internas. Isso protege tanto a empresa quanto os colaboradores, garantindo viagens seguras e dentro das regras.

Como reduzir custos em viagens corporativas?

Reduzir as despesas com viagens corporativas exige mais do que cortar consumos aleatórios. É preciso adotar estratégias inteligentes que combinem planejamento, tendências para viagens corporativas e visão financeira.

Veja, a seguir, como tornar as viagens mais econômicas sem comprometer a qualidade e a segurança.

Negocie com fornecedores e crie parcerias

Estabelecer acordos com redes de hotéis, companhias aéreas e uma agência de viagens pode garantir tarifas corporativas fixas e condições especiais. Essa prática ajuda a padronizar os gastos e gera economia em viagens de negócios a longo prazo.

Implemente um sistema de aprovação de passagens aéreas

Ter um fluxo claro de solicitação e aprovação permite avaliar a real necessidade da viagem antes da compra de passagens ou reservas. Isso evita deslocamentos desnecessários e melhorar o setor financeiro.

Reavalie rotas e modos de transporte

Sempre que possível, considere alternativas mais econômicas de deslocamento, como viagens de trem ou rodoviárias em trechos curtos. 

Em alguns casos, até uma reunião virtual pode ser mais eficiente que uma viagem corporativa.

Invista na tecnologia para otimizar a gestão de viagens corporativas

Hoje, com a pressão por mais eficiência e previsibilidade financeira, empresas de todos os tamanhos estão repensando como lidam com a gestão de viagens corporativas. 

Dependendo apenas de planilhas, reembolsos manuais e aprovações descentralizadas, as consequências em viagens corporativas aumentam.

A transformação digital também chegou às viagens a trabalho — e as empresas que saem na frente já colhem os frutos de uma gestão mais ágil, integrada e econômica. 

Automatizar processos, acompanhar despesas em tempo real e centralizar dados de viagens é o caminho mais eficiente para quem busca reduzir custos e melhorar a tomada de decisão.

Com a plataforma de Gestão de Despesas da Flash, sua empresa tem controle total sobre os custos com viagens, reembolsos e pagamentos.

A solução oferece:

• Solicitação, aprovação e prestação de contas em um único lugar;
• Visão em tempo real das despesas com viagens corporativas;
• Cartões corporativos integrados, que evitam pagamentos fora da política;
• Automatização de regras, centros de custo e fluxos personalizados;
• Análises e relatórios que facilitam a gestão financeira.

Ou seja: mais eficiência, mais economia e menos dor de cabeça.

Se você quer transformar o jeito como sua empresa lida com viagens a trabalho, a tecnologia é o seu melhor aliado — e a Flash é o parceiro ideal para isso.